Dokumentacja pracownicza po 2019 r. – co się zmieniło?

Dokumentacja pracownicza po 2019 roku – najważniejsze zmiany w przepisach

Rok 2019 przyniósł największą od dekad reformę w obszarze prowadzenia spraw kadrowych w Polsce. Zmiany te miały na celu nie tylko odciążenie przedsiębiorców z kosztownego obowiązku archiwizacji ton papieru, ale przede wszystkim dostosowanie prawa do cyfrowej rzeczywistości. Co każdy pracodawca i specjalista HR musi wiedzieć o obecnych standardach?

Skrócenie okresu przechowywania akt – kluczowa zmiana

Najbardziej odczuwalną modyfikacją jest skrócenie podstawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Dotyczy to jednak konkretnych grup zatrudnionych:

• Zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r.: Ich akta przechowujemy domyślnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
• Zatrudnieni w latach 1999–2018: Skrócenie okresu do 10 lat jest możliwe pod warunkiem złożenia do ZUS raportu informacyjnego (ZUS RIA).
• Zatrudnieni przed 1999 r.: Tu zasady pozostają bez zmian – dokumentację należy przechowywać przez pełne 50 lat.

Elektronizacja jako pełnoprawna forma akt

Nowelizacja zrównała moc prawną dokumentacji papierowej z elektroniczną. Pracodawca może w dowolnym momencie zdecydować o zmianie postaci prowadzenia akt. Dokument cyfrowy staje się oryginałem, o ile zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią. To milowy krok w stronę paperless, który eliminuje potrzebę fizycznych archiwów.

Nowa struktura akt osobowych i część E

Reforma doprecyzowała sposób segregowania dokumentów. Tradycyjny podział na części A, B i C został rozszerzony. Pojawiła się część D (kary porządkowe) oraz stosunkowo nowa część E, dedykowana dokumentacji związanej z kontrolą trzeźwości pracowników lub badaniem na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Warto pamiętać, że fundamentem rzetelnego prowadzenia teczki jest jej początek. To, jakie dokumenty gromadzimy na starcie, definiuje poprawność całej dokumentacji. Szczegółowe zestawienie wymagań dotyczących pierwszego etapu zatrudnienia znajdziesz w naszym artykule: https://kodekspracy.blogspot.com/2014/08/akta-osobowe-czesc-a.html .

Wydawanie kopii dokumentacji pracownikowi

Nowe przepisy nałożyły na pracodawców obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika (lub byłego pracownika). Co istotne, pierwsza kopia musi zostać wydana bezpłatnie, a pracodawca ma na to maksymalnie 30 dni od złożenia wniosku.

Podsumowanie i zastrzeżenie prawne

Zmiany po 2019 roku to przede wszystkim większa elastyczność i szansa na nowoczesne zarządzanie kadrami. Należy jednak pamiętać o rygorystycznych wymogach technicznych przy cyfryzacji, aby uniknąć kar ze strony organów kontrolnych.

Zastrzeżenie prawne: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny, nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej. Przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych podlegają częstym zmianom. W celu uzyskania wiążącej interpretacji przepisów w konkretnym stanie faktycznym należy skonsultować się z prawnikiem lub wyspecjalizowaną kancelarią prawa pracy.