SheetSy (TG+Google Sheets Bot)

Оглавление

1. Настройка SheetSy

Обучающее видео на 👉 YouTube

Обучающее видео 👉 VK Видео

Активируем бота командой /start и он покажет приветствие и предложит выбрать язык.

Бот предложить создать таблицу

Сделайте все, как просит бот - создайте НОВУЮ таблицу, добавьте в качестве редактора предложенный ботом email, скопируйте полученную ссылку на таблицу и пришлите боту

Когда бот подготовит таблицу к работе, нажмите /start

У вас появится сообщение об использовании текущей таблицы. Здесь доступно три кнопки:

1. Создать
2. Изменить
3. Начать заполнение (доступна только после сохранение настроек таблицы)

Создать таблицу

Здесь можно:

• Создать новую таблицу - бот может оперировать несколькими таблицами, но по умолчанию должна быть выбрана "активная" (она же главная) таблица, для которой будут происходит заполнения. При нажатии на кнопку бот предложит создать новую таблицу и сделать ее в качестве главное. Старая таблица не удалится - вы всегда сможете ее вернуть в качестве главной
• Создать новую вкладку (лист) в текущей таблице - создаст пару вкладок "настройки" и "результаты", которые можно заполнять для работы.
• Создать публичную ссылку для заполнения - бот создаст ссылку, который вы можете отправить пользователю для заполнения этой таблицы. Если пользователь перейдет по этой ссылке и нажмет start - бот предложит ему заполнить данные вкладки.

Выбор таблицы

Здесь можно:

• Выбрать таблицу для заполнения - бот предложит выбрать активную таблицу для заполнения. Если вы создали несколько таблиц (п. А в предыдущем абзаце), то бот предложит их на выбор. Таким образом можно менять главную таблицу в боте.
• Добавить папку для файлов - при заполнении таблицу бот может сохранять на гугл диск присланные фото. Если папка добавлена - при заполнении отправлено фото - фото будет загружено в эту папку
• Синхронизировать таблицу - когда вы несли изменения в настройках таблицы и нужно синхронизировать их с ботом (аналог команду /sync).

Настройка таблицы

Давайте попробуем настроить первую таблицу для работы с ботом. Бот уже создал и подготовил таблицу, давайте ее откроем. В ней есть вкладки (листы)

По умолчанию лист НАСТРОЙКИ и лист РЕЗУЛЬТАТЫ связаны между собой. Связь между ними можно посмотреть по порядковому номеру ([0], [1] и т.д.) Если вы удалите один лист из пары - эта пара настроек не будет корректно работать.

На вкладке НАСТРОЙКИ находятся вопросы, которые будет задавать бот, на вкладке РЕЗУЛЬТАТЫ бот будет записывать данные, которые прислали пользователи.

Откроем лист настроек:

Заполняется первая строка - это будут наши вопросы. Каждый вопрос в свой столбик. По умолчанию, все вопросы идут открытого характера (пользователь должен написать сам ответ), но можно задать выбор в виде кнопок. Для этого под вопросом пишем варианты ответов через |

После окончания заполнения вкладки настройки необходимо обязательно синхронизировать данные бота. Можно кнопкой СТАРТ - ИЗМЕНИТЬ - СИНХРОНИЗИРОВАТЬ или командой /sync.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ

Стартуем бота и выбираем "Начать заполнение"

Выбираем какую вкладку мы будем заполнять

Бот будет предлагать варианты, которые были заданы настройки. Если вопрос с кнопками - бот покажет клавиатуру кнопок

После окончания опроса бот напишет об этом и завершит заполнение.

В таблицу на парную вкладку РЕЗУЛЬТАТЫ будут внесены заполненные данные.

*команда /link работает только в чате с несколькими пользователями, если заполнение таблицы требует нескольких человек.

в начало

2. Расширенный функционал Sheetsy.

Бот имеет расширенный функционал, который позволяет создать почти любой вариант заполнения данных и их вывода напрямую в телеграм. На примере таблицы условного "учета закупок для магазина", для наглядности настроим таблицу. Полностью все данные в таблице, вопросы-ответы, настраиваются пользователем самостоятельно.

Команды для бота в таблице их интерпретация.

Настройки функционала находятся на листах:
- Настройки (Закупки настройки) - создается ботом
- Результаты (Закупки) - создается ботом
- Справочник, как и другие листы, добавляете опционально, по вашему желанию - создаются пользователем (вами).

Подробно разберём настройку шаблона листа "Закупки настройки"

Строка 1 (см. таблицу выше) - вопрос, который вам задаст бот при начале заполнения.

Строка 2 - настраиваемые кнопки бота, работающие по принципу "вопрос — ответ", в таблице разделяются обязательно знаком |. Кнопок можно создать необходимое количество, по желанию и запросам.

Число в кнопке с символами - ##3## - обозначает переход на строку таблицы при запросе в боте.
Вид кнопок в боте -

То есть при нажатии на кнопку "Новая закупка##3##, бот перейдет на запросы расположенные в строке 3 таблицы.

Строка 3 - запросы бота для заполнения пользователем (см. скриншот таблицы)

Все разделы и категории настраиваются по желанию пользователя. Пример последовательного заполнения таблицы в боте -

Строка 4 - обращение бота к листу "Справочник" в шаблоне которого содержатся данные виды товаров (по наименованиям), статус оплаты, статус доставки.

Например, в данном шаблоне - игрушки, кожгалантерея, вяленая рыба.

Выводятся данные виды товаров (по наименованиям), статус оплаты, статус доставки в бота в виде функциональных кнопок, как в примере ниже - при вводе одного из видов товаров.

Вывод данных из таблицы в бота.

Вывод данных из таблицы на примере листа "Сводка" нашей таблицы.
При нажатии кнопки "Показать все закупки##11##" бот перейдет на строку 11 таблицы, где задан вывод данных - символ #$ - с листа "Сводка" - все столбцы.

Лист "Сводка", в свою очередь, содержит данные о всех ранее произведенных закупках.

Пример, как эти действия выглядят в боте.

Изменение данных в таблице из бота.

При нажатии кнопки "Изменить статус оплаты##13###", бот перейдёт на строку 13 таблицы, где задано изменение данных в ячейке - символ #! - на листе "Закупки" - Столбец поиска:Столбец для замены.

При выполнении изменения бот запросит данные из столбца 3-1 "Номер накладной" выбранного товара и после ввода перейдет для изменения данных в столбец 3-8.

Пример, как эти действия происходят в боте.
После выполнения заданных изменений бот ответит вам о выполнении.

Ссылка на шаблон таблицы условного "Учёта закупок для магазина"

Для помощи и по всем интересующим вопросам обращайтесь в бот поддержки @RBSFamilySupportBot

в начало