Как добавить праздники в календарь Google и почему вам это не нужно
Google календарь- это офигенно.
Это удобно для менеджера. Сразу видно, можно ли взять еще один праздник.
Это удобно для артистов. Они в едином календаре видят те заказы, которые им разрешены.
Это удобно для худрука, можно наглядно видеть где кто работает и назначать людей на праздники.
Так что использовать Google календарь отдельно сам по себе для учета праздников классно, но в какой-то момент его станет недостаточно…
Становится сложно с ним работать, если:
- вы хотите четко и сразу видеть занятость артистов, костюмов, реквизита
- у вас много праздников
- менеджер должен не забыть внести информацию и в календарь и в систему учета
- есть риск, что весь календарь выгрузят и заберут вашу базу данных клиентов.
- вы не хотите показывать артистам всю информацию.
- к редактированию календаря есть доступ у нескольких сотрудников (кто-то может случайно что-то удалить и крайних не найти)
На это случай в Planfix есть встроенный календарь. А как же Google календарь?
Он синхронизируется с Planfix, чтобы был доступ на случай форс-мажора, например, у вас закончился интернет или менеджер/артист вне зоне покрытия сети.
Давайте посмотрим, как Planfix поможет нам с нашими проблемами.
Первая беда:
вы хотите четко и сразу видеть занятость артистов, костюмов, реквизита
В этом случая нам поможет такая штука, как Почасовое расписание по исполнителям.
Слева мы видим обычный календарь и 2 праздника, а справа занятость артистов на этих самых праздниках. То есть расписание людей. И сразу видно, что еще 6 человек свободны и у них не стоит занятость на это время. Менеджер сразу понимает, что он может взять праздник на это время. А ведь это могли бы быть 2 крупных мероприятия, где заняты все артисты.
По такому же принципу можно посмотреть расписание и костюмов, и комплектов реквизита, и наборов для проведения шоу.
Таким образом, если у вас 7-12-15 праздников, то вам не нужен обычный календарь, вам нужно только понимать, если у вас свободные ресурсы на то, чтобы этот праздник провести.
Вторая беда:
у вас много праздников
И вот, пока менеджер пользуется расписанием для того, чтобы бронировать праздники, вся эта информация не нужна артистам, им нужно увидеть только те заказы, которые их непосредственно касается. Для этого в Planfix можно создать отдельный календарь для каждого исполнителя. Доступ к нему можно предоставить или через сам Planfix или через ссылку на календарь, на который можно подписаться.
Третья беда:
Менеджер должен не забыть внести информацию и в календарь и в систему учета
Система настроена так, что просто создать праздник, не указав дату начала и завершения, невозможно его создать.
Чтобы праздник из Planfix попал в гугл.календарь, менеджер при создании праздника может вручную указать дату начала и завершения, но я рекомендую делать так:
После чего на календаре нужно просто выделить промежуток времени, в котором должен пройти праздник.
После чего можно будет создать задачу-праздник и она попадет в гугл-календарь.
Четвертая и пятая беды
есть риск, что весь календарь выгрузят и заберут вашу базу данных клиентов
вы не хотите показывать артистам всю информацию.
Информация о празднике доступна менеджеру и артистам. Менеджеру мы закрываем доступ к празднику спустя неделю после его прохождения. А также запрещаем выгружать и экспортировать контактную базу в интерфейсе Planfix.
Что касается Артистов, мы можем передавать информацию о заказах через календарь Google или через Planfix.
Если дать артистам доступ к Planfix, то мы сможем точечно управлять, что должен, а что не должен видеть артист. Что он должен мочь редактировать, а что только видеть. Это идеальный вариант. Но иногда лень обучать сотрудников и мы просто настраиваем им синхронизированный календарь, который будет показывать только праздники в которых участвует конкретный артист с видимостью на неделю назад и 2 недели вперед от сегодняшней даты.
Таким образом артист и менеджер очень ограничен в своих возможностях, но не ущемлен в правах и сможет выполнять свою работу. А клиентская база бизнеса будет в безопасности от резких эмоциональных поступков сотрудников.
Шестая беда
к редактированию календаря есть доступ у нескольких сотрудников (кто-то может случайно что-то удалить и крайних не найти)
У нас такое было. Благо в гугл.календаре есть корзина и получалось спасать записи о праздниках. Но как же хотелось наказать виновных. Но все говорили «Это был не Я». И ничего не докажешь. Никаких записей о совершенных действиях в календаре Google попросту нет.
Если же праздник добавлен в Planfix, то удалить его невозможно. Дальше есть 3 пути праздника: Выполнен, Отменен, Провален. И даже если кто-то из сотрудников умудрится испортить информацию о празднике, то это все строго записываться и всегда можно посмотреть кто, что и когда изменил в заказе.
Итоги
Календарь Google - восхитительная штука, я его очень люблю. Но когда реальность ставит перед бизнесом сложные задачи управления ресурсами, правами и доступом, следует использовать для этого более подходящие инструменты.