Как электронный архив организации помогает снизить издержки?

Потребность в информации о договорах, счетах, согласованных актах и проектной документации может возникнуть внезапно из-за проверки надзирательных органов или просто в ходе процесса подготовки отчёта или статистики за длительный период. Удобно, когда сотрудники имеют доступ к безопасному хранилищу со всеми данными. Эффективность работы падает, когда бумажные документы существенно ограничивают оперативный доступ к информации.

Хранение документов в электронном архиве позволяет максимально эффективно использовать важные бизнес-ресурсы: время и деньги.

Как электронный архив может оптимизировать работу организации и снизить операционные затраты?

Электронный архив может помочь:

использовать интеллектуальные методы поиска по различным параметрам: по ключевым словам, по дате, за период и другое;
минимизировать риски потери документов;
хранить копии и распространять нужные документы по электронной почте;
снизить число канцелярских ошибок.

Кейсы из практики:

Внедрение электронного документооборота в Уральском регионе ПАО «Ростелеком» сократило время поиска нужного документа до 3 сек., при этом архив состоял из более чем 1,5 миллионов (!) договоров. Ранее, без единой системы хранения, поиск нужных документов требовал больших временных трудозатрат, так как приходилось открывать множество Excel-файлов в поисках нужных сведений.
Удалённый доступ к документам и улучшение коммуникации между департаментами. Электронный архив позволяет легко обмениваться нужными документами в электронном виде с коллегами, находясь в офисе или на удалённой работе. Электронный архив не только предоставляет доступ к документам, но и контролирует, какие документы доступны и каким сотрудникам. Работайте практически из любого места: веб-браузеры, смартфоны, планшеты, операционные системы и оборудование.
В компании «Центр финансовых технологий» электронный архив первичных финансовых документов значительно упростил для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС.
Снижение затрат на хранение документов, организацию офисных помещений. Внедрение и заполнение электронного архива требует предварительных затрат и вложений. Однако в долгосрочной перспективе эти издержки окупаются. После внедрения электронного архива организация может сэкономить средства.

Как на практике работать с электронным архивом?

На платформе Docsvision можно создать электронный архив различных данных компании: документов, файлов, скан-копий, медиафайлов. В ролике продемонстрированы основные функции для работы с данными в электронном архиве, а также показан пример загрузки иерархии папок с файлами из файловой системы в Docsvision.