Как поддерживать цифровой порядок (2020)

Я уже писала пост о цифровой зависимости и косвенно затронула в нем тему цифровой уборки. Но я на своем опыте столкнулась с тем, что провести уборку один раз недостаточно. Чтобы поддерживать порядок в файлах на ваших девайсах, необходимо не только регулярно чистить их, но и создать подходящую себе систему хранения. Когда я озадачилась этим вопросом, я полезла в гугл и обнаружила, что в организации хранения файлов заинтересованы в основном лишь гики, которым нужно как-то сохранять порядок среди своих разработок и проектов.

Но что делать обычным девочкам, таким как я? Ведь мои файлы это: тысячи скринов с самой разной информацией, много фото и селфи, множество заметок разного рода, книги, немного видео, документы, посты и так далее. Что делать со всем этим скарбом и, главное, как в нем не затеряться?

В этом посте я расскажу о той системе хранения, которую у меня получилось создать для самой себя, а так же, поделюсь правилами, которые помогают мне поддерживать цифровой порядок на постоянной основе.

С чего начать

У меня всего три девайса для хранения: телефон, ноутбук и внешний диск. Для начала стоит определить, где и что вы храните. У меня вышло так:

Телефон — только те приложения, которыми я действительно пользуюсь; фото, видео, скрины и картинки, которые мне действительно могут понадобиться; заметки, которые мне нужны под рукой; плейлист из той музыки, что я слушаю сейчас; книги, которые я собираюсь прочитать в ближайшее время; документы, которые могут понадобиться в любой момент. Главный акцент: я пользуюсь [этим] на постоянной основе или же мне [это] понадобится в ближайшее время.

Ноутбук — здесь хранятся практически все документы и книги, за исключением очень старых (если в них есть надобность, то их я отправляю на внешний диск); фото только очень памятные, которые я действительно иногда пересматриваю; различные файлы для использования в блоге; видео, которые мне нужны в текущий момент (например, тренировки или записи прямых эфиров). Главный акцент: или я удаляю файл после использования, или отправляю на долговременное хранение на внешний диск, или сохраняю, если это имеет для меня особое значение и мне нужен к этим файлам быстрый доступ.

Внешний диск — все, к чему мне не нужен быстрый доступ и все, что имеет для меня значение: винтажные фото и видео; очень старая музыка; архив видео тренировок и курсов; библиотека старых документов и книг; скромная коллекция самых любимых фильмов, к которым я предпочла бы иметь доступ в оффлайне; всякие пресеты, темы для сайтов и прочие технические файлы. Главный акцент: мне [это] надо, но очень-очень редко.

Также, я рекомендую вам подобрать себе приложение для заметок, где их можно группировать, снабжать их тегами, прикреплять к ним файлы и все такое. В принципе, это можно делать и в стандартном приложении Заметки, но для меня оно оказалось не слишком удобным, поэтому я остановила свой выбор на EverNote. Зачем это нужно, я объясняю ниже.

После того, как вы со всем определились, следует перейти к уборке. Сразу предупрежу, что мой метод занимает очень много времени во время чистки, но в последующем он очень сильно облегчает жизнь. А еще он немного не логичен по своему порядку, но по ходу дела вы поймете, почему так.

Чистка фото, картинок и скринов

Итак, я предлагаю начать с фото, поскольку это самое сложное. Как правило, у девочек именно фотопленка является ящиком Пандоры.

Общий алгоритм такой: все, что не вызывает у вас никакого трепета в сердечке — удаляем; миллион мемов вам не нужны, поэтому тоже смело удаляем их все или оставляем только самые лучшие, вне времени и новостной повестки; скрины с мудромыслями переводим из пиксельного в документальный формат; из сотен одинаковых селфи и фото выбираем лучшие; оставшиеся файлы расформировываем по папкам.

Скачиваем приложение Slidebox: оно помогает не только почистить фотопленку, но и сразу же позволяет определить, в какой папке жить файлу. Папки вам нужны для того, чтобы вы знали, где именно искать то или иное изображение. Да и к тому же, их легче содержать в порядке, ведь проще пробежать глазами по 100-200 файлам в отдельной папке, нежели пытаться что-то вычленить из бессистемного потока в фотопленке. Количество папок и их названия вы определите самостоятельно, но я приведу названия и содержание своих папок, чтобы вам было проще сориентироваться (одна папка в скрин не вместилась):

Временное — в эту папку отправляется все, что мне нужно, собственно, на время. В основном это скрины: например, их нужно перевести в документальный формат (об этом ниже), или я заскринила название фильма или книги, или я хотела что-то кому-то переслать, или хочу сбросить на ноутбук или внешний диск.
Папка силы — памятные и вдохновляющие фото и скрины. Тут и всякие пожелания, и детские фото, и комплименты, и просто приятные сердцу штуки. Эту папку я советую завести всем без исключений, чтобы заглядывать в нее в моменты упадка сил.
F / Ave, Kovalenko! и F / Beloko — здесь хранится контент для моих каналов в телеграме.
Foodie — фото еды.
Docs — документы и все такое.
Английский язык — картиночки с информацией по английскому языку.
UK — фото Великобритании.
Планирование — всякие чек-листы, приемы для планирования и ведения ежедневника.
Motivation Dairy — мой дневник мотивации, фото фигуры и пр.
Свабдя — свадебные фото.
Красиво — всякие красивые люди и картинки.
Полезности — нужные картинки, которые невозможно перевести в текстовый формат: инфографики, схемы, таблицы.
Astrology — астрологические картиночки :)
Wish list — всякие хотелки.
Me — фото со мной.
Юря — фото Юры (очень смешно смотрятся мои 703 фото против 49 фото Юры :) )
Cats — котеки!!!
VSCO Cam — единственная техническая папка, которую я храню.
Веселые картиночки — мемасики.
Fotochki — все фото, которые не попали под остальные папки.
Instasram — всякое полезное для Инстаграма: шаблоны, нужная информация, обработанные фото на будущее.

В Избранном я храню то, что нужно мне в расстоянии пары скроллов и тапов или же то, что мне нужно скинуть кому-то или куда-то прямо сейчас (скинув — удаляю). Содержание технических папок, которые создаются приложениями автоматически, я расформировываю по своим папкам, а сами технические папки удаляю.

Как вы можете заметить, папки названы на разных языках, что может показаться не очень удобным, но в контексте телефона это не имеет значения. Именно на телефоне они сортируются по дате создания или же как вы сами их расставите (на айфоне для этого нужно зажать и перетянуть папку в нужное место). Но для порядка на компьютере или на внешнем диске, лучше называть папки на одном языке, т.к. там они, как правило, сортируются в алфавитном порядке.

В самом приложении Slidebox интерфейс очень простой: в центре — фото, судьбу которого вы сейчас решаете; свайп вверх — удалить; внизу — все папки которые у вас есть, чтобы отправить фото в папку, надо на нее тиснуть; «Sort to Album» с правого края — создает новую папку и сразу отправляет туда фото.

Следующее, к чему я предлагаю приступить, это из цифровых скринов с текстом сделать, собственно, текст. Объясню, зачем это вообще надо. Часто бывает, что вы скрините какую-то информацию в интернете (например, чей-то пост), но дело в том, что такие скрины теряются среди своих собратьев и найти нужный потом становится очень и очень сложно, т.к. наши телефоны пока еще не способны находить нужный вам текст на картинке. К тому же, такие скрины занимают очень много места — один скрин весит 200-700 килобайт, тогда как даже очень длинная заметка занимает от силы 100 килобайт. Вроде кажется, что скрины весят очень мало, но когда таких скринов сотни, если не тысячи, то они съедают львиную долю хранилища. Еще здесь стоит сказать, что такая практика «переписи» скринов имеет и терапевтический эффект: когда вы перепечатаете пару сотен таких скринов, вам очень сильно надоест и вы будете более ответственно относиться к тому, что вы скрините и храните на своем телефоне. Уверяю вас, добрая часть ваших сокровищ просто отправится в корзину.

Хранить переписанные скрины можно и в стандартных заметках, но я советую использовать для этих целей EverNote. Это сервис для создания и хранения заметок, который представлен и в виде приложения на телефон и ПК, а также, доступен в виде веб-клиента и расширения в браузере. То есть, ваш EverNote может быть доступен вам с чужого компьютера и телефона, а расширение в браузере позволяет сохранять полезную информацию сразу в ваш аккаунт. Кроме того, там есть возможность создавать блокноты (то есть, собирать заметки по темам), расставлять метки, искать заметки по содержанию в тексте (доступно в бесплатной версии в приложении на телефоне и в платной во всех остальных вариантах использования), добавлять картинки, таблицы и прочие файлы, есть готовые шаблоны. Бесплатно доступно 60 мегабайт в месяц и этого объема хватает с лихвой, даже если вы прикрепляете к своим заметкам файлы.

Что касается скринов с книгами, фильмами, сериалами и музыкой, то я настойчиво рекомендую сразу же добавлять их в папку «Временное». Заведите себе аккаунты в КиноПоиске (для кино), Myshows (для сериалов) и LiveLib (для книг), а после все названия со скринов переносите в свои профили в разделы «буду читать / смотреть». Но здесь стоит отметить, что эти разделы тоже стоит время от времени зачищать, т.к. если у вас есть привычка сохранять все, что вы видите, то такие папки очень шустро захламляются, тогда как ваши вкусы меняются и некоторые наименования могут перестать быть актуальными для вас. Просто заглядывайте туда раз в полгода-год, чтобы там ничего не висело мертвым грузом и не создавало для вас лишней тревоги в виде «ААА!!! Я ничего не успеваю смотреть / читать / слушать!!!». С музыкой чуть проще: сели разбирать свое «Временное» → сразу нашли трек в своем любимом сервисе → послушали → если надо, то добавили в нужный плейлист.

Также, во время уборки фото решите, что вам нужно хранить непосредственно на телефоне, а что не так уж и требуется. Последние отправьте на компьютер, флешку, облачное хранилище или куда-то еще, где вы содержите свой долговременный архив. Только пожалуйста, не надо скидывать всю информацию с телефона, например, на компьютер, лишь симулируя чистку — будто бы вы освободили хранилище на телефоне, а значит со всем управились. Весь сакральный смысл чистки файлов заключается в том, что вы избавляетесь от всего старого, чтобы освободить место для чего-то нового. Не нужно перемещать помойку из одного угла в другой — в таком случае она все равно остается помойкой :) Удаляйте все, что больше не несет никакой ценности для вас.

Чистка заметок

В стандартных заметках я храню:

посты, шаблоны, идеи и списки для соцсетей
заметки для путешествий (напр. места, которые хочу посетить; список вещей в поездку)
виш-листы по разным категориям (хотелки) и стоп-листы (напр. то, что мне ни при каких обстоятельствах не стоит покупать из одежды, даже если распродажа, даже если вещь очень понравилась и даже если остался только мой размер)
список того, что цепляет мое внимание (что / кто мне нравится, что / кто мне не нравится)
«ресурсный» список того, что приносит мне удовольствие (очень советую завести себе такой — в него полезно заглядывать в те моменты, когда у вас случается моральный упадок)
всякие технические штуки типа паролей от вай-фая, нужной личной информации и скрины документов (но такие заметки я обязательно блокирую!), что сделать в Беларуси, что спросить у врача и всякое такое.

В EverNote я храню:

конспекты и цитаты из книг, а также списки книг по темам (прочитанные книги — вычеркиваю, цитаты из одной книги храню в одной заметке)
всякие озарения или инсайты (тут и чужие посты, и цитаты, и что только не)
письма счастья (нет, это не про белорусские письма о тунеядстве, а по аналогии с «папкой счастья», только текстом)
«винтажный архив» (перенесла туда то, что сохраняла в EverNote лет 7-8 назад и решила оставить на память)
описание всяких практик и бытовых действий (а-ля макароны варятся вот так, а рис вот так)
информацию по парикмахерскому искусству
памятные даты и события

Разница в том, что информацию «попроще», которая должна обнаруживаться быстро, я отправляю в стандартные заметки, а громоздкую информацию я сохраняю в EverNote.

Если вам по каким-то причинам не нравится EverNote, то я советую приглядеться к Google Keep (он особенно хорош для ведения разных списков), Notion, Dynalist, Bear или к другим подобным приложениям — их очень много и вы можете подобрать их под себя и свои нужды.

Чистка приложений

Хватит хранить приложения, которые может быть когда-нибудь вам понадобятся. Я понимаю вашу тревогу о том, что в нужный момент перед вами не появится спасительное приложение, но давайте честно — такой случай вам вряд ли предоставится. А если он все-таки произойдет, то гораздо лучше скачать его уже при надобности. Поэтому, для собственного спокойствия, выделите отдельную заметку, куда вы выпишете названия всех приложений «для особого случая» с кратким ревью. Например: Google Keep — бесплатно, пригодно для списков; To Do — бесплатно, нужно для планирования; Last Day on Earth — бесплатно, но с донатами приятнее, прикольная игрушка про зомби. Таким образом я, например, поступаю с белорусскими приложениями — я выписываю их названия и описания и скачиваю непосредственно перед поездкой, ведь в остальное время они мне не нужны.

Не храните все, чем вы пользовались от силы раз-два. Понятно, что не каждым приложением нужно пользоваться каждый день, но подойдите к вопросу зачистки с холодным рассудком: мне действительно нужны все 10 приложений с тренировками, или я могу оставить одно? Или я могу обойтись вообще без них, ведь тренировки есть и на ютубе?

Еще я советую разобрать приложения по типам и папкам, а также переместить их все на один экран. Можете подглядеть за моим экраном на изображении ниже. На втором экране лично я держу приложения «в подвешенном состоянии», судьбу которых я пока не определила.

Чистка соцсетей

Соцсети тоже стоит держать в порядке. В них есть два параметра: ваши подписки / друзья / рекомендации и непосредственно сама информация, которую вы сохраняете. И в первом, и во втором случае важно помнить о том, что несмотря на мощные алгоритмы, которые усердно пытаются впарить что вам смотреть, читать, покупать и на кого подписываться, только вы регулируете то, что вам демонстрируется.

Не надо держать в подписках / друзьях тех людей, которые вас по каким-то причинам раздражают, вызывают чёрную зависть или любой другой негатив. Не стесняйтесь ограничивать сториз и публикации определенных профилей, не стесняйтесь отписываться, не стесняйтесь банить, если профиль даже после отписки лезет в рекомендации. Кстати, о рекомендациях — они построены на нейросети, которую надо тренировать своими собственными ручками. А именно: очень избирательно ставить лайки в собственной ленте и в меню рекомендаций, а также нажимать «Не интересует» (в Инстаграме такая кнопка находится в меню над фото справа, где три точки) над постами, которые вызывают у вас деструктивные эмоции — со временем подобные посты и профили пропадут из ваших рекомендаций. Все эти действия описаны на примере Инстаграма, но вы можете делать то же самое в любой соцсети — например, ленту новостей ВКонтакте или Фейсбуке вы можете полностью подстроить под себя, ограничивая неподобающие сообщества и профили. И главное — делайте зачистку в своих подписках регулярно.

Что касается информации, которую вы сохраняете, то здесь вам тоже поможет EverNote или любое другое приложение для заметок. Все письменные посты я копирую именно туда, а не оставляю, например, внутри Инстаграма или Телеграма. Я очень советую вам завести в сохраненных Инстаграма папку «Временное» по аналогии с такой же папкой в фотопленке, куда вы можете сохранять то, что вы хотите сохранить себе в заметки или же то, что нет времени прочесть / посмотреть в текущий момент. Та же история и с «Избранным» в Телеграме. Сохранили → вечером или раз в неделю скопировали в заметки → сразу же удалили.

Чистка музыки

Насчет музыки у меня толком нет каких-то рекомендаций — здесь кому как удобнее. Кому-то приятно хранить все на свете, кому-то достаточно наличия скромного плейлиста из тех треков, которые нравятся человеку в текущий момент.

У меня дела обстоят так:

на телефоне я храню плейлист из тех треков, которые мне нравятся в текущий момент;
на внешнем диске хранится полный архив всей-всей-всей музыки, которая мне когда-либо нравилась (связано это с тем, что у меня дрянная память на названия и таким образом я как бы содержу библиотеку собственных воспоминаний), которая в свою очередь расфасована по жанрам, для более упрощенного поиска;
на ноутбуке я не храню музыку вообще, только скачиваю, скидываю на телефон и сразу удаляю. На ноутбуке я слушаю музыку онлайн, использую для этого Ютуб-Мьюзик (не знаю, работает ли он в вашей стране), где у меня, опять же, распихано все по плейлистам.

Чистка видео

Здесь актуальны все те алгоритмы, что были описаны выше, но расскажу про себя:

я практически не снимаю видео сама, но если и снимаю, то предпочитаю от него избавляться: или выкладываю в сеть, увековечивая его таким образом, или отправляю на внешний диск то, что не подходит для публичной демонстрации.
видео для тренировок, всяческие видео с курсов, марафонов и прямые эфиры я скачиваю, а просмотрев, решаю их судьбу: или удаляю, или отправляю на внешний диск, если мне может понадобиться его пересмотреть.
видео которые я хочу посмотреть позже в Ютубе и Инстаграме я отправляю в папки «Смотреть позже» и «Временное» соответственно. Просмотрев, я удаляю их оттуда, а если я хочу их сохранить, то я определяю их в другие плейлисты или папки.

Чистка ноутбука и внешнего диска

На рабочем столе ноутбука я храню папки, которыми пользуюсь постоянно.

В Finder’e на Mac или в Проводнике на Windows все в основном расфасовано по типу файлов, за одним исключением — папки со всем-всем-всем, что касается триллиона моих активностей в интернетике. Просто для этих самых активностей я храню очень разношерстные файлы и раскидывать их по типам было бы алогично — они касаются строго одной темы и иметь отдельную папку «Интернетик» в каждой из основных было бы очень неудобно и запутанно.

В остальном все просто: в Изображениях — фото и картиночки, в Фильмах — видео, которые мне нужны в текущий момент, в документах — книги и, неожиданно, документы, в Музыке — ничего, я слушаю онлайн :) Папка Загрузки заменяет мне папку «Временное», которая то пополняется, то опустошается.

В сущности, я храню очень мало информации на ноутбуке — для меня это прежде всего инструмент для коннекта с миром (здесь создается почти весь контент), а также, он является перевалочным пунктом между телефоном и внешним диском. Информация, попадая на ноутбук, обязательно проходит сортировку: или удалить, или оставить (касается файлов связанных с «Интернетиком», а также Изображений и Документов), или отправить на внешний диск уже на постоянное хранение.

На внешнем диске нет какой-то особенной системы — это конечная остановка для всей информации. Я сразу же сортирую все файлы, которые сюда попали по типам и еще немного расфасовываю внутри.

Books — для книг; Documents — для документов; Films — самые любимые фильмы, к которым я хочу иметь доступ и в офлайне; Music — музыка, внутри рассортировано по жанрам; Pictures — все графические файлы, внутри разделение на фото (сортирую по датам и событиям) и изображения (сортирую по смыслу); Technical — технические файлы для блога и пресеты; Video — видео с тренировками, а также обучающие видео.

Как поддерживать порядок в дальнейшем

Скорее всего вам покажется, что это все очень сложно и занимает много времени. Это не совсем так. Сложно расхламить то, что вы копили годами и это действительно займет много времени. Делайте это каждый день, но по чуть-чуть — например, разбирайте по одной папке или по 500-1000 файлов — несмотря на довольно устрашающие цифры, это не так много для одного захода.

Позже, когда вы все очистите и наладите систему хранения, вам станет гораздо проще жить. Вы больше не будете судорожно искать какой-то файл среди тысяч похожих, не будете тратить кучу времени на поиск какой-то мысли, которая резко всплыла в голове, не будете теряться в фотопленке или в рабочем столе, забудете, что такое «На вашем устройстве недостаточно памяти».

Вот основные трюки, которые помогут вам поддерживать порядок в дальнейшем:

Выберите день, когда вы будете убираться. Например, у меня такой день — суббота и у меня есть такая задача в Напоминаниях.
Создайте чек-лист цифровой уборки, чтобы не забыть заглянуть во все места. Мой чек-лист выглядит так:

Переводите все скрины текстов в заметки. Объединяйте их по темам, снабжайте метками.
Помните, что вы сразу же должны определить место хранения файла, который попал на любой из ваших девайсов.
Устраивайте раз полгода или год (чем чаще, тем лучше) генеральную уборку и просматривайте все, что храните.
В идеале переименовывать все файлы, которые попадают к вам, для простоты поиска. Но честно признаться, я этого не делаю — после продолжительной чистки в течение (!!!) месяца, я стала хранить настолько мало файлов, что я буквально выучила местоположение каждого. Но в принципе это не самая плохая идея и она имеет место быть. Чтобы вас это не пугало, в любой ОС есть возможность переименовать сразу несколько файлов.
Периодически проводите инвентаризацию своих подписок — все, что вас душит нужно убирать из своего информационного поля.

И помните, что главный принцип сохранения чистоты где угодно, будь то квартира, гардероб, телефон или соцсети это — чисто не там, где убирают, чисто там, где не сорят.

Удачи! ❤️