Какой первый признак грамотного руководителя? Мы разобрали разные примеры, в которых действия подчиненных наносили урон рабочему процессу или даже бизнесу, и провели работу над ошибками управленца. Читайте и делайте выводы!
Бывают ситуации, когда подчиненные не выполняют требования, ошибаются или срывают сроки сдачи проекта. Скорее всего, вы оказывались в таком положении, и почувствовали досаду, недоумение или разочарование. А потом подумали: почему же так происходит?
Возможно, вы решили, что ваши подчиненные безответственные люди, у них мало мотивации, чтобы качественно выполнять работу, или же они попросту невнимательны и часто отвлекаются на разговоры. На самом деле причины кроются не только в подчиненных и их отношении к работе. Многое зависит от правильно выстроенного процесса управления персоналом.
Но, как понять, что вы делаете что-то не так? Сегодня мы рассмотрим типичные ошибки в управлении с точки зрения психологии. Разберем их на примерах и расскажем, как исправить большинство ошибок.
Итак, приступим. Если хотите, чтобы ваши подчиненные работали продуктивно и приносили прибыль бизнесу, организации, то в первую очередь, уделите внимание качеству отбора персонала. Желание как можно скорее закрыть вакансию, часто приводит к печальным последствиям. Вы берете на работу сотрудника, который либо не соответствует должности, либо не вписывается в корпоративную культуру.
Разберем ошибки, которые возникают на этапе подбора персонала. Фишка кроется в том, что эти ошибки нетипичны, и не каждому руководителю удается их разглядеть.
В чем ошибка. Делаете предложение о работе, основываясь на первом впечатлении.
Чем рискуете. Новый сотрудник может оказаться либо недобросовестным человеком, либо некомпетентным специалистом. Как минимум, вы можете потерять клиентов из-за того, что новый сотрудник переманит их на свою сторону из-за личной выгоды или просто не сможет договориться с ними о дальнейшем сотрудничестве из-за неопытности.
Ситуация. Управляющий провел собеседование с кандидатом на должность менеджера по продажам. Его впечатлила хорошо поставленная речь, грамотная самопрезентация и чувство юмора. Он не стал вдаваться в подробности об опыте, прошлых проектах и их результатах и принял кандидата на работу. В итоге, в работе с клиентами сотрудник принимал рискованные решения, которые несли ему личную выгоду. Результат – ухудшение отношений с заказчиками, срыв контракта. Человека уволили, пришлось искать нового.
Как сделать работу над ошибками? В случае, если вас впечатлил кандидат, его манера общения, умение красиво подать себя – не спешите. Проверьте кандидата – соберите рекомендации от предыдущих работодателей. Спросите, как сотрудник общался с коллегами, клиентами, как решал конфликты и закрывал сделки.
Откладывать решение о приеме на работу на потом
В чем ошибка. Медлите при выборе между кандидатами.
Чем рискуете. Затяжное решение может привести к тому, что кандидат, который походит на должность, может трудоустроиться на другое место. Так вы упустите реально хороший шанс взять достойного сотрудника.
Ситуация. Гендиректор провел собеседование с четыремя кандидатами. Его устроило двое из кандидатов, но он решил помедлить с решением и подумать, кого из них взять. В итоге – эти два кандидата, которые понравились, трудоустроились. В это время заболел управленец и понадобился заместитель, и пришлось в срочном порядке выбирать среди оставшихся двух кандидатов, которые не совсем устроили.
Как сделать работу над ошибками? В случае, если вам понравились сразу два кандидата, поставьте себе срок, за который вы примете решение. Например, это может быть три дня, но не откладывайте решение на неделю или больше. Сообщите о сроке принятия решения кандидатам, чтобы они были в курсе.
Не смотреть на причины увольнения с предыдущих мест работы
В чем ошибка. Принимаете на работу кандидата, который уволился с предыдущего места работы по соглашению сторон.
Чем рискуете. Пункт “по соглашению сторон” может скрывать в себе увольнение по статье за какие-то правонарушения. Такой сотрудник может нарушить ваш авторитет в глазах других людей. Он может скандалить, плести интриги, разлагать коллектив.
Ситуация. Сотрудник в юридической фирме оформлял сделки на недвижимость. Один из заказчиков попросил сотрудника оформить ему сделку в срочном порядке. За это он предлагал ему крупную сумму. Тот согласился и решил провернуть дело. Итог – при проверке документов руководство заметило, что что-то не так. Нашли улики и поняли, что произошло. На все вопросы руководства сотрудник отвечал грубо, скандалил, говорил, что он этого не делал. Сотрудника пришлось уволить.
Как сделать работу над ошибками? Если собеседование прошло успешно, и вам понравился кандидат, не спешите сразу же принимать его работу. Для начала, спросите у него, по какой причине он уволился с предыдущего места работы. После этого обязательно запросите трудовую книжку, чтобы посмотреть статью, по которой он был уволен. Если увидите статью “по соглашению сторон”, то не рискуйте, а лучше запросите у него рекомендации с предыдущего места работы или контакт его руководителя. Если человек отказывается предоставить запрашиваемые данные, то лучше поискать другого кандидата.
Принимать на работу кандидатов из другой корпоративной культуры
В чем ошибка. Принимаете на работу опытных кандидатов, но из другой корпоративной культуры. По окончанию испытательного срока понимаете, что это не ваш человек.
Чем рискуете. Разочарование со стороны нового сотрудника – ценности компании не соответствуют его жизненной стратегии. Разочарование с вашей стороны – новый сотрудник действует в соответствии со своими ценностями, которые расходятся с ценностями вашей компании. Итог – невыполнение требований по поставленным задачам, провал проектов, урон репутации.
Ситуация. В компании была ситуация, когда нужно было согласовать крупную сделку с клиентом. При этом, ценности этой компании – честность и клиентоориентированность. Сотрудники выстраивали общение с клиентами, исходя именно из этих принципов. Сделку доверили новому специалисту, так как его опыт в аналогичной работе внушал доверие. Итог – специалист согласовал сделку, но при этом обманул клиентов. Ведь его ценности были примерно такие: “Добиться результата любой ценой”.
Как сделать работу над ошибками? Помимо стандартных процедур, таких как тестирование, общие вопросы, проводите неформальные беседы. Для этого создайте список “живых” вопросов, которые помогут “примерить” кандидата и сопоставить его с ценностями вашей компании. Сюда могут войти вопросы о семье, о совместном досуге с семьей, о хобби, о предпочтениях в музыке и даже о том, чем человек гордится в своей жизни.
Игнорировать сотрудников из регионов
В чем ошибка. Принимаете сотрудников из мегаполисов, потому что у них якобы больше возможностей для наработки опыта, а также знаний, нежели у сотрудников из регионов. Зачастую, сотрудники из регионов более трудолюбивые, дисциплинированные и результативные. Они ценят любую работу.
Чем рискуете. Люди из мегаполисов уверены, что они всегда могут трудоустроиться, потому что нет дефицита с работой. Помните, что часто, такие люди не сильно держатся за работу, а угроза увольнения может их не мотивировать. И вам снова придется подбирать нового кандидата.
Ситуация. В компании работал сотрудник, который проживал в Москве. У него был небольшой оклад по московским меркам. Как-то раз произошел аврал, в течение нескольких месяцев требовалось работать в полную силу за тот же оклад без премирования. У компании не было финансовой возможности выплачивать дополнительные деньги. В связи с тем, что сотрудник посчитал, что такая ситуация несправедлива – он быстро подыскал себе новую работу и уволился с самый неподходящий момент. Пришлось распределять нагрузку на всех остальных сотрудников.
Как сделать работу над ошибками? Когда ищете кандидатов на работу, не отсекайте людей из регионов. Это не говорит о том, что вы должны отсечь всех кандидатов из столицы. Рассматривайте разных людей из разных мест проживания.
Но это только первый шаг к успешному сотрудничеству. Дальше речь пойдет о непосредственном процессе работы. Чтобы ваши сотрудники работали эффективно, а бизнес приносил прибыль, необходимо обратить внимание на то, как вы выстраиваете общение с персоналом.
У вас могут быть некие способы управления персоналом или убеждения, согласно которым вы взаимодействуете с сотрудниками. Эти способы и убеждения могут препятствовать успешному сотрудничеству. Разберем ошибки коммуникации.
В чем ошибка. Постоянно ставите новые задачи, не устанавливаете приоритетность выполнения задач.
Чем рискуете. Сотрудники хаотично берутся за все задачи подряд, наступает неразбериха из-за того, что они не понимают, какую задачу вы спросите первым делом. Происходят срывы дедлайнов.
Ситуация. В компании был период, когда из-за большого объема заказов перестали организовывать собрания, собираться на ежедневные пятиминутки. Итог – подчиненные стали путаться с заказами, забывать, к какому сроку нужно оформить доставку. Уменьшилось количество клиентов на 25%.
Как сделать работу над ошибками? В отношении каждой задачи назначайте срок, к которому ее нужно выполнить. Организуйте еженедельные собрания, чтобы раздать задачи каждому подчиненному, обозначить дедлайны. По возможности организуйте ежедневные пятиминутки, чтобы обсудить процесс работы с подчиненными, дать им обратную связь.
В чем ошибка. Поощряете конкуренцию, вместо того, чтобы создать единые стандарты и общую базу знаний для всех подчиненных.
Чем рискуете. Отсутствие общих регламентов, скриптов и шаблонов заставляет подчиненных тратить время на однотипную работу. При этом нет гарантии, что новичок удачно справится с задачей и не отпугнет клиента.
Ситуация. В компании была ситуация, когда менеджеры тратили по несколько часов на создание технического задания или подготовку коммерческого предложения. Один из новичков разговаривал с заказчиком без знания скриптов продаж и понимания регламентов. Итог – отказ клиента от услуги, потеря выгодного контракта на 400 тысяч рублей.
Как сделать работу над ошибками? Заранее сформируйте образцы для коммерческих предложений. Для технического задания обозначьте основные вопросы, от которых подчиненные смогут отталкиваться. Разработайте скрипты продаж, по которым сотрудники должны общаться с клиентами.
“Я здесь не для того, чтобы с тобой дружить”
В чем ошибка. Не умеете создавать доверительные отношения с подчиненными. Считаете, что личные проблемы должны быть за дверью. Не входите в положение подчиненных.
Чем рискуете. Подчиненный, который вам не доверяет, соблюдает дистанцию с вами, как и вы с ним. В случае возникновения трудностей, он не расскажет вам ни о чем. Он будет молча переживать свои личные проблемы. Эти проблемы могут повлиять на рабочий процесс, и в неподходящий момент сотрудник сорвет сделку.
Ситуация. В компании была ситуация, когда у одной сотрудницы попал в больницу близкий родственник. Она поделилась этим с одной коллегой, но руководителю сказать о таком не осмелилась. Отпроситься с работы не могла, так как боялась непонимания со стороны руководителя. Итог – на презентации продукта не совладала со своими эмоциями, потеряла мысль и сорвала сделку.
Как сделать работу над ошибками? Поддерживайте доброжелательные отношения с подчиненными. Общайтесь с ними, например, предложите вместе сходить на обед. Организуйте встречу в неформальной обстановке – сходите всем коллективом в театр, на концерт. Так сотрудники будут вам доверять и им будет проще собраться в трудный момент.
Грамотная постановка задач персоналу
Теперь вы поняли, какие ошибки бывают при общении с персоналом. Увидели, как их можно исправить. Это второй шаг к успешному сотрудничеству. Третий, и завершающий шаг, который мы разберем, будет постановка задач. От правильного, ясно сформулированного ТЗ зависит исполнительская дисциплина и результат. Вот какие бывают ошибки в постановке ТЗ:
Ставить расплывчатые формулировки в ТЗ
В чем ошибка. Ставите задачи, которые непонятны сотруднику или заказчику и вводят в заблуждение.
Чем рискуете. Сотрудник или заказчик сделает задание так, как он его понял. И если в вашем ТЗ нет конкретной задачи и результата, который хотите получить, то есть вероятность того, что вы получите не тот результат, который предполагали.
Ситуация. Специалисту, который работает на фрилансе, дали задание написать статью для публикации в журнал. Ему обозначили тему статьи, но плана статьи не дали. Студентка не утвердила его со своим научным руководителем. Специалист написал статью в соответствии с планом, который разработал сам. Итог – научный руководитель сказала, что статья должна быть написана иначе, и не приняла ее для публикации.
Как сделать работу над ошибками? Перед тем, как давать задание специалисту, поставьте ясную задачу перед ним. Для этого представьте конкретные требования: разработайте поэтапный план работы, детализируйте задачу, желательно представьте цифры. Например, написать 8 страниц статьи, использовать 12-15 источников литературы. Убирайте такие формулировки как “не менее”, “не более” “примерно”.
Ставить противоречивые требования в ТЗ
В чем ошибка. Выставляете требования, от которых специалист теряется и не знает, как ему правильно выполнить работу.
Чем рискуете. Во-первых, если это фрилансер, то он может отказаться от задания, которое ему непонятно. Лучше он найдет заказ, в котором будет все четко прописано, и не будет тратить время на то, чтобы выяснять нюансы. Во-вторых, если это ваш штатный сотрудник, то он может либо откладывать задание на потом, либо выполнить с ошибками.
Ситуация. Фрилансер взял в работу проект по разработке сайта. Его задачей было разработать продукт, который подразумевает модернизацию. Одновременно с этим заказчик выставил требование включить в него незаменяемые детали. Фрилансер сказал о том, что неправильно будет включать незаменяемые детали, если заказчик планирует обновлять сайт. Но заказчик настоял на своем. Итог – когда пришло время обновлять функции на сайте, заказчик обратился к фрилансеру, который работал над сайтом. Фрилансер отказался от сотрудничества.
Как сделать работу над ошибками? Когда ставите ТЗ, обратите внимание на его логику. Каждый последующий пункт должен гармонично дополнять следующий. Избегайте противоречий.
Разрабатывать ТЗ устно, без брифа, то есть без составления списка вопросов
В чем ошибка. Обговариваете задание: цели, задачи, нюансы, предполагаемые результаты устно, без составления брифа.
Чем рискуете. Сотрудник или фрилансер может забыть частные вопросы, которые вы обсуждали в рамках общей задачи. Может упустить нюансы. Таким образом, вы получите не тот результат, который планировали получить.
Ситуация. Фрилансеру дали задание настроить таргетированную рекламу. Обсудили, что должно быть в рекламе, рассмотрели нюансы, наметили результат. Сотрудник выполнил задание, но ошибся в ToV, то есть в голосе бренда. У подписчиков возникло недоумение, почему ToV изменился. Он не соответствовал политике компании. Часть подписчиков отписалась. Фрилансеру заплатили только 30% от суммы.
Как сделать работу над ошибками? Когда приступаете к разработке ТЗ, первым делом создайте бриф. Для этого продумайте все нюансы, начиная от того, кто ваша целевая аудитория и что вы хотите получить в результате, заканчивая пожеланиями. Всегда фиксируйте каждое действие письменно.
Чтобы эффективно успешно управлять персоналом и развивать свой бизнес, учитывайте следующее:
- Делайте предложение о работе только тогда, когда собрали рекомендации с предыдущих мест работы о потенциальном сотруднике.
- Ставьте себе сроки, за которые вы должны принять решение о приеме на работу успешного кандидата. Это может быть 2-3 дня. Но не более. Не затягивайте.
- Смотрите причины увольнения сотрудника с предыдущих мест работы. Если увидели статью “по соглашению сторон” – лучше поищите другого кандидата.
- Принимайте на работу сотрудников из идентичной корпоративной культуры.
- Рассматривайте сотрудников не только из столицы, но и из регионов.
- Придерживайтесь плана: составьте список задач, выделите приоритетные, не перескакивайте с одной задачи на другую.
- Показывайте сотрудникам, что вы – команда. Поддерживайте их, уважайте.
- Создавайте доверительные отношения. Это поможет улучшить качество работы.
- Создавайте четкие формулировки в ТЗ.
- Не противоречьте при создании ТЗ.
- Разрабатывайте ТЗ письменно. Создайте бриф. Не давайте задачи в устной форме.
Будем рады вашей обратной связи, лайкам и подпискам на telegram-канал и наш Instagram.