33 miesiące i 3 umowy – kiedy umowa na czas określony staje się bezterminowa?

33 miesiące i 3 umowy

Kiedy umowa na czas określony staje się bezterminowa?

Zatrudnianie pracowników na czas określony to dla wielu firm podstawa elastycznego zarządzania kadrami i budżetem. Jednak polskie prawo pracy, w celu ochrony pracowników przed nadużywaniem tzw. "śmieciowych" czy niestabilnych form zatrudnienia, wprowadziło sztywne ramy dla umów terminowych. Każdy pracodawca musi doskonale znać słynną zasadę „33 miesięcy i 3 umów”. Jej zignorowanie skutkuje bowiem nieodwracalnymi konsekwencjami prawnymi. Kiedy dokładnie umowa na czas określony zmienia się w bezterminową i jak uniknąć związanych z tym pułapek?

Dwa niezależne limity – jak działają?

Zgodnie z art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy, pracodawcę i pracownika wiążą dwa nadrzędne limity dotyczące umów o pracę na czas określony. Co kluczowe, działają one niezależnie od siebie. Wystarczy przekroczyć tylko jeden z nich, aby z mocy prawa umowa zmieniła swój charakter.

Limit czasowy (33 miesiące): Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawartych między tymi samymi stronami nie może przekroczyć 33 miesięcy.
Limit ilościowy (3 umowy): Łączna liczba zawartych umów na czas określony między tym samym pracodawcą a pracownikiem nie może przekroczyć trzech.

Warto pamiętać, że do powyższych limitów nie wlicza się umowy na okres próbny (która może trwać maksymalnie 3 miesiące). Oznacza to, że w praktyce, łączny maksymalny czas trwania zatrudnienia terminowego w jednej firmie może wynosić 36 miesięcy (3 miesiące próby + 33 miesiące czasu określonego).

Dzień zero: Kiedy następuje automatyczne przekształcenie?

Wielu pracodawców tkwi w błędnym przekonaniu, że aby umowa na czas określony stała się umową na czas nieokreślony, trzeba podpisać z pracownikiem stosowny aneks lub nową umowę. Nic bardziej mylnego. Przekształcenie następuje automatycznie, z mocy samego prawa.

Przekroczenie limitu 33 miesięcy: Jeśli pracownik jest zatrudniony na umowie terminowej, a zegar wybija pierwszy dzień 34. miesiąca zatrudnienia (licząc wszystkie umowy na czas określony zawarte z tym pracownikiem), od tego dokładnie dnia umowa staje się umową na czas nieokreślony.
Przekroczenie limitu 3 umów: Jeśli pracodawca i pracownik podpisali już trzy umowy na czas określony, zawarcie czwartej takiej umowy jest traktowane przez prawo jako zawarcie umowy na czas nieokreślony od pierwszego dnia jej trwania.

Pracodawca nie musi wręczać pracownikowi żadnego dodatkowego dokumentu, choć dla porządku w aktach osobowych (tzw. dobrych praktyk HR) często przygotowuje się pismo informacyjne potwierdzające ten fakt.

Uważaj na aneksy! To najczęstsza pułapka

Jednym z najbardziej zdradliwych momentów dla pracodawców jest aneksowanie umów. Zgodnie z przepisami, uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy uważa się za zawarcie nowej umowy o pracę na czas określony.

Jeśli więc zawarłeś z pracownikiem pierwszą umowę na rok, a po 10 miesiącach aneksem wydłużysz ją o kolejny rok – w świetle prawa wyczerpałeś już limit dwóch umów na czas określony. Wielu przedsiębiorców traci w ten sposób kontrolę nad limitem ilościowym, nieświadomie przekształcając stosunek pracy w bezterminowy przy kolejnym przedłużeniu.

Wyjątki potwierdzające regułę

Jak od każdej zasady, również i tu ustawodawca przewidział wyjątki. Limity nie obowiązują w przypadku umów zawartych:

w celu zastępstwa pracownika (omawiane w osobnym artykule),
w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
w celu wykonywania pracy przez czas kadencji,
gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie (wymaga to jednak specjalnego uzasadnienia i powiadomienia Okręgowego Inspektora Pracy).

Jeśli nie zachodzi żaden z powyższych wyjątków, limity 33 miesięcy i 3 umów są bezwzględnie wiążące. Warto również pamiętać o zmianach z 2023 roku, które nałożyły na pracodawców obowiązek uzasadniania wypowiedzenia nawet przy umowach na czas określony. Zatarło to główną różnicę między umowami terminowymi a bezterminowymi, co sprawia, że ścisłe pilnowanie limitów stało się jeszcze bardziej kluczowe, aby nie narazić się na błędy formalne podczas ewentualnych zwolnień.

💡 Dowiedz się więcej! Przekroczenie limitu umów to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o ryzyka prawne w kadrach. Chcesz upewnić się, że Twoja firma jest bezpieczna, a w dokumentacji nie kryją się kosztowne luki? Sprawdź nasz główny, kompleksowy poradnik: Limit umów na czas określony 2026 – błędy pracodawców.

Zastrzeżenie prawne: Powyższy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej ani opinii prawnej w rozumieniu obowiązujących przepisów. Przepisy prawa pracy mogą ulegać zmianom, a każdy przypadek zatrudnienia wymaga indywidualnej oceny. Przed podjęciem wiążących decyzji kadrowych zalecamy skonsultowanie się z wykwalifikowanym radcą prawnym, adwokatem lub specjalistą ds. prawa pracy.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o limity umów terminowych

1. Czy długa przerwa między umowami na czas określony "zeruje" limit 33 miesięcy lub 3 umów? Nie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy, długość przerwy między kolejnymi umowami na czas określony zawartymi z tym samym pracownikiem nie ma żadnego znaczenia. Okresy zatrudnienia sumują się bez względu na to, czy między umowami był dzień, miesiąc, czy nawet kilka lat przerwy. Limit biegnie dalej od momentu zawarcia kolejnej umowy.

2. Czy umowa na okres próbny wlicza się do limitu 3 umów i 33 miesięcy? Absolutnie nie. Umowa na okres próbny to w polskim prawie odrębny rodzaj stosunku pracy. Służy wyłącznie sprawdzeniu kwalifikacji pracownika. Z tego powodu nie wlicza się jej ani do limitu ilościowego (3 umów), ani do limitu czasowego (33 miesięcy).

3. Zawarłem z pracownikiem już 3 umowy na czas określony. Teraz ta osoba ma zastąpić kogoś na zwolnieniu lekarskim. Czy czwarta umowa (na zastępstwo) stanie się bezterminowa? Nie. Umowa na zastępstwo (jeśli jest prawidłowo sformułowana i uzasadniona obiektywną nieobecnością innego pracownika) jest wyłączona z limitów. Możesz bezpiecznie zawrzeć taką umowę jako czwartą z kolei, a po powrocie zastępowanego pracownika po prostu ją zakończyć.

4. Co się stanie, jeśli w umowie na zastępstwo zapomnę wpisać klauzulę o celu zatrudnienia? To bardzo kosztowny błąd kadrowy. Brak wyraźnego określenia w treści umowy, że została ona zawarta w celu zastępstwa, sprawia, że w świetle prawa traktuje się ją jako standardową umowę na czas określony. Oznacza to, że będzie ona w pełni podlegać rygorystycznym limitom 33 miesięcy i 3 umów, co może doprowadzić do niechcianego przekształcenia w umowę na czas nieokreślony.

5. Zbliżamy się do końca limitu 33 miesięcy. Czy wystarczy podpisać aneks skracający trwającą umowę, aby uniknąć przekształcenia? Takie działanie jest niezwykle ryzykowne. Skracanie umowy aneksem tuż przed upływem limitu 33 miesięcy, zwłaszcza jeśli zaraz potem następuje zwolnienie lub ponowne zatrudnienie na innych warunkach, może zostać potraktowane przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) lub sąd pracy jako celowe obejście prawa. W takich sytuacjach zaleca się ogromną ostrożność.