Как заполнить транспортную накладную

Основной документ при коммерческой перевозке грузов автомобильным транспортом — транспортная накладная. С 1 сентября 2026 года ее нужно обязательно формировать и подписывать в электронном виде. В статье разберем, как заполнять документ, чем цифровая версия отличается от бумажной и как перейти на обмен электронными транспортными накладными (ЭТрН).

В этой статье:

Что такое транспортная накладная
Когда нужна транспортная накладная
Форма транспортной накладной
Кто оформляет транспортную накладную
Сколько экземпляров накладной составлять
Как заполнить транспортную накладную
Как заполнить грузоотправителю
Как заполнить перевозчику
Как заполнить грузополучателю
Как исправить ошибку в транспортной накладной

Что такое транспортная накладная

Это документ, который сопровождает автомобильные грузоперевозки по дорогам России. Груз, на который не оформлена транспортная накладная (ТрН), перевозчик не принимает для транспортировки. Если заполнить раздел 12, ТрН можно использовать как первичный учетный документ подтверждать ей расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Когда нужна транспортная накладная

Она необходима, когда заказчик заключает договор перевозки с наемной компанией или индивидуальным предпринимателем. Именно наличие договора перевозки основной критерий для оформления транспортной накладной.

В сценарии самовывоза, когда покупатель сам забирает груз у поставщика и нанимает для этого транспортную компанию или ИП, тоже нужно формировать транспортную накладную. Грузоотправителем в ней будет сам покупатель, как одна из сторон договора перевозки (п. 102Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2020, далее в статье Правил).

Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, не оформляют ТрН, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Факт перевозки и затраты на нее можно подтвердить путевым листом (письмо Минфина от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

С 1 марта 2022 года транспортную накладную разрешили составлять в электронной форме по желанию участников перевозки. С 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок вместо бумажной должны использовать электронную транспортную накладную (ЭТрН). Это требование закреплено Федеральным законом № 140-ФЗ.

Отправитель, перевозчик и получатель груза заполняют и подписывают каждый свой раздел (титул) в ЭТрН квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) в приложении Госключ.

Исключения, при которых можно будет использовать бумажную форму, утвердит Минтранс. Однако доля таких перевозок составит небольшую часть от общего объема.

Форма транспортной накладной

Актуальная форма транспортной накладной представлена в приложении № 4 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом. В ТрН 12 разделов, нужно заполнять все, кроме отмеченных как «при необходимости» или «при наличии». Если информации или оснований для заполнения отдельных граф нет, в накладной проставляют прочерки.

Рассмотрим на примере раздела 3 «Груз», в нем обязательно должны быть отражены:

отгрузочное наименование груза;
состояние груза;
способ упаковки;
вид тары;
количество грузовых мест;
маркировка;
масса груза.

Остальные сведения, в том числе добавленную стоимость, без необходимости можно не прописывать.

Кто оформляет транспортную накладную

По общему правилу транспортную накладную обычно формирует грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки груза (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Отправителем груза может быть продавец (поставщик), покупатель в сценарии самовывоза или экспедитор.

Чтобы экспедитор мог указать себя в транспортной накладной грузоотправителем, он должен подписать с заказчиком поручение экспедитору, принять груз во владение и выдать экспедиторскую расписку. Такой порядок прописан в п.102 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом и п.5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства от 08.09.2006 № 554.

Сколько экземпляров накладной составлять

Бумажные транспортные накладные составляют в трех экземплярах по одному для каждого участника процесса: грузополучателя, грузоотправителя и перевозчика. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика (п. 10 Правил.

Если планируете заполнить раздел 12, чтобы использовать транспортную накладную как первичный учетный документ, понадобится еще один экземпляр для грузоотправителя (п. 10Правил).

Бумажную транспортную накладную формируют на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза от одного отправителя до одного получателя, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин, понадобится накладная на каждый автомобиль (п. 12 Правил).

При оформлении электронной транспортной накладной (ЭТрН) все участники работают онлайн с одной общей версией документа через специальный сервис от аккредитованного Минтрансом оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Эту единую версию подписывают последовательно по цепочке: грузоотправитель и перевозчик на погрузке, грузополучатель и перевозчик на выгрузке.

Список операторов ИС ЭПД с аккредитацией Минтранса

ЭТрН передается в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Участники перевозки могут в любое время найти и выгрузить нужную накладную из электронного архива сервиса, в котором они ее подписывали.

Как заполнить транспортную накладную

Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с бумажной транспортной накладной.

Печать на бумажной транспортной накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.

В строках можно ставить прочерки, если для их заполнения нет информации. Разделы с отметкой «при необходимости» заполнять не обязательно.

Дополнительную информацию о замене водителя или автомобиля в процессе перевозки нужно отразить в разделе 6 «Перевозчик» или в разделе 7 «Транспортное средство» (п. 11Правил).

Если нужно изменить получателя груза, перевозчик заполняет раздел 9 «Переадресовка». Он вносит туда информацию на основе данных от грузоотправителя или грузополучателя (п. 111 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).

В электронной транспортной накладной также предусмотрена возможность вносить корректировки. При замене водителя или транспортного средства оформляется титул «Эстафета», а при смене грузополучателя или пункта доставки титул «Переадресовка».

Далее разберем порядок заполнения накладной каждой из сторон.

Как заполнить грузоотправителю

Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (бумажный документ обычно составляют в трех экземплярах, каждый имеет свой номер), дату и номер заказа (заявки) на перевозку. Дополнительно он оформляет разделы 1–5, 8, разделы 11 и 12 заполняются при необходимости. При этом информацию в раздел 3 «Груз» вносит тот, кто непосредственно отвечал за погрузку в транспортное средство. При наличии всех необходимых сведений отправитель груза также может заполнить раздел 6 «Перевозчик».

Раздел 1 «Грузоотправитель». В нем нужно указать ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:

Экспедитор, если он принял груз во владение. В этом случае нужно поставить галочку напротив пункта «Является экспедитором».
Заказчик услуг по организации перевозки, если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик самостоятельно осуществил погрузку.

Если грузоотправителем выступает экспедитор, то нужно заполнить раздел 1а. В нем указывают данные заказчика услуг (клиента экспедитора).

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.

Раздел 3 «Груз». Его заполняет лицо, отвечающее за погрузку (ЛОП). Этот раздел достаточно объемный. Он включает данные о перевозимом грузе:

Отгрузочное наименование.
Состояние груза.
Количество грузовых мест.
Маркировка.
Вид тары и способ упаковки.
Масса, размер, объем и плотность груза.

Если это необходимо, заполните дополнительные характеристики груза с учетом отраслевых особенностей. При перевозке опасных грузов нужно указать отгрузочное наименование так, как определено в соглашении о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ), и внести информацию по каждому опасному веществу.

Объявленную ценность указывать не обязательно, а при перевозке некоторых категорий грузов даже запрещено (п. 78 Правил). Объявленная ценность не должна превышать действительную стоимость груза.

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии). Здесь надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов. К ним относятся сертификаты, паспорта качества, удостоверения на груз, документы на отгрузку, сопроводительные ведомости, документы, предусмотренные ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными нормами и пр.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». Пропишите указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: температурный режим, данные о пломбах, санитарные и карантинные требования и пр. В раздел нужно внести контакты лиц, по указанию которых может произойти переадресовка.

При необходимости указывается маршрут перевозки, дата и время доставки груза.

Раздел 8 «Прием груза». Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и наименование (ИНН) владельца пункта погрузки, адрес места погрузки. При погрузке указывают уже фактические дату и время прибытия и убытия машины, описывают состояние груза, его массу, количество грузовых мест.

Раздел должен быть заверен подписями грузоотправителя (лица, осуществившего погрузку) и водителя (п. 10 Правил).

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Если вы составляли акты о нарушениях или иные коммерческие акты, внесите сведения о них. Случаи, когда нужно составить акт, перечислены в п. 81 Правил.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза».Заполняйте, если планируете использовать транспортную накладную как первичный учетный документ.

Со стороны грузоотправителя нужно указать название экономического субъекта, основание для составление первичного учетного документа и данные о юридическом лице или ИП, от которого будет оплачена перевозка. Также нужна подпись и расшифровка ответственного сотрудника.

Как заполнить перевозчику

При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 8 «Прием груза», а при разгрузке в разделе 10 «Выдача груза». Перевозчик участвует в заполнении разделов 6–12 транспортной накладной.

Раздел 6 «Перевозчик». Если этот раздел не заполнил грузоотправитель, его заполняет перевозчик, указывая сведения о себе и реквизиты водителя: ФИО, ИНН или водительское удостоверение, телефон.

Раздел 7 «Транспортное средство». Перевозчик вносит сведения об автомобиле, на котором повезут груз: тип, марку, грузоподъемность, вместимость, госномер. Дополнительно надо выбрать тип владения транспортным средством: собственность, совместная собственность супругов, лизинг, аренда или безвозмездное пользование.

Раздел 8 «Прием груза». Этот раздел заполняет и подписывает грузоотправитель (лицо, осуществившее погрузку груза в транспортное средство). Водитель перевозчика также ставит свою подпись и указывает ФИО. С этого момента договор перевозки считается заключенным, а груз вверенным перевозчику (п. 28 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).

Если нужно, водитель может указать в специальной строке свои замечания о состоянии груза, тары, упаковки, датах прибытия и убытия.

Раздел 9 «Переадресовка» водитель заполняет, если получил указания о переадресовке груза от уполномоченного лица (раздел 5 накладной).

Раздел 10 «Выдача груза». Как и в разделе 8, водитель ставит свою подпись с расшифровкой, а также может оставить замечания по разгрузке. Другие сведения обычно заполняет грузополучатель.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». В этом разделе перевозчик прописывает стоимость услуг по перевозке без НДС, ставку налога, сумму налога, предъявленную покупателю, и общую стоимость услуг перевозки. При наличии он указывает порядок расчета платы за перевозку. Также нужно заполнить реквизиты экономического субъекта и основание для составления первичного документа, написать должность и сведения об уполномоченном лице, которое подписывает раздел.

Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку, если в ней есть все необходимые реквизиты и правильно заполнен раздел 12. Если нет раздела 12, к транспортной накладной должен прилагаться другой первичный документ, который определяет стоимость перевозки. Например, универсальный передаточный документ.

Как заполнить грузополучателю

Грузополучатель должен в присутствии перевозчика заполнить раздел 10 «Выдача груза». Он указывает:

фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, дату и время убытия,
описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки,
массу груза,
количество грузовых мест.

Состояние груза, его массу и количество грузовых мест можно не проверять, если груз приехал на исправном крытом транспортном средстве, в контейнере и с неповрежденными пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Устава автомобильного транспорта).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: груз испорчен или нарушены условия его перевозки, повреждена упаковка и т.д.

Если в бумажной накладной допустили ошибку, ее разрешено исправить прямо в бумажном документе с соблюдением определенных правил.

Неверную запись зачеркивают одной чертой, чтобы она оставалась читаемой. Затем вносят правильную запись, делают пометку «исправлено» и отмечают дату корректировки. Исправление заверяют подписью с расшифровкой.

Электронную транспортную накладную можно скорректировать на любом этапе документооборота и даже после его завершения. Для этого нужно подписать исправительный титул это делают те участники перевозки, которые задействованы в конкретном этапе. Если грузоотправитель изменил что-то после передачи ЭТрН на подпись перевозчику, то исправительный титул должны подписать отправитель и перевозчик.

При этом п.10 постановления Правительства от 21.05.2022 № 931 закрепляет список полей, которые нельзя изменять:

в титуле 1 сведения грузоотправителя о передаче груза при приеме груза перевозчиком,
в титуле 2 оговорки и замечания перевозчика при приеме груза,
в титуле 3 сведения о приеме груза грузополучателем от перевозчика,
в титуле 4 оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза.

Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness