Джейсон Вумек - Поднимая планку

Основные идеи

Представьте свой идеальный день – это поможет вам эффективнее распоряжаться временем.
Поставьте перед собой три основные цели: “работать эффективнее, мыслить масштабнее, успевать больше”.
Чтобы работать эффективнее, распишите весь свой день по минутам, определите приоритетные задачи, сократите список дел и сконцентрируйтесь на главном.
Выявите свои “самые важные задачи ” (MIT).
Измените привычный рабочий распорядок, даже если в прошлом он помог вам достичь успеха. Поддерживайте умеренный темп, оставляйте время для отдыха.
Чтобы мыслить масштабнее, поверьте в себя и свои способности. Общайтесь с людьми, которые вас поддерживают, расширяйте круг общения.
Проследите, как вы используете свои ограниченные ресурсы – “время, энергию, внимание, системы и инструменты”.
Чтобы успевать больше – независимо от того, идет ли речь о деньгах, карьере или новых возможностях, – необходимо непрерывно себя совершенствовать.
Стремитесь получать обратную связь и всегда “фокусируйтесь на финише”.
Устраните отвлекающие факторы и сконцентрируйтесь на том, что вы должны сделать прямо сейчас, чтобы достичь своих целей.

Краткое содержание

Каким должен быть день?

Представьте свой идеальный день. В котором часу вы бы встали? За что взялись бы в первую очередь? Какие дела довели бы до конца? Визуализируя свой идеальный день, записывайте – это поможет вам “работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше”.

I. “Работайте эффективнее”

Сутки состоят из 96 временных отрезков по 15 минут, так что четверть часа – это примерно один процент суток. Ваша работа пойдет намного эффективнее, если вы распланируете весь свой день по 15-минутным блокам. Когда у вас неожиданно появились свободные 15 минут – например, совещание окончилось раньше запланированного или кто-то опаздывает на встречу, – будьте готовы потратить это время с пользой. У вас под рукой должно быть все необходимое, чтобы выполнить какое-нибудь небольшое задание из намеченного на день – забронировать номер в отеле, прослушать голосовую почту, ответить на письма или набросать план статьи. Растянуть время не под силу, увы, никому – поэтому надо учиться работать эффективнее, чтобы с максимальной отдачей использовать имеющийся временной ресурс. Начните с четырех элементов системы I.D.E.A. (англ. Identify, Develop, Experiment, Assess):

Identify. “Определите конкретную сферу”: подумайте, что в вашей работе или жизни вы хотели бы исправить или улучшить.
Develop. “Разработайте стратегии”: обдумайте, какие действия вам надо для этого совершить и какие методы применить.
Experiment. “Экспериментируйте”: испытайте различные подходы, которые могли бы придать вашей жизни импульс.
Assess. “Оцените целесообразность своих усилий”: чего вы достигли и стоит ли это потраченного труда?

“Где бы я ни был, что бы ни делал, необходимо фокусироваться на той задаче, которую я решаю в текущий момент”.

Чтобы быстро и эффективно достигать намеченных результатов, необходимо придерживаться трехшаговой стратегии: “поставьте цель; будьте последовательны; начните действовать”. Определите свои “самые важные задачи” (Most Important Things, или MIT) – основные цели, которых вы хотите достичь за некий период времени. Как лучше эти цели сформулировать? Некоторые составляют списки из существительных, например “вывод книги на рынок”, в то время как другие предпочитают оперировать глаголами: “найти магазины для продвижения книги”. Можно сделать так: сначала – в качестве мозгового штурма – составить перечень существительных, суммирующих ваши цели, а затем, уже с помощью глаголов, определить конкретные шаги, которые вы намерены предпринять в ближайшие дни.

“Я утверждаю только, что каждый день вы генерируете больше идей, чем можете реализовать и переосмыслить. Поэтому лучше сфокусироваться на одной-двух за раз”.

Обдумайте, в каких средствах вы нуждаетесь, чтобы работать продуктивнее; какие условия работы позволят вам строго следовать плану на протяжении каждого 15-минутного интервала; в какое время суток вам лучше всего работать. Фокусируйте внимание на небольшом количестве дел; беритесь за них в подходящее время суток и при подходящих условиях – так вы достигнете максимальной концентрации и эффективности.

“Четко обозначенная, объективная цель имеет еще одно преимущество: помимо того что она влечет вас туда, куда вы хотите добраться, она еще и помогает вам говорить «нет» тем вещам, которые мешают вам сделать это”.

Чтобы работа принесла желаемый результат, необходимо задать такой темп, какой вы сможете поддерживать долгое время. Не случайно участников марафонского забега учат сохранять умеренный темп на протяжении всей дистанции: если спортсмен с самого начала побежит слишком быстро, то скоро лишится сил и не достигнет финиша. То же самое можно сказать и о работе: не стоит трудиться на пределе возможностей – обязательно отведите время на отдых и восстановление.

“В случае проактивного восприятия и адекватного применения обратная связь представляет собой один из самых быстрых способов улучшения лучшего”.

Сосредоточьтесь на предельно кратком списке задач и уделите максимум внимания каждой из них. Для начала поставьте будильник на такое время, в которое вы действительно встанете, – иначе какая польза в том, что он прозвонит на заре, а вы отключите его и снова заснете? Подберите инструменты, нужные вам для работы; используйте как можно меньше инструментов, но каждый из них постарайтесь досконально изучить: у большинства компьютерных программ и электронных устройств найдутся мало кому известные функции, использование которых между тем помогло бы сберечь массу драгоценного времени. Продуктивность вашей работы зависит от трех факторов:

“Гомеостаз”. Как и большинство людей, вы склонны продолжать делать то, что делали всегда. Поступая таким образом уже долгое время, вы и пришли к своему нынешнему положению, так что может показаться, что такой жизненный распорядок – это и есть ключ к успеху. Однако для того чтобы достичь большего, надо и делать больше, а это значит, что привычки надо менять.
“Контекст”. Это среда, в которой вы работаете. Все ли необходимое есть у вас под рукой? Функционирует ли ваша оргтехника без перебоев? Вдохновляет ли рабочее место на хорошую работу? Если вы ответили отрицательно хотя бы на один из этих вопросов, значит, в вашем “контексте” надо что-то менять.
“Сеть контактов”. Окружающие вас люди в значительной мере влияют на то, какие решения вы принимаете, – пусть даже вы этого не осознаете. Речь идет не только о близких друзьях, с которыми вы постоянно общаетесь, но и вообще обо всей сети ваших контактов. Чтобы изменить свои привычки, измените круг общения – включите в него людей, чей стиль работы вы считаете образцовым.

II. “Мыслите масштабнее”

То, насколько вы успешны, зависит от ваших убеждений. Помните: “Если вы думаете, что можете, – значит, можете”. Чтобы мыслить масштабнее, необходимо развивать в себе “самоэффективность” – веру в эффективность своих действий. Если ваш список дел намного превышает ваши возможности, высокую самоэффективность поддерживать затруднительно, так что слишком длинный список лучше сократить. Для расширения знаний о личной эффективности посещайте конференции и семинары. Чтобы обрести уверенность, что вы можете достичь успеха, повторяйте следующие утверждения:

“Я уже делал это”. Вспомните свой недавний успех и проанализируйте, как вы его достигли, шаг за шагом, с самого начала и до конца.
“Они смогли сделать это”. Присматривайтесь к успешным людям, будь то ваши знакомые или знаменитости, и пусть они станут для вас источником вдохновения. Окружите себя образцами для подражания – читайте биографии людей, вызывающих у вас восхищение, практические пособия и так далее.
“Они считают, что я смогу это сделать”. Наверняка есть люди, которые поддерживают вас и верят в ваши силы. Послушайте, что они говорят, – их слова придадут вам импульс.
“Я знаю, что могу это сделать”. Напоминайте себе о своих прошлых успехах. Ваша уверенность должна базироваться на осознании того, что вы “работали над достижением успеха, готовились к нему, репетировали и предвкушали его”.

“Вы будете поражены тем, что произойдет благодаря установлению четких границ рабочего дня”.

Реализуйте возможности своей социальной сети. Под социальной сетью понимается совокупность всех ваших связей и контактов – она была у вас всегда, еще задолго до пришествия Facebook и Twitter. Составьте три списка: люди, которыми вы восхищаетесь; люди, с которыми вы хотели бы проводить больше времени; люди, общение с которыми вы бы сократили. Такая классификация покажет, кто для вас особенно важен. Составьте “ментальную карту «Моя команда»”, показывающую всех, к кому вы можете обращаться за новыми идеями, советом или поддержкой.

“Прямо сейчас сделайте перерыв и составьте список того, что может произойти на протяжении дня и поможет вам работать наиболее эффективно”.

Пользуйтесь любой возможностью, чтобы расширить свою социальную сеть. Знакомясь с человеком, не ограничивайтесь стандартными вопросами (“Где вы работаете?” или “Чем вы занимаетесь?”), но задавайте более глубокие, запоминающиеся вопросы, например: “Чем вы интересуетесь сейчас?”; “Чем я могу вам помочь?” Такие вопросы помогут вам завязывать новые знакомства и добавлять в свою “команду” достойных людей.

“Определившись, когда вы находитесь в самой лучшей форме, используйте по максимуму эти драгоценные промежутки времени”.

Чтобы начать работать по-новому, изучайте самого себя. Эта истина прекрасно известна многим успешным бизнесменам. Наблюдайте за своими привычками и фиксируйте любые изменения – это поможет устранить то, что вам мешает, и выяснить, какое время для вас наиболее продуктивно. Предположим, вы хотите увеличить количество исходящих звонков клиентам: сначала подсчитайте, сколько вы им звоните сейчас, а затем начинайте отслеживать изменения – например, положите рядом с телефоном стопку монет и всякий раз, как вы сделаете звонок, перекладывайте одну монету на другую сторону стола; этот запоминающийся символ будет как нельзя лучше демонстрировать, что звонки приносят вам деньги.

“Я знаком с людьми, фокусирующимися исключительно на неприятностях, но есть также и те, кто умеет использовать сфокусированность, чтобы добиться более весомых результатов”.

Наблюдение за собой позволит вам проследить, как вы используете свои “ограниченные ресурсы” – “время, энергию, внимание, системы и инструменты”. “Время”: один-два дня можно посвятить изучению того, как вы распоряжаетесь 15- или 30-минутными временными отрезками. “Энергия”: чтобы выяснить, как в течение суток меняется ваша активность, выберите день и с утра до ночи записывайте все, что вы делаете и чувствуете. “Внимание”: отметьте, в какие часы вы можете выполнять несколько дел одновременно, а в какие вам, наоборот, удобнее концентрироваться на чем-то одном. “Системы и инструменты”: здесь вам, вероятно, нужно будет перечислить все бумажные и цифровые носители информации, которые вы используете в течение рабочего дня.

“Для того чтобы сделать лучшее еще лучше, необходимо проявить себя, хорошо выполнять свою работу и поддерживать связь”.

Очень важно не упускать из виду те цели, которые вы для себя поставили. “Сравните то, чего вы хотели достичь в личной жизни и работе изначально, с тем, что на самом деле отнимает у вас сейчас время, энергию и внимание”. Такой подход поможет вам вновь и вновь концентрироваться на своих MIT – “самых важных задачах”. Используйте утверждения со словами “для того чтобы…” Сформулируйте таким образом каждую из своих MIT, например: я хотел бы заниматься триатлоном, для того чтобы улучшить свою физическую форму; я хотел бы принять участие в конференции, для того чтобы поделиться мыслями с людьми, которых я уважаю.

“Если бы наступил лучший день в вашей жизни, вы поняли бы это?”

Когда вы уже сосредоточились на “самых важных задачах”, избавьтесь от привычек, которые лишают вас драгоценной энергии. Если вы приходите на работу первым, а уходите последним или трудитесь дома и у вас ощущение, что работа вообще никогда не заканчивается, – четко обозначьте границы рабочего дня, а затем в течение нескольких дней понемногу сокращайте эти границы. Составьте список дел, от которых следует отказаться; так вам легче будет сфокусировать внимание на MIT.

III. “Успевайте больше”

Чтобы успевать больше – не важно, идет ли речь о деньгах, карьере или новых возможностях – необходимо непрерывно совершенствоваться. Незаменимым инструментом самосовершенствования является обратная связь. Основные источники обратной связи таковы:

“Результаты”. В конце определенного периода времени задайтесь вопросом, как обстоят дела сейчас и что изменилось по сравнению с тем, как они шли в начале этого периода. Именно такая субъективная оценка даст вам важную информацию о вашем прогрессе.
“Опыт”. Закончив какое-нибудь важное дело, не сразу хватайтесь за следующий проект, а сделайте небольшую паузу и обдумайте, какой опыт вы получили в процессе проделанной работы.
“Вклад”. “Кто сказал мне спасибо?” То, что окружающие признательны вам – это тоже оценка вашей эффективности.
“Измерение”. Очень важны объективные данные: сколько денег вы сэкономили или сколько клиентов вы нашли за определенный период времени.
“Служение”. Вспомните, кому вы помогали в последнее время, а кто помогал вам. Это поможет вам оценить, насколько активно вы поддерживаете других людей и насколько хорошо функционирует ваша социальная сеть.
“Привычки”. Полезные привычки помогут вам идти к цели. Проанализируйте, какие привычки позволили вам работать более эффективно.

“Когда вы ставите перед собой большую цель, вам в голову почему-то не приходит мысль «Ну ладно, я просто сделаю это»”.

Обратная связь важна в любой форме. Особенно ценно мнение человека, которому вы доверяете и который понимает, к чему вы стремитесь. Найдите партнера, с которым вы будете, скажем, раз в два месяца встречаться и обсуждать, каких успехов каждый из вас достиг за это время. Не забывайте: если вы можете это отследить, сможете и изменить.

“Сфокусируйтесь на финише!”

Чтобы успеть больше, надо сосредоточиться на завершении работы. “Удержать ускользающее внимание” помогут две методики, эффективность которых может быть различной в зависимости от ситуации.

“Прервать работу и сделать то, что нужно”. Эта тактика будет уместна, когда дело требует совсем немного времени и поэтому имеет смысл сделать его прямо сейчас. Впрочем, при постоянном применении этот метод очень увеличит вашу нагрузку и отвлечет от решения ключевых задач.
“Прервать работу, подумать, сосредоточиться и только потом сделать то, что нужно”. К этой методике лучше прибегнуть, когда вам нужно выполнить много разных заданий и вы должны распределить их по группам исходя из того, какие из них лучше объединить.

“Если вы меняете фокус внимания, меняется и ваш угол зрения, а когда это происходит, у вас появляется одна очень важная возможность – стать еще лучше”.

Тщательно организуйте свое рабочее пространство: какие визуальные и звуковые факторы отвлекают ваше внимание? Визуальными отвлекающими факторами могут быть, например, стопки бумаги на столе, мигающий индикатор на телефоне или любой другой раздражитель, оттягивающий ваше внимание от работы. Звуковые отвлекающие факторы преобладают в офисах с открытой планировкой.

“Практика не приводит к совершенству, она дает ощущение комфорта”.

Чтобы сфокусироваться на финише, необходимо по возможности устранить отвлекающие факторы. Уделите особое внимание тем задачам, которые надо выполнить прямо сейчас, а остальные дела отложите на потом. Наконец, если вы что-то меняете в работе или в жизни, обязательно практикуйтесь: во-первых, визуализируйте то, к чему вы стремитесь; во-вторых, не ленитесь многократно репетировать; и, в-третьих, опробуйте новшество на протяжении хотя бы пяти дней. Когда что-то успешно опробовано и освоено, не останавливайтесь – начинайте визуализировать, репетировать и тестировать что-то еще. И вскоре вы начнете “работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше”.

Об авторе

Джейсон Вумек – бизнес-тренер и коуч топ-менеджеров, директор Jason Womack Company, провел более 1200 семинаров по вопросам повышения личной эффективности.