Главная ошибка пользователей Excel

Уверен, что главной ошибкой большинства пользователей является то, что при создании нужной таблицы они сразу формируют данные удобным для себя образом, а не так, как этого ожидает от них Excel. В результате, проделав титаническую работу по созданию «красивой» таблицы, пользователь пытается автоматизировать ряд задач, используя формулы или другие инструменты Эксель, но ничего не получается.

Красноречивый пример представлен на скриншоте.

Созданы два документа - для клиентов и для внутреннего использования. Все выглядит красиво и функционально… для человека, но не для Excel.

Потребовалось перенести оптовые цены из одной таблицы в другую и эта задача в данном случае весьма непроста, так как в обеих документах присутствуют объединенные ячейки, нарушающие структуру электронной таблицы, а значит не получится создать простую формулу, например, с функцией ВПР. Точнее сказать, сделать это можно, но нужно будет контролировать результат, ведь третьим аргументом функции указывается столбец (в данном случае из-за объединения ячеек он будет аж 17-ым) и вполне вероятна ситуация, что в какой-то строке нумерация «съедет» и получим ошибку. Кроме этого, в документе для клиентов категории товаров разнесены по отдельным листам, что еще сильнее усложняет задачу…

В итоге какая-либо автоматизация в данном случае затруднена, ведь даже воспользовавшись формулой придется кропотливо изучить несколько сотен строк на разных листах, чтобы убедиться, что данные подтянулись верно…

У меня уже есть заметка по этой теме, но тезисно повторю главное.

Во-первых, не стоит делать излишнее разделение данных, если его можно избежать, то есть не нужно делить данные на книги, листы или отдельные таблицы только потому, что вам так удобнее. Эксель «заточен» на работу с табличными базами данных, а значит в идеале таблица должна представлять собой непрерывный диапазон значений, каждая строка которой является записью, содержащей информацию по отдельному объекту или операции. Умные таблицы - это идеал представления данных для Экселя.

Во-вторых, стоит избегать объединенных ячеек, так как они нарушают структуру электронной таблицы и не позволят задействовать все возможности Эксель для обработки данных. Если данные должны повторяться в разных строках, то пусть так и будет. Не стоит объединять ячейки и в строке, ведь это приводит к сложностям, при работе с формулами.

Я стараюсь придерживаться простого правила - есть «сырые данные» для Экселя, сформированные с учетом выше изложенных принципов, и есть данные для пользователя, построенные на основе сырых данных и приведенные в «красивый» или удобный пользователю вид с помощью инструментов программы (формул, сводных таблиц и т.д.).

Такой подход позволит получить все преимущества Экселя и одновременно придать итоговым данным желаемый вид.