Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей

Всех творческих людей объединяет одна проблема – отсутствие времени на реализацию идей. Как прибавить суткам часы, узнаем из нового саммари.

Глава 1. «Дела» и «не дела»

Чтобы времени было достаточно, нужно уметь управлять им. А ещё нужно чётко понимать, какие дела в приоритете, что делать вы будете, а что оставите. Говорят, что помогает решить проблему составление списка задач. То есть все идеи, которые к вам приходят, вы фиксируете. С одной стороны, это здорово, мозгу не приходится напрягаться и всё запоминать. А с другой, список может стать нескончаемым и угнетать вас.

Секрет в том, чтобы из пугающего списка выделать именно дела – то, за что вы готовы взяться прямо сейчас. Пусть это будут три позиции. Вынесите их отдельно. Оставшиеся задачи – это так называемые «не дела». Поймите, что вы не обязаны реализовать абсолютно всё. Главное – отлично справиться с несколькими делами. Это лучше, чем успеть везде по чуть-чуть. Так что без сожаления откажитесь от большинства идей и приступайте к тому, что сейчас для вас важнее! К остальному вернётесь позже.

Завершив дело, переместите его в список выполненных. Это нужно для того, чтобы почувствовать удовлетворение и похвалить себя. Всегда приятно видеть результат работы и освобождать место новому. Можете снова открыть список «не дел» и какой-нибудь пункт из этого списка перенести к делам.

Если пункты из списка «не дел» задерживаются в нём уже дольше трёх месяцев, забудьте о них. Будь они по-настоящему важны, уже давно бы выполнились.

Глава 2. Поездка в такси

Чтобы с успехом распоряжаться временем, нужно научиться принимать решения. У вас должен быть план – понимание того, что вы хотите. Плана нет? Это как вызвать такси и не сказать при этом водителю точный адрес. Он будет возить вас по всем районам города, предлагать выйти то там, то здесь, а вы в нерешительности скажете, что ещё точно не знаете, где остановиться.

Пусть у вас пока нет идеального представления о точке, в которой нужно оказаться. Главное – представить маршрут в общих чертах. Помните об этом, выбирая цель. Порой излишняя чёткость лишает человека гибкости. Вам же нужно быть открытым. Пусть цель остается точной, а вот пути к её достижению рассматривайте разные.

Глава 3. Без границ

Чтобы не жалеть в конце жизни о несделанном, уже сейчас делайте то, что по-настоящему вам нравится. Для этого и нужен список «не дел», в который входят второстепенные задачи. Такой список позволяет вам заниматься важным.

Никогда не ограничивайте себя искусственно! Стать тем, кем мечтаете, вы можете в любое время и в любом возрасте. Даже если сейчас вы на пенсии, это не значит, что пора выходить из игры. Многие люди именно в зрелом возрасте добиваются значительных результатов.

Также не ставьте в приоритет деньги. Они не должны быть вашей целью, гнаться за ними совершенно лишнее. Если какое-то дело вас зацепило и приносит удовольствие, не отказывайтесь от него только потому, что это дело не принесёт прибыль. Вы должны вкладывать душу, тогда проект начинает работать. Можно делать ставки на многие дела и рассчитывать на обогащение. Но велика вероятность, что они прогорят, поскольку будут выполняться ради галочки. В них не будет вашего сердца, и в этом причина неудач!

Чтобы идти свои путём, нужно быть максимально честным – в первую очередь с самим же собой. Вы способны добиться всего, если в это искренне верите. Задайте себе вопрос: «Чем бы мне хотелось заниматься абсолютно каждый день?» Выпишите варианты, пришедшие в голову. Поработайте с ними. Прислушайтесь к внутреннему голосу, уберите то, что считаете навязанным извне. Не пугайтесь – этот список никто не будет проверять, он ваш и только ваш. Именно поэтому нужно сделать его предельно правдивым. Список ваших искренних желаний (по традиции оставьте в нём три пункта) будет приносить вдохновение, а это нам и нужно.

Глава 4. Сильные и слабые стороны

Талантливый человек талантлив во всём! Но чтобы преуспеть по-настоящему, нужно сузить область применения этих талантов. Хорошенько подумайте, что даётся вам прекрасно, а в чём результат обычный. Это упражнение на определение компетенций, и его нельзя не выполнить.

Возьмите лист бумаги и нарисуйте кружок. Заполните его тем, что у вас получается отлично. Включайте сюда хобби, навыки, положительные черты характера и т.п. За границей круга, соответственно, должны расположиться дела, получающиеся неважно. Вычёркивайте всё то, что удаётся и не хорошо, и не плохо. В итоге в границе круга у вас должны остаться три исключительных ваших таланта, а за границей – три пункта, в которых вы совсем плохи.

Итак, теперь наглядно видно, каковы ваши сильные стороны. Слабые тоже видны, и их вы должны использовать во благо. Подумайте, в чём сила этих слабых сторон. Например, вы считаете себя осторожным и думаете, что это плохо. Но зато благодаря своей осторожности вы не ввязываетесь в непонятные авантюры и не подвергаете себя опасности!

Глава 5. Метод объединения

Положите перед собой круг сильных и слабых сторон и список дел. Есть ли что-то, что их объединяет? Узнаем! И для этого снова немного порисуем. Изобразим три новых круга и в каждый поместим нравящееся дело. Круги должны пересекаться! В секторе, где пересеклись все три круга, впишите своё имя. Ведь именно вы – это то, что их соединяет. Сектора пересечения двух дел – это то, что делает вас исключительным. Это уникальное сочетание, характерное именно для вас. Только подумайте: для вас и ни для кого другого!

Проделайте упражнение с недостатками и достоинствами. Посмотрите, что получилось, и подумайте, как это поможет вам добиться успеха.

Глава 6. Три шага

Допустим, ваша цель – это точка Б. Вы же сейчас находитесь в точке А. Каким образом соединить их в отрезок? Вот отличных трёхступенчатый вариант:

– удерживайте в голове точку Б, то есть начните с конца. Можно снова вспомнить пример с такси – если вы не знаете, куда хотите попасть, вас никто не довезёт!

– подумайте, где вы находитесь сейчас. Какая у вас позиция на данную секунду? Без этого знания наметить стратегию не получится;

– проработайте план. Лист бумаги разделите на столбики – их должно быть три. Правый назовите «Цель», левый – «В какой точке я сейчас». В правом столбике напишите три занятия, которые вас привлекают. А в левом – то, что вы делаете. Только теперь переходите к средней колонке – она призвана соединить правую и левую. Назовите её «Стратегия». Внесите в этот столбец идеи о том, как вы можете оказаться из точки, где вы сейчас, в точке целей. Может быть, нужно поменять действия? Подключить достоинства, которые вы выявили в предыдущем упражнении? Или даже подтянуть недостатки?

Глава 7. Хештеги

Пользуетесь ли вы соцсетями? Рассматриваете чужие фото в Instagram, читаете твиты? У нас есть ещё одно интересное задание: придумайте свой хештег. Он должен отражать вашу позицию, ваш план. Когда у вас есть хештег, куда проще отделять дела от «не дел». Помните: хештеги будут полезны как одному человеку, так и организации!

Запишите слова, которые характеризуют вас (или фирму). Не думайте очень долго, набросайте список из первого, что пришло в голову. Теперь добавьте ко всем этим словам «не»: «красивый – некрасивый», «креативный – некреативный» и т.д. Подумайте, существуют ли вообще люди или компании, которые считают, что они «некреативны». Конечно же, нет (или их меньшинство). Значит, если вы хотели включить в хештег слово «креативный», он не сработает. Хештег не должен быть чересчур общим, его задача – отразить именно вашу индивидуальность.

Когда хештег будет создан, достаньте карту, где вы рисовали круги. В центре этих кругов вы писали своё имя. Замените его на хештег. Сложилась ли картинка? Да? Вы движетесь в верном направлении!

Глава 8. Озорные монахи

Раз уж мы начали говорить о фирмах, рассмотрим вопрос работы более подробно. Как организовать себя, особенно если вы берёте проекты на дом или вообще фрилансите? Для начала поймите, что в рутине нет ничего страшного. И что вам надо действовать, а не лежать на диване и ждать, когда вас посетит муза. Никто не обещал, что творческим людям будет радостно и легко – они тоже должны много трудиться, вкладывать в проекты и талант, и время.

Однако это не значит, что вы должны запереться дома. Работа лучше всего продвигается, когда её чередуют с отдыхом. Представьте, что вы монах, но монах озорной! То есть тот, который позволяет себе некие вольности.

Подумайте, как должно выглядеть ваше рабочее место. Какие предметы вас обычно отвлекают, а какие всегда важно держать под рукой? Нет ничего страшного в том, что часть работы вы будете выполнять сидя за столиком в уютном кафе. А другую часть – в транспорте. Творите везде, где чувствуете особенную ауру.

Обязательно установите режим и следите за тем, сколько вы спите. Сейчас модно заявлять, что, мол, я так мало сплю, у меня куча дел, я невероятно успешен. На самом же деле отсутствие сна говорит о том, что человек просто не умеет грамотно управлять временем и расставлять приоритеты.

Сон придаёт сил, помогает мозгу отвлечься. Можно весь вечер биться над решением вопроса и с удивлением найти ответ утром. Как только понимаете, что буксуете, отправляйтесь в любимую кроватку. Лучше проснуться пораньше и закончить работу бодрым в короткий срок, чем вымучивать проект ночью. И не разрешайте себе откладывать будильник на десять минут, как это предлагает телефон! Если уж будильник прозвенел, будьте добры встать сразу же.

Глава 9. «Прелести» современного мира

Меньше времени уделяйте гаджетам. Допустим, вас поглотила работа или увлёк разговор с другом. И вдруг звонит телефон – что вы сделаете? Большинство бросает всё и спешит отвечать. Это неправильное решение. Телефонные беседы не должны отвлекать вас от реальных друзей и важных дел, особенно если вас посетила та самая муза. Перезвонив через 15-30 минут, вы увидите, что мир не рухнул.

На отдыхе не бегите узнавать пароль от вай-фая. Воспринимайте его отсутствие как дар свыше! Вокруг столько всего прекрасного, а вы постоянно смотрите на экраны и мониторы. Сходите в музей, погуляйте с друзьями, почитайте книгу – сообщения и лайки точно можно проверить и потом.

Ещё старайтесь реже включать камеру и всё фотографировать и снимать. Так вы не живёте текущим моментом, не проникаетесь атмосферой. Куда лучше сохранить воспоминания, чем сотни фото. Соцсети тоже отнимают уйму времени. Часы, проведённые в них, максимально бесполезны. Приучайтесь жить в реальности и постепенно уходите из виртуального мира.

Как поступить с электронной почтой, чтобы снизить количество входящих и полдня не сортировать письма? Во-первых, предпочтите звонок переписке или встрече – порой вопросы, которые вы обсуждаете, можно решить за пять минут обычного общения. Во-вторых, получив письмо без просьбы, без какого-либо контекста, просто не отвечайте! Если человеку и правда важно получить ваш отклик, он и опишет ситуацию, и найдёт время перезвонить.

Составляя письмо, делайте его как можно более коротким и чётким. Хватит даже пяти предложений. Обязательно включите в текст приветствие, прощание, суть вашей просьбы и призыв к действию. Так вы облегчите жизнь и себе, и адресату.

Глава 10. Клиенты и совещания

Представим, что вы успешно поработали дома, выполнили множество дел и смогли наладить отношения с электронной почтой. И вдруг произошло ужасное событие – вас вызвали в офис. А там… совещание! Совещания не пользуются большой любовью, люди на них откровенно скучают и тратят даром драгоценные минуты.

Чтобы вынести для себя хоть какую-то пользу, подготовьтесь к этому событию. Узнайте, кто будет выступать, кто окажется слушателями. Если выступать поручено вам, без подготовки не обойтись тем более.

Старайтесь к любой аудитории, к каждому клиенту находить индивидуальный подход. Разузнайте, важны ли для слушателей презентации. Кто-то вообще не воспринимает информацию со слайдов, а кому-то это нравится. Люди, каждый день проводящие в офисе, будут рады немного развеяться и, например, послушать музыку. Собирайте информацию, чтобы визит клиентов всегда был особенным.

Если это необходимо, заменяйте встречи видеоконференциями. Особенно удобно видеообщение, когда люди находятся очень далеко и быстро организовать личную встречу невозможно. Обязательно заранее обсуждайте детали и время, когда состоится звонок.

Позвольте себе «отфильтровывать» клиентов. Профессионал может решать, с кем ему иметь дело, а с кем лучше не связываться. Обращайте внимание на техническое задание. Хороший клиент составит его подробно и ясно опишет, что хочет получить. Но есть и такие люди, которые понятия не имеют, чего хотят. Обладая небольшим бюджетом, они начинают выдвигать огромные требования. Или спорят в вопросах, в которых не разбираются. Нужны ли вам клиенты, общение с которыми вряд ли окажется успешным? Обязательно узнавайте детали, обсуждайте ви́дение не только клиента, но и ваше собственное. Проговаривайте вопрос цены, хотя бы приблизительно.

Глава 11. Однозадачность и автоматизация

Многозадачность – хорошо, а однозадачность лучше! Невозможно качественно выполнять несколько дел одновременно. Конечно, речь не идёт о совмещении таких дел, как, например, идти и жевать конфету! Если обе задачи требуют сознательного мышления, их нужно разъединять.

Наш мозг в принципе не заточен под многозадачность. Переключаясь от дела к делу, вы будто постоянно начинаете каждое с нуля. Производительность, естественно, снизится. Именно поэтому составьте из заданий очередь и возьмитесь сначала

за что-то одно.

Помочь вам могут автоматизация и организация процесса. Компьютер во многом упрощает нашу жизнь, и этим нельзя не воспользоваться. Так, вы можете рассортировать все проекты по папкам, создав из них «дерево». Отлично, если структура «деревьев» для каждого проекта будет примерно одинаковой. Ещё лучше, если структуру эту понимаете не только вы, но и ваши коллеги – это значит, что работа выстроена логично.

Предпочитайте для общения и обмена файлами одну программу, чтобы точно не потерять данные. Обсуждайте с клиентами и коллегами, какой инструмент удобнее и почему (будь то WhatsApp, Facebook и др.). Предпочитайте работать с полными версиями программ и продуктов, даже если их можно приобрести только за деньги. Вы же получаете плату за проекты? Так почему разработчики приложений должны оставаться в минусе?

Глава 12. Партнёрство

Сотрудничайте с правильными людьми. С теми, кто профессиональнее и находится на уровень выше. Так вы сами будете развиваться и идти по восходящей спирали. Вас не затянут на дно, вы сможете брать пример и обучаться.

Ищите напарников, которые будут вас дополнять, а не повторять. Это как положить в корзинку два одинаковых персика или же персик и лимон. Второе сочетание куда интереснее. Ваша задача – получить в результате сочетание «1 + 1 = 3».

Объединяйте положительные качества, усиливайте напарника, а напарник усилит вас. Находите точки объединения и точки различия. Отлично, если у вас схоже мышление, но при этом совершенно разные навыки. Или наоборот – навыки схожи, а мышление нет. Это два эффективных примера сотрудничества. Плохо, если оно становится неравным – то есть когда один человек подавляет, заставляет другого подчиняться.

Конечно, партнёрство не всегда идеально. Порой приходится иметь дело с тем, кто неприятен. В этом случае нужно попробовать найти хоть какой-то общий минимум. Проведите с потенциальным союзником время в неофициальной обстановке. Сходите в кино, выпейте кофе – пусть вас не связывают рамки. Поймите, к какому результату каждый из вас хочет прийти, что для вас значит успешность проекта.

Сотрудничество не должно сделать вас зависимым. Рано или поздно вы с напарником разойдётесь, и в этом нет ничего страшного. Вы должны свободно переходить к работе в одиночестве. Также старайтесь сохранять с людьми хорошие отношения, ведь никто не знает, где и когда судьба опять сведёт вас!

Глава 13. Встречи и удовольствие от работы

Как грамотно организовать встречу с клиентом или партнёром? Многие предпочитают назначить её на утро и посидеть в кофейне. Это не лучшая идея. Куда продуктивнее, если встреча состоится в обед недалеко от офиса или в самом офисе. Так вы сэкономите время.

Если, к примеру, вам нужно презентовать продукт или проект нескольким людям, не зовите их по отдельности. Устройте большую встречу, чтобы не пересказывать одно и то же по десять раз. Заодно так вы предоставите клиентам шанс познакомится друг с другом, обзавестись полезными связями.

Мелкие вопросы можно обсуждать на мероприятиях, которые посетите и вы, и ваш собеседник. Особенно этот план хорош, если общаться отдельно не хочется и человек вам неприятен. Личная встреча могла бы занять час-два, а так вы потратите всего минут пятнадцать!

Вы сами вправе решать, от каких встреч отказаться, а какие действительно важны. Всегда говорите «да» встречам, которые полностью соответствуют вашим целям и придуманному хештегу.

Кем бы вы ни были, трудитесь ли вы в офисе или дома, встречи и работа в любом случае должны приносить удовольствие. Не стоит относиться ко всему чрезмерно серьёзно. В жизнь важно вносить элемент игры, и работы это тоже касается. Не нужно стремиться к идеальности и обвинять себя за каждую ошибку. Будьте гибким, сохраняйте спокойствие, даже если что-то пошло не так. Всегда можно найти новые решения вместо того, чтобы наводить панику. Поймайте равновесие между лёгкостью и серьёзностью. Помните, что каждый день приносит что-то своё и даёт массу возможностей учиться. Полюбите эти возможности и сам процесс обучения. Пробуйте, экспериментируйте и ошибайтесь!

Глава 14. Проект-мечта

Действовать легче, когда вы понимаете, хорош ли проект. Есть несколько вопросов, которые помогут дать ему оценку и включить в список дел (или «не дел»). Ответ «нет» на один из них уже должен заставить вас задуматься:

– «Верю ли я в проект: в то, что он окажется результативным, в то, что я полностью смогу отдать ему себя?»;

– «Сочетается ли проект с хештегом, который я придумал?»;

– «Стал бы я сам пользоваться тем, что получу в результате, было бы это полезно лично мне?»;

– «Достаточно ли у меня времени, чтобы я полноценно включился в проект?»;

– «Понадобится ли мне чья-то помощь? Если да, то у кого мне её попросить? Обладаю ли я всеми ресурсами и навыками? Кто-то может со мной поделиться?»;

– «Найдутся ли для проекта своя аудитория и свой рынок?»;

– «Интересно ли мне это вообще?».

Порой проект оказывается невостребованным, даже если на все вопросы вы отвечаете «да». Важно вовремя понять его бесперспективность и закончить, пока потери невелики. Для этого попробуйте посоветоваться с людьми, которым доверяете. Спросите мнение со стороны в самом начале работы. Можете даже устроить опрос в соцсетях.

В том, чтобы завершить проект, нет ничего ужасного. Мы не призываем вас всегда сдаваться, но иногда ситуация требует, чтобы вы капитулировали. Отнеситесь к этому как к ценному опыту, к тому, что у вас освободилось время для новых начинаний.

Отлично, если вы можете придать проекту визуальную форму, чтобы не просто говорить, но и показывать его. Сделайте для начала обычный набросок в блокноте. Лучше именно от руки – так картинки получаются живыми и интересными. И не говорите, что не умеете рисовать! От вас не требуют способностей великого художника. Не гонитесь за красотой и точностью линий, ваша задача – дать представление о проекте.

Не самое лучшее решение – работать над проектом линейно (то есть сегодня вы придумали идею, завтра приступили к исполнению, через неделю нашли ресурсы и т.д.). Жизнь может внести свои коррективы, и линейный план сразу же разрушится. Удобнее выстроить процесс как бы кругами – от малого к большему. Вы можете создать несколько набросков проекта, выбрать самый удачный и доработать его за небольшой срок, чтобы получить, например, модель или хороший эскиз. Здесь важно не заострять внимание на деталях и не растягивать срок. Плюс такого подхода в том, что вы сразу увидите, сработает идея или нет. Можно попробовать метод воронки: проработать несколько разных идей, сравнить результаты, объединить какие-то варианты и в итоге получить из множества один качественный.

Не усложняйте себе жизнь. Часто сила в простоте, поэтому убирайте из проекта всё лишнее.

Вообще удалить лишнее в пользу приоритетного – то, к чему мы и шли. И это касается всего: личной жизни, деловых вопросов, вопросов сотрудничества и т.д. Надеемся, что теперь у вас появится больше времени на занятие любимым делом. Избавившись от ненужного, вы оставляете место для главного. Применяя наши простые советы, вы сможете многое изменить к лучшему, результат работы будет приносить ещё больше радости. Составьте список дел и «не дел» и идите вперёд – к новым свершениям!