Подтверждение опыта работы. Как писать Reference letter.

Для иммиграции в Канаду по программе Skilled Worker, конечно же, потребуется доказать свой опыт работы. Казалось бы, что может быть проще, вот трудовая книжка, вот трудовой договор! Однако не все так просто. В Канаде, как и в Америке доказательством опыта работы является Reference Letter и визовому офицеру будут не очень то интересны наши трудовые книжки. В этой статье я расскажу как должно выглядеть эталонное Reference letter, что делать, если Reference Letter получить не удается, какие еще документы могут служить доказательством трудовой деятельности.

Эталонное Reference Letter

Не стоит путать Recommendation letter, которое часто можно найти в интернете при попытке найти Reference letter и Reference letter который нужен для профиля Express Entry или провинциальных программ. Как я уже упоминала в статье про подготовку к созданию профиля Express Entry, описание Reference letter можно найти в Document Checklist на сайте CIC:

Можно увидеть, что CIC не интересует какой хороший Вы были работник, каких успехов Вы достигли за время работы и какого большого счастья и профессиональных успехов желает Вам начальник на новом рабочем месте или даже в новой стране пребывания. На моя взгляд, Reference Letter по описанному формату больше похож на стандартную справку с работы, дополненную выпиской из должностной инструкции и часами работы в неделю.

Давайте разберемся по пунктам, что необходимо иметь в эталонном письме:

Written on company letterhead — это стандартная шапка официального бланка компании. Даже у самых небольших компаний, где я работала был официальный бланк компании. Вот пример такого бланка:

Signed by responsible officer/supervisor — означает, что на этом бланке должны стоять должность, ФИО и подпись лица либо старшего по должности (начальник отдела, генеральный директор, team lead итд) либо, например, человека, занимающегося учетом кадров на предприятии.
Show the company full address, telephone and fax numbers, e-mail and website addresses— эта информация скорее всего будет находиться как раз в Company Letterhead, если письмо будет на официальном бланке компании. Конечно у компании может не быть факса, публичного e-mail, но главное, чтобы был указан адрес и телефон, чтобы можно было связаться.
Stamped with the company’s official seal (if applicable) — Печать компании не является обязательной на Reference Letter, но является очень желательной. К примеру, если reference letter дает старший коллега, то у него может не быть доступа к официальной печати компании.
the specific period of your employment with the company — дата приема на работу и дата увольнения (или по настоящее время). Поскольку визовый офицер может позвонить в компанию и, скорее всего, он уточнит период работы — лучше убедиться, что даты работы указаны корректно.
the positions you have held during the period of employment and the time you spend in each position — тоже довольно простой пункт письма, если Вас приняли на работу инженером и уволились Вы инженером, то достаточно просто написать, что «Иванов Иван Иванович действительно работал в должности Инженера с хх.хх.хххх по уу.уу.уууу». Если же Вас приняли на работу младшим инженером, а покинули Вы работу старшим инженером, то необходимо будет написать данные за каждую позицию отдельно с датами работы в каждой позиции.
the main responsibilities and duties in each position — это Ваши должностные обязанности. Этот пункт является довольно хитрым, поскольку опыт работы при иммиграции надо связывать с NOC (Канадским классификатором профессий), соответственно должностные обязанности должны быть похожими на должностные обязанности описанные на официальном сайте CIC. Например я — инженер по тестированию программного обеспечения (Software Test Engineer\QA Engineer), с помощью поиска по ключевым словам я нашла NOC 2173 Software engineers and designers. Дальше, когда я писала «шаблоны» Reference letter на подпись начальству я старалась, чтобы мои обязанности напоминали список из NOC. Некоторые люди полностью переписывают NOC, стремясь полностью подойти подо все пункты. На самом деле, это совершенно не обязательно, чтобы каждый пункт из обязанностей NOC присутствовал в письме. Более того, список полностью повторяющий NOC вызовет у визового офицера сомнения в подлинности этого письма. После того, как мне удалось собрать свои References я выписала списки обязанностей из каждого и отправила письмо на адрес noc@workingincanada.gc.ca (сервис закрыли и он больше не работает) с просьбой уточнить, верно ли я поняла свой NOC. Хотя они обещали ответить за 10 дней, уже через 2 дня мне пришло письмо, что все верно, мой NOC 2173. Так же нужно следить, чтобы обязанности в разных письмах не полностью, их обязательно надо модифицировать и перефразировать.
your total annual sallary plus benefits in each position — в этом разделе необходимо написать заработную плату, причем лучше всего писать её в рублях, а не пытаться перевести в другую валюту, так как получали Вы её именно в рублях. В Канаде принято везде указывать зарплату за год, но в России принято указывать ежемесячный или средний месячный заработок — поэтому логичным будет указать его именно так. В качестве бонусов можно указывать размер премий или социальный пакет, ДМС, питание, компенсацию связи, но это не обязательно а по желанию. Не надо бояться указать маленькую зарплату, визовые офицеры знакомы с Российскими реалиями, главная цель этого пункта — убедиться, что вы работали за деньги, а не волонтером.
the number of hours worked per week in each position — важный пункт Reference letter, который не стоит пропускать, поскольку именно по нему будет определено была ли эта работа на полный рабочий день (больше 30 часов в неделю) и соответственно засчитывать её или нет.

Хорошим тоном, так же, считается добавить визитку лица, подписавшего Reference, официальную листовку компании или что-то подобное, но в требованиях этого не указано, поэтому это совершенно не обязательно.

Реальное Reference Letter

Поскольку в России не принято получать и выдавать Reference letter, у большинства будущих иммигрантов получение писем превращается в жуткую головную боль. У каждого второго есть история о том, что компания закрылась, что директор уехал жить за границу, что отношения со всем после ухода остались напряженные или, что политика компании не позволяет делать выписки из должностной инструкции.

Additional supporting documets — как видно из официального требования, к Reference Letter возможно прикрепление дополнительных документов, которые смогут заполнить «белые пятна» в истории трудоустройства. Эти документы не надо прикреплять если Ваши Reference Letters — эталонные, они уже содержат всю необходимую информацию.

Copies of work contracts — это копия трудового договора. Переводить трудовой договор, если он существует на английский язык дело затратное, поэтому если есть возможность доказать опыт работы без него, конечно же следует так поступить.

Copies of pay stubs — это, например, расчетные листки, иногда такие листки выдаются при увольнении, иногда рассылаются на почту. Можно попробовать получить расчетный листок в бухгалтерии.

Теперь давайте поговорим о ситуации, когда Reference Letter получить не удается или удается, но в нем не хватает информации. Ниже я приведу список документов, которые в Российских реалиях могут заменить письма.

Справка с работы.

Форма справки с места работы – произвольная и обычно она оформляется на официальном бланке компании формата А4. Всегда можно попросить отдел кадров (бухгалтера, генерального директора) выдать справку с места работы, мне еще ни одну предприятие не отказало, но детализированность справок очень разнилась, видимо я не умею приносить шоколадки и бутылки. Но в целом, справка с работы может полностью соответствовать требованиям к Reference letter, что означает, что она будет единственный документом, который нужно будет предоставить.

Образец самой лаконичной справки, которую мне удалось раздобыть:

Такую справку (кстати справка переводится как Reference) обязательно нужно дополнить документами, чтобы были покрыты все требования, указанные выше.

Как подтвердить список обязанностей

Взять Должностную инструкцию, которая, если Вам повезло находится в комплекте документов, которые Вы получили при трудоустройстве, как дополнение к трудовому договору.
Попросить в отделе кадров или в бухгалтерии выписку из должностной инструкции, пусть заверят ее печатью, подписью, на что удастся их уговорить.
Взять Reference с обязанностями от коллеги, где он опишет Ваши обязанности. Коллега может не знать Вашу заработную плату, или даты приема- увольнения с работы и это нормально. Пусть напишет свою должность, Вашу должность и обязанности.
Взять Reference с обязанностями от заказчика или партнера из другой компании, с которым Вы работали. Такой вариант можно рассмотреть, когда начальство упорно твердит, что должностные обязанности даже в общих словах — коммерческая тайна и не разрешает другим коллегам подписывать Referenc’ы. Если подумать, то наверняка найдется кто-то, с кем Вы пересекались и кто не связан NDA.
Последний вариант, к которому можно прибегнуть только в крайнем случае, когда никакие другие способы не действуют — написать Letter of Explanation (LoE), в котором рассказать о ситуации. Лучше даже приложить справку, в которой написано, что должностные обязанности это коммерческая тайна и не могут рассказываться направо-налево. При этом, конечно же, в письме, рассказать в общих чертах свои обязанности.

Как подтвердить заработную плату

Справка 2-НДФЛ. По Трудовому кодексу, такую справку работодатель обязан предоставить Вам по письменному требованию в течении 3 дней, именно поэтому проблем с получением такой справки обычно не бывает.
Записки расчеты, расчетные листки и другие формы вроде Т-61, 182-Н и прочие которые выдаются при увольнении или по запросу — так же могут служить доказательством того, что вы получали заработную плату в этой компании.
Справка из банка, если у Вас был подключен «зарплатный проект» с движением по счету, тоже может являться доказательством наличия дохода в период работы.

И конечно же, подтверждением сразу нескольких пунктов может быть трудовой договор, контракты с партнерами, договор подряда, трудовая книжка в конце-то концов, и другие документы, которые могли остаться после трудовой деятельности.

Если компания, в которой Вы работали, прекратила свое существование, как юридическое лицо, но у нее есть правопреемник, то об этом можно указать в Reference Letter, взяв его от лица новой компании.

Язык Reference Letter

Первым рефлексом, после того, как я узнала, что нужно собирать Reference Letter который у меня возник — было получить их на английском языке. На самом деле, у этого подхода есть плюсы и минусы, как и наоборот.

Документы, собранные на английском (или французском) языке не надо переводить — следовательно вы экономите деньги на переводе.
Звонок с подтверждением из консульства будет скорее всего на том языке, на котором написан Reference. Соответственно, если человек, подписавший Reference Letter на английском плохо говорит по английский, то это может вызвать вопросы у визового офицера который будет проводить проверку о подлинности такого письма. Очень редко, когда Reference выданный на английском, проверяется звонком от русскоговорящего проверяющего.
Для получения номинации по провинциальной программе, иногда нужно собрать такой же комплект документов, как и для Express Entry профиля, в том числе и оригиналы Reference Letters, которые не возвращаются. Все мои Reference добыты большим трудом и мне не хотелось бы еще раз проходить этот процесс для всех организаций. Однако, в требованиях к документам, написано, что в случае, если язык документа отличен от английского или французского, то присылать надо заверенную копию и перевод! Даже, если Вы сейчас не собираетесь подавать документы на провинциальную программу, то вполне возможно, что еще соберетесь в будущем или вам еще пригодятся оригиналы писем.