Odpowiedzialność pracodawcy za teczki osobowe – kompendium obowiązków prawnych

Rola pracodawcy w polskim systemie prawnym wykracza daleko poza organizowanie pracy i wypłacanie wynagrodzeń. Jednym z fundamentalnych, choć często niedocenianych obszarów działalności przedsiębiorstwa, jest pełnienie funkcji administratora wrażliwych danych osobowych oraz kustosza historii zawodowej zatrudnionych osób. Obowiązki te wynikają bezpośrednio z Kodeksu pracy oraz szeregu rozporządzeń wykonawczych, a ich nieprzestrzeganie obwarowane jest surowymi sankcjami. Należy mieć świadomość, że odpowiedzialność ta rozpoczyna się jeszcze przed formalnym zatrudnieniem kandydata, trwa przez cały okres współpracy, a kończy się dopiero wiele lat po rozwiązaniu umowy o pracę, wraz z upływem okresu archiwizacji.

Obowiązki na etapie gromadzenia danych

Pierwszym i kluczowym obowiązkiem pracodawcy jest przestrzeganie zasady minimalizmu danych. Przepisy precyzyjnie określają katalog informacji, jakich można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a następnie od pracownika. Niedopuszczalne jest gromadzenie dokumentów nadmiarowych, takich jak zaświadczenia o niekaralności w sytuacjach, gdy ustawa tego nie wymaga, czy zbyt szczegółowych informacji o stanie rodzinnym. Pracodawca ma obowiązek zweryfikować autentyczność przedkładanych dyplomów czy świadectw pracy, żądając wglądu do oryginałów, jednak w aktach osobowych może przechowywać wyłącznie ich odpisy lub kserokopie poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem. Istotnym wymogiem jest również poinformowanie pracownika o celu, zakresie i sposobie przetwarzania jego danych, co realizuje się poprzez spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów RODO.

Bezpieczeństwo i integralność zbiorów

Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania akt to kolejny filar obowiązków zatrudniającego. Niezależnie od tego, czy wybierzemy formę papierową, czy elektroniczną, priorytetem jest ochrona przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku tradycyjnych teczek oznacza to konieczność inwestycji w zamykane szafy oraz zabezpieczenie pomieszczenia przed czynnikami takimi jak wilgoć czy ogień. Warto podkreślić, że kompletna i rzetelnie prowadzona dokumentacja pracownicza jest niezbędna do ustalenia podstawy wymiaru emerytury czy renty, dlatego jej utrata obciąża bezpośrednio pracodawcę i może skutkować roszczeniami odszkodowawczymi ze strony pracownika. Pracodawca ma również obowiązek bieżącego aktualizowania akt, co oznacza, że wszelkie nowe aneksy, wnioski urlopowe czy dokumenty związane z karami porządkowymi muszą trafiać do odpowiednich części teczki bezzwłocznie, zachowując chronologię zdarzeń.

Udostępnianie i wydawanie dokumentów

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi dostępu do jego akt osobowych na każde żądanie. Nie może odmówić wglądu do teczki ani wydania kopii całości lub części zgromadzonych dokumentów. Nowe przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej w określonym terminie od złożenia wniosku przez pracownika, byłego pracownika lub osoby uprawnione w przypadku jego śmierci. Jest to zmiana istotna, gdyż wcześniej przepisy mówiły jedynie o wglądzie. Równie ważnym momentem jest ustanie stosunku pracy. Wówczas na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek wydania świadectwa pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy. Jeśli wydanie świadectwa w tym terminie nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, należy je wysłać pocztą lub doręczyć w inny sposób w ciągu siedmiu dni.

Retencja i niszczenie danych

Ostatnim ogniwem w łańcuchu obowiązków jest przestrzeganie okresów przechowywania. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres ten wynosi co do zasady dziesięć lat, pod warunkiem złożenia odpowiednich raportów do ZUS. Dla osób zatrudnionych wcześniej okres ten może wynosić nawet pięćdziesiąt lat, chyba że pracodawca zdecyduje się na skrócenie tego czasu poprzez spełnienie dodatkowych wymogów formalnych. Pracodawca nie może przechowywać dokumentacji "na wszelki wypadek" w nieskończoność. Po upływie wymaganego prawem okresu retencji istnieje obowiązek zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych. Przed zniszczeniem pracownik ma jednak prawo odebrać swoje dokumenty, o czym pracodawca musi go poinformować przy wydawaniu świadectwa pracy. Dbałość o ten proces zamyka cykl życia dokumentacji i chroni firmę przed zarzutem nielegalnego przetwarzania danych osobowych.