Кейс: Как я автоматизировала кулинарную школу «ШЕФ» без CRM и хаоса
(и помогла сэкономить до 70% времени администраторов)
Исходная задача
Клиент — кулинарная школа «ШЕФ» с несколькими локациями и расписанием мастер-классов на месяц вперёд.
- Автоматизировать записи на мастер-классы
- Учитывать посещения и вести клиентскую базу
- Отправлять напоминания о событиях
- Внедрить простую бонусную систему (см. кейс: Как я разработала и внедрила программу лояльности)
- Делать рассылки по базе, которые не попадают в спам
Типовые инструменты не подходили:
Нужна была система, которая работает изнутри, а не требует администрирования извне.
Что сделала я
Я предложила и внедрила архитектурное решение, которое объединило все задачи в одном Telegram-боте на no-code платформе.
Без интеграций с внешней CRM, без сторонних сервисов, без разработчиков в штате.
Решение покрывает все ключевые процессы:
– автоматизированная афиша
– онлайн-запись
– учёт и лояльность
– напоминания
– рассылки
– аналитика
Вызовы при внедрении: повторы и интерфейс
Проблема
Мастер-классы часто повторяются — одно и то же занятие проводится несколько раз в месяц.
Чтобы упростить отображение и исключить путаницу, я приняла архитектурное решение:
заносить дату проведения в поле “категория” в таблице.
Это позволило:
– отображать афишу по дням недели
– избежать повторов и дублирования в интерфейсе
– упростить заполнение для маркетолога
Как это работает?
Каждое мероприятие — отдельная строка в таблице с уникальной датой и временем. Бот считывает данные и группирует афишу по дате.
Названия МК не дублируются — пользователь сразу видит, что и когда проходит.
Таблица для маркетолога теперь выглядит так:
Как это видит пользователь:
Telegram-бот отображает афишу блоками по дате.
В каждом блоке — список МК, описание, кнопка записи и доступные места.
Интерфейс реализован на базе Telegram mini app — визуально чистый, с быстрым доступом к записи.
Пользователь выбирает дату, видит описание и может забронировать нужное количество билетов.
Что автоматизировано?
Бонусная система:
– начисление 100 баллов за каждое посещение
– +500 баллов на день рождения
– пользователь самостоятельно списывает бонусы при бронировании
Рассылки:
– база клиентов уже внутри
– возможность сегментировать БД
– рассылки отправляются через тот же интерфейс, без отдельной платформы
Мини-приложение:
– афиша, запись, чат, бонусы — всё работает в Telegram
– у клиента не возникает вопросов: путь от интереса до записи занимает меньше 30 секунд
– не требует регистрации или объяснений
Результат
– Администратор тратит на 70 % меньше времени на рутинные задачи
– Повторные записи выросли: бонусная система стала реальным триггером возврата
– Отказ от внешних CRM и рассылщиков снизил нагрузку на бюджет
– У клиента появилась централизованная система, которая работает 24/7, не требует поддержки и не рассыпается от изменений
Вывод
Типичные CRM, сервисы рассылок и программы лояльности — это всегда компромисс: между удобством, ценой и реальностью процессов.
В этом кейсе Telegram-бот стал единым продуктом:
и CRM, и расписание, и лояльность, и рассылки — в одном понятном интерфейсе.
Он не требует обучения, поддерживается без разработчиков и масштабируется без боли.
Кому еще подойдёт такое решение?
Telegram-бот с архитектурой, как в кейсе «ШЕФ», подойдёт для ниш, где:
– есть регулярные мероприятия, которые нужно отображать в виде афиши
– требуется учёт клиентов, онлайн-запись и напоминания
– важно снизить нагрузку на команду и не зависеть от CRM или IT-специалистов
– офлайн и онлайн школы: кулинария, танцы, вокал, ментальная арифметика
– курсы и студии с фиксированным расписанием
– тренажёрные залы и малые фитнес-клубы (йога, растяжка, barre и др.)
– образовательные пространства, культурные центры
– кружки и секции для детей и взрослых
– частные эксперты и преподаватели с регулярными оффлайн-мероприятиями
– ресторанные проекты с ужинами/дегустациями/вина и сыры/школой бариста
– event-агентства, которые хотят тестировать форматы и собирать записи быстро
Такое решение особенно эффективно, если:
– команда небольшая
– нет отдельного менеджера по записям
– важно, чтобы всё работало «на входе» — без ручной синхронизации и сложного онбординга.
Хочешь такую же систему?
Я покажу, как адаптировать эту архитектуру под твой бизнес.
Без ИТ-хаоса, без переплат, без “сложного запуска”.
По запросу — шаблон таблицы, структура логики и демонстрация интерфейса.