Stickers, Rocks & Frogs
Простыни задач и незавершенных списков дел. С утра ныряешь в такую простынь, весь день пашешь, как дурной, поглощая пункт за пунктом. Затем кто-то позвонил, написал, пришли правки, тебя пригласили на встречу. Ты героически выполняясь задачи. Из своего списка и кучу тех, что прилетели. К концу дня ты переделал прорву дел, уже выжат, как лимон, но заглядываешь в свою простынь — а там будто ничего не изменилось. Все тот же бесконечный список. Даже добавилось. Вздыхаешь и чувствуешь себя унылой какахой. День за днем.
Знакомо? Перепробовав 100500 систем планирования у меня прижилась только одна. За пять лет она прошла неплохую проверку временем. Эффективная и простая, как топор. Может и тебе пригодится.
Это часть моего утреннего ритуала. С утра я выпиваю две чашки кофе. За первой я подвожу итоги прожитого дня. Записываю в дневнике произошедшие события и достигнутые результаты. Затем, за второй чашкой кофе, оттолкнувшись от итогов, как от трамплина, я принимаюсь за планирование наступающего дня.
Открываю календарь и ежедневник, бегло смотрю, что у меня там. Прокручиваю в голове остальные дела, что мне предстоят сегодня. Затем беру в руки стикер. Обычный такой, желтый. Кусок бумаги, размером с ладонь. Ставлю в верхнем углу дату и день недели. И затем пишу план дел на сегодня. От руки, коротко, тезисно. В одну колонку. Только с одной стороны бумаги. Не мельчу, обычным почерком.
Размер бумаги и почерка позволяет записать буквально 5–7 пунктов. Такое ограничение в размере творит …магию! Мозг каким-то очень естественным и органичным способом проводит сортировку, расставляет очередность и приоритеты. Выделяет то, что действительно важно. Мой внутренний фокус. Те дела, выполнив которые, я могу себе сказать «День был прожит не зря».
Пять минут. Ручка, стикер, чашка кофе. Вот и все планирование. Клеишь на видное место. На монитор или в ежедневник, если работаешь не из дома. Сделал дело — вычеркиваешь.
В конце дня, смотря на выполненный список, удовлетворенно понимаешь, что день прожит не зря. Все самое важное — сделано, а ты — молодец. С хрустом комкаешь листок и кидаешь его через комнату в корзину. Бац! Кто молодец? Я молодец!
Backlog’s & Sprint
Конечно у меня есть календарь, куда приходят встречи. Есть бумажный ежедневник. Есть рабочие списки задач по различным проектам. Есть личные списки дел. Есть графики тренировок. Есть семейное планирование. Ведение таких списков — отдельная тема.
Прежде чем планировать текущий день я их осматриваю. Говоря языком Agile, все перечисленное выше — это Backlog, один большой источник всех дел и задач, которые следует выполнить. А стикер — это Sprint. То, что мы взяли из беклога, как задачи одного конкретного дня. На сегодня.
Тезисные записи и группировка
Когда мы пишем на стикер тезисно, мы естественным путем сокращаем формулировки и группируем мелкие задачи внутри проекта. Допустим, у меня есть проект — написание книги. Внутри проекта есть рабочий план с множеством этапов и задач различного размера. Более того, над творческими задачами я обычно работаю раундами Помодоро. Мало кто может удерживать концентрацию часами, не теряя в качестве. Потому я работаю отрезками по 25 минут с перерывами между ними.
Но утром, при планировании чтобы не мельчить, на стикер отправится запись «8–12:00, работа над главой такой-то». А уже приступая к непосредственно задачам внутри проекта, я обдумываю, что помещаю в имеющийся слот работ и очередность выполнения. И далее работаю по плану, таймеру Pomodoro, с паузами и перерывами.
Камни, щебень, песок и лягушки
Многие слышали о такой системе планирования временем.
Лягушки — важные, но неприятные дела, вызывающие внутреннее сопротивление. И рекомендуют ставить в самое начало дня, как стимулирующее средство. Если мы их «победили» в начале дня, все остальные дела кажутся проще и легче. Камни — большие, важные и неповоротливые дела, от часа и более. Часто это то, что привязано к расписанию и времени. Например, встречи. Щебень — средние по важности и размеру дела, на полчаса-час, без привязки к конкретному времени. Их мы расставляем вокруг наших камней, заполняя пустоты. Песок — это мелочевка. Короткие и простые задачи, до 20 минут длиной. Их мы распихиваем на заполнение пустот, между камнями и щебнем. Например, я так распихиваю по дню свои привычки.
Так вот, стикер — для камней и лягушек. Прелесть в том, что ограничение размера стикера при планировании, их «вытаскивает» в план дня не через рациональное взвешивание, а самым естественным и органичным способом.
Щебень — делаем по желанию, ситуативно, по остаточному принципу, заполняя пустоты. Песок, в моем случае это 45 ежедневных привычек, планирования не требует вовсе. Я их учитываю в отдельном приложении.
Время
В физическом мире — любое дело требует времени. Мы не можем сделать дел больше, чем у нас есть времени бодрствования. Если есть привязка ко времени, например встреча, записываем такие дела в хронологическом порядке в виде диапазонов. Смотрим, чтобы они не пересекались и были люфты между событиями.
Если нет точного времени, мы сами задаем его. Оцениваем грубо, сколько нам потребуется на задачу. Если не знаем — указываем сколько времени мы можем выделить на задачу.
Бывают задачи «плавающие» в течении дня. Которые нужно выполнить сегодня, но не важно когда конкретно. Например, у меня так с пробежками: по плану сегодня, потребует час, но когда конкретно — не важно. Могу сделать с утра, могу в обед, могу вечером — главное, что сегодня.
Ах, да. Задачи, которые мы себе пишем, должны быть выполнимы в течении дня. В противном случае, от большой задачи, мы должны выделить на сегодня отдельный кусок, который планируем выполнить за сегодня.
- с утра, перед работой — зайти к А. проверить выписки
- работа над книгой, 3 часа
- 10:00–11:00 — планерка по проекту
- 12:30–14:00 — обед с инвесторами
- пробежка, 1 час + заминка и душ
- вечером, после 20 и далее — встреча с друзьями
Энергия
При планировании на стикере, я не разделяю задачи на личные и рабочие. Время в сутках, ментальная и физическая энергия, — это ограниченные ресурсы. На все, чтобы я ни делал. И на работу, и на деловые встречи, и на тренировку, и на свидание. Наивно полагать, что вымотавшись на работе, а затем еще и на тренировке, у тебя найдутся вечером силы на свидание.
В течении дня мы расходуем энергию. Накапливается утомление и усталость. Потому, я стараюсь располагать творческие, тяжелые и энергозатратные задачи в начало дня. И делать их в первую очередь. Чтобы по мере роста утомления, задачи становились легче. Когда совсем устал и уровень энергии низкий, я выполняю простые и рутинные задачи.
План — только в начале дня
Мы планируем свой день только один раз. С утра. И не корректируем его в процессе дня. Это так называемый «Закрытый список».
На деле это означает сразу две вещи:
Во-первых, все те задачи, которые по какой-то причине норовят влезть в план в течении дня, мы игнорируем. Точнее мы их принимаем, но не на текущий день, ведь он уже распланирован, а заносим в беклог и календарь, на последующие. Таким образом именно вы — источник своих планов и действий. Вы следуете плану и сами формируете свой день, а не импульсивно реагируете на все, что нам день текущий принесет. Если вы не работник МЧС — никакой катастрофы не случится.
Исключения тут можно сделать лишь для коротких задач «щебень и песок», которые не требуют большого времени и нужно взять и сделать. Но только если это не мешает основному плану.
Во-вторых, бывает так, что день еще не закончился, а все задачи из плана выполнены. Велик соблазн взять и начать делать еще пару-другую задач. Всячески борись с этим пагубным желанием. План составляется только один раз — с утра. План составлен? Да. План выполнен? Да! Не досыпай задач.
Не награждай себя работой, за работу.
Мозг не дурак, увидит если его старания приносят лишь только больше работы и начнет тебя саботировать прокрастинацией. Хорошо поработал — расслабься и порадуйся. Отдохни, сходи на прогулку, проведи время с семьей. Ты заслужил! Таким образом мы формируем позитивное подкрепление. Дофамин, позитивная обратная связь и все такое.
Переносы
Пару лет назад подсмотрено у Макса Бурцева и дополнено в метод.
Бывает так, что одна-две из задач остались не выполненными. Не те, что начал и не успел закончить, а такие, что даже не прикоснулся. Тогда это дело вносится первым пунктом в список следующего дня, с пометкой ‘>’ в начале текста. Это нам говорит о том, что мы дело перенесли.
Сделали? Вычеркнули и забыли. Снова не сделали? Опять переносим, добавляя в начале стрелку. Теперь оно начинается с ‘>>’. Снова не сделали — ‘>>>’. Это уже три переноса. Но если мы «важное и нужное» дело перенесли уже три дня подряд, то на четвертый день — самое время задуматься. Что с ним не так? И нужно ли мне вообще это дело?
- Я понимаю, что именно с задачей не так. Изменяю, чтобы в ней не было того, что меня останавливало. Или декомпозирую, дробя на меньшие куски. В обоих случаях она меняет свою форму.
- Понимаю, что спокойно проживу без этой задачи и прощаюсь с ней. Значит она была недостаточно важной и нужной. Вычеркиваю и забываю о ней.
- И если жаба «сделать все дела в мире» не позволяет ее вычеркнуть, помещаю ее в список дел «когда-нибудь до лучших времен». Иногда его пересматриваю. На практике, это такое кладбище идей, откуда мало какая задача выбирается.
Не смотря на количество букв в описании, сам метод на практике прост, как топор. И также живуч, универсален и эффективен.
Резюме-пример: Утро. Кофе. Заглянули в календарь. Ручка, стикер, пять минут времени. Фиксируем камни — встречи и важные дела дня. Не пытаемся себя обмануть: пишем в одну колонку, обычным почерком, с одной стороны бумаги. Не делим задачи на личные и рабочие — любое дело требует времени и энергии. Это общий ресурс дня. Список формируем в хронологии, указывая время. Тяжелые задачи стараемся располагать ближе к началу дня. Планируем только с утра. Все что прилетело позже — в план следующих. Не добавляем задач в процессе. Не награждаем себя работой за работу. План выполнен? Радуемся и идем отдыхать. Понимаем, что день прожит не зря, а все самое важное на сегодня — сделано.
P.S.
Метод хорошо подойдет тем, кто хозяин своего времени: предпринимателям, руководителям, самозанятым и фрилансерам. В случаях, где вы работаете наемным сотрудником в офисе, могут быть значительные оговорки.
P.P.S.
Оказалось, что тот метод, который я выработал и шлифовал через практику — достоин не статьи, а целой книги — посмотрите «Новый взгляд на список важных дел» Дж. Скотта. Возможно подсмотрите, чем для себя дополнить методику.