Алгоритм успешного общения при подборе персонала
“Три роли в подборе персонала”
Прежде чем приступать к поиску кандидата, задайте себе вопрос: “Какова моя роль в этом процессе?” Вы должны четко представлять, за что отвечаете, кому и что должны, какие требования и кому вы можете предъявлять. В подборе персонала выделяются три роли: “клиент”, “рекрутер” и “консультант”. В роли клиента, например, может выступать линейный менеджер, рекрутера – HR-директор компании, а консультанта – представитель кадрового агентства. Эти три действующих лица преследуют разные цели: клиент должен найти специалиста для решения бизнес-задачи, рекрутер – нанять сотрудника, который впишется в компанию, консультант – отыскать на рынке труда кандидата, соответствующего запросам клиента и рекрутера. В роли одного действующего лица (например, клиента) могут выступать несколько человек.
Что делать, если вы…
Если вы клиент, то именно вы отвечаете за результат поиска. Вам предстоит сформулировать требования к кандидату, встретиться с представителями HR-агентства, провести интервью и принять окончательное решение. Ведите себя честно и открыто по отношению к рекрутеру и консультанту, своевременно ставьте их в известность об изменениях условий задачи, соблюдайте оговоренные сроки выбора кандидатов. Требуйте от рекрутера детального отчета о ходе поиска. Пользуйтесь правом обратиться к рекрутеру за консультацией о том, как лучше составить список требований к кандидату, провести интервью и адекватно оценить резюме.
“Чем лучше вы будете понимать, за что отвечаете, кому и что должны, от кого и что имеете право требовать, тем меньше у вас шансов ошибиться”.
Если вы рекрутер, вы должны соблюдать интересы компании и стать связующим звеном между клиентом и консультантом. Детально разберитесь в профессиональных требованиях к кандидату. Вовремя сообщайте консультанту о ходе поисков внутри компании. Вы вправе требовать от клиента максимально полной информации. Если вы консультант, самое главное для вас – четко следовать технологии поиска. Вы должны своевременно ставить клиента в известность о возникших проблемах и, если нужно, предлагать корректировку задачи; заботиться о репутации клиента; понять, какова корпоративная культура компании. Требуйте всей необходимой для поиска информации, соблюдения взаимных обязательств и оговоренных сроков.
“Если представить себе, что поиск сотрудника – это полет на Superjet, то клиент будет пилотом, рекрутер – штурманом, а консультант – самолетом”.
В небольшой компании, где нет отдела персонала и нет возможности привлечь к поискам агентство, все три функции берет на себя руководитель. Если вы вынуждены выполнять все три роли одновременно, постарайтесь найти себе помощников среди знакомых экспертов или коллег; соблюдайте алгоритм поиска; на каждом этапе проверяйте, все ли роли вы учли. Посвятите дополнительное время вопросам коммуникации с кандидатом.
Причины и следствия коммуникативных проблем
К проблемам коммуникации приводят четыре основных фактора: 1) недостаток знаний; 2) неорганизованность; 3) неразвитые коммуникативные навыки; 4) страх. Не разбираясь в профессиональных требованиях к кандидату, вы наймете неподходящего специалиста, что обойдется компании очень дорого. Базовые знания о профессии можно получить из открытых источников либо обратитесь к эксперту. Если вы неорганизованны, то вы рискуете потерять первоклассного кандидата из-за досадной мелочи – просто забыв вовремя совершить нужный звонок. Следование четкому алгоритму поможет справиться с вашей проблемой, но если неорганизованность вызвана усталостью, задумайтесь о своей рабочей нагрузке.
“Внутренний рекрутер – это в первую очередь охотник за балансом: между субъективными пожеланиями клиента и стандартами корпоративной культуры, между идеальными требованиями к кандидатам и реальным положением дел на рынке труда, между выгодой компании и сохранением ее репутации”.
Недостаток коммуникативных навыков обычно проявляется в неумении четко выразить свою мысль. “Если клиент не в состоянии нормально сформулировать свои требования, а рекрутер его не слышит и начинает додумывать”, надеяться на то, что нужный человек будет найден вовремя, бессмысленно. Научитесь слушать себя и контролировать свою речь, пройдите тренинг коммуникативных навыков. Наконец, если вы испытываете страх перед общением или боитесь ударить в грязь лицом, вы не сможете задать нужные вопросы и ваши поиски не принесут результата. Придерживайтесь алгоритма действий, это придаст вам уверенности в себе.
“12 шагов рекрутмента”
Чтобы успешно выполнить задачу по найму специалиста, следуйте такому плану.
1. “Анализ бизнес-ситуации”
На первом этапе определяют, зачем компании нужен новый сотрудник. При этом клиент дает полную информацию о бизнес-задаче, которую нужно решить, рекрутер налаживает процесс коммуникации между клиентом и консультантом, а консультанту необходимо разобраться в условиях заказчика. Навыки кандидата должны соответствовать бизнес-задаче. Прежде всего клиент отвечает на вопросы: “Что сейчас происходит в компании?”; “Какие у нас планы на будущее?”; “Ожидается ли рост?”; “Стабилен ли бизнес?” Предположим, сотрудника ищут, чтобы способствовать агрессивному росту бизнеса. В этом случае важен не столько опыт его работы в данной отрасли, сколько определенные навыки, например умение совершать “холодные” звонки. Рекрутер помогает клиенту с формулировкой ответов, а затем четко доносит информацию до консультанта. Консультант задает уточняющие вопросы.
2. “Постановка задачи на поиск”
Теперь нужно составить четкий список требований к кандидату. Называет необходимые профессиональные качества клиент, а рекрутер помогает ему в этом. Попросите клиента ответить на три простых вопроса: “Что?” (что требуется), “Как выглядит?” (описание качества) и “Зачем?” Скажем, клиент определил требования так: “что” – английский язык уровня Advanced, “как выглядит” – свободно говорит, читает и пишет по-английски. А вот “зачем” оказывается таким: примерно раз в полгода необходимо знакомиться с презентацией на английском, которую присылают из головного офиса. Очевидно, что для выполнения такой задачи не нужен человек с таким уровнем иностранного языка. Значит, работник обойдется клиенту дешевле. Задача консультанта на данном этапе – не позволить заказчику “пожелать невозможного”. Требования к потенциальному сотруднику не должны быть противоречивы: вряд ли найдется человек, умеющий очаровывать покупателей, мастерски вести переговоры и при этом имеющий талант к составлению длинных, подробных отчетов. В таком случае выгоднее нанимать двух сотрудников для выполнения разных функций, чем бесконечно искать уникума.
“Особенно часто выбранный кандидат не принимает предложение потому, что какие-то детали не были оговорены на предыдущих этапах”.
Отделяйте профессиональные качества кандидата от свойств его характера. Подумайте о приоритетах: насколько важно программисту быть коммуникабельным, а секретарю – обладать лидерскими качествами? На этапе постановки задачи необходимо учитывать мотивацию потенциального работника. Мотивация может быть профессиональной, карьерной и материальной. Когда по двум из этих параметров мотивация высокая, а по третьему – низкая, кандидат наверняка будет рассматривать и другие предложения работы. Узнать о мотивации можно во время собеседования. Если поиск кандидата ведет не один человек, самое время договориться о правилах взаимодействия между клиентом, рекрутером и консультантом – четко конкретизировать сроки поиска, распределение ролей, взаимные обязательства.
3. Разработка плана поиска
Требования к кандидату определены. Теперь необходимо решить, где именно следует искать нужных людей, сколько кандидатов предложить клиенту (а если вы играете все три роли, сколько кандидатов вам нужно для принятия решения), сколько будет ступеней оценки, как представлять компанию и вакансию соискателям, к какому сроку завершить каждый из этапов поиска. Если вы консультант, постарайтесь наладить хорошую связь с клиентом, чтобы в любой момент можно было скорректировать план.
“На этапе калибровки очень важно проанализировать, как проходили собеседования, выявить ошибки и договориться о новом, более грамотном формате”.
Решая задачу поиска самостоятельно, соблюдайте три правила: 1) обратитесь к знакомому профессиональному рекрутеру, чтобы узнать, как и где лучше искать кандидатов; 2) размещая описание вакансии в открытом доступе, сообщите о дополнительных требованиях, например о необходимости пройти тест – так вы отсеете тех, кто откликается на все вакансии подряд; 3) освойте алгоритмы поиска по открытым источникам и ищите подходящие резюме сами. Не забывайте сверять план поиска с реальным положением дел. Будьте готовы к изменениям.
4. “Анализ полученных резюме”
На этом этапе задача консультанта – вовремя предоставить резюме, рекрутер должен контролировать сроки предоставления и качество резюме, а клиенту следует внимательно с ними ознакомиться и оперативно дать ответ. При оценке резюме очень важно избегать стереотипов. Помните: в резюме содержится лишь 5% интересующей вас информации. Если в правильно составленном резюме чего-то не хватает – позвоните и уточните.
5. “Проведение первых интервью”
План интервью готовят заранее. Нужно выяснить мотивацию кандидата, его ожидания, узнать, каковы его профессиональные достижения. Составьте список вопросов, возникших при чтении резюме, например, почему кандидат часто менял работу или, наоборот, долгое время оставался на одном месте без какого-либо карьерного роста. В разговоре очень полезен уточняющий вопрос: “Почему это было хорошо / плохо для вас?” Первый контакт с потенциальным сотрудником очень важен, поэтому позаботьтесь о том, чтобы ничто не помешало разговору. Представьте: вы два месяца выходили на связь с отличным кандидатом на высокую позицию, долго уговаривали его прийти на интервью, оторвали клиента от важного проекта ради участия в этой встрече… и при этом забыли зарезервировать переговорную!
“Я изо всех сил призываю вас не относиться к соискателям как к расходному материалу и не оставлять их без обратной связи или с грубым, необоснованным отказом”.
Помните, что “интервью – это не кастинг, а переговоры двух сторон, одинаково заинтересованных в удачном исходе”. Хорошего кандидата могут отпугнуть высокомерие или бестактность собеседника. Лучше, если на интервью присутствуют и рекрутер, и консультант. Всем трем действующим лицам очень важна обратная связь от остальных участников.
6. “Принятие первых решений”
После проведения собеседования клиенту предстоит принять аргументированное решение, принимать кандидата на работу или отказать ему. Не стоит прибегать к “режиму ожидания” без веских оснований. Если есть сомнения, можно сообщить потенциальному сотруднику, что он успешно прошел первый этап, но необходимо встретиться еще раз. Не следует принимать окончательного решения, не пообщавшись с двумя-тремя соискателями. Рекрутер контролирует объективность клиента, а консультант выступает в роли эксперта рынка труда.
7. Обратная связь
Следуйте “правилу одного дня”: о решении по поводу соискателя должно быть известно в день проведения интервью. Клиент обосновывает свое решение, рекрутер доносит его до консультанта, а консультант, согласовав с клиентом формулировку, сообщает о нем кандидату в форме, не наносящей ущерба репутации сторон. Не отказывайте кандидату в день собеседования, лучше всего сообщить об отказе через день. “Обиженный соискатель, претендовавший даже не на самую высокую должность, может очень серьезно навредить репутации компании”. В одной из крупных международных компаний провели анкетирование кандидатов на вакансию. В ходе опроса около 60% респондентов заявили, что им необходимо знать об отказе от дальнейшего рассмотрения их кандидатуры и что обратная связь всегда важна.
8. Корректировка плана поиска и отбора
Если через две недели поиска вакансию не удалось закрыть, клиент, рекрутер и консультант встречаются, чтобы пересмотреть свой план. Встречу должен инициировать рекрутер, поскольку именно он является менеджером проекта. Сторонам следует еще раз пересмотреть каждый этап поиска, но чаще всего проблема кроется в поверхностном анализе бизнес-ситуации, нереалистичном списке требований к кандидату или в самой манере проведения интервью. В последнем случае указать клиенту на ошибки должен консультант. Если вы выполняете все три роли одновременно, попросите о помощи с калибровкой вашего плана знакомого специалиста или коллегу. В этом деле совершенно необходим сторонний наблюдатель.
9. “Принятие окончательного решения”
Клиенту предстоит еще раз свериться со списком предъявляемых к кандидату требований и принять взвешенное решение. Задача рекрутера – удостовериться в том, что интересы компании совпадают с интересами клиента и кандидата. Задача консультанта – убедить клиента не действовать поспешно (иначе сотрудник не подойдет, и нужно будет начинать поиск заново), а в случае слишком долгих размышлений клиента – познакомить его с ситуацией на рынке труда и подтолкнуть к принятию решения.
10. “Переговоры с успешным кандидатом”
Теперь предстоит провести переговоры с финалистом. Прежде чем выслать ему предложение о работе, нужно еще раз проговорить все ключевые моменты позиции, такие как обязанности, заработная плата, социальный пакет и так далее. Консультант является связным между кандидатом и клиентом, учитывает их интересы и при необходимости может повлиять на их решения. Бывает, финалист отказывается от предложения в самый последний момент, и в этой ситуации клиенту, рекрутеру и консультанту следует быть гибкими и тактичными – разъяснить все нюансы договора еще раз, быть готовыми пойти на уступки или – если кандидат не мотивирован – отпустить его. “От найма немотивированного сотрудника вы все равно не получите никакой выгоды”.
11. Обеспечение комфортного начала работы
В зависимости от договоренности все детали первого рабочего дня кандидату сообщает контсультант, рекрутер или клиент. В любом случае нужно позаботиться о том, чтобы нового сотрудника встретили, предоставили ему рабочее место, оформили документы, обсудили четкие планы на время испытательного срока и познакомили с коллективом.
12. “Адаптация”
Нового работника нельзя бросать на произвол судьбы. Консультант должен поддерживать с ним контакт, отслеживать изменения и информировать рекрутера и клиента о ходе процесса адаптации. Клиент выполняет роль профессионального наставника. Задача рекрутера – оказывать поддержку сотруднику и быть его доверенным лицом.