7 лайфхаков для повышения продуктивности

Не работайте сверхурочно

Когда в XVIII произошла промышленная революция и на заводах появились первые станки, производители решили, что это сильно упростит жизнь рабочему люду. А раз работать становится проще, то 15-часовой рабочий день нужно увеличить до 20 часов. А еще можно иногда работать по воскресеньям.

И только в 1926 году Генри Форд, основатель Ford Motor Company, провел эксперимент на своей фабрике и обнаружил, что если он сократит рабочее время до 40 часов в неделю, то результат, который покажут его рабочие, будет лучше.

Это же правило касается и работников современных офисов. Дольше не значит лучше. Бессонная рабочая ночь, конечно, поможет выиграть пару дедлайнов, но снизит весь результат в дальнейшем и затянет сдачу по следующим срокам.

Отдыхать стоит не только ночью, но и в течение дня. Исследователи Гарвардской медицинской школы доказали, что те, кто могут позволить себе хотя бы 30 минут сна после обеда, лучше решают тесты, генерируют креативные идеи и работают быстрее своих «неспящих» коллег.

Между прочим, послеобеденный сон позволяли себе Леонардо да Винчи, Наполеон, Томас Эдисон, Альберт Эйнштейн и Уинстон Черчилль. Мы ничем не хуже.

Научитесь говорить «нет»

Согласно принципу Парето 20% усилий дает 80% результата. И наоборот. Вам не надо работать усерднее, достаточно направить силы в правильное русло. А это означает отказывать задачам, которые уводят вас в сторону.

Нас могут заставить делать не свою работу, но чаще всего мы выбираем такую нагрузку сами. Иногда из-за чувства вины, иногда из-за страха быть недостаточно успешными, а иногда просто потому, что не умеем сказать «нет».

На боязни отказать основана целая маркетинговая стратегия — бесплатная дегустация. Когда вам предлагают в магазине бесплатно попробовать сыр или мясную нарезку, вы начинаете чувствовать себя обязанным. Большинство людей убеждают себя, что им действительно понравился товар, и покупают его.

Говорить «нет» — целая наука. Это потребует сформировать свое мнение, научиться оценивать ситуацию и не поддаваться на манипуляции. Но бывает сложно отделить свои задачи от чужих или лишних. К примеру, легко сказать «не проверяйте соцсети», но этот совет не подходит для того, кто работает в сфере SMM.

Определиться помогает правило 20 секунд: прежде чем что-то делать, достаточно подождать или создать себе препятствие, преодоление которого потребует 20 секунд. За это время мозг успевает решить, стоит ли результат затраченных усилий. Если задача не позволяет продвинутся в текущей работе, ее можно смело отложить на завтра.

Делитесь и делегируйте

Хорошим специалистам кажется, что никто не сделает работу лучше них. Они взваливают на себя даже те задачи, которые без потерь могли бы выполнить их коллеги. Это приводит не только к потере времени, но и к потере качества: если над проектом работает несколько человек, у проекта появляется больше вариантов развития.

Клинический нейропсихолог Дэвид Новелл в своих работах сравнил делегирование с принципом лечения синдрома дефицита внимания и гиперактивности. В некоторых практиках на занятия приглашают «отвлекающих людей»: хоть они и не повторяют действия пациента, их присутствие заставляет участников тренинга работать лучше. Даже если ваш коллега возьмет на себя только часть вашей работы, утверждает Дэвид, вам станет легче просто от самого факта его помощи.

Силы, которые мы тратим на простые задачи, — это ресурс. Учитесь не распылять его, а сохранять и вкладывать в движение вперед. К тому же, выполняя задачи, которые вам давно кажутся простыми, вы отнимаете их у младших коллег, которые могли бы на них учиться и повышать квалификацию.

Забудьте о перфекционизме

Перфекционисты — плохие работники. Они тратят слишком много времени на выполнение задач, ждут идеального момента, уделяют слишком много внимания мелочам и забывают о целой картине. Они упускают результат, пока шлифуют шероховатости. Если вы нацелены на продуктивность, а не на идеальную картинку — перфекционизм не ваш метод.

Профессор кафедры клинической психологии ФГУ «МНИИ психиатрии» Наталья Гаранян отмечает в своих работах, что излишний перфекционизм негативно влияет на продуктивность в работе. Человек, который пытается довести работу до совершенства, не может достигнуть желаемого, поэтому становится неуверен в себе, откладывает начинания и находится в постоянном стрессе.

Не ждите идеального момента и идеального результата. Идеальный момент всегда наступает в эту минуту, идеальный результат появляется, когда задуманное работает хотя бы немного лучше, чем ожидалось.

Займитесь автоматизацией

Ежедневная рутина отнимает слишком много времени, но сила привычки такова, что мы даже не задумываемся, что мы могли бы это время экономить. Один раз упростив себе жизнь, мы сами не захотим возвращаться к сложным схемам. Всю работу, которую вы делаете изо дня в день, надо проверить на два параметра: можно ли ее упростить, можно ли делать ее реже.

В 2017 году компания HeadHunter провела исследование среди российских компаний в области HR, чтобы выяснить, какие инструменты автоматизации используются в этом направлении. Оказалось, что 60% российских компаний никак не автоматизируют рутинные задачи. Такие показатели встречаются и в других бизнес-областях.

Те, кто научился искать текст на странице комбинацией клавиш Ctrl+F/Command+F, уже не будет просматривать всю статью в поисках нужного абзаца. Может, вам надо потратить несколько часов на решение этого вопроса, нанять специалиста или делегировать работу менее компетентному сотруднику, но это вклад в будущее. Простые задачи тоже отнимают ресурсы.

Время — деньги. И лучше потратить немного и того и другого, чтобы сэкономить в дальнейшем. Не тратить каждый день по 20 минут для выкладывания поста в соцсети, а оплатить программу отложенных публикаций и за полчаса загрузить туда посты на всю неделю. Разобрать все входящие письма по папкам, но зато потом экономить время на поиск нужных ответов. От некоторых рутинных задач никуда не деться, но есть шанс сделать их выполнение проще.

Оптимизируйте себя

Всегда ищите способы повысить свою производительность и применяйте их в работе. Не все могут вам подойти, но методом проб и ошибок вы сможете выучить несколько трюков, с которыми работа пойдет легче.

Адъюнкт-профессор психологии Университета штата Пенсильвания пришел к выводам, что большинство людей легко отвлекается между 12:00 и 16:00. Он утверждает, что его студенты показывали лучшие результаты, если решали сложные задачи в первой половине дня.

Не всем подходит «помидорная» техника планирования, когда надо 25 минут работать и 5 минут отдыхать. Но некоторые с удовольствием применяют правило 52/17, согласно которому любимому делу можно посвятить 52 минуты, а перерыв делать 17 минут.

Прекратите работать

Когда мы слишком сосредоточены на каком-то деле, остальной мир перестает для нас существовать. Мы не воспринимаем внешние раздражители, но мало кто знает, что мы также становимся невосприимчивы к новым идеям. И тут существует опасность застрять на полпути.

Исследование психолога Алехандро Ллераса из Иллинойсского университета показало, что если слишком долго фокусировать внимание на одной большой задаче, то это мешает достижению поставленной цели. Психологи Стэнфорда с ним соглашаются: по их наблюдениям, озарения чаще посещают тех сотрудников, которые устраивают себе небольшие прогулки в середине рабочего дня.

Для того чтобы перестать кипеть в супе из вчерашних идей и начать двигаться вперед, иногда достаточно просто прекратить работу и остановиться. Возьмите паузу для размышлений, отвлекитесь и проветрите мысли. Сделать перерыв на 10 минут — эффективнее, чем потратить эти же 10 минут в попытке пробить невидимую стену.

Мы не становимся продуктивными в одночасье. Как и любой прогресс, работа над собой требует усилий и практики. Не стоит сидеть и ждать, когда произойдет чудо. На первых порах вам придется потратить и деньги, и время, и силы. Но зато потом вы начнете их экономить и сможете по-новому инвестировать эти ресурсы в рабочие задачи.

Сортируйте работу. Просмотрите то, что вы делаете в течение дня, и отделите те задачи, которые мешают вам выполнять рабочие обязанности. Разберитесь, можно ли их упростить, делегировать или просто от них отказаться.

Двигайтесь маленькими шагами. Если творческая работа стала, то нет смысла ждать вдохновения, правильного расположения звезд или другой метафизики. Начните делать мелкие рутинные задачи, которые пока не требуют креативности. Продвижение вперед лучше прокрастинации, а погружение в задачу, пусть и не с того конца, заставляет мозг работать в правильном направлении.

Назначьте дедлайны. По результатам исследования Международной организации труда, люди со свободным графиком работают в среднем 54 часа в неделю, тогда как люди с жестким расписанием тратят на работу всего 37 часов. Удивительно, но лишние 17 часов фрилансеров, по статистике, никак не повышают качество работы: их тратят на прокрастинацию.

Садитесь на цифровую диету. Отведите отдельное время для социальных сетей и чтения писем. В течение рабочего дня они перегружают наш мозг информацией, что мешает производственному процессу. Ограничьте информационный шум — и в голове освободится место для новых идей.

Заведите кошку. Японская интернет-компания Ferray Corporation провела эксперимент, разрешив сотрудникам приносить на работу котов. За несколько месяцев продуктивность в компании повысилась. Дело не в самих хвостатых, а в общем снижении уровня стресса, который мешает сосредоточиться на текущих задачах. Именно этому и способствовали кошки.