Пояснения к проведению мероприятия по имитационному моделированию («имитационная игра»)
Пояснения к проведению мероприятия по имитационному моделированию («имитационная игра»).
1. Общее представление
• Как проявлять, описывать и преодолевать затруднения в деятельности организации?
• Какие знания требуются, кому и каким образом эти знания нужно приобретать, чтобы процессы деятельности организации протекали безаварийно и безостановочно, а сама организация развивалась и становилась более эффективной?
• Как организовать планирование и контроль, чтобы процессы деятельности организации были понятны, прозрачны и управляемы?
Даже в тех случаях, когда коллективы людей имеют утвержденную организационную структуру, когда описаны требования к результатам работы, функциональные требования и должностные инструкции – организация постоянно сталкивается с затруднениями различного масштаба и сложности. Обычно эти затруднения списываются на т. наз. «человеческий фактор», «культуру», «мотивацию», либо на отсутствие «хорошего управления», «команды менеджеров» и т.п. Всё это, отчасти справедливо. Существует множество разработанных форм и мероприятий, по обучению персонала, повышению мотивации, организационной культуры, формированию командных методов работы и т.п. той или иной степени успешности и эффективности.
Предлагаемая форма имитационной игры имеет следующие преимущества:
• Возможность за короткое время с участием ключевых участников рабочих процессов проявить и прорисовать в схемах общее представление о деятельности организации («на самом деле»), как целое и зафиксировать перечень затруднений и проблем. В этой форме сотрудники прорисовывают деятельность и затруднения, прежде всего «для себя», что исключает необходимость сложнейшей работы по постановке задач;
• Возможность в процессе подготовки, а также в процессе самой имитационной игры менять, уточнять, согласовывать масштаб и степень детализации процессов и задач;
• Возможность эффективного привлечения и вовлечения в рабочие процессы организации экспертов и профессионалов любого уровня, а при их отсутствии формировать необходимые рабочие представления в процессе мероприятия (своими силами);
• Возможность эффективного проявления имеющихся человеческих ресурсов, достижение понимания участников процессов в кратчайшее время, прорисовка неожиданных новых эффективных схем взаимодействия;
• Возможность использования материалов имитационного моделирования для дальнейшей работы по организационному развитию и для принятия управленческих решений.
2. Описание мероприятия
Рассматриваются три основных этапа, которые могут быть развернуты в отдельные программы и планы работ в зависимости от сложности и масштаба поставленных задач:
• Подготовка;
• «Имитационное моделирование» - очное мероприятие;
• Подведение итогов, результатов. Аналитика, подготовка отчетов, планов, принятие решений.
Мероприятие может быть спроектировано для решения самых различных по сложности и масштабу задач. Начиная от формального «торжественного мероприятия» по подведению итогов этапа работ, в рамках корпоративной культуры, до максимально сложных форм работы по проектированию новых моделей управления и организации.
Внутри мероприятия могут использоваться различные формы организации общей (общие заседания, установочные и содержательные доклады, обсуждения), групповой, индивидуальной работы и их сочетания.
Само мероприятие (в зависимости от задач и результатов предварительной подготовки) разбивается на следующие этапы:
2.0. Установочное сообщение
Докладываются основные подходы, правила работы в мероприятии, общее устройство мероприятия, поставленные задачи, основные принципиальные схемы. Производится предварительная разбивка на рабочие группы. Одним из основных методов организации является сочетание индивидуальной, групповой проработки задач и проблем с последующим публичным предъявлением и согласованием результатов различных работ и направлений.
2.1. Проявление проблем
Обсуждается предварительная разбивка на группы по наиболее важным (проблемным) направлениям – это то, что видится наиболее важным в настоящий момент. Например:
«Законодательные основы»;
«Рабочие процессы»;
«Вспомогательные процессы»;
«Ресурсное обеспечение»;
«Окружение, ограничения, условия»;
«Персонал»;
«Клиенты, целевая аудитория»;
«Коммуникационное сопровождение»;
«Развитие и креативность»;
«Оптимизация, совершенствование, утилизация»
…
В группах обсуждается и прорисовывается в схемах «Описание деятельности», причем, как минимум в трех аспектах:
• Как требуется: законы, требования, нормы, ограничения и т.п.
• Как есть «на самом деле»;
• Как хотелось бы (должно быть в идеале, в принципе).
По прорисованным схемам фиксируются затруднения, напряжения; конфликты; разрывы.
Для проведения 1-го этапа работ «Проявление проблем» требуются особые (не привычные в работе) формы мысли, представления, средства понимания и описания деятельности. Эти начальные представления даются и обсуждаются организаторами мероприятия в процессе «Установки» и внутри рабочих групп. Необходимые знания не «передаются» (что в принципе не возможно), а конструируются совместно, «по-месту» и осваиваются в процессе имитационной игры.
1-й этап работ по сути дела отвечает на вопрос «Зачем?» нужны какие-то усилия, работы, нужно что-то придумывать и менять.
2.2. Тематическая проработка
Результаты работы в группах докладываются, обсуждаются и согласовываются на общем заседании. Проявляется тематическое описание дальнейших направлений проработки. Объявляется список уточненных и новых рабочих групп. Согласовываются порядок работы, новые задачи, требования к результатам проработки в группах. На этом этапе возможно подключение самых разнообразных экспертов, профессионалов, преподавателей, тренеров. Дело в том, что по результатам первого этапа консультантам уже можно поставить осмысленные задачи и вопросы. И это будет уже не формальное «обучение персонала», а содержательное, знаниевое наполнение рабочих процессов.
2-й этап работ отвечает на вопрос «Что?» нужно делать, какие темы прорабатывать и в каком направлении.
2.3. Организационные проекты и схемы
Этот этап отвечает на вопрос «Как?» организовать и сделать то, что необходимо намечено и тематически определено на первых двух этапах игры.
На данном этапе возможны самые разнообразные сценарии: от привычного объявления заранее подготовленных решений и документов, до организации истинно проектной работы и сборки организационного проекта, опирающегося на ценности, активность и устремления сотрудников, участвующих в имитационном моделировании. Сценарии «сборки» должны быть обсуждены и согласованы на стадии «постановки технического задания» на всё мероприятия. Это важный вопрос, так как в мероприятии раскрываются активность и творческие (в том числе проектные, организаторские и управленческие) способности участников. Сборка должна быть организована таким образом, чтобы, как минимум, не было разочарований, типа, «ну вот опять поговорили, а сделать ничего невозможно».
Для организации 3-го этапа производится обсуждение тематики, проявленной на предыдущем этапе. Производится новая разбивка на группы, измененная в соответствии с требованиями организационного этапа – что нужно сделать и как это организовать в существующем понимании, с имеющимися ресурсами и возможностями.
3. Подведение итогов
Здесь возможны самые разнообразные сценарии: от обсуждения форм совместной командной, проектной, креативной работы, формирования «образа результата», до согласования планов действий, программ и других документов по продолжению работ, развитию компании и т.п. Степень «практичности» полученных результатов зависит, прежде всего, от постановки задач на проведение мероприятия от конкретного Заказчика или «коллективного заказчика».
В завершение необходимо отметить, что любые события и мероприятия любого масштаба происходящие «в жизни», которые требуют участия и деятельностной активности групп людей, могут быть проанализированы или организованы по описанной выше принципиальной схеме.
В этом смысле – результатом мероприятие может и должно быть освоение участниками в нужной степени самой схемы организации деятельности и понимание возможностей её дальнейшего разворачивания.
см. также К описанию Коммуникационной Игры (КИ)