Революция совещаний
Введение
Сорок три процента. По мнению офисных работников, такой процент времени теряется зря на совещаниях. Проклятье современности — бесконечные встречи, совещания и планерки без четкого плана и темы, не выливающиеся в конкретные действия и не приносящие результатов.
Мы похожи на белок в колесе — назначаем больше и больше совещаний, чтобы решить проблемы, а в итоге делаем все меньше, а устаем все больше. Пора выйти из колеса.
Автор книги не только дает практические советы по поводу того, как оптимизировать традиционные совещания, которые вы организуете и в которых участвуете, но и рассказывает об эффективном использовании новых технологий для встреч: видео- и веб-конференций. Книгу дополняют чеклисты и шаблоны, помогающие внедрять предложенные техники в жизнь.
У вашей будущей экономии времени и сил на совещаниях есть и цена. Для начала вам придется взять на себя ответственность за эффективность встреч, которые вы организовываете или на которых присутствуете. А когда вы станете уверенно использовать инструменты, описанные в книге, вам нужно будет поделиться ими с другими «белками» в вашей организации.
1. Правильное планирование — половина дела
1.1. Подумайте об упущенных возможностях
Если вы — типичный офисный работник, то вы проводите на совещаниях больше четверти своей рабочей недели. Чтобы оценить «масштабы бедствия», возьмите свой календарь за прошлый месяц и посчитайте, сколько времени вы потратили на разнообразные встречи. А теперь вспомните, какой процент времени на этих встречах, как вам кажется, был потрачен зря, без результатов для бизнеса? Сколько часов это в неделю? В месяц? В год? У среднего сотрудника получится около 30 минут в день или 15 суток (!) в год.
Чтобы усилить впечатление, можно прикинуть, сколько времени тратится на встречах впустую за год всеми сотрудниками вашей компании, и умножить это на среднюю стоимость их рабочего часа.
На что вы могли бы потратить это время, если бы не были вынуждены сидеть на бесполезных совещаниях? Может быть, уделить больше времени семье или получить дополнительную профессиональную квалификацию?
Прямо сейчас выберите одну профессиональную и одну личную цель, над достижением которых вы хотели бы работать в освободившееся время. Запишите их на бумаге и повесьте на видном месте. Это будет напоминать вам о цене, которую вы платите за неэффективные совещания.
1.2. Долой ненужные встречи!
Что вы делает в первую очередь, когда получаете приглашение на совещание? Проверяете свой календарь? Неправильно. Первым делом вы должны понять, стоит ли вам вообще присутствовать на этой встрече.
Задайте себе несколько вопросов по методике ППКС:
• Приоритет: соответствует ли эта встреча вашим приоритетам на год?
Мы верим в магию слова, зафиксированного на бумаге. Если у вас еще нет письменного списка из 10 приоритетных целей на этот год, сделайте его сейчас и держите в быстром доступе — на рабочем столе компьютера или в вашем телефоне. Тогда вы сможете при получении любого приглашения или просьбы просто свериться с этим файлом и отклонить те встречи, которые не приближают вас к исполнению приоритетных планов.
• Планоцель: есть ли у собрания цель и план/повестка?
Хорошая цель — четко определенная, практичная и измеримая — служит участникам встречи ориентиром. А соответствующая повестка дня намечает путь к цели и уточняет, кто за какую часть встречи будет отвечать. У «планоцели» есть и дополнительный позитивный эффект: она помогает определить, кто должен присутствовать на совещании, а кого приглашать не требуется.
• Краткость: можем ли мы уложиться в меньшее время?
Любимая игра офисных работников: домино из совещаний. Вы назначаете встречи встык одну за другой, и стоит первому совещанию задержаться — и вот вы уже опоздали на следующее, а потом и на то, которое за ним. Ваше расписание посыпалось, как костяшки домино. В итоге одни участники прибегают на встречу позже, запыхавшиеся и нервные, а другие ждут их и злятся на потерю времени. Дело усугубляется тем, что стандартные настройки в электронных календарях услужливо предлагают для встреч 30 или 60-минутные интервалы и не предусматривают пауз. Очень простой метод: заранее планировать встречи на 20 и 50 минут, так у вас будет 10-минутный буфер между встречами.
Не назначайте длинные встречи, если цель может быть достигнута коротким разговором на 5–10 минут. Иногда встреча вообще не нужна, а вопрос можно решить разговором по телефону или общением по внутреннему чату.
Правда, никакой буфер не поможет, если никто не контролирует временные рамки на самом совещании. Начните с тех встреч, которые вы сами организуете — сообщите участникам заранее, что встреча начнется и закончится ровно по расписанию, и выполните свое обещание. Жесткие рамки помогают держать дисциплину.
Попросите всех придти чуть заранее, чтобы не пропустить важную информацию, которая будет сообщена в самом начале встречи. Короткие встречи и планерки можно проводить стоя, чтобы у участников был стимул закончить с обсуждением скорее.
Когда вы распускаете участников на перерыв, не говорите «Начнем через 10–15 минут». Говорите: «Сейчас на часах 10.41, в 10.51 мы продолжим обсуждение».
Еще один прием для экономии времени: если по результатам встречи нужно организовать еще один звонок или совещание для обсуждения результатов, то назначьте для него дату и время сразу, прямо на встрече, чтобы потом не пришлось обзванивать всех участников отдельно или устраивать длинный обмен электронными письмами для согласования удобного времени.
• Свободное время: действительно ли у вас есть время на это совещание?
Большинство из нас так или иначе используют электронные календари, но часто такой календарь не показывает полной картины нашей занятости. Вы не можете все время проводить на встречах, вам как минимум нужно время для подготовки к ним. Резервируйте блоки времени в своем календаре для собственной работы, так вы увидите, сколько на самом деле у вас ресурса.
Используйте цвета для обозначения в вашем календаре категории каждого события и его степени важности. Например, зеленый — для встреч с ключевыми клиентами, синий — для встреч, направленных на долгосрочное развитие (коучинг, мозговые штурмы и т. д.), красный — для административных задач и т. д.
Откройте доступ к календарям внутри компании или департамента, чтобы облегчить синхронизацию и планирование встреч. Выясните, кто из ваших клиентов использует календари, которые могут быть совместимы с вашими — тогда вместо цепочки электронных писем вы можете послать им приглашение на встречу прямо из календаря, и после одобрения встреча появится в электронном расписании обеих сторон.
Назначая встречу другому сотруднику или клиенту, предлагайте сразу как минимум 3 варианта даты и времени ее проведения и спрашивайте, какой из этих вариантов подходит другой стороне больше всего. По возможности, если у вас есть доступ к календарям участников встречи, проверяйте их свободные слоты времени до того, как вы пошлете приглашение.
1.3. Дорожная карта хорошего совещания
У хорошего совещания много компонентов, и их сложно удержать в голове. Ваш помощник — дорожная карта совещания. Создайте шаблон и используйте его для электронных приглашений на встречи, которые вы организуете:
• Дата, время, место встречи
• Приглашенные лица
• Тема
• Повестка совещания
• Необходимая подготовка
• Логистика: требуемое оборудование, материалы, закуска и напитки и т. д.
• Правила встречи.
Тема и повестка — главные пункты дорожной карты, но остальные элементы тоже важны. Постарайтесь не перегружать приглашение текстом, стараясь охватить все мыслимые детали, — приглашенные не будут читать длинные сочинения.
2. Сила и слабость виртуальных совещаний
2.1. Добавьте «картинку»
Организация теле-, видео- и веб-конференций призвана сэкономить массу времени и денег участников по сравнению с очными встречами. Однако виртуальные совещания могут стать черной дырой для вашего времени и энергии, а их эффективность зачастую убивается техническими проблемами и отсутствием внимания участников.
Стали бы вы когда-нибудь проводить рабочее совещание в полностью темной комнате? Конечно нет. А ведь обсуждение путем телеконференции похоже именно на встречу в темноте. Наш совет: по возможности заменить конференц-звонки на видео- или веб-встречи. Видео-компонент делает общение более «живым» и помогает удерживать внимание участников.
Веб-приложения к тому же позволяют вывести на экран документ или презентацию, которую вы обсуждаете; рисовать или писать на экране, как на доске, и содержат инструменты для повышения интерактивности встречи.
2.1.1. Интерактивность — королева виртуальных совещаний
В начале реальной встречи этикет предполагает короткий светский диалог. Это работает и для виртуальных совещаний: пока участники собираются, приветствуйте каждого, задавайте короткие вопросы на нейтральные темы — о погоде в их городе, например. Но не затягивайте вступление, переходите к делу. В наше время «клипового мышления» люди переключат внимание с вашей презентации на что-нибудь другое, если что-то интересное не начнет происходить в течение 2–5 минут после начала.
Даже на реальных встречах и презентациях можно увидеть менеджеров, уткнувшихся в свои смартфоны, присутствующих в зале лишь формально, но реально не участвующих в обсуждении. На виртуальных встречах эта проблема стоит еще острее: у участников есть масса поводов и возможностей отвлекаться от происходящего на экране — от электронной почты до интернет-серфинга.
Поэтому ведущему необходимо запланировать, что каждые 5–10 минут выступления будет происходить что-то, требующее активного участия слушателей. Вы можете попросить участвующего эксперта прокомментировать определенные пункты обсуждаемой темы, задать открытый или закрытый вопрос всем участникам, устроить голосование. Стимулируйте использование чата: комментарии участников по ходу вашего выступления помогут вам понять, какая тема задевает их за живое, а где они теряют нить вашего рассуждения или испытывают технические сложности. Чат пригодится и для фиксации идей — часто программа позволяет распечатать обсуждение после встречи.
Веб-конференция открывает возможности, недоступные на очных встречах. Например, «брейнсерфинг» — когда участники могут одновременно искать информацию в Интернет или тестировать функции веб-сайта онлайн.
Часто упоминаемый недостаток виртуального общения — дефицит личного знакомства. Трудно по-настоящему сотрудничать с людьми, которые остаются для вас лишь голосами в телефонной трубке или в компьютерных колонках. Как минимум, ведущему презентацию или вебинар стоит вывести на экран свое фото, а лучше видео. Продумайте короткое, но сильное представление спикеров.
2.1.2. Вики как альтернатива встречам
Распространенный формат конференц-звонков: еженедельные планерки для обсуждения хода проекта и прогресса каждого участника или команды. Такие звонки отнимают массу времени. Почему бы не заменить хотя бы часть из них на «проектную википедию» — онлайн-хранилище, позволяющее каждому члену команды читать и редактировать документы, обмениваться идеями, задавать друг другу вопросы и отвечать на них, помечать законченные этапы проекта. Таким образом вы получите текущую картину проекта в любой момент времени.
У вики есть и дополнительное преимущество перед телефонными звонками — вся информация и идеи фиксируются и могут быть изучены и использованы для других похожих проектов.
Еще один новый формат — корпоративные блоги. Они дают возможность, например, узнать мнение сотрудников по поводу проекта рекламной кампании или новой офисной политики, не тратя время на организацию массовых встреч или фокус-групп.
2.2. Закон Мерфи для виртуальных совещаний
Этот закон гласит: «Все, что может сломаться — сломается». Если вы рассчитываете, что все технические моменты на вашем веб-совещании сработают безупречно, вас ждет много неприятных сюрпризов. Не прячьте голову в песок, а лучше, во-первых, разработайте план предотвращения проблем, а во-вторых, имейте запасные тузы в рукаве, чтобы снизить ущерб, если технические трудности все-таки возникнут.
В этом вам поможет наш чеклист.
Профилактика:
• Перезагрузите компьютер перед началом встречи и закройте все ненужные приложения, чтобы снизить вероятность «зависания».
• Используйте самый быстрый и широкий канал Интернета, который у вас есть.
• Подключитесь к системе заранее. Используйте правило 30/15:
— Если вы проводите важную онлайн-встречу, подключитесь за 30 минут до начала, чтобы провести проверку программы. По возможности, попросите вашего коллегу подключиться в качестве тестового участника. Полчаса на настройку кажутся перебором, и действительно, в большинстве случаев проверка займет до 5 минут .Тогда вы сможете со спокойным сердцем потратить остальное время на другие рабочие дела. Однако если возникнут серьезные технические трудности, получаса должно хватить, чтобы наладить программу с помощью службы техподдержки или предложить участникам альтернативный канал связи.
— Попросите участников подключиться за 10–15 минут до начала, чтобы не тратить основное время встречи на технические вопросы. В ожидании начала встречи они могут работать над своими делами, а потом начать обсуждение ровно по расписанию.
• Протестируйте ваш микрофон, камеру, колонки, «рабочий стол» для демострации слайдов, функцию включения и отключения микрофонов у участников, функции опросов и голосований и т. д.
• Отключите звук на мобильном и стационарном телефоне, деактивируйте программы с всплывающими окнами.
• Обеспечьте тишину в комнате, откуда вы ведете презентацию.
• Проверьте, чтобы ваш ноутбук или телефон был подключен к сети, чтобы батарейка не села посреди выступления.
Снижение ущерба:
• Подготовьте копию вашей презентации в PDF или другом формате, отформатируйте ее до размера, который можно послать участникам по электронной почте в срочном случае. Если это невозможно — загрузите файл на внутренний сервер, доступный участникам, или на файлообменник.
• Для особо важных презентаций назначьте запасного ведущего. Если вы по какой-то причине не сможете подключиться или ваша связь оборвется, ваш коллега сможет провести встречу за вас.
• Поставьте номер техподдержки на кнопку быстрого набора в вашем телефоне.
• Создайте слайд со списком типичных технических сложностей и путей их решения.
• Имейте план Б на случай технического провала. Организуйте заранее резервную линию для конференц-звонка. Соберите номера мобильных телефонов или скайп-имена участников для того, чтобы быстро собрать всех, если веб-приложение отключится.
• Пришлите всем участникам до встречи ключевую информацию: номера и пин-коды для доступа, контакты техподдержки, инструкции на случай, если не получается подключиться или если связь прервалась.
• Улыбайтесь и сохраняйте спокойствие, что бы ни происходило.
3. Вернемся к нашим баранам
3.1. Внедряем «планоцель» в жизнь
Самый безупречный план провалится, если не воплощать его в жизнь. Один из участников встречи должен быть «защитником планоцели». Его функция — не только следить за временем и передавать слово от одного выступающего к другому, но и управлять дискуссией, когда она отклоняется от намеченной повестки дня. Главный вопрос, который должен в этом случае задавать защитник: «Является ли новая тема более важной (В) и срочной (С), чем изначально запланированные?» — и в зависимости от ответа определять дальнейшие действия:
• В и С: обсужать сейчас, отложив запланированные темы на потом.
• В, но не С: назначить для обсуждения отдельную встречу позже.
• С, но не В: обычно это тема, «горящая» для одного или нескольких участников группы, но не важная для остальных. Обсудить ее на перерыве или вне совещания, один на один.
• Не С и не В: не тратить на новую тему время вообще.
3.2. Разрабатываем план действий
Распространенная практика — подготавливать и рассылать после встречи резюме обсужденных вопросов. На это тратится время, а многие ли участники хоть раз его откроют и перечтут?
Мы предлагаем альтернативный подход: каждое совещание должно завершаться не резюме, а списком действий. Список предполагает четкое взаимопонимание: кто, что и когда делает по итогам совещания.
Один из участников совещания берет на себя роль составителя списка действий, суммируя на бумаге итоги обсуждения. В идеале, составители должны ротироваться от встречи к встрече, таким образом, все участники будут воспринимать эту роль более серьезно. Список действий проверяется дважды: один раз в конце встречи, чтобы убедиться, что все понимают свои следующие шаги одинаково, а второй раз — в начале следующей встречи, чтобы проконтролировать исполнение.
Составитель списка действий может воспользоваться функционалом почтовой программы и послать каждому участнику его задачи не просто электронным письмом, а сразу в форме заданий со сроками исполнения. Можно также настроить рассылку напоминаний примерно посередине отведенного на задачу срока.
3.3. Куем железо, пока горячо
Вы удивитесь, но на совещаниях можно не только планировать действия, но и непосредственно внедрять их в жизнь. Например, на веб-конференции можно выделить 5–10 минут для того, чтобы участники заполнили опросник, вместо того чтобы откладывать это на потом. Или, если задача требует парного обсуждения, удлинить встречу на 15 минут и посвятить это время работе в парах, вместо того чтобы предлагать участникам синхронизировать свои расписания самостоятельно и назначать отдельные встречи один на один позже.
Заключение
В отношении совещаний работает принцип Парето. 80 % проблем порождаются всего несколькими причинами: ненужными встречами, отсутствием четкого плана и повестки, техническими проблемами, рассеянностью внимания (особенно на виртуальных встречах), отклонениями от темы совещания и отсутствием плана действий по итогам совещания. Предприняв всего несколько простых действий по каждому их этих пунктов, вы сможете сэкономить массу времени и сил и добиться повышения продуктивности ваших рабочих встреч.
Для того чтобы повысить свою мотивацию для исправления ситуации с совещаниями, необходимо держать перед глазами стратегическую картину ваших приоритетов на год, а также наметить сферы вашей жизни, в которые вы вложите силы и время, освободившиеся в результате оптимизации встреч.
У каждого совещания должна быть «планоцель»: какие задачи должны быть решены на встрече, кто и по каким вопросам будет выступать. За исполнением планоцели должен следить «защитник», роль которого может выполнять один из участников встречи. Все возникающие по ходу обсужения дополнительные темы должны оцениваться по их срочности и важности.
Виртуальные совещания экономят время и деньги, но необходимо учитывать их специфику: предпринимать усилия для удержания внимания участников и уделять внимание профилактике и быстрому решению технических проблем.
Ну и, наконец, каждое совещание, очное или виртуальное, должно заканчиваться списком конкретных действий с исполнителями и дедлайнами.
Если вы организовываете много встреч, перечисленные выше действия очень быстро изменят вашу работу, освободят время и снизят общий стресс. Но даже если вы рядовой участник совещаний, вы можете пользоваться частью из данных инструментов и рассказывать о них своим коллегам и начальникам: помогите другим офисным «белкам» тоже выйти из этого колеса!