Нові вимоги до оформлення паперових і електронних документів
У зв’язку з змінами які відбулись у ДСТУ4163:2020 нові вимоги до оформлення паперових і електронних документів
1. Найменування підприємства має відповідати повному найменуванню, зазначеному статуті. Нижче повного найменування розміщують скорочене найменування. Скорочене найменування зазначають у дужках або без них.
2. Відповідно до Постанови №55 і ДСТУ 4163:2020 маємо зазначати:
3. У реквізиті «підпис» потрібно зазначати не ініціали та прізвище, а власне ім’я та прізвище, останнє великими літерами. Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ. При цьому прізвище пишеться великими літерами.
Голова правління _______________ Іван Іванов
Згідно з ДСТУ 4163:2003 (діяв до 31.08.2021)
1. Розшифровка підпису (ПІБ) П.П. Петренко
2. Реквізит «Адресат» Голові тендерного Комітету АТ «У» Р.С.Зуєву
Згідно з ДСТУ 4163:2020 (діє з 01.09.2021)
1. Розшифровка Підпису (ПІБ) Петро Петренко
2. Реквізит «Адресат» Голові тендерного Комітету АТ «У» Роману ЗУЄВУ
5. Для реквізиту «Підпис» у новому стандарті навели наочні приклади підпису документа в разі відсутності керівника (закреслено інформацію про відсутню особу). При цьому не дозволяється ставити прийменник «за) або правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Потрібно зазначені на документі посаду та прізвище відсутньої особи закреслити, а зверху зазначити фактичну посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.
6. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру (наприклад, 07 грудня 2019 року або 07 грудня 2019 р.);
7. У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів України.
8. Стосовно використання печатки зауважимо, що проставлять печатку таким чином, щоб вона охоплювала лише останні кілька літер посади особи, яка підписує документ. Проставляти печатку на підпис не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там. Щоб проставити печатку в електронному документі, відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги»
9. Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів.
10. Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5- через 1 міжрядковий інтервал. Якщо документ адресують (наприклад, у листі) керівнику підприємства, структурного підрозділу тощо, то зазначають не ініціали, а власне ім’я.
11. Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
100мм-для реквізиті «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»;