Напоминания

Дела

Запланированные действия в виде: напоминаний, задач, пояснений и к/т.

Напоминание

Запланированная активность в отношении клиента (например исх.Звонок, вх. Звонок, исх. или вх. Почта), контакта, сделки, или своей личной активности не имеет срока выполнения.

Примечание:

Дата и время - это начало выполнения напоминания.

Задача

Понимается то, что нужно выполнить — всякое задание, поручение, дело. Задача ставиться в виде напоминания с типом "Задача".

Примечание:

Дата и время - это начало выполнения этой задачи, если вы не знаете время выполнения, то ставите 00:00, но тогда обязательно нужно указать срок выполнения.

Пояснение

Разъясняющее замечание, объяснение. Пояснение ставиться в виде напоминания с типом "Пояснение", через него мы согласуем: скидки, стратегии ведения и вносим другие ясности.

Примечание:

Дата и время - это начало выполнения пояснения, если вы не знаете время выполнения, то ставите 00:00, но тогда обязательно нужно указать срок выполнения.

К/Т - контрольная точка

Используется для исполнение ключевых моментов в сделках. К/Т ставиться в виде напоминания с типом "К/Т".

Примечание:

Дата и время - это начало выполнения пояснения, если вы не знаете время выполнения, то ставите 00:00, срок выполнения будет дата постановки.

Как добавить напоминание?

Добавить напоминание можно практически из любого места в системе:

• Выбрав необходимую дату на календаре и нажать на значок « + »

• Выбрав пиктограмму напротив Клиента или Контакта:

• Выбрав «Добавить напоминание» в карточке Клиента / Контакта / Сделки
• В главном меню в разделе Календарь:

Элементы формы добавления напоминания:

1. Тема - краткое содержание напоминания в заголовке должно быть не более двух слов. При заполнении поля система предложит выбрать один из уже ранее внесенных вариантов или составить новую.
2. Тип - тип напоминания, для облегчения визуального восприятия, а также для возможности дальнейшего поиска и фильтрации.
3. Важность и срочность - помогают определить приоритет выполнения напоминания
4. Агенда - расширенное пояснение того, что надо выполнить, т.е. детали напоминания. Для быстрых действий есть "быстрые теги"
5. Режим "Только чтение" - при включении такого режима система не будет требовать фиксации результата напоминания, внести изменения в напоминание может только автор. Кроме того, при прохождении сроков, такие напоминания автоматически переходят в категорию «Выполненные» и не показываются в календаре. Применение опции – простые события компании – например, собрание, корпоративное обучение и т.п.
6. Режим "Напоминать" - активирует показ всплывающего окна за 5 минут до наступления времени исполнения напоминания
7. Блок "Клиенты" - возможность привязать к напоминанию конкретного клиента и/или контакты. При выборе Клиента в списке Контактов для выбора автоматически подгружаются контакты, закрепленные за Клиентом. Можно добавить не ограниченное количество Контактов;
8. Блок "Сделка" - возможность привязать напоминание к сделке без необходимости перехода в карточку сделки
9. Сотрудники - возможность назначить напоминание одному или нескольким сотрудникам (см. Групповые напоминания).

Изменение/Удаление напоминания:

При изменении напоминания следует помнить о следующем:

1. Изменить напоминание можно только в течение 1 дня после его добавление.
2. Удалить напоминание можно только в течение 1 дня с момента добавления или, при наличии прав, в любое время;
3. Напоминание, поставленное другим сотрудником, удалению не подлежат – необходимо зафиксировать результат выполнения.
4. Напоминания, поставленные с признаком «Только чтение» могут быть отмечены только автором напоминания.

Групповые напоминания:

У каждого сотрудника есть возможность поставить напоминания любому сотруднику в системе. Это может использоваться, например, для заказа калькуляции тех.специалистом, или выезд специалиста к клиенту.

Примечание:

1. Режим «Только чтение» - при включении опции и назначении напоминания на другого сотрудника отметку о выполнении сможет поставить только автор напоминания;
2. Назначенные напоминания нельзя редактировать (редактировать может только автор) – можно только делать пометку о выполнении;
3. При внесении изменения в групповое напоминание оно будет изменено у всех сотрудников, включенных в список.

Отметка о выполнении напоминания:

Каждое напоминание, кроме помеченных как «Только чтение» требует фиксации результатов. Для пометки о выполнении напоминания необходимо нажать на пиктограмму.

В появившемся окне зафиксируйте результат выполнения:

В случае необходимости можно сразу назначить новое напоминание. В этом случае в Историю активностей будет занесена запись Результата напоминания и составлено новое напоминание.

Просмотр выполненных Напоминаний и Результатов возможен либо в отчетах, либо в разделе Календарь / События: