Успеть за 120 минут: Как создать условия для максимально эффективной работы

by О Бизнесе
Успеть за 120 минут: Как создать условия для максимально эффективной работы


Любим мы свою работу или нет — количество ежедневных дел становится для многих непомерной ношей. Удручает то, что все мы пытаемся справиться с водоворотом задач с помощью одних и тех же бесполезных методов. Мы начинаем трудиться все больше, заполняя работой все свободное время. И это только усугубляет проблему. Мы не автоматы, и не можем работать по 8 часов подряд с одинаковой эффективностью.


Автор книги «Успеть за 120 минут» Джош Дэвис говорит, что единственный способ сдвинуться с мертвой точки — выделять по два самых эффективных часа в день, в течение которых надо выполнять самую сложную, важную и ответственную работу. Используя исследования в области нейробиологии, он объясняет, как организовать свое рабочее пространство и как вести себя, как реагировать на внешние раздражители и перестать отвлекаться. Все это для того, чтобы на 120 минут создать условия для максимально эффективной работы.



Для достижения небывалых уровней эффективности необходимо учитывать биологические составляющие. Если наши биологические системы действуют в оптимальном режиме, тогда мы испытываем всплески активности, тогда приходят озарения и возникают нужные стимулы, не мешают эмоции, сами собой подворачиваются под руку нужные методы, приходят творческие решения и делается правильный выбор. Если же биологические параметры ниже среднего, то в тех же ситуациях мы можем оказаться беспомощными. Занятия спортом, продолжительность сна, питание могут существенно изменять умственный настрой, порой — за считаные часы. А настрой во многом определяет, справимся ли мы с задачей.


Однажды, работая над отчетом, он поймал себя на том, что погрузился в транс — не замечал ничего вокруг, кроме монитора компьютера и стука клавиш. Однако наваждение схлынуло, как только взгляд скользнул по настольным часам. Уже почти полдень. Дуглас не без раздражения вспоминает, что нужно оторваться от отчета (хотя так не хочется!) и ответить на письмо коллеги, который просил помочь спланировать бюджет их отдела.


Нехотя открыв почтовый ящик, он видит добрый десяток писем. Одно — от координатора проекта с просьбой сообщить о планах на ближайшие месяцы: координатор определял сроки совещания. На эту просьбу Дуглас отвечает сразу, поскольку вопрос задан прямой и ответ не требует усилий. Однако едва он приступает к письму о бюджете (самому срочному и довольно сложному), как таймер на мониторе напоминает, что через четверть часа начнется встреча с генеральным директором. А к ней еще нужно кое-что обдумать.


Разумнее всего было бы закрыть почту, собраться с мыслями и идти в кабинет директора. Однако желание закончить дело слишком велико: Дугласу не терпится отправить сведения о бюджете именно сегодня и избавиться от обузы — ему и так уже неловко перед коллегой за каждый день задержки.


И в тот же миг, не раздумывая, Дуглас решает заняться письмом. По прошлому опыту он смутно помнит, что это дело можно уложить в десять минут. Пусть не всегда, но такое порой случалось. И собраться с мыслями для разговора с начальством тоже порой удавалось за пять минут. Кто знает, что за неконтролируемые и противоречивые нейрохимические сигналы движут пальцами Дугласа, открывающими письмо о бюджете, но его мозг принимает решение: попытаться составить ответ о бюджетном планировании.


Через десять минут выясняется, что Дуглас едва-едва наскреб информацию, которой едва хватит, чтобы набросать черновик письма, еще через четыре минуты он обнаруживает, что пора идти к директору, и с беззвучным стоном, в отчаянии вылетает из кабинета. Работа брошена в беспорядке, собранную для письма информацию потом придется осмысливать заново и начинать ответ с нуля, но опаздывать на встречу нельзя.


В кабинет генерального директора он является измотанным и неподготовленным. Вся утренняя работа тоже не оправдала надежд. Отчет так и остался незаконченным. После встречи с директором Дугласу потребуется время на то, чтобы собраться с мыслями и вспомнить, как именно он хотел завершить отчет. Письмо о бюджете начато, но не отправлено. Зато ушло письмо не первой важности, которое поможет координатору спланировать совещание через несколько месяцев.


Все утро Дуглас, действуя механически, переходил от задачи к задаче, и его решения не имели под собой никакой стратегии. Как мы скоро увидим, Дуглас — подобно всем нам — не может без дополнительных усилий выключить режим автопилота. Чтобы это сделать, нужно уметь определять те относительно редкие моменты между делами, когда принимается решение, и уметь их использовать.


Основную часть времени мы действуем «на автомате»: мы думаем, чувствуем и совершаем поступки, следуя бессознательной привычке. Неосознанные действия — те, которые разум или мозг совершают без осознания. Я вовсе не имею в виду, что наши поступки бездумны: они просто хорошо заучены и повторены множество раз, поэтому сознанию необязательно их контролировать.


Чистя зубы, вы вряд ли отдаете себе отчет, сколько движений щеткой вы совершили, прежде чем решили, что зубы уже чистые. Если в начале рабочего дня вы принимаетесь проверять почту, то после первого письма — которое вы открыли, прочли и на которое ответили — вы даже не заметите, как рефлекторно перейдете ко второму, и к третьему, и к четвертому и остановитесь, скорее всего, лишь тогда, когда кто-нибудь из коллег позовет вас обедать. Не исключено, что по пути на работу вы надеялись заняться другими проектами, однако стоило вам войти в почту — включились поведенческие автоматизмы, и остановиться вы смогли только с посторонней помощью.


Корреспондент The New York Times Чарльз Дахигг в своей книге «Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе» показывает, как разительно мы можем походить на автомат — причем гораздо чаще, чем сами о том подозреваем8. Он объясняет, как часто мы послушно откликаемся на усвоенные сигналы. Предположим, по дороге домой вам нужно заехать за покупками. По пути к магазину вы вряд ли осознаете каждое действие и можете не обдумывать, с какой силой нужно надавить на педаль тормоза, а в каком месте оглядеться: эти движения вы совершаете не задумываясь, пока ваш мозг занят чем-то другим — например, мысленным составлением списка покупок. Когда на стоянке перед супермаркетом вы выходите из машины, вы (если вы похожи на большинство людей) не задумываетесь о том, что ключи нужно положить в карман. Зато позже вы порой проверяете, при вас ли ключи — а обычно они бывают на месте, — и тем самым демонстрируете самому себе, насколько автоматически вы сунули их в карман.


Большинство наших действий в течение дня — автоматические, они совершаются по привычке и почти не требуют сознательных усилий. В этом нет ничего плохого. Как объясняет Дахигг, наши привычки — способ сэкономить умственные силы. Сознание нужно освобождать для новых дел, которые могут потребовать внимания. Когда мы уже научились, например, танцевать танго, движения переходят в привычку, и во время танца мы можем сосредоточиться на беседе. Если же вы только учитесь делать первые шаги, побеседовать вам не удастся, ведь нужно помнить и сознательно контролировать каждое движение. Вообразите, как мало нам удалось бы сделать, если бы мы обдумывали мельчайшие подробности действий — например, куда поставить ногу при очередном шаге.


Первая стратегия, ведущая к возможности двух супер­эффективных часов, очень проста. Она заключается в том, чтобы научиться определять те несколько моментов в течение дня, когда у вас есть и возможность, и способность выбирать, на что потратить время. Такие моменты возникают, когда выполняемое дело закончено или прервано (например, вы перестали говорить по телефону) и вы должны выбирать, чем заняться дальше — ответить на письмо или подготовиться к совещанию.


Мой опыт подсказывает, что мимо этих поворотных точек — моментов принятия решения — мы проскакиваем не глядя и возвращаемся к делам, которые кажутся более «продуктивными». Не остановиться в этих поворотных точках между двумя разными делами — значит сэкономить пять минут. Начать не то дело — возможно, потерять час. Пяти минут нам жаль, поскольку в это время мы замечаем каждую секунду, а потерянный час мы проведем на автопилоте и потому не пожалеем о нем. К сожалению, многие тратят понапрасну целые часы на работу, которую либо не очень нужно делать к этому сроку, либо нельзя закончить в выбранное время.


Возьмем, к примеру, педиатра, который ежедневно осматривает два десятка пациентов. Он переходит из одной палаты в другую, выполняя в основном один и тот же набор действий: здоровается, моет руки, осматривает ребенка и одно­временно задает вопросы родителю, вводит информацию о пациенте в компьютер, минуту-другую играет с ребенком и вручает медсестре распечатанный отчет об осмотре. Хотя врач уделяет пристальное внимание ребенку и информации, которую сообщают родители, многие действия он совершает автоматически.


Что произойдет, если по окончании очередного осмотра выяснится, что следующий осмотр отменен? Врач может почувствовать облегчение — наконец можно пойти в ординаторскую и поболтать с коллегами. Или его может охватить ужас — ведь теперь нет повода отлынивать от бумажной работы, которая давно копится. В любом случае его ждет миг повышенного самосознания и, возможно, нерешительности, так непохожий на наше состояние во время автоматических действий. Исполняя привычную процедуру, врач не задумывался о том, как провести следующие пятнадцать или двадцать минут, он просто переходил от пациента к пациенту.


Миг остановки поведенческого автоматизма — один из ключевых пунктов, открывающих нам путь к двум часам супер­эффективности. Именно в этот момент вы решаете, как распоря­диться следующим отрезком времени. Проверить почту и ответить на письма, пока не подошло время следующего совещания? А если впереди два-три свободных часа, не лучше ли уйти с головой в проект, требующий долгой сосредоточенности? Что будет полезнее — сейчас подготовиться к встрече, которая начнется через два часа, или обдумать все в последние минуты, чтобы вопросы и аргументы были свежи в памяти? Сознательный подход к выбору следующей задачи, которой вы займетесь после завершения предшествующей, — главный фактор, определяющий, насколько целесообразно вы распорядитесь доступным вам количеством времени.


Идея сознательно распределять время не так уж нова, однако обычно мы ею пренебрегаем. Побуждаемые беспокойством, или чувством вины, или положительными стимулами — желанием помочь другим, старательностью, мы беремся за выполнение той задачи, которая соответствует этим эмоциям. Однако эта задача может оказаться не самой целесообразной из того, на что можно потратить время. И обнаружив, сколько времени прошло, или потеряв эмоциональный повод заниматься этой конкретной задачей, или впав в нерешительность, мы хватаемся за первое же дело, которое подвернется под руку. Мы инстинктивно сокращаем отведенное на задачу время именно тогда, когда отчетливее всего понимаем, что мы ею не занимаемся, — и тогда мы пытаемся скорее переключиться на другую задачу.


Устройте себе короткий сон, ключевое слово — короткий. Исследования в австралийском Университете Флиндерса показали, что десятиминутный сон помогал уменьшить усталость и улучшить внимание и некоторые виды когнитивной деятельности. Эффект сохранялся примерно 2,5 часа. И хотя двадцати- и даже тридцатиминутный сон тоже восстанавливал силы, он в некоторых отношениях был менее полезен, чем десятиминутный: после более долгого сна испытуемые тратили больше времени на то, чтобы сосредоточиться, при этом период работоспособности все равно не превышал двух с половиной часов.


До сих пор я убеждал вас создавать условия для двух супер­эффективных часов, предназначенных для самой важной работы, и отводить прочее время на все остальное. Однако бывают дни, когда мы сознательно избегаем запланированных задач. Порой полезнее отказаться от некоторых дел, чтобы быть готовыми к более важным задачам. Лучше посвятить два суперэффективных часа тому, что имеет наибольший потенциал для бизнеса или перспективно для вашей карьеры, чем из-за выполнения мелких запланированных дел не иметь ни одного суперэффективного часа.


На мой взгляд, главная трудность здесь заключается вот в чем. Дела, которые мы планируем, включаются в ежедневный список дел не без оснований, и часто не нам одним нужно, чтобы они были выполнены. Будучи людьми внимательными и ответственными, мы стараемся не подвести других и заодно продемонстрировать им свою компетентность. Самое трудное в таких случаях — не определение приоритетов и понимание важности дел. Сколько ни расставляй приоритеты, всегда есть серьезные доводы в пользу того, чтобы постараться выполнить все задачи сразу. И невыполнение каждого из них чревато последствиями. Однако порой лучше проиграть сражение ради того, чтобы выиграть войну.


Идеальная сосредоточенность настолько неестественна, что попытки ее добиться приводят к обратным последствиям. Многие из тех, кто недоволен своей неспособностью удерживать себя в сфокусированном состоянии, пытаются изменить подход и силой воли заставить себя не отвлекаться. Аманда никогда не станет кричать коллеге «Эй ты, сосредоточься!», никакой тренер не скомандует бейсболисту «Соберись!» в момент подачи. А самих себя мы постоянно пытаемся одергивать такими окриками. Мы корим себя и расстраиваемся каждый раз, когда отвлекаемся от дела. Мы говорим — а подчас угрожаем — сами себе: «Не пытайся даже взглянуть на колонку светских новостей», «Не думай о футболе», «Не мечтай о новом гаджете»


Мозг состоит из объединенных сетей нейронов. Это значит, что каждый нейрон объединен со многими другими. И когда нейрон получает достаточный стимул, он либо возбуждает, либо тормозит тот нейрон, с которым соединен, и такая «активация» распространяется по всей сети нейронов54. Например, если вы обдумываете слова «полярный медведь», активируется нейронная сеть, вероятно, порождающая в мозгу образы медведей, воспоминания о рекламе кока-колы, о походах в детстве в зоопарк, сочувствие к вымирающему биологическому виду и т.д. И хотя логический участок мозга услышал во фразе «не думай о белом медведе» слова «не думай о…», при активации нейронной сети они потеряли значимость.


Поскольку наша работа требует от нас сосредоточенности, а мозг нацелен на то, чтобы отвлекаться на помехи, то для результативной работы, лучший выход — избавиться от ненужных помех, которые мы сами себе устраиваем.


Исследования показывают, что есть способы тренировки мозга, позволяющие поддерживать внимание более эффективно. Возможно, этот способ годится не для всех, однако если у вас есть такая склонность, то могут помочь медитативные практики. Ученые из Лондонского университета провели тест на поддержание внимания в двух группах — давно практиковавших медитацию и тех, кто никогда ей не занимался. Тесты такого типа можно пройти успешно только при нужной концентрации внимания в течение определенного времени. В описываемом случае испытуемым давали прослушать серию звуковых сигналов, и они должны были сосчитать количество сигналов в каждой серии. Чем меньше ошибок — тем выше внимание. Вы наверняка уже представили себе, насколько скучно такое занятие и как старательно испытуемые должны удерживать внимание: именно поэтому тест так хорош для диагностики. Участники с опытом медитации были успешнее, чем участники без опыта этой практики, а наилучшие результаты показали испытуемые с наибольшим опытом медитаций


Если вы еще не очень верите в действенность такого способа, то учтите следующий факт: отвлечение на посторонние мысли, по всей видимости, помогает в столь сложном деле, как долгосрочное планирование. Это кажется парадоксальным, однако такое блуждание мыслей помогает строить планы, поскольку позволяет правильным образом размышлять о будущем.


Если вы занимались серфингом или наблюдали за серфингистами, вам, вероятно, знакома такая картина: добравшись до открытой воды серфингист будто в прострации сидит на доске, подбрасываемой волной вверх-вниз, и в течение многих секунд, а то и минут терпеливо ждет правильной волны, которая понесет его к берегу. Теоретически серфингисты могли бы оседлать любую волну, однако ради получения большего удовольствия они пропускают многие из них в ожидании нужной. Такая волна может принести настоящую радость.


Если вам нужно долго работать над проектом, не боритесь с отвлекающими мыслями, но и не поддавайтесь им бездумно. Когда мозг отвлекается на сторонние мысли, знайте: ему нужен перерыв на то, чтобы обработать информацию, обновить подход, усвоить новые данные. Поэтому не сопротивляйтесь, но и не хватайтесь за другое занятие.


Если вам нужен всплеск мозговой активности, лучше принять дозу кофеина вместе с пищей. В одном из исследований ученые обнаружили, что употребление кофеина с водой (как в случае с черным кофе) улучшает самочувствие на тридцать минут после попадания его в организм, однако спустя 1,5–2,5 часа кофеин может затруднить мышление, усугубить ощущение усталости и сделать вас более неприветливым96. Однако если вмешать кофеин в йогурт, а не в воду — эти эффекты сводятся на нет, и положительное воздействие кофеина на самочувствие продолжится в течение всего указанного времени. Поскольку многие пьют кофе только с сахаром, будет полезным отметить, что сахар оказался недостаточно действенным: в упомянутом исследовании простое смешивание кофеина с глюкозой никак не повлияло на самочувствие людей в последующие часы. Организм — опытный химик: он может соединять пищу или вещества так, что их эффект может оказываться весьма различным.


В ходе одного из исследований влияния кофеина на внимание обнаружилось, что кофеин в количествах менее 200 мг (средняя чашка крепкого кофе) улучшал определенные аспекты внимания, однако 400 мг кофеина не приносили дополнительной пользы100. Другое исследование сравнивало две группы людей: в среднем потреблявших 150 мг кофеина в день и тех, кто потреблял вдвое больше. Испытуемые получали значительную дозу кофеина (400 мг), и у обеих групп наблюдалось повышение уровня тревожности и ухудшение настроения. В то же время в группе испытуемых, употреблявших много кофеина, доза 400 мг оказывала положительный эффект в виде бодрости и отсутствия сонливости


Если нужно быстро взбодриться, богатая углеводами пища может помочь вам сосредоточиться и улучшить самочувствие примерно на 15 минут. Если хорошая умственная форма требуется на более долгое время, откажитесь от углеводов: не ешьте макаронных изделий, бутербродов, пиццы, отставьте в сторону соки, содовую и содержащие сахар напитки, избегайте картофеля фри, чипсов и лишнего хлеба, а также сластей.


Лучше или хуже вам работается под музыку? А под белый шум? Бывают случаи, когда работать не хочется, но нужно, — и мы решаем включить телевизор, чтобы работалось по крайней мере веселее. Считая, что мы можем работать в шуме, не обманываем ли мы сами себя? На этот счет у меня две новости: плохая и хорошая. Плохая новость: ученые обнаружили, что окружающий шум — фоновая музыка, звуки города, чьи-то разговоры — для большинства людей служит помехой и снижает работоспособность. Хорошая новость: тем самым у нас появляется отличная возможность изменить ситуацию и сделать работу более плодотворной.


Из всех шумов труднее всего игнорировать обрывки разговора. Не реагировать на них очень сложно. Вы слышите несколько слов или фраз с паузами между ними, например, когда коллеги за спиной начинают переговариваться друг с другом или кто-то говорит по телефону и между отдельными фразами повисают паузы. Обрывистый разговор — наиболее часто встречающийся звуковой фон в любом офисе. Метаанализ, обобщающий 242 исследования о влиянии шума на работоспособность, показал, что при когнитивных заданиях — таких как удерживание внимания, чтение и понимание текста, работа с цифрами — обрывистый разговор больше влиял на результат, чем непрерывная речь (относительно равномерная по громкости и ритму) или невербальный шум


Впрочем, у шума есть и положительные стороны, и при определенных обстоятельствах он может быть полезен для работы. В одном из исследований Иллинойсского университета в Урбане-Шампейне участников просили выполнить креа­тивные задания при шумовых помехах разной степени громкости. Участники были должны назвать как можно больше нестандартных способов применения кирпича (в качестве подставки под дверь, молотка, статуэтки на обеденный стол и т.д.). Когда участники выполняли креативные задания под слабый шум (50 децибел, что примерно соответствует обычному уровню шума в большом офисе), их решения были менее творческими, чем при умеренном шуме (70 децибел, немного тише звука пылесоса, работающего в трех метрах от вас).


Выяснилось, что при повышении уровня шума участники начинали соображать хуже и чем больше трудностей они испытывали, придумывая варианты, тем более абстрактными и «широкомасштабными» — то есть креативными — были их идеи. Интересно, что повышение уровня шума до 85 децибел (примерно как от проезжающего грузовика) создавало такие затруднения, что положительное воздействие звука на креативность исчезало112.


Исследования, изучавшие влияние шума на продуктивность, однозначно сходятся к тому, что при выполнении большинства задач, связанных с умственными усилиями, тишина почти всегда лучше, чем шум


Возможно, для очень небольшого числа людей беспорядок является нормальной рабочей средой. Однако большинству из нас при умственной работе он мешает. Считая, что он не так уж влияет на продуктивность и что можно все оставить как есть, мы обманываем себя. При обсуждении стратегии 3 мы говорили о том, что наш мозг — машина для поиска помех. Более того, ученые обнаружили, что чем активнее идет борьба за наше внимание, тем труднее нам контролировать выбор объекта, на котором должны сосред��точиться119. Беспорядок в рабочем пространстве (какие-то листки с записями, непонятные бумаги, взятые у других книги, коробки из-под еды, руководства по тренингу, ни разу не пригодившиеся запасные наушники для телефона и пр.) может стать главной причиной помех, отвлекающих ваше внимание.


Многие из вещей, загромождающих ваш стол, напоминают о невыполненных делах: записка с телефоном клиента, из-за которой вам перед собой стыдно, потому что вы никак не соберетесь ему позвонить, или документ для проекта, о котором вам страшно даже думать. Помимо того, что они пополняют собой гору вещей, соревнующихся за ваше внимание, они еще несут эмоциональный заряд и ощущаются как угроза. При обнаружении угрозы сигналы мозга, относящиеся к такому объекту или ситуации, усиливаются активностью определенной области мозга миндалевидного тела или амигдалы — и таким образом угрожающие объекты получают больше шансов завоевать наше внимание


Вы часто тратите многие часы на незначительную работу, не задумываясь о том, что вы делаете. При начале дела мозг переключается на автопилот, вы легко соскальзываете в привычный процесс и приходите в себя только тогда, когда он заканчивается или вас прерывают. Если вы отвечаете на письма, мозг переходит в режим «электронная почта», вы забываетесь за этим занятием и пишете письмо за письмом. И даже если вы отвели себе на почту всего час, а потом планировали заняться важным делом, которое обязательно нужно закончить до обеденного перерыва, в результ��те три часа спустя вы все еще повторяете: «Ладно, отвечу еще на одно письмо и потом займусь наконец важным заданием».


Однако позволить мозгу отвлекаться на другие мысли — лучший способ вновь сосредоточиться. Так вы гораздо быстрее вернетесь к прежней теме, чем переключившись на другое дело, завладевшее вашим вниманием. Чтение спортивной колонки или новостных сайтов отвлечет вас на полчаса или больше, а если просто смотреть в окно, пока мечты не улетучатся сами по себе, то вы вернетесь к делу через считаные минуты, поскольку во время мечтаний будут происходить важные когнитивные процессы.



Источник

Подписывайся на наш канал: https://t.me/business_ru

Чат для предпринимателей - https://t.me/business_ru_chat

November 15, 2018
by О Бизнесе