Kontrola PIP u pracodawcy – co sprawdza inspektor i jakie dokumenty przygotować

Wizyta inspektora pracy – jak przebiega i co jest weryfikowane?

Informacja o planowanej wizycie przedstawiciela Państwowej Inspekcji Pracy u wielu pracodawców wywołuje spory stres. Często wynika on nie z celowego łamania prawa, ale z obawy przed skomplikowanymi przepisami, które dynamicznie się zmieniają. Warto jednak pamiętać, że organ ten ma na celu nie tylko karanie, ale również prewencję i zapewnienie przestrzegania praw pracowniczych. Świadomość tego, jak wygląda procedura oraz co dokładnie będzie przedmiotem badania, pozwala znacznie spokojniej podejść do całego procesu. Kluczem do sukcesu jest tutaj skrupulatne przygotowanie oraz uporządkowanie wszelkich formalności, zanim urzędnik zapuka do drzwi firmy.

Podstawy zatrudnienia i weryfikacja umów

Pierwszym obszarem, któremu inspektor przyjrzy się z dużą uwagą, jest podstawa nawiązania współpracy z personelem. Urzędnik zweryfikuje, czy pracodawca nie zastępuje umów o pracę umowami cywilnoprawnymi, takimi jak zlecenie czy dzieło, w warunkach, które ewidentnie wskazują na stosunek pracy. Jest to jedno z najczęstszych uchybień wykrywanych podczas audytów. Oprócz samego rodzaju kontraktu sprawdzana jest jego treść. Inspektor przeanalizuje, czy umowa zawiera wszystkie niezbędne elementy, takie jak określenie stron, rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, wymiaru czasu pracy oraz terminu rozpoczęcia obowiązków. Istotne jest także to, czy pracownik otrzymał informację o warunkach zatrudnienia w terminie siedmiu dni od dopuszczenia do pracy.

Akta osobowe pod lupą

Serce każdego działu kadr stanowią teczki osobowe pracowników i to one zajmą urzędnikowi najwięcej czasu. Szczegółowa kontrola PIP w zakresie dokumentacji pracowniczej obejmuje weryfikację kompletności oraz chronologicznego układu akt osobowych każdego z zatrudnionych. Pracodawca musi być przygotowany na okazanie teczek podzielonych na odpowiednie części. W części A muszą znajdować się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym kwestionariusze osobowe i świadectwa z poprzednich miejsc pracy. Część B to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a część C gromadzi papiery związane z jego ustaniem. Od niedawna istotna jest także część D, w której przechowywane są dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Inspektor sprawdzi, czy dokumenty są odpowiednio ponumerowane i czy znajduje się w nich pełny wykaz.

Czas pracy i wypłata wynagrodzeń

Kolejnym newralgicznym punktem audytu jest ewidencja czasu pracy oraz związane z nią wypłaty. Inspektorzy bardzo wnikliwie porównują listy obecności z ewidencją czasu pracy oraz listami płac. Celem tego działania jest wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w zakresie rozliczania nadgodzin, pracy w porze nocnej oraz w dni wolne od pracy. Pracodawca powinien przygotować dowody wypłaty wynagrodzeń, a także potwierdzenia udzielania urlopów wypoczynkowych. Szczególny nacisk kładziony jest na terminowość wypłat oraz to, czy pracownicy otrzymują co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku kalendarzowym. Weryfikacji podlegać będą także wnioski urlopowe oraz plan urlopów, jeśli w danej firmie istnieje obowiązek jego tworzenia.

Bezpieczeństwo i Higiena Pracy

Obszar BHP to domena, w której nie ma miejsca na kompromisy. Inspektor zażąda przedstawienia aktualnych orzeczeń lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Ważne są zarówno badania wstępne, okresowe, jak i kontrolne. Równie istotne są zaświadczenia o odbyciu szkoleń BHP – wstępnych (instruktaż ogólny i stanowiskowy) oraz okresowych. Oprócz dokumentacji szkoleniowej sprawdzana jest ocena ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach oraz to, czy pracownicy zostali z nią zapoznani, co powinno być potwierdzone ich własnoręcznym podpisem. Inspektor może również fizycznie skontrolować stanowiska pracy, sprawdzając, czy maszyny posiadają wymagane osłony, czy pracownicy wyposażeni są w odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej oraz czy w obiekcie znajdują się odpowiednio oznaczone drogi ewakuacyjne.

Finał kontroli i protokół

Zakończenie wizyty inspektora wiąże się ze sporządzeniem protokołu kontroli. Jest to dokument podsumowujący wszystkie czynności, ustalenia oraz ewentualne nieprawidłowości. Pracodawca ma prawo do zapoznania się z jego treścią przed podpisaniem oraz do wniesienia umotywowanych zastrzeżeń. W przypadku wykrycia uchybień inspektor może wydać wystąpienie, w którym nakaże usunięcie nieprawidłowości w określonym terminie, lub polecenie ustne, jeśli sprawa dotyczy kwestii drobnych. W skrajnych przypadkach, gdy zagrożone jest życie lub zdrowie pracowników, inspektor ma prawo nakazać natychmiastowe wstrzymanie prac. Dobre przygotowanie dokumentacji, o której mowa powyżej, jest najlepszą metodą na uniknięcie mandatów i stresu, pozwalając traktować wizytę urzędnika jako rutynowe działanie sprawdzające, a nie sytuację kryzysową.