Командировки в 2025 году: правила и алгоритм оформления, образцы документов
При отправлении сотрудника в командировку работодателю нужно учитывать разные детали. Разберемся, чем командировка отличается от выполнения работы в другой местности, какие сотрудники вправе отказаться от нее и как правильно подготовить документы в 2025 году.
В этой статье:
- Что такое командировка
- Особенности командировки дистанционных работников
- Как оформить командировку генерального директора
- Служебная командировка и выполнение работы в другой местности
- Кого нельзя отправлять в командировку: категории сотрудников по ТК РФ
- Обязательные документы для командировки в 2025 году
- Нужно ли служебное задание в 2025 году
- Оформление командировки: пошаговый алгоритм
Что такое командировка
Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Из ст. 166 ТК РФ следует, что:
- Служебная командировка должна нести производственный характер.
- Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
- Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Это прописано в трудовом договоре.
- Длительность служебной командировки должна быть целесообразной. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».
Особенности командировки дистанционных работников
В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.
Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ).
Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Как оформить командировку генерального директора
В некоторых случаях возникает вопрос относительно возможности оформления приказа о направлении в командировку самого себя, если речь идет о гендиректоре. В Письме Минфина РФ от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 уточняется, что ИП не относится к категории работников, у него отсутствует работодатель, с которым он состоит в трудовых отношениях, поэтому предприниматель не может быть направлен в командировку. Исходя из этого в качестве расходов на командировки ИП не вправе учесть в составе расходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения.
Служебная командировка и выполнение работы в другой местности
Согласно п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В данном случае важно правильно разграничить понятия «служебная командировка» и «выполнение работы в другой местности в течение длительного времени».
Разъяснения по этому вопросу дает Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304: если в течение длительного времени значительную часть своих функций работник выполняет вне места постоянной работы (за границей, например), то служебную поездку нельзя считать командировкой. В данном случае лучше заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на определенный период времени на работу в другой местности.
Кого нельзя отправлять в командировку: категории сотрудников по ТК РФ
Можно при наличии письменного согласия и если нет медицинского запрета
Можно при наличии письменного согласия и если нет медицинского запрета
работники в возрасте до 18 лет
женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ)
матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ)
работники, имеющие детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК РФ)
работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 259 ТК РФ)
мужчины, воспитывающие несовершеннолетних детей без матерей, а также опекуны и попечители несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)
работники, с которыми подписан ученический договор, если поездка ему не соответствует (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)
Данных работников следует в письменной форме ознакомить с правом отказаться от направления в командировку.
Обязательные документы для командировки в 2025 году
Оформление документов непосредственно влияет на учет затрат и обложение командировочных НДФЛ и страховыми взносами. На основании документов работодатель определяет, за какой период работнику предоставляются гарантии, связанные с командировками.
Вопросы документального оформления командировок с 1 сентября 2025 года регулируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 (ранее – Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Компаниям, которые часто направляют своих сотрудников в служебные командировки, рекомендуется иметь Положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали. Он необязателен, но очень полезен.
Приказ о направлении в командировку. Направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.
Проездные документы. Факт нахождения в командировке определяется на основании проездных документов.
Командировочное удостоверение уже давно перестало быть обязательным документом. Но если работодатель считает необходимым его вести, то он может предусмотреть его в локальных актах.
Документы, подтверждающие затраты. Расходы на проживание и иные расходы, которые могут возмещаться с согласия и ведома работодателя, нужно подтверждать документами, на основании которых можно будет определить факт несения расходов, основания, их целевой характер и размер.
приказ о направлении в командировку
приказ о привлечении к работе в выходной (праздничный) день (при необходимости)
служебная записка (если поездка осуществляется на личном или служебном транспорте)
отчет о выполнении служебного задания
Нужно ли служебное задание в 2025 году
Действующее законодательство не предусматривает обязательного оформления этого документа. Но если документооборот компании его предусматривает, то служебное задание придется оформлять.
Этот документ содержит перечень задач командированного сотрудника. Унифицированной формы нет, поэтому ее нужно разрабатывать самостоятельно. Либо можно использовать форму № Т-10а.
Как зафиксировать цели командировки без служебного задания
Для этого достаточно приказа о направлении в командировку, в котором указана цель. Некоторые работодатели по-прежнему продолжают оформлять служебное задание и командировочное удостоверение. Поскольку запрета нет, можно действовать по старой схеме, но это нужно отразить в локальном нормативном акте, утвердить форму документа и порядок его составления.
Если командировочное удостоверение и служебное задание не применяются, в приказе о направлении в командировку следует указать:
- наименование работодателя;
- ФИО и должность работника;
- структурное подразделение, в котором работает работник;
- место, срок и цель командировки;
- основание издания приказа.
Отчет о выполнении служебного задания
Этот документ не является обязательным. Тем не менее для работодателей он служит подтверждением производственного характера поездки.
В отчете сотрудники описывают, что они сделали за период нахождения в командировке.
Оформление командировки: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Издание приказа о направлении в командировку
Работник направляется в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (распоряжение), в котором отражается основная информация: кто направляется, в какие сроки и куда, с какой целью. Если сотрудник едет в командировку на служебном или личном транспорте, рекомендуется упомянуть это в приказе.
Поскольку унифицированной формы нет, придется разработать форму приказа самостоятельно. За основу можно взять форму № Т-9 или форму № Т-9А при направлении в командировку нескольких сотрудников.
Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
Шаг 2. Выдача денежного аванса
Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с командировкой: на проезд и проживание, а также суточные.
Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
Сумма аванса определяется с учетом принятого в компании локального акта или коллективного договора. Проверьте, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу.
Основание для выдачи аванса — приказ о командировке. Дополнительно может потребоваться служебная записка или смета расходов.
П. 8 Положения № 501 обязывает выдавать деньги на командировочные расходы до отъезда в командировку (именно поэтому такая выплата и называется авансом). И хотя точный срок выдачи денег законодательно не установлен, работодатель должен самостоятельно определить и закрепить его в локальном нормативном акте.
Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения и журнала учета (если применяется)
Командировочное удостоверение выдается, если это предусмотрено локальным актом компании. Не требует обязательного заверения печатью принимающей организации.
Журнал учета командированных не обязателен, но работодатель может продолжать его вести по своему усмотрению. Включает такие данные, как ФИО сотрудника, организацию назначения, пункт командировки.
Шаг 4. Проставление отметки в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени фиксируется информация о свершившейся поездке. Для него можно использовать формы № Т-12 или № Т-13. Дни пребывания работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».
Если сотрудник работает в день отъезда/приезда, эти дни также отмечаются кодом «К».
Шаг 5. Прием авансового отчета и окончательный расчет
По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма № АО-1 или утвержденная работодателем) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет.
К авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой.
С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.
Авансовый отчет предоставляется в течение трех дней с момента возвращения из командировки.
Проживание подтверждается гостиничным договором/чеком или договором найма жилья, а проезд — билетами (авиа, ж/д, автобус), чеками на такси.
Если сотрудник едет в командировку на служебном или личном транспорте, ему потребуется служебная записка. Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в этом случае фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке, к которой прикладываются документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы.
В Письме Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-05/30168 уточняется, что «подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно».
В служебной записке указываются дата и время убытия в командировку, а также дата и время прибытия из нее.
На финальном этапе осуществляется возврат или доплата средств: неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу по приходному ордеру, перерасход возмещается по расходному ордеру.
Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness
