Непростые расходы на УСН: как не ошибиться в учете

Даже законные расходы при УСН могут вызвать претензии налоговой. Узнайте, как учитывать траты на обучение, командировки, рекламу, интеллектуальную собственность и госзакупки, чтобы избежать штрафов и сохранить налоговую выгоду.

В этой статье:

• Расходы на участие в госзакупках
• Расходы на подготовку и переподготовку кадров
• Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля
• Расходы на объекты интеллектуальной собственности
• Расходы на внутренний туризм и санаторно-курортное лечение сотрудников

Все расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы», перечислены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Но кроме списка разрешенных расходов, нужно знать правила их признания. Из-за обобщенных и размытых формулировок упрощенцы сталкиваются со множеством неурегулированных ситуаций, в которых цена ошибки — доначисление налога, пени и штрафы. Разберемся с правилами учета расходов, в признании которых часто встречаются ошибки.

Расходы на участие в госзакупках

Все больше упрощенцев участвует в госзакупках, которые требуют определенных расходов, в числе которых:

• вознаграждение электронных торговых площадок, на которых проводятся госзакупки;
• вознаграждения банков за выдачу гарантий, необходимых для подписания госконтракта;
• банковские комиссии за резервирование средств на спецсчете в рамках участия в закупках.

Как доказать связь с деятельностью

Все указанные выше расходы прямо не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В частности, налоговики выступают против того, чтобы упрощенцы учитывали в составе расходов вознаграждение оператора торговой площадки аукциона и электронных торгов (Письмо Минфина РФ от 24.01.2020 N 03-11-06/2/4241).

Однако мы считаем, что расходы на вознаграждение банку за выдачу банковской гарантии для подписания госконтракта, а также комиссии банка за ведение спецсчета и резервирование на нем средств в рамках госзакупок, могут учитываться для целей УСН. Дело в том, что выдача банковской гарантии, ведение спецсчетов участников госзакупок, относится к банковским операциям (ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1), а значит такие затраты учитываются как расходы на услуги банков, предусмотренные пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо ФНС РФ от 28.07.2005 N 22-1-11/1451@).

Расходы на подготовку и переподготовку кадров

При расчете налога на УСН можно учесть расходы на обучение, если они соответствуют следующим требованиям (пп. 33 п.1 ст. 346.16, п. 3 ст. 264 НК РФ):

• Учиться отправили сотрудников налогоплательщика либо лиц, заключивших с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность лица не позднее трех месяцев после окончания обучения, оплаченного налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года (Письмо Минфина РФ от 14.10.2021 N 03-11-11/83922).
• У организации, в которой проводится обучение, имеется право на ведение образовательной деятельности, например, на основании лицензии.
• Обучение осуществляется по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам.
• Договор заключен между образовательным учреждением и работодателем. Оплату по договору, оформленному на сотрудника или компенсацию сотруднику его затрат на обучение, учесть в расходах нельзя (Письмо Минфина РФ от 17.08.2022 N 03-03-06/1/80270).

Критерии, при которых обучение можно списать в расходы

Расходы на обучение должны быть экономически обоснованы. Это значит, что обучаемый сотрудник должен применять полученные знания в работе.

Организация оплатила курсы английского языка. По запросу налоговой, возможно, придется пояснить, как работники будут использовать полученные знания. Если для общения с иностранными контрагентами или подготовки документов, то расход обоснован. А если курсы задумывались как способ повысить привлекательность компании как работодателя, затраты нельзя включать в расходы по рассматриваемому основанию.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

Основная трудность в учете компенсаций за использование личного транспорта — правильное документальное оформление. Если выплачивать деньги без обоснования, возможны проблемы не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ и страховыми взносами.

Оформление документов для обоснования

Чтобы избежать ошибок, необходимо сделать следующее:

Предусмотреть дополнительное соглашение. С каждым сотрудником, получающим компенсацию, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).

Установить порядок расчета суммы компенсации. В соглашении закрепить порядок расчета суммы компенсации как за само использование транспорта (амортизацию автомобиля), так и расходов, связанных с использованием транспорта: ГСМ, ремонта, парковки и пр.

Продумать систему учета использования автомобилей в служебных целях. Это могут быть путевые листы на поездки, маршрутные листы, ведомости учета, в которых за каждый день использования автомобиля работника отражаются в том числе маршруты следования, количество пройденных километров. Цель учета — обеспечить документальное подтверждение факта использования личного автомобиля работника в интересах работодателя, а также того, сколько километров сотрудник проехал в служебных целях.

Обеспечить наличие документов. Собрать чеки на ГСМ, документы, подтверждающие прочие расходы на эксплуатацию транспорта.

Если все оформлено верно, с выплаченных компенсаций не придется платить НДФЛ и страховые взносы (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина РФ от 01.11.2024 N 03-04-05/107628, п. 1 Письма Минфина РФ от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).

Для целей УСН можно учесть расходы на компенсацию использования личного транспорта только в пределах норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, Письмо Минфина РФ от 24.04.2025 N 03-11-11/41294):

• 2 400 руб. в месяц для автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см. включительно;
• 3 000 руб. в месяц — для автомобилей с двигателем более 2000 куб. см.

По мнению Минфина, в этот норматив входят ГСМ, ремонт, парковка и прочие расходы (Письмо Минфина РФ от 15.01.2020 N 03-11-11/1198). Поэтому даже если вы установили ежемесячную компенсацию в большем размере, в расходах при УСН можно будет учесть только сумму в пределах лимита.

Расходы на объекты интеллектуальной собственности

Объекты интеллектуальной собственности перечислены в ст. 1225 ГК РФ. Это программы для ЭВМ, товарные знаки, аудиовизуальные произведения, полезные модели, базы данных и другое.

Методы учета затрат

Метод учета затрат зависит от того, под какой подпункт п. 1 ст. 346.16 НК РФ такие затраты подпадают:

Нематериальные активы, которые будут использоваться более 12 месяцев, стоимостью свыше 100 000 руб. (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие затраты можно учесть равными долями на последнее число каждого отчетного периода того года, в котором был приобретен нематериальный актив (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом для начала списания расходов нужно выполнить все условия: оплатить нематериальных актив, оприходовать и начать его использование в коммерческой деятельности.

Вы купили товарный знак за 120 000 руб. в феврале, отразили в учете, оплатили и начали использовать в бизнесе в этом же месяце. В течение четырех кварталов года нужно будет учитывать в расходах по ¼ суммы — по 30 000 руб.

Еще один товарный знак купили за 150 000 руб., отразили в учете, оплатили и начали использовать в июле. Его стоимость будет учтена в расходах в третьем и четвертом кварталах по ½ от стоимости — по 75 000 руб.

Объекты интеллектуальной собственности, перечисленные в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, топологии интегральных микросхем, секреты производства (ноу-хау), и права на их использование на основании лицензионного договора. Такие расходы можно учесть сразу в полной сумме после оплаты.

Нередко приобретенный объект интеллектуальной собственности подпадает под оба пункта одновременно.

Допустим, вам нужно учесть расходы на покупку базы данных стоимостью свыше 100 000 руб., которая будет использоваться более 12 месяцев. Получается, можно применить как пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, так и пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В таких случаях выгоднее использовать пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и списать в расход всю сумму сразу. А если приобретаете исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, которые не упомянуты в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, то тогда следует использовать только пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16 выделены расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также их обновление по договорам с правообладателем. Если вы используете Экстерн, то расходы на его приобретение и обновление учитывают по правилам пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — в полной сумме после оплаты. Учтите, что расходы на приобретение прав на программы для ЭВМ из реестра российских программ учитываются для целей УСН по фактическим затратам, без применения повышающего коэффициента 2, который установлен только для налога на прибыль.

Расходы на внутренний туризм и санаторно-курортное лечение сотрудников

Оплату путевок для сотрудников включают в состав расходов на оплату труда, перечисленных в ст. 255 НК РФ. Эти правила распространяются и на УСН, поэтому упрощенцы могут уменьшить налоговую базу за счет расходов на внутренний туризм (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Условия для учета расходов

Есть несколько условий:

• В расходы можно включить не только стоимость путевки для работника, но и для членов его семьи.
• Распространяется только на поездки по России.
• Это должен быть комплексный турпродукт — путевка, которая куплена у туроператора (турагента). В стоимость путевки могут входить затраты на проезд, проживание, питание (если оно включено в стоимость проживания) и экскурсии, но это должен быть единый пакет услуг по договору между туроператором или турагентом и работодателем.

Также работодатель может учитывать расходы на санаторно-курортное лечение работников и членов их семей по прямому договору с санаторием или компенсировать работникам их затраты на санаторно-курортное лечение как самих работников, так и членов их семей.

Есть лимит, в рамках которого расходы на туризм и санаторно-курортное лечение учитываются в налоговых расходах:

• Совокупная сумма учитываемых для УСН расходов работодателя на указанные цели, вместе с расходами на ДМС и затратами по договорам на оказание медуслуг работникам, не должна превышать 6% от ФОТ работодателя.
• Максимальный размер расходов на путевки и санатории — 50 000 руб. на человека за год (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Это значит, что если путевка взрослого стоит 65 000 руб., а ребенка 30 000, то в расходы пойдет 80 000 руб., а не 95 000 руб.

Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness