3 правила эффективных совещаний

В последнее время формат совещаний, который задумывался как средство для коллективного обдумывания проблем и обмена точками зрения, извратился и стал одним из основных поглотителей рабочего времени. Рассмотрим чек-лист рекомендаций, как провести время с максимальной эффективностью.

Конкретная повестка и подготовка

Залогом эффективности является следование конкретной повестке без ненужных отклонений от нее. Каждый участник должен быть готов ко встрече без каких-либо импровизаций с поиском документов и подобного, другие не должны тратить свое время по вине менее ответственных участников.

Оптимально — три пункта в повестке. Больше вопросов быстро изнурит участников и не позволит им собраться с мыслями. Лучше разбить требующие обсуждения вопросы по отдельным коротким встречам.

Список приглашенных

Совещания рекомендуется ограничивать тремя-пятью участниками, чтобы у каждого была возможность высказаться по существу и получить обратную связь. Активность большего количества лиц может привести к беспорядку. Если же требуется просто довести информацию, сгодится и стенограмма или видеозапись.

Также важно предварительно обдумать, насколько целесообразно присутствие каждого участника или можно обойтись индивидуальными встречами. Обсуждаемые вопросы должны быть интересны всем, а не так, что каждый рассказывает о нюансах работы начальнику, при этом у всех разные проекты, и нет надобности слушать друг друга.

Организатор совещания всегда должен задавать себе вопрос экономической целесообразности встречи, ведь часовое совещание с участием восьми человек равняется полному рабочему дню одного.

Продолжительность

Полчаса активного участия - оптимальный промежуток. А более часа мозг не способен поддерживать содержательную аналитическую беседу.

Если же вы не можете повлиять на эффективность переговоров, и они регулярно затягиваются, рекомендую иметь план "Б". В частности, придумать для себя какое-нибудь полезное занятие, чтобы не тратить время попусту. Это может быть, например, чтение свежих новостей, чистка памяти телефона и т.д. Мало того, что так вы сэкономите время, но и лишите себя стресса от мыслей, что многое надо успеть, а вы вынуждены тратить время на бесполезное совещание. План "Б" может включать и ситуации, когда вы забыли взять с собой любимый гаджет. Тогда можно понаблюдать за мимикой и жестами коллег, понять, как они языком тела выражают сказанное словами, отметить общие черты и отличия. Это прокачает вашу эмпатию и понимание окружающих.