Цель в проекте: с чего начать и куда идти

«Почему одни проекты приходят к успеху, а другие – нет?» Сколько вы слышали вариантов ответа на вопрос? Сколько из них вам правда помогли что-то изменить? Обычно ответы опираются на то, как отдельные решения изменили ход проекта в лучшую или худшую сторону, или как список ключевых инструментов, уровень компетенций менеджера, выбранная команда и положение звезд повлияли на результат. Но это мало что дает, если вы не знаете, как на будущих проектах полезные практики повторить, а бесполезных избежать. Поэтому сейчас мы поговорим не о том, как обеспечить своему проекту 100% успех (в конце концов, приличные люди о таком вслух не говорят), а о том, как сделать проект прозрачным. В конце концов, чтобы прийти к успеху, нужно сначала понять, как этот успех выглядит.

Определяющий момент на старте – правильно сформулированная цель. Она как раз и дает видение – в первую очередь, видение результата, а затем и способов его достижения. Хорошо сформулированная цель делает управление даже суперсложными и нагруженными проектами четким и понятным.

Цель конкретного проекта должна соотноситься со стратегическими целями компании. Поэтому надо, во-первых, знать стратегические цели компании (иногда проблемы начинаются прямо с этого места), а во-вторых, фиксировать цель максимально точно, в измеримых и конкретных значениях, соблюдая важные ограничения:

Цель проекта не может быть изменена в процессе. Корректировка фактически приводит к тому, что проект отменяется и запускается новый. Да, иногда на базе исходного, но все же надо понимать, что это новый проект. Если вы изменили в цели размер ожидаемый прибыли, конечную дату или количество пользователей, которых хотите привлечь – будьте уверены, вам придется и бюджет проекта пересмотреть, и список инструментов, который вы будете использовать в работе. В общем, провести всю ту работу, которую вы бы проводили, если бы проект был новым. Так что не говорите себе, что корректировка цели ни на что не влияет.
Цель проекта важно зафиксировать в виде результата.Просто запишите так, как будет понятно вам через год, что конкретно должно получиться на выходе. Что получит заказчик или пользователь? Что получит компания? Как вы поймете, что получили именно это? И вычеркивайте нещадно из своих формулировок все слова вроде «оптимизировать», «улучшить», «модернизировать», «изменить», «проработать» - они ничего не говорят о том, что в итоге должно получиться.
Цель проекта должна быть подтверждена компетентным человеком или людьми. Если вы не уверены, что сформулировали цель правильно (а я рекомендую никогда не быть в этом уверенным), уточните формулировку – у заказчика, своего босса, в идеале – у того, кто будет принимать у вас результат.

Выполнение этих простых условий позволит значительно облегчить работу в проекте. Если быть точной, то просто поможет проекту выжить.

Для формализации цели полезна техника SMART. Она позволяет переформулировать размытые ощущения в результат (если вы считаете, что SMART сужает горизонты и не дает размахнуться, то я с вами согласна, об этом ниже поговорим, но это не повод эту технику не знать). Все работает очень просто, согласно этой технике цель должна быть:

S(pecific) – конкретна

M(easurable) – измерима

A(ttainable) – достижима

R(elevant) – значима

T(ime-bounded)- соотносима с конкретным сроком

В прочем, просто эта техника выглядит ровно до того момента, как вы начинаете ее применять. Потому что SMART помогает цель переформулировать, а для этого ее нужно сначала сформулировать, а у нас навыков нету. Что делать?

Мне нравится подход, использующий матрицу интегрально работы с целью. Он позволяет сформулировать пожелания и ожидания в цель, а SMART уже поможет переформулировать ее так, чтобы с ней можно было сверяться по ходу всего проекта и понимать, туда ли мы все еще идем.

Матрицей надо пользоваться так: надо взять всех заинтересованных в проекте людей, до которых сможете дотянуться, и задавать им вопросы по этому квадрату. Формулировки могут быть и вашими, главное, помните, о чем именно вы спрашиваете.

Личный смысл (Я)

Зачем это нужно сделать?
В чем смысл для Вас как Заказчика?
Частью какой большей цели является эта цель?
Как Вы поймете, что цель достигнута?
Что будет, если цель не будет реализована?

Реализация (действия)

Как должен выглядеть результат? (в т.ч. в материальном эквиваленте – затраты, ресурсы)
В чем конкретно результат должен выражаться?
Как это должно работать?
Какие критерии качества?
Сколько времени на внедрение планируется затратить?
Что важнее? (скорость, функционал, удобство)

Взаимодействие (МЫ)

Как достижение этой цели отразится на сотрудниках, клиентах, партнерах?

Какие последствия на внутреннем и внешнем уровне произойдут, если этого не сделать?
Для кого в первую очередь важно, чтобы это случилось (работало)?

Система

Как достижение цели отразится на результатах Компании в целом?
Какой отклик вызовет достижение цели в обществе?
Как повлияет на другие процессы внутри Компании?

Собранные ответы надо будет осознать, сопоставить, убедиться, что они не противоречат друг другу (а если противоречат, то придется разбираться, почему). И уже к тому, что получится, смело применяйте SMART.

А дальше что? А дальше делайте то, что вы обычно делаете в проекте, но уже с оглядкой на цель и с задаванием себе вопроса «А вот это решение приближает нас к цели?». Чудесные бывают результаты от такого подхода. Удачи в применении!

Источник: СКАУТ Академия - Центр профессионального роста