Модуль ”Почтовик”

by @dupad
Модуль ”Почтовик”

Что такое Почтовик

Это новый модуль (доступен с версии 8.30), который позволяет подключить почтовый ящик пользователя для получения и отправки email сообщений, интегрированный с SalesMan CRM, а также предоставляющий дополнительные возможности.

Предусмотрено подключение не более одного почтового ящика для каждого пользователя системы.

Чем не является Почтовик

  • Почтовик не является 100% заменой вашим почтовым программам или почтовым сервисам, т.к. не воспроизводит 100% функционала ведущих приложений, а также сам не доставляет почту;
  • Почтовик не предназначен для подключения всех существующих почтовых ящиков - поддерживается 1 почтовый ящик для 1 пользователя;
  • Почтовик не является средством сбора заявок с сайтов - для этого есть модуль "Сборщик интересов", хотя поддерживается преобразование входящего сообщения в Лид;

Используя SalesMan.Почтовик вы соглашаетесь с его ограничениями и возможными проблемами, ввиду того, что модуль только появился, при загрузке/отправке сообщений.

1. Возможности

  • Получение входящих писем с вложениями, с возможностью их привязки к записям Клиентов, Контактов и Сделок, а также возможностью перенести в историю активностей,
  • Отправка писем из интерфейса CRM с возможностью вложить файлы, Документы, счета и акты,
  • Синхронизация сообщений, отправленных из внешних почтовых программ,
  • Возможность создавать лиды, напоминания, а также записи в Базе знаний,
  • И многое другое

2. Настройка

Для настройки Почтовика следует перейти в этот раздел (соответствующая иконка в меню), найти в панели папок пункт "Настройка":


Подключаем почтовый ящик на примере:

Шаг 1. Авторизация


  • Указываем в полях "Логин" и "Email" ваш почтовый ящик, т.е. email
  • Авторизация - "Да" почти всегда для почтовых сервисов

Шаг. 2. Настройка серверов входящей и исходящей почты


Теперь надо настроить почтовые сервера, для получения и отправки почты. Мы подготовили данные для наиболее популярных сервисов почты, которые можно загрузить выбрав в списке "Загрузить для".

После настройки авторизации и серверов обязательно проведите проверку подключения с помощью оранжевой кнопки "Проверить".


После успешной проверки переходим к следующему шагу

Шаг 3. Настройка проверки папки "Отправленные"

Во время проверки подключения будут загружены все папки IMAP, имеющиеся на сервере. Вам надо выбрать ту папку, в которой сервер хранит отправленные сообщения - для того, чтобы можно было загружать письма, отправленные не из CRM, а из внешней почтовой программы. Например, для Яндекс.Почта - это папка "Отправленные", а для Gmail - папка "[GMAIL]/Отправленные".


Шаг 4. Настройка поведения Почтовика

Здесь все просто, однако рекомендуем параметр "Удаление" выбрать "Удалять только из CRM", чтобы измежать ��итуаций случайного удаления писем без возможности их восстановления.


На этом настройки закончены.

Примечание:

  1. Максимальное количество дней проверки сообщений - 7, т.е. будут загружены сообщения не старше 7 дней
  2. Вложенные в тело сообщения изображения загружаются сразу (не для всех писем, есть проблемы с чтением писем, отправляемых из встроенного почтового клиента в iPhone)
  3. При медленном соединении с интернет (например 3G) возможны проблемы с загрузкой сообщений и вложений
  4. Возможны проблемы с кодировкой входящих писем (поддерживаются кодировки UTF-8, Windows-1251, KOI8-R)
  5. Письма можно преобразовать в историю активностей только в том случае, если отправитель/получатель есть в базе CRM (т.е. для Клиентов и Контактов)

2а. Автоподписи

Вы можете также настроить автоподписи для каждого вида создаваемых сообщений:

  • новое письмо - рекомендуется полное содержание (приветствие, подпись, все контакты)
  • ответ на входящее - рекомендуется краткая подпись
  • при пересылке - рекомендуется подпись, контактный телефон

2б. Шаблоны сообщений

Каждый сотрудник может настроить шаблоны сообщений. Шаблон также можно сделать общим и его смогут использовать другие сотрудники, но не смогут редактировать.



3. Список сообщений

Список сообщений отображает 50 писем для каждой папки (Входящие, Отправленные и т.д.).


В заголовке сообщения отображаются следующие данные:

  • Время/Дата получения
  • Количество прикрепленных файлов (если есть)
  • История (желтый цвет - не привязано к истории, зеленый - привязано к истории активностей)
  • Признак привязки к сделке
  • Тема сообщения
  • Отправитель (для входящих) или Адреса (для отправленных)

Индикатор на нижней панели:

  • Отображает количество не прочитанных сообщений
  • При клике на иконку загружается последние 20 не прочитанных сообщений

Вложения - файлы

Почтовик позволяет прикреплять к сообщениям файлы как с компьютера, так и уже загруженные в CRM, а также документы, счета, акты. Также поддерживаются прикрепленные файлы во входящих сообщениях

Вложения - изображения

Вложенные в сообщение изображения автоматически показываются в виде мини-галереи:


Встроенные изображения

Почтовик позволяет просматривать встроенные изображения во входящих письмах, а также встраивать изображения с ПК или уже загруженные в CRM при написании нового сообщения

4. Составление сообщения


Получатели

Сообщение может быть отправлено как Клиенту/Контакту из CRM, так и на произвольный email (в данном случае для его добавления надо нажать клавиши Ctrl + Enter). Возможен выбор нескольких получателей.


Сообщение

Для составления сообщения используйте встроенный визуальный редактор. Также можно выбрать один из предварительно подготовленных шаблонов.

Вложения файлов с компьютера

К сообщению можно прикрепить файлы с компьютера. При добавлении сообщения в историю активностей файлы будут скопированы и также прикреплены к записи истории.

Вложение файлов из CRM

Также возможно прикрепление уже загруженных в систему файлов.


  • Если получатель существует в базе CRM, то будут доступны файлы из его карточки и Документы
  • Если получатель не содержится в базе, то доступны только Общие файлы
  • Если письмо создавать из сделки, то будут доступны еще 2 вкладки - Счета и Акты


  • Красным знаком "+" обозначаются счета/акты еще не преобразованные в PDF-файл - сначала надо будет сгенерировать pdf, а затем будет доступна кнопка прикрепления файла
  • Зеленым знаком "галка" обозначаются счета/акты, которые уже преобразованы в pdf

Изображения в теле сообщения

Почтовик поддерживает встроенные в тело письма изображения как для входящих писем, так и при написании нового.



5. Переписка в карточках

Для удобства работы все сообщения с конкретным Клиентом или Контактом, а также сообщения прикрепленные к сделам доступны в карточках на вкладке "Переписка":


Также сообщение можно составить прямо из карточки. Для этого надо нажать на конверт рядом с адресом email

6. Дополнительные операции с сообщением

6.1. Создание Интереса (заявки, лид - кому как нравится)

На основе сообщения можно создать Интерес. При этом будут автоматически найдены все:

  • адреса email
  • телефоны
  • адреса сайтов

содержащиеся в сообщении. Также Интерес будет привязан к Клиенту и/или Контакту, если сообщение было к нему привязано

6.2. Создание напоминания

На основе сообщения можно создать напоминание. Напоминание будет автоматически привязано к записи Клиента, Контакта и/или Сделки, если сообщение к ним привязано. В поле "Агенда" будет скопировано содержание сообщения

6.3. Создание записи в Базе знаний

На основе сообщения можно создать запись в Базу знаний. При этом открывается форма создания записи с заполненными данными

June 9, 2018
by @dupad