Система внутреннего контроля в бизнесе: как перестать терять 10–15% выручки
Закупки без тендеров, склад без инвентаризации, премии без KPI — так бизнес теряет до 15% выручки. Объясняем, как отлаженная СВК превращает хаос в предсказуемый денежный поток и почему внутренний контроль важнее новых продаж.
Когда к нам обращаются компании с вопросом «нам не хватает прибыли, хотя выручка растет», я знаю, в чем может быть проблема. Собственники обычно говорят: «Нам нужны новые продажи, давайте больше продавать». И это ошибка. Довольно часто деньги утекают просто из-за отсутствия системы внутреннего контроля. Вы можете сравнить свой бизнес с конкурентами по доле рынка, но есть более важный бенчмарк — сравнение ваших бизнес-процессов с эталонной моделью управляемости.
В этой статье я покажу, как смотреть на систему внутреннего контроля (СВК) не как на бюрократическую надстройку, а как на инструмент повышения операционной эффективности и рентабельности бизнеса.
По статистике НОВАК, компании со зрелой системой внутреннего контроля показывают рентабельность на 20–30% выше, чем хаотично управляемые конкуренты при прочих равных.
Главные точки потерь: закупки (5–15% прибыли уходит на завышенные цены без тендеров), продажи (заниженные цены и зависшая дебиторка), склад (расхождения на 15–20% стоимости запасов при инвентаризации) и ФОТ (премии без привязки к KPI).
Организация внутреннего контроля обязательна для компаний, подлежащих обязательному аудиту (ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), но даже малому бизнесу она приносит измеримый результат.
Содержание:
- Зачем бизнесу система внутреннего контроля
- Контроль закупок: где утекает 5–15% прибыли
- Контроль продаж: заниженные цены и дебиторская задолженность
- Контроль склада: «мертвые деньги» и хищения
- Как правильно организовать инвентаризацию на складе
- Контроль кадров и ФОТ: премии без системы
- Три вопроса для самодиагностики: есть ли у вас СВК
- С чего начать внедрение системы внутреннего контроля
- Частые вопросы о внутреннем контроле
Зачем бизнесу система внутреннего контроля
Многие собственники воспринимают внутренний контроль как функцию бухгалтерии и карательный орган, который выявляет хищения. На самом деле отлаженная СВК — это навигатор, который прокладывает маршрут к целевой прибыли, объезжая убытки и риски.
Эффективность бизнеса складывается из двух компонентов:
- стратегии, которая определяет, куда мы идем;
- операционного исполнения — как мы идем и сколько теряем по пути.
На этапе исполнения важнейшим элементом является СВК. Отлаженная СВК гарантирует, что вы не потеряете 10–15% выручки на выходе.
По статистике НОВАК, компании со зрелой СВК показывают рентабельность на 20–30% выше, чем их хаотично управляемые конкуренты при прочих равных. Почему? Потому что у них меньше «необъяснимых» потерь.
Организация внутреннего контроля — это не только управленческая практика, но и законодательное требование. Согласно ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, все экономические субъекты обязаны организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А компании, подлежащие обязательному аудиту, обязаны организовать и внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Но даже если закон на вас не распространяется напрямую, СВК защищает прибыль.
Как понять, эффективна ли ваша СВК? Давайте разберем основные рискоемкие направления, где внутренний контроль играет наибольшую роль, и сравним с классической зрелой моделью.
Контроль закупок: где утекает 5–15% прибыли
Одно из самых рискоемких направлений — закупки.
Как должно быть. В зрелой компании действует регламент выбора поставщика через организацию независимого тендера с несколькими коммерческими предложениями, периодическим мониторингом цен и контролем со стороны внутреннего контролера или внутреннего аудитора.
Что бывает на практике. Закупки ведутся у двух-трех «давно знакомых» фирм, договоры пролонгируются автоматически, контроля нет, потому что «мы работаем на доверии». Так компания теряет от 5 до 15% прибыли, а качество снижается с каждой последующей закупкой.
Контроль продаж: заниженные цены и дебиторская задолженность
Я довольно часто встречаю ситуацию, когда менеджеры отгружают товар клиентам по заниженной цене ради плана либо в кредит. Цены «регулируются» менеджерами на местах, а дебиторка висит месяцами, потому что «клиент важный». В итоге компания недополучает выручку, и растет дебиторская задолженность.
Как должно быть. В компании, где работает СВК, настроены жесткие правила. Невозможна отгрузка ниже минимальной отпускной цены без согласования с собственником (или финансовым директором — в зависимости от размера бизнеса). Действует контроль дебиторской задолженности: отгрузка стопорится при превышении лимита долга клиента.
Результат. Компания сохраняет маржинальность, ускоряется оборачиваемость, снижается риск кассовых разрывов, сокращается дебиторка.
Контроль склада: «мертвые деньги» и хищения
На балансе любой торговой или производственной компании запасы составляют 30–50% всех активов. По сути это «мертвые деньги», пока запасы не проданы и не стали ликвидностью.
Что происходит компаниях без СВК. Товар числится в учете, но физически его нет (хищения, пересорт, ошибки приемки). Товар есть, но он испорчен, сломан или с истекшим сроком годности. Неликвиды лежат мертвым грузом годами, занимая дорогостоящие площади и отвлекая оборотку. Закупщики продолжают заказывать то, что уже есть на складе, потому что не видят реальных остатков. Кладовщик сам приходует, сам отгружает, сам списывает и сам же ведет учет — идеальные условия для приписок и выноса товара. Инвентаризация проводится раз в год «для галочки» перед сдачей отчетности, в авральном режиме, с закрытыми глазами на расхождения.
Из моей практики: инвентаризация на складах выявляет расхождения на 15–20% от стоимости запасов. Это чистая прибыль, которую вы недополучили.
Как должно быть. Компания со зрелой СВК ведет учет в режиме реального времени (онлайн-синхронизация с ERP/WMS-системой). Действует строгое разграничение доступа: кладовщик не имеет доступа к документам и учетной системе, бухгалтер не заходит в складскую зону без сопровождения. Внедрена система адресного хранения, где каждая единица товара имеет свое место — это исключает потери. Инвентаризация проводится на регулярной основе: дорогие и оборачиваемые позиции пересчитываются раз в месяц или даже неделю, дешевые и редкие — раз в полгода. Оприходование и списание товара происходит строго на основании первичных документов (акты, накладные) в день операции.
Как правильно организовать инвентаризацию на складе
Инвентаризация — это не бухгалтерская функция перед сдачей отчетности, а регулярный управленческий процесс. Чтобы организовать его правильно, нужно следовать трем правилам.
Правило 1. Периодичность и внезапность
Плановая инвентаризация, о которой все знают за месяц, — это рутина. Мы рекомендуем также проводить проверки внезапно. К плановой инвентаризации сотрудники приведут склад в порядок, перепишут бумажки, но истинной картины вы не увидите. Эффективны внезапные проверки по отдельным группам товаров — особенно дорогим и ликвидным.
Правило 2. Независимая комиссия
Инвентаризационная комиссия должна быть неприкосновенна и состоять из независимых сотрудников: представитель бухгалтерии, службы безопасности, внутреннего контроля. Материально ответственное лицо (кладовщик) должно присутствовать, но не диктовать цифры. Комиссия считает сама.
Правило 3. Технология пересчета
Проводите сплошной пересчет раз в год и периодический выборочный — по позициям с наибольшим числом отгрузок. По ним вероятность ошибки выше, чем по товару, который лежал без движения.
Порядок проведения инвентаризации регулируется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утв. Приказом Минфина РФ от 13.01.2023 № 4н). Но для целей управленческого контроля компания может устанавливать собственную, более частую периодичность.
Контроль кадров и ФОТ: премии без системы
Я часто встречаю ситуацию, когда премии сотрудникам выплачиваются по настроению или потому что человек «хороший» — по служебным запискам, что развращает коллектив и раздувает расходы.
Как должна быть настроена СВК. KPI привязаны к системе учета: бонус начисляется автоматически при выполнении плана, подтвержденного цифрами. ФОТ планируется и не превышается без веских причин. Разделение функций: тот, кто устанавливает KPI, и тот, кто начисляет премию, — разные люди.
Три вопроса для самодиагностики: есть ли у вас СВК
Прежде чем внедрять тотальный контроль, проведите анализ текущего состояния. Задайте себе и руководителям подразделений три вопроса по каждому бизнес-процессу.
1. Определенность. Описана ли процедура? Знают ли люди, как надо делать правильно? Если нет — это зона хаоса.
2. Прозрачность. Могу ли я в любой момент увидеть в системе, на каком этапе находится заявка, заказ, платеж? Если нет — это риск злоупотреблений.
3. Разделение обязанностей. Может ли один человек провести сделку от начала до конца — найти поставщика, получить товар, оплатить, оприходовать? Если да — ждите хищений.
Любой ответ «нет» на эти вопросы — это точка роста эффективности.
С чего начать внедрение системы внутреннего контроля
Не пытайтесь объять контролем все сразу. Для начала найдите один самый рискоемкий процесс (обычно это закупки или склад), опишите его, настройте простейший контроль и добейтесь его исполнения. Посчитайте экономический эффект. Я уверена, что цифры вас удивят.
Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness
