Ewidencja czasu pracy w systemie zadaniowym – obowiązki pracodawcy krok po kroku

System zadaniowy często nazywany jest „najwygodniejszą” formą organizacji pracy – zarówno dla pracownika, jak i dla działu kadr. Panuje powszechne przekonanie, że zwalnia on pracodawcę z biurokratycznych obowiązków związanych z mierzeniem czasu. Czy jednak firma może całkowicie zapomnieć o prowadzeniu dokumentacji?

Odpowiedź brzmi: nie. Choć Kodeks pracy przewiduje w tym zakresie istotne ułatwienia, to całkowity brak ewidencji jest prostą drogą do problemów z Państwową Inspekcją Pracy oraz błędów w naliczaniu wynagrodzeń.

Zwolnienie z ewidencji godzin, ale nie z ewidencji w ogóle

Kluczowy dla tego tematu jest art. 149 § 2 Kodeksu pracy. Przepis ten wyraźnie wskazuje, że w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Co to oznacza w praktyce? Pracodawca nie ma obowiązku odnotowywania, że pracownik Jan Kowalski rozpoczął pracę o 8:15 i zakończył o 16:15. Nie tworzy się harmonogramów czasu pracy (grafików) ani nie zlicza przepracowanych minut. Ustawodawca wychodzi z założenia, że skoro pracownik sam organizuje sobie czas niezbędny do wykonania zadań, to ścisła kontrola zegarowa jest zbędna, a wręcz niemożliwa.

Co obowiązkowo musi ewidencjonować pracodawca?

Brak konieczności zliczania godzin nie oznacza braku konieczności prowadzenia ewidencji. Pracodawca wciąż ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale w formie uproszczonej.

W karcie ewidencji pracownika zadaniowego muszą znaleźć się informacje o:

• Urlopach wypoczynkowych i bezpłatnych.
• Zwolnieniach lekarskich (niezdolności do pracy z powodu choroby).
• Opiece nad dzieckiem (np. art. 188 K.p.).
• Innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach.
• Pracy w dni wolne (jeśli wystąpiła konieczność pracy np. w niedzielę, pracodawca musi oddać dzień wolny i fakt ten odnotować).

Bez tych danych niemożliwe byłoby prawidłowe naliczenie wynagrodzenia, weryfikacja prawa do urlopu czy ustalenie, czy pracownik nie przekracza norm dotyczących nieprzerwanego odpoczynku.

Dokumentowanie zadaniowego czasu pracy a bezpieczeństwo firmy

Wielu pracodawców zapomina, że poprawne prowadzenie dokumentacji to ich polisa ubezpieczeniowa na wypadek sporów sądowych. Choć przepisy są liberalne, to rzetelne dokumentowanie zadaniowego czasu pracy w zakresie nieobecności oraz precyzyjne określenie wymiaru zadań w umowie lub regulaminie jest absolutnie kluczowe.

Dlaczego? Jeśli pracownik wystąpi do sądu z roszczeniem o nadgodziny, twierdząc, że narzucone zadania były niewykonalne w 8 godzin, sąd zapyta o dowody. Jeśli pracodawca nie posiada dowodów na to, że zadania były realne (np. w formie porozumienia z pracownikiem) lub nie odnotował, że pracownik w danym okresie przebywał na zwolnieniu, przegrana jest niemal pewna.

Wskazówka: Warto, aby pracodawcy stosujący ten system, mimo braku obowiązku ustawowego, wymagali od pracowników np. mailowego potwierdzenia wykonania kluczowych zadań lub raportów z postępów prac. Nie jest to ewidencja godzinowa, ale dowód na realizację (lub brak realizacji) obowiązków.

Czy można kontrolować obecność?

To jedno z najczęstszych pytań. Fakt, że pracownik ma zadaniowy czas pracy, nie oznacza, że pracodawca nie może wymagać jego obecności w firmie. Jeśli rodzaj zadań wymaga współpracy z zespołem, pracodawca może wyznaczyć ramy czasowe lub dni, w których obecność w biurze jest obowiązkowa.

Taka obecność nie jest jednak równoznaczna z „godzinami pracy” w rozumieniu kodeksowym, lecz z koniecznością bycia w miejscu pracy w celu realizacji konkretnych zadań. Odnotowanie takiej obecności na liście (np. poprzez podpis na liście obecności) jest dopuszczalne i służy celom porządkowym, a nie rozliczaniu czasu co do minuty.

Podsumowanie

System zadaniowy to duża swoboda, ale nie anarchia. Pracodawca musi pamiętać, że uproszczona ewidencja to wciąż dokument prawny. Skupienie się na ewidencjonowaniu nieobecności i urlopów przy jednoczesnym dbaniu o realność nakładanych zadań to jedyny sposób na zgodne z prawem i bezpieczne korzystanie z tego modelu współpracy.