Список задач оператора та як розставити пріоритети у виконанні задач?

Кожного дня ми виконуємо чимало задач.

1. Відповідаємо на вхідні дзвінки.
2. Відповідаємо на повідомлення з чату.
3. Даємо відповіді на листи.
4. Пишемо та телефонуємо клієнтам вирішуючи питання, які у них виникли.
5. Телефонуємо, щоб підтвердити замовлення.
6. Телефонуємо клієнтам, які до нас не додзвонились.
7. Телефонуємо з метою переконати клієнта оплатити створене замовлення.

Все це з переліченого відіграє важливу роль. Але коли доводиться вибирати, яку задачу виконувати в першу чергу, то виникає запитання, що потрібно ставити на перше місце? на друге? і так далі.

Почнемо з того, що всі ці задачі має виконувати кожен працівник і виконувати дуже добре.

Список задач, поміщений вище ☝, показує послідовність, в якій їх потрібно виконувати.

По-простому це означає, що якщо один клієнт дзвонить на вхідну, а по іншому клієнту ми маємо зателефонувати, щоб підтвердити замовлення, то в першу чергу оператор приймає вхідний дзвінок. Те саме стосується й інших задач. В будь-якому випадку, оператор зобов'язаний проявити професіоналізм 💪, і виконати задачу максимально якісно.

Чому важливо пам'ятати про послідовність?

Це важливо для того, щоб важливим задачам приділити більше часу та уваги. Саме завдяки цьому ми досягнемо кращих результатів.

За умови, що з однією мовною групою може працювати більше операторів, задачі можуть бути розподілені між операторами. Зазвичай розподілом задач на тиждень займається керівник або супервізор. Файл з розкладом можна знайти тут: Розклад.

Як це впливає на роботу працівника?

В першу чергу є список задач, які за будь-яких обставин виконуються кожним оператором завжди. А саме:

1. Відповідаємо на вхідні дзвінки.
2. Відповідаємо на повідомлення з чату.
3. Даємо відповіді на листи.
4. Пишемо та телефонуємо клієнтам вирішуючи питання, які у них виникли.

І лише після цього оператор виконує задачі з Розкладу. І лише ті, які йому призначено.

Якщо працівник не встигає виконувати котрусь з призначених задач, йому необхідно повідомити про це керівника.

Призначені задачі виконуємо у тій послідовності, як вони зазначені в Розкладі.

В цьому прикладі, працівник завжди в пріоритеті тримає дзвінки, чати, листи із запитами, і крім того, далі опрацьовує запити від клієнтів, які залишили голосові повідомлення, продзвонює і працює із замовленнями з групи Newsletter і в останню чергу спільні для відділу задачі по роботі з неоплаченими замовленнями.

Деякі задачі можуть бути спільними. Зазвичай - це означає, що оператори в команді можуть організувати виконання цієї задачі максимально якісно між собою.