Poznaj najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy 2026. Nowe zasady stażu pracy, jawność wynagrodzeń i cyfrowe kadry. Sprawdź, jak przygotować płace na rewolucję!

Alert HR 2026: Jak przygotować działy kadr i płac na nadchodzącą reformę?

Polski rynek pracy przechodzi właśnie przez największy proces transformacji od lat. Rok 2026 to moment, w którym unijne dyrektywy oraz krajowe potrzeby uregulowania nowych form zatrudnienia spotykają się w jednym punkcie – w znowelizowanym Kodeksie pracy. Dla pracodawców, kadrowych i księgowych oznacza to koniec ery spokoju i konieczność natychmiastowej rewizji polityki personalnej.

Przełom w stażu pracy: Zlecenia i JDG na równi z etatem

Największe emocje budzi zmiana dotycząca okresów wliczanych do stażu pracy. Od maja 2026 roku (w sektorze prywatnym) następuje zrównanie form zatrudnienia w kontekście uprawnień pracowniczych. Do ogólnego stażu, od którego zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni) oraz prawo do nagród jubileuszowych, wliczane będą:

• Okresy prowadzenia działalności gospodarczej (JDG) – pod warunkiem opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne.
• Praca na umowach zlecenia i agencyjnych – co kończy wieloletnią debatę o „śmieciówkach” w kontekście stażowym.
• Praca za granicą – udokumentowana okresami ubezpieczenia.

Co to oznacza dla płac? Działy kadr muszą przygotować się na masowe wnioski o przeliczenie stażu. Pracownik, który dotąd miał 4 lata stażu etatowego, ale wcześniej przez 6 lat prowadził firmę, z dnia na dzień „wskoczy” na wyższy wymiar urlopu. To realny wzrost kosztów po stronie pracodawcy.

Jawność wynagrodzeń – dyrektywa, która zmieni rekrutację

Wdrożenie dyrektywy o przejrzystości płac to kolejny filar zmian 2026. Pracodawca nie może już ukrywać stawek. Widełki płacowe stają się obowiązkowym elementem każdego ogłoszenia. Co więcej, nowym prawem pracownika jest uzyskanie informacji o średnim poziomie wynagrodzenia osób wykonujących taką samą pracę.

Koniec z „tajemnicą wynagrodzeń” wymusza na firmach stworzenie jasnych siatek płac. Jeśli analiza wykaże lukę płacową między kobietami a mężczyznami na poziomie wyższym niż 5% (i nieuzasadnioną obiektywnie), firma będzie zmuszona do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.

Cyfryzacja kadr i zmiany w rozliczaniu urlopów

Nowelizacja 2026 kładzie również nacisk na usprawnienie procesów administracyjnych. Wprowadzono doprecyzowanie art. 171 KP, które było zmorą działów kadr: ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Zgodnie z nową wykładnią, ekwiwalent wypłaca się w dacie wypłaty ostatniego wynagrodzenia, a nie koniecznie w dniu ustania stosunku pracy. To ogromne ułatwienie logistyczne dla firm zatrudniających setki osób.

Dodatkowo, e-teczki stają się standardem. Uproszczono proces archiwizacji dokumentów z umów zlecenia, które teraz będą przechowywane na zasadach zbliżonych do dokumentacji pracowniczej, co ma ułatwić przyszłe przeliczanie stażu przez ZUS i pracodawców.

Ryzyko i kary – PIP zyska nowe narzędzia

Nowe przepisy to także nowe sankcje. Niedołożenie należytej staranności przy ustalaniu stażu pracy czy zignorowanie obowiązku informacyjnego o płacach może skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Inspektorzy PIP w 2026 roku będą kłaść szczególny nacisk na to, czy pracodawcy uwzględnili okresy JDG i zleceń w kartotekach urlopowych.

Jak przygotować firmę? Praktyczne kroki

1. Audyt stażowy: Poproś pracowników o dostarczenie zaświadczeń z ZUS potwierdzających okresy podlegania ubezpieczeniom z tytułu JDG/zleceń.
2. Aktualizacja systemów ERP: Upewnij się, że Twój program kadrowo-płacowy posiada pola na import nowych rodzajów stażu.
3. Weryfikacja siatki płac: Przygotuj się do jawności rekrutacyjnej, sprawdzając, czy Twoje stawki są rynkowe i równe dla obu płci.

Pełną analizę prawną wraz z praktycznymi przykładami wyliczeń znajdziesz w moim głównym artykule: 👉 Zmiany w Kodeksie pracy 2026 – kadry i płace

Nie czekaj do ostatniej chwili. Reforma 2026 to proces, który wymaga czasu, ale dobrze przygotowane kadry to fundament stabilnego biznesu.