Один из самых полезных инструментов для организации работы дроп-магазина.

Ecom KILLERS рассказывает не только о дропе, но и о самоорганизации. Недавно мы писали о том, как ставить перед собой цели и задачи, а сегодня разберем один из самых полезных инструментов для построения работы и учёта.

Для того, чтобы не запутаться в подсчетах, не потерять важные вкладки с товарами и не забыть о пожеланиях клиентов, необходимо правильно выстроить свой рабочий процесс. Особенно это важно, если вы находитесь на начальном уровне. Самоорганизация поможет вам не утонуть во всех задачах и бизнес процессах.

Google Spreadsheet - максимально простой и удобный способ работать вместе и структурировать информацию.

Но не торопитесь создавать таблицу и начинать вносить данные - мы на своем примере расскажем, как использовать ее эффективно. В конце статьи вас ждет бонус: Мы сделали готовый шаблон таблицы, которая поможет в работе с вашим дроп-проектом.

Для начала разберем таблицу по страницам:

1) Задачи

Во вкладке “Задачи”вы планируете свои дела по неделям:

1. Создаете список задач на конкретную неделю (у нас это 13-19 числа) и вписываете в блок все необходимые дела на 7 дней. Этот блок обозначен желтым цветом.Мы также даем каждой задаче тематику: товары, ассортимент, магазин - это помогает еще больше структурировать данные.

2. Распределяете дела по дням. В верхних ячейках всегда расположены самые приоритетные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. Например, сегодня 13 число, мы выполняем задачи по списку, начиная с верхней. После выполнения делаем ячейку с задачей зеленой - она выполнена.

Если не успели сделать все задачи за день - перемещайте их на завтра.Главное, ставить их по силам, иначе придется переносить слишком много задач, которые впоследствии будут опять перенесены на недели вперед,а так можно скатиться в прокрастинацию.

P.S. Если вы не знаете, какие задачи поставить, рекомендуем ознакомиться со статьей “Как и с чего начать?”.

2) Товары

Начинайте заполнять эту страницу, когда приступаете к поиску товаров, которые хотите протестировать и начать отливать рекламу.

Ячейки с топ товарами мы выделяем зеленым цветом, а белым те, которые добавим на сайт для расширения продукт-матрицы.

Что входит в каждый из столбцов?

1. Название товара. Здесь лучше указать окончательный вариант названия, который вы опубликуете на сайте, а не “черный желтый человек кот мыло”, как это обычно пишут на Али — ваши покупатели вряд ли оценят.

2. Ссылка на товар с Али. Как только вы проведете анализ продавцов, найдете самого выгодного и надежного - заносите ссылку в эту ячейку.

3 и 4. Ссылка на конкурентов. Ищем конкурентов по картинке товара в гугле и заносим в таблицу. У них вы сможете анализировать Product Page, креативы и названия товаров.

Страница “Товары” упрощает процесс добавления продукции на сайт. По ее завершению у вас сразу будут названия для сайта, ссылки на поставщиков с Али и конкурентов.

3) Заказы

После запуска магазина у вас появятся первые заказы. Их мы также вносим в таблицу, во вкладку “Заказы”.

Удобнее всего вести ее на английском - так вам будет проще ориентироваться и на сайте, и в переписке с покупателями.

Каждый столбец - отдельная информация:

1. Номер (ячейка А1). Порядковый номер заказа.

2. Номер # (ячейка В1). Номер заказа, указанный на Shopify.

3.Customer - Имя клиента (ячейка С1). Просто копируем имя и фамилию покупателя из его заказа.

4. Ali number - Номер заказа у поставщика на Али. Этот номер мы получаем, когда отправляем заказ поставщику и у нашего заказа появляется свой номер.

5. Track Number - Трек номер. Берем его из своего заказа на Али, он приходит, когда товар уже отправлен.

6. Status - Статус. В этом столбце мы ставим +, когда трек-номер активен и его можно отследить.

7.Comment отправка - Комментарий по отправке. Если заказ уже был оформлен и оплачен покупателем, а товара на Али нет в наличии / цена поменялась, вы вносите в этот столбец комментарий. Далее решаете это с поставщиком, либо ищете нового.

8. Comment почта - Комментарий по почте. Этот столбец для комментариев по вопросам самого покупателя: заказал не тот размер, указал не тот адрес, номер телефона. Указываете, что именно клиент просит поменять в заказе.

P.S. Мы всегда отправляем заказы за предыдущий день.

Например, сегодня пришло 10 заказов - отправляем эти 10 заказов завтра. Это помогает нам делать свою работу с меньшими рисками, например, если клиент решит что-то поменять в своем заказе за 24 часа*, то мы успеем внести эти поправки и избежим неполадок в будущем.

*Первые 24 часа с момента оформления заказа, в течение которых, покупатели могут изменять неверные данные в своем заказе: размер, адрес, номер телефона, имя.

4) P&L. Profits and Loss.

Profits and Loss - Прибыль и убытки. Эта страница поможет вам посчитать доходы и расходы за определенный период работы вашего онлайн-магазина.

* В данной таблице представлены реальные данные нашего проекта в 2019 году. Табличка P&L пригодилась нам при продаже этого магазина - одна из причин, почему мы ведем учёт на английском языке.

Лист P&L начинается с ячейки А2 Income - Доход. Правее мы пишем месяца и Total - итог за период. Ячейка А8 Expenses - Издержки (Расходы). Правее также прописываем месяца и итог.

А теперь подробнее про остальные ячейки:

1. Sales - Сумма продаж на Shopify. (Ячейка А3, далее ячейки пойдут по возрастанию)

2. Cost of goods - Себестоимость всех товаров. Ее мы считаем по всем заказам на Али.

4.Advertising - Расход на рекламу в Facebook.

5.Processing fees - Комиссии Shopify. Это комиссии платежек и уплата налогов.

6.Hosting and apps - Приложения Shopify, которые улучшают работу магазина. Также сюда вносим план самой платформы Shopify.

7.Domain fees - Домен. В нашем случае он уже был куплен, поэтому указан $0. Обычно оплата домена происходит на год вперед.

8.Refund - Возвраты. Сумма всех возвратов, например, если клиенту не понравилось качество товара или не подошел размер.

В нашем случае возвраты имеют совсем небольшую часть от издержек, поскольку почти всегда мы возвращаем только частичную сумму заказа. Этого мы достигли благодаря грамотному общению с клиентами, но про общение с клиентами в спорных ситуациях мы расскажем в другой статье.

9. Total expenses - Издержки. Общая сумма всех расходов.

10. Net Profit - Чистая прибыль. Считается путем вычитания издержек из валового дохода.

Вывод:

С помощью таблиц в Google Sheets вы сможете отслеживать ссылки на товары, доходы, расходы и комментарии покупателей. Также они помогут вам работать с командой онлайн, не отвлекаясь на организационные процессы. Наглядные цифры из P&L помогут вам отслеживать успешность вашего онлайн-магазина и не потерять нужные финансовые данные.

Сейчас мы частично перешли на более продвинутые инструменты, но также используем и Google Spreadsheets. Этих таблиц для новичков будет более, чем достаточно.
Советуем менять таблицы под себя, добавлять новые ячейки и совершенствовать существующие. Удачи!

Бонус: Ссылка на таблицу из статьи - https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LMza1QA7aDU8qF4wb_ZGsrZl0-3Fpy5VG56AE3cXm50/edit#gid=1982053272. Предлагаем вам сделать копию документа*, и после этого вы сможете редактировать данные и использовать таблицу в своей работе.

* Заходите в таблицу -> Нажимаете “Файл” -> “Сделать копию” -> Файл скопирован у вас в Google Docs. Теперь вы можете подстроить его под себя и использовать, это поможет вам организовать свой рабочий процесс и не утонуть в потоках информации.