Оставьте брезгливость, съешьте лягушку! 21 действенный принцип эффективного труда
Введение
Каждый человек способен на многое. Но очень часто нас сдерживают прокрастинация, медлительность и нерешительность. Кроме того, мы существуем в постоянном цейтноте, объем дел значительно превышает количество времени. Мы хватаемся то за одну, то за другую задачу, не пытаясь проанализировать их важность для нашего будущего и настоящего. Как сохранять результативность и двигаться к цели? Как взяться за масштабное дело и преодолеть боязнь нового крупного проекта? Как справиться с тысячей наваливающихся на нас каждый день задач? Как объять необъятное и надо ли это делать?
Книга Брайана Трейси даст ответы на все эти вопросы. Она научит в первую очередь «съедать самую большую и неприятную лягушку». Это означает уметь выбирать из всех задач самую важную и незамедлительно выполнять ее. Такая метафора возникла из известного выражения: «Если утро вы начинаете с того, что съедаете живую лягушку, то ничего более неприятного с вами сегодня, скорее всего, уже не случится». Определить, какая задача самая крупная и нужная для вас, непросто. А сама по себе активность не приводит к необходимому результату, если она не имеет направления. Книга подробно расскажет, как именно расставлять приоритеты и концентрировать усилия на ключевых векторах своей жизни.
Книга «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» предлагает 21 принцип достижения высоких результатов, применяя которые вы сможете значительно повысить свою эффективность и научитесь:
- ясно определять цели;
- продуктивно планировать время;
- правильно готовиться к выполнению задач;
- систематизировать задачи по степени их важности и выделять ключевые категории;
- поэтапно решать крупные задачи;
- аккумулировать энергию и работать на максимуме своей продуктивности;
- другим важным принципам результативного труда.
1. Максимально ясно сформулируйте свои цели.
Чтобы эффективно решать задачи, нужно прежде всего понимать, куда вы двигаетесь. Для этого будут полезны следующие шаги:
- Ясно определите для себя наиболее актуальные цели, чтобы не тратить время на решение несущественных задач. Формулируйте цели так, будто вы уже достигли их (в настоящем времени и от вашего лица).
Например, «Я достиг той должности, к которой стремился» или «Я купил дом своей мечты».
- Письменно изложите ваши цели и соображения по ним, поскольку именно наглядно сформулированные задачи обретают плоть и энергию.
- Максимально конкретно сформулируйте и зафиксируйте письменно сроки исполнения целей. Это не позволит вам медлить.
- Определите этапы достижения цели, разбейте путь к цели на конкретные шаги.
- Хронологически упорядочите этапы по приоритетам и в порядке их достижения, составив их них временной план.
- А теперь незамедлительно приступайте к выполнению задач, начните хотя бы с малого, это станет стимулом к дальнейшему действию.
- Решите, что вы можете делать каждый день, чтобы приближаться к вашей цели. Например, прочитывать несколько страниц текста, делать несколько приседаний, обзванивать нескольких клиентов.
2. Планируйте ваше время.
Научитесь письменно (не важно — на бумаге или в смартфоне) планировать ваш день, неделю, месяц. На каждую минуту планирования приходится не меньше десяти минут сэкономленного времени. Сформируйте привычку в конце рабочего дня составлять план на следующий день, в который войдут те дела, которые вы не успели выполнить сегодня, и новые задачи. Таким образом вы сможете подсознательно обдумывать поставленные на следующий день задачи, и, возможно, к утру у вас в голове появятся новые пути их решения. Точно так же в конце текущей рабочей недели составляйте план на следующую неделю, а в конце месяца — на следующий месяц.
Вычеркивайте выполненные пункты из плана — это не только позволит более ясно видеть общую картину, но и подарит чувство удовлетворения от выполненной работы и контроля над своей жизнью, что стимулирует на новые достижения.
3. Используйте принцип 80/20.
«Принцип Парето», названый в честь экономиста Вильфредо Парето, гласит, что 20% прилагаемых нами усилий дают 80% результата. Это правило уместно в разных ситуациях. Например, 20% клиентов приносят компании 80% дохода. Этот принцип необходимо учитывать при планировании задач. Если для достижения цели вы составили список из 10 задач, то, скорее всего, важность двух из них будет равна суммарной важности остальных восьми (а может, и превысит ее). Иногда и одна задача перевешивает по важности все остальные. Именно она и будет той самой гигантской «лягушкой», которую вам важно съесть первой. К сожалению, многие люди поступают наоборот, зависая на мелких незначительных задачах. Не позволяйте себе размениваться по мелочам! Возьмите за правило сначала бесстрашно расправляться с крупной задачей-лягушкой, и со временем это войдет у вас в привычку.
4. Думайте о долгосрочной перспективе.
Уделяйте на порядок больше внимания задачам, влияние которых на ваше будущее наиболее велико. Старайтесь смотреть как можно дальше вперед при планировании своей жизни и работы, тогда будет легче принимать правильные решения в настоящем. Успеха чаще достигают те, кто готов пожертвовать чем-то краткосрочным сегодня, чтобы достичь большего завтра. Тот, кто более настойчив в работе, кто меньше времени тратит на мелочи и не отвлекается на болтовню с коллегами, тот, кто читает больше специальной литературы по необходимой для него теме и концентрируется на главном, имеет больше шансов добиться желаемого. Задавайте себе вопрос «Какие мои действия сегодня важны для моего будущего?». И фокусируйтесь на них.
5. Расставляйте приоритеты.
Научитесь правильно расставлять приоритеты по принципу «АБВГД». Для этого составьте список задач и возле каждой поставьте одну из букв. Буква «А» обозначает самую важную задачу, выполнить которую необходимо и невыполнение которой повлечет большие негативные последствия. Задачи уровня «А» — это самые крупные «лягушки». Их может быть несколько, тогда обозначайте их как А1, А2, А3 и так далее. Например, это может быть встреча с ключевым клиентом.
Буква «Б» обозначает задачу, выполнение которой желательно. Ее невыполнение, возможно, тоже повлечет небольшие негативные последствия, но несравнимые с невыполнением задачи класса «А». Это может быть разбор пришедших рабочих электронных сообщений или назначение не очень важной встречи. Никогда не приступайте к задачам класса «Б», не завершив задачи класса «А».
Задача «В» — та, которую было бы хорошо и даже приятно выполнить, но которая не повлечет никаких последствий при невыполнении. Например, встреча в обед с другом.
Задача «Г» — та, которую можно делегировать другим, высвободив себе время для более важных задач.
К задачам «Д» относятся те, которые можно вообще удалить из списка, поскольку они уже устарели и вы делаете их просто по привычке.
Итак, в первую очередь начинайте выполнять задачу «А» и, подключив силу воли, работайте над ней, пока не завершите. Затем приступайте к следующей по важности задаче. Самые важные дела, самые большие лягушки, должны быть на первом месте в вашем «меню»!
6. Сфокусируйтесь на самых значимых категориях.
Всегда ли мы осознаем, за что нам платят деньги на работе? Это один из ключевых вопросов, определяющих ваш успех в карьере. Для этого важно определить, каких именно конкретных результатов от вас ждут, и выделить в вашей работе самые важные категории, по которым будут судить о том, как вы справляетесь со своими обязанностями.
Для HR-менеджера одной из таких категорий может быть подбор персонала, для агента по продажам — привлечение новых клиентов.
Все это относится к базовым компетенциям, которые являются отправными точками вашей деятельности. Составьте список ваших ключевых компетенций и определите свое «слабое место», ту категорию, в которой вы наименее сильны. Именно она сдерживает вас на пути к успеху. Людям свойственно избегать того направления своей работы, в которой они слабее, но важно научиться действовать от обратного. Надо максимально улучшать свои показатели в этой «слабой» области. Составьте план действий в этом направлении, не останавливайтесь в развитии, не переставайте учиться, получать недостающие знания и умения. Кроме того, важно выделить компетенцию, которая оказывает решающее влияние на вашу карьеру, и упорно ее совершенствовать.
7. Принцип принудительной эффективности.
Нам никогда не хватит времени на все дела, но всегда хватит времени на самое важное — так гласит закон принудительной эффективности. Успеть все невозможно. Дела копятся как снежный ком, и, пытаясь справиться со всем сразу, люди загоняют себя в стресс и авралы. Под давлением дедлайнов важная работа выполняется некачественно, что ведет к финансовым и репутационным потерям. Поэтому не старайтесь съесть всех лягушек, достаточно съесть самых крупных.
При планировании дел задайте себе несколько вопросов:
- Какие дела глобально самые важные для вас (какие лягушки самые крупные)?
- Какое дело, которое приблизит к успеху вас, вашу компанию, вашу семью, можете сделать только вы (какая это лягушка)?
- Какое дело самое важное в текущий момент (какая лягушка сейчас самая крупная )?
Ответы на эти вопросы позволят успешно планировать и ставить ясные цели.
8. Качественно готовьтесь к предстоящей работе.
Выработайте привычку перед тем, как съесть лягушку, тщательного готовиться.
- Сделайте так, чтобы все необходимое было под рукой — гаджеты, пароли, инструменты, письменные принадлежности, материалы, программы и так далее. Это настоит вас на работу, сконцентрирует на процессе и не позволит отвлекаться.
- Приведите в порядок ваше рабочее место, сделайте его удобным, аккуратным и красивым для вас. Позаботьтесь и о том, чтобы у вас было удобное сидячее место.
- Приступая к работе, займите позу, максимально фокусирующую на работе. Сядьте прямо, соберитесь, почувствуйте себя сконцентрированным и эффективным человеком.
- Несколько раз повторите себе: «За работу!» — и приступайте к делам с твердым намерением успешно закончить дело.
9. Постоянно совершенствуйтесь и учитесь.
Мир непрерывно меняется, требуя от нас новых навыков и знаний. Поэтому постоянное обучение становится необходимой составляющей успеха, иначе невозможно угнаться за происходящими вокруг изменениями. Новые навыки, повышение компетенции позволят чувствовать себя более уверенным и профессиональным, повышая самооценку. Улучшайте свои показатели, тогда вам будут по плечу самые сложные задачи. Всему можно научиться. Достаточно уделять новому занятию небольшой промежуток времени каждый день, и это уже будет результативно.
Брайан Трейси умел набирать текст очень медленно, буквально одним пальцем. Но, решив написать книгу, он упражнялся на компьютере 20–30 минут каждый день и научился печатать 40–50 слов в минуту. Это позволило ему написать несколько бестселлеров.
Никогда не заканчивайте учиться. Учитесь везде, где только можно: посещайте профессиональные конференции, семинары, профильные программы. Слушайте учебные аудиопрограммы за рулем автомобиля или в транспорте — это сэкономит массу времени.
10. Распознайте свои уникальные таланты, развивайте и применяйте их.
Каждый человек талантлив в чем-то. Важно как можно раньше понять, в чем состоит ваш особый дар, найти свою нишу и применять это качество или умение. Когда вы найдете «лягушку» по себе и по душе, вы сможете превзойти многих и стать в этой области выдающимся профессионалом. Подумайте, что вам успешно дается, за что вас хвалят и ценят, в чем вы чувствуете себя уверенно. Вспомните особенно крупных «лягушек», которых вы съели легко и виртуозно. И сконцентрируйте свою энергию на подобных задачах.
11. Поймите, что вас сдерживает.
Оценивайте каждую задачу, стоящую перед вами, как набор сдерживающих факторов. Определите, какие обстоятельства стоят на пути к вашей цели (как в карьере, так и в личной жизни) и постарайтесь минимизировать их сдерживающий эффект.
Подобными обстоятельствами могут быть люди, с которыми вам сложно работать, материальные средства, которых вам не хватает для реализации задачи, сложные конкуренты, отсутствие у вас каких-то необходимых компетенций.
Вспоминая про принцип 80/20, можно сказать, что 80% сдерживающих факторов обычно внутренние (то есть они находятся внутри вашей компании или в вас самих) и только 20% — внешние. Объективно подвергните анализу свою работу и работу своей компании и постарайтесь честно ответить на вопросы «Что сдерживает наше развитие?» и «Что тормозит меня на пути к цели?». Когда найдете скрытых «врагов» — нейтрализуйте их.
12. Съедайте слона по кусочкам.
Вы справитесь с любой задачей, если будете решать ее по частям. Разделите большую «лягушку» на части, разбейте задачу на подзадачи, начните путешествие длиною в тысячу миль с первого шага. Этот метод еще называют методом ломтика «салями» — вы же не заглатываете палку колбасы сразу, а едите ее кусочками. Выполнив один этап, переходите к следующему, который откроет вам новые перспективы. Качественно выполняя одно дело за другим, вы не будете распыляться и сможете последовательно продвигаться к цели. Хорошо выполнив один этап, вы испытаете душевный подъем и радость, что воодушевит вас на следующие свершения.
Не думайте о том, как сразу похудеть на 10 килограмм, думайте о том, в какое время удобно будет прогуляться быстрым шагом или что съесть вместо пиццы.
13. Метод «швейцарского сыра».
Помимо разделения задачи на ломтики, можно использовать и метод «швейцарского сыра». Он работает следующим образом: вы проделываете в задаче своеобразные «дыры», как те, что в сыре. Этот метод эффективен, когда у вас нет достаточного времени на проблему, но вы можете уделить ей минут 5–10 ежедневно, ненадолго включаясь в работу и частично ее выполняя, после чего переключаясь на другую задачу. Но вы успеваете немного отгрызть от «лягушки», и таким образом двигаетесь вперед к конечному результату. Проделывание дыр и метод «швейцарского сыра», так же как и метод «салями», — отличные способы справляться с масштабными задачами.
Даже если начинать книгу с написания одного абзаца в день, можно написать бестселлер. Но если не делать совсем ничего, и результат будет нулевым.
14. Мотивируйте себя сами.
Никто не придет и не скажет, что вам надо делать. Никто не подтолкнет вас к действию и не возьмет ответственность за вашу жизнь. Это можете сделать только вы сами! Вы должны научиться самоконтролю. Предъявляйте к результатам своей работы самые высокие требования, и тогда никто не сможет оспорить ваш профессионализм. Делайте немного больше, чем от вас ждут, повышайте свое мнение о себе.
Хороший способ справиться с прокрастинацией — представить, что у вас только один день на выполнение работы, после чего вы уедете в отпуск. Тогда вы станете работать более продуктивно, не отвлекаясь на пустые дела.
15. Аккумулируйте энергию.
Чтобы продуктивно работать, необходимо иметь достаточное количество сил — умственных, физических и эмоциональных. Не восполняя энергию, можно б��стро опустошиться и потерять эффективность. После 8–9 часов рабочей деятельности концентрация резко падает, также в большинстве случаев контрпродуктивна работа в ночные и вечерние часы. Тогда лучшее, что вы сможете сделать, — лечь спать и как следует выспаться, тогда вы быстрее и качественнее выполните необходимый участок работы. Не оставайтесь с разряженной батареей, пополняйте свои ресурсы. Как минимум один день в неделю выделите для полного отдыха от всех рабочих вопросов — никаких деловых звонков, просмотра электронной почты и бумаг, никакой специальной литературы и прочего. Гуляйте, общайтесь с семьей, занимайтесь любимым хобби. Не забывайте про отпуск, ложитесь спать раньше, правильно питайтесь, занимайтесь спортом по душе.
Проанализируйте свое отношение к здоровью и измените его к лучшему. Для этого задайте себе следующие вопросы:
- Присутствуют ли в моей жизни физические нагрузки и какие?
- От каких привычек, плохо влияющих на мое здоровье, мне стоит отказаться?
- Какими новыми привычками надо обзавестись, чтобы улучшить свое самочувствие и работоспособность?
16. Станьте оптимистом.
Станьте оптимистом по отношению к жизни и самому себе. Сложности на любом пути неизбежны, но можно поменять отношение к проблемам и не позволять им портить вам настроение. Извлекайте из трудностей урок. Говорите себе, что вы в силах справиться с любой задачей, напоминайте себе, что вы отличный профессионал. Меньше критикуйте себя и других. И просто чаще повторяйте: «Я себе нравлюсь». На вопрос, как вы поживаете, отвечайте: «Великолепно!» Ведь 80% людей на самом деле не волнуют ваши проблемы. Оптимистам легче дается решение проблем. С радостью смотрите на мир, думайте о будущем и о своих целях в позитивном ключе, тогда у вас будет больше стимулов для работы.
17. Научитесь говорить «Нет».
Чтобы все успевать и добиваться успеха, надо научиться говорить «Нет» — неприоритетным делам, собственной медлительности, отвлекающим моментам, неэффективным привычкам.Чтобы впустить в жизнь большие дела, надо сначала избавить ее от мелких и суетных дел. Подходите к планированию времени творчески — постоянно пересматривайте приоритеты и выбирайте в списке дел самые значительные.
Вместо просмотра телепрограмм пообщайтесь с семьей или займитесь спортом. Вместо болтовни с коллегами на отвлеченные темы сделайте важный звонок клиенту.
18. Как съедать самую большую и неприятную лягушку в первую очередь?
Выработайте привычку начинать свой рабочий день с выполнения самой сложной задачи, тогда она не будет тяготить вас, и мысли о ней не будут отвлекать от других задач. Чтобы определить и выполнить такую трудную и важную задачу, сведем вместе то, о чем говорили ранее:
- С вечера составьте список того, что нужно сделать завтра.
- Систематизируйте этот список при помощи метода «АБВГД» и принципа 80\20.
- Определите задачу А1 — самую важную с точки зрения последствий ее выполнения.
- Приготовьте все, что необходимо для выполнения задачи A1.
- Приведите в порядок свое рабочее место.
- Мотивируйте себя на выполнение задачи без остановок и промедлений.
- Выполняйте все вышеупомянутые пункты на протяжении 21 дня, чтобы сформировать такую эффективную привычку — это позволит вам стать высокопродуктивным человеком.
19. Умейте выделять временные сегменты.
Сегментация времени — важное умение эффективных людей. Для крупных задач необходимы большие непрерывные временные сегменты, которые надо выделять в своей жизни. Вокруг этих отрезков времени можно выстраивать все остальные рабочие и нерабочие процессы.
Например, менеджерам по продажам можно ежедневно выделять определенное время, к примеру, с 10 до 11 утра, на обзвон потенциальных покупателей. Или вы можете отвести определенное время (утром или вечером) на занятие физическими упражнениями. Для временной сегментации привыкните составлять рабочие графики, которые наглядно покажут распределение дел в течение рабочего дня. Чтобы освободить время для крупных задач, оптимизируйте его. Используйте утренние часы в офисе, когда вас никто не отвлечет. Если часто летаете в командировки, работайте в самолете или во время пересадок с рейса на рейс.
20. Поймайте волну — работайте быстро и продуктивно!
Поймайте состояние наивысшей продуктивности, когда вы действуете в высоком темпе, спокойно, планомерно и результативно. Сформируйте привычку работать быстро, собранно и качественно, в хорошем настроении и с энтузиазмом. Тогда вы почувствуете выброс эндорфинов и ясность сознания, у вас откроется второе дыхание и вас будут чаще посещать отличные идеи. Для этого выработайте в себе «чувство неотложности» и желание действовать. С нетерпением приступайте к работе, пытаясь обогнать самого себя. Начав работу с высокой скоростью, вы и дальше будете двигаться быстро по инерции, что обеспечит стремительное развитие карьеры. Говорите себе: «Сделай это незамедлительно!»
21. Одна задача в один период времени.
Выбрав актуальную задачу, целеустремленно работайте над ней, не отвлекаясь, пока не выполните ее полностью. Когда возникает желание отвлечься, напоминайте себе: «За работу!» — и продолжайте трудиться. Любой перерыв в работе приводит к тому, что вам приходится вновь вникать в сделанное, входить в ритм, вспоминать, на чем вы остановились, справляться с инерцией. В итоге время выполнения работы может значительно вырасти. Проявляйте силу воли — так вы начнете больше уважать себя и более продуктивно работать.
Заключение
Оставьте брезгливость и возьмите за правило в первую очередь «съедать самую большую и неприятную лягушку». То есть научитесь выбирать из списка задач самую важную и незамедлительно выполнять ее. Для этого автор предлагает следующие правила и принципы:
1. Максимально ясно формулируйте свои цели. Изложите их письменно и систематизируйте в хронологическом порядке.
2. Планируйте время: день, неделю, месяц.
3. Используйте принцип 80/20, который гласит, что 20% прилагаемых усилий дают 80% результата. Первыми решайте задачи, которые гарантируют больший результат.
4. Думайте о долгосрочной перспективе. Уделяйте максимум внимания тем задачам, влияние которых на ваше будущее наиболее велико.
5. Расставляйте приоритеты важности задач по принципу «АБВГД», где «А» — задача, выполнение которой необходимо, «Б» — желательно выполнить, «В» — полезно выполнить, но не обязательно, «Г» — задача для делегирования, «Д» — неактуальная задача.
6. Фокусируйтесь на самых значимых категориях, по которым будут судить о том, как вы справляетесь со своими обязанностями. Развивайте свои навыки в этих категориях. Определите свои слабые места и совершенствуйтесь в этих областях.
7. Нам никогда не хватит времени на все дела, но его всегда хватит на самое важное. Не стремитесь съесть всех лягушек, достаточно съесть самую огромную.
8. Готовьтесь к работе — пусть рабочее место будет аккуратно и функционально.
9. Не переставайте учиться, современный мир требует все новых навыков.
10. Распознавайте, развивайте и применяйте ваши уникальные таланты. Подумайте, что вам успешно дается, за что вас хвалят и ценят, в чем вы чувствуете себя уверенно.
11. Проанализируйте факторы, которые сдерживают вас на пути к успеху, и минимизируйте их негативное влияние.
12. Справьтесь с масштабной задачей, разделив ее на подзадачи (метод «салями») и выполняя этап за этапом. Или уделяйте ей 5–10 минут в день (метод «сыра»).
13. Сами подталкивайте себя к действию и берите ответственность за свою жизнь.
14. Восполняйте внутренние ресурсы — отдыхом, сном, спортом, правильным питанием.
15. Станьте оптимистом.
16. Научитесь говорить «Нет» неприоритетным делам, лени, плохим привычкам.
17. Умейте выделять непрерывные временные сегменты для важных задач.
18. Поймайте волну — работайте быстро, продуктивно и с энтузиазмом!
19. Выполняйте одну задачу за один период времени, не отвлекаясь.