Отчетность

Выдача отчетных документов новым сотрудникам

Если сотрудник только устроился, то ему нужно выдать доступ к отчетному документу (для чаттеров - свой, для художников - свой).

Для этого тебе надо зайти в документ "Информация о сотрудниках", далее заходишь в лист 'Chatters\Artists", затем в столбце "Gmail" копируешь почту нужного сотрудника. Заходишь в документ отчетности (один документ - для чаттеров, 2ой для художников) и проделываешь следующие действия:

1) Нажимаешь на кнопку "Настройки доступа" и добавляешь gmail почту сотрудника.

2) Находишь лист под название "For copy" и создаешь копию.

3) Редактируешь название листа (переименовываешь в @username сотрудника).

4) Правой кнопкой мыши кликаешь по этому листу и нажимаешь кнопку "Защитить лист".

5) Справа появится настройки для защиты листа.Нажимаешь на кнопку "Задать разрешения".

6) Далее нажимаешь на галочку сотрудника, чей это лист (сотрудника которого добавляешь); свою галочку и оставляешь галочку у "Макар Макаров (почта: [email protected])" - это я. Если ты не нашел в списке сотрудника, ты можешь ниже внести его почту. И нажимаешь кнопку "готово".

Также защищаешь определеннный промежуток (пример с отчетным документом для чаттеров - аналогично с художниками):

1) Листаешь вниз до 165 строки:

2) Выделяешь область с подсчетом данных:

3) Заходишь в "Данные" и нажимаешь на "Защитить таблицу или область":

4) И также, как делали выше, справа появится настройки для защиты листа. Нажимаешь на кнопку "Задать разрешения".

6) Далее нажимаешь на галочку сотрудника, чей это лист (сотрудника которого добавляешь); свою галочку и оставляешь галочку у "Макар Макаров (почта: [email protected])" - это я. Если ты не нашел в списке сотрудника, ты можешь ниже внести его почту. И нажимаешь кнопку "готово".

Затем сообщаешь сотрудники, что выдан доступ ему в документе для отчетности. Ссылка находится у него в группе LDR | Chatters \ LDR | Artists.

После того как ты выполнил действия описанные выше, заходишь в лист "Статистика о всех чаттерах". Далее меняешь @username - на username сотрудника с "@" (это можешь найти в документе "Информация о сотрудниках" или скопировать username в тг).

Затем:
1) В поле под "1ый проект" у сотрудника которого ты заполняешь пишешь "="

2) И без лишних действий заходишь в лист сотрудника (который ты создал для этого сотрудника) ищешь поле (внизу, 171 строчка) под "Total sum" и нажимаешь на него с зажатым на клавиатуре "ctrl".

3) Далее у себя на клавиатуре "enter". Если все правильно сделал - тебя перебросит обратно на лист "Статистика о всех чаттерах" и у тебя должно выйти вот так:

4) После этих операций, ты нажимаешь на эту ячейку (если уже выбрана, то можешь не нажимать). Копируешь ее (сочетание клавишь ctrl + c). Выделяешь все остальные ячейки от B до Z (сочетание клавишь shift + ctrl + стрелка влево или мышкой выделяешь) у тебя должно выглядеть вот так:

5) И вставляешь (ctrl + v), должно выйти вот так:

6) Проверь, что у тебя получилось все верно, на моем примере:

*В строке сверху у тебя должно быть так: ='@username сотрудника!T171

После проделай также с "Missed days" - "Дней пропущено:", "Working days" - "День работы над проектом:", "Total sum" - "Общее кол-во сообщейни за проект". Начиная с "1)" пункта до "6)".

А также в листе "Статистика о всех чаттерах\художниках" вместо "1ый проект..." пишем "=" и вставляем проекты из листа с сотрудника.

На этом все, и так повторяешь с каждым сотрудником.

Важно! Если чаттер сообщил, что его часовой пояс не сходится с МСК, то договариваетесь, когда он будет присылать отчет. В таком случае измени строчку у него в листе:

*Не забываем удалять лист и тг username в "Статистика о всех чаттерах", если сотрудник уволился - чтобы не нагружать документ и уменьшать время загрузки документа.

Как проверять отчеты сотрудников?

У чаттеров и художников есть свои отчеты:
Чаттеры - ежедневный отчет, где они отчитываются о проделанной работе (кол-ве написанных сообщений).
Художники - еженедельный отчет, где он отчитывается раз в неделю о творческих работах (сколько работ сделал за неделю).

Тебе нужно проверять эти отчеты, а именно - правда ли сотрудник выполнил то кол-во работы, которое он указал в отчете. Т.е. перепроверять что он внес и сверять информацию на discord аккаунте ( чаттеры - кол-во сообщений написанное за день, художники - сколько работ прислано чаттером, в канал для этих работ (memes\fan-arts и т.д.), за неделю).
*Если сотрудник выполнил более 5-7 проектов - на свое усмотрение, главное чтобы выполнял работу исправно.

Чаттеры:

Проверка отчетов:
1. Стажеров надо проверять (минимум сообщений в день и сверять что внесли верное кол-во сообщений) раз в день (можно чуть резже, если видишь, что сотрудник ответственно относится к работе).
2. Чаттеров и супер-чаттеров надо проверять (проверять, что они внесли верное кол-во сообщений) раз в 2-3 дня (можно чуть резже, если видишь, что сотрудник ответственно относится к работе). Но сверять, что они набрали минимум сообщений в день - нужно каждый день.

Проверять их отчеты следующим образом:
1. Заходим в документ "Отчетность для чаттеров". Далее лист "Статистика о всех чаттерах". Затем сверяем ячейку "Общее кол-во сообщейни за проект" с информацией на аккаунте:
Информация на аккаунте:
1) Зайти в их discord аккаунт (по token'у)
2) Зайти на сервер в котором чаттер ведет общение
3) Скопировать его никнейм

4) Нажать на клавиатуре сочитание клавиш ctrl + f (поиск сообщений на сервере) и нажимаем на крестик.

5) Вставляем в поиск (сообщений) nickname этого аккаунта, затем смотрим общее кол-во сообщений на сервере.
2. Если оно совпадает с общим кол-вом сообщений в ячейке "Общее кол-во сообщейни за проект" (в листе "Статистика о всех чаттерах"), то значит сотрудник все заполнил верно и не обманул\перепутал. Если нет - разобраться с чаттером.
3. Также обязательно, выборочно, проверять сообщения чаттера на осмысленность сообщений (просто смотришь пишет ли он длинные сообщения или же спамит короткими\однотипными\стикерами и прочими сообщениями. Также наказывать такой подход к работе.

В ячейке "Сообщений за день (среднее ареф.)" сообщений в день должно быть не меньше, чем:
Для стажеров (на исп. сроке):
300 сообщений в день (первую неделю исп. срока - можно делать исключение в 230-250 сообщений).

Для чаттеров и супер-чаттеров (прошли исп. срок):
400 сообщений в день.

Важно! Обязательно проверяем, что чаттер в поле "Nый проект", где он пишет общее кол-во сообщений каждый день, в те дни когда он не общался вместо "-" оставлял пустое место и убирал "-" (это сломает подсчет дней). Это повлияет не его сред. ареф. сообщений в день - будет меньше.

Художники:

Заходишь в документ "Отчетность для художников", затем заходишь в лист художника, которого проверяешь и смотришь кол-во работ:

1) Арты - не меньше 2 в неделю.
2) Мемы - необязательно, по желанию (но рекомендуется делать пару штук).
3) Др. худ. работы (он должен поменять этот пункт и выбрать из списка работ, какие работы будет делать) - не меньше 1-2 работ.

Далее, заходишь в аккаунт чаттера (как заходить - описано выше), заходишь в каналы "memes" "fan-arts" (в разных проектах данные разделы могут отличаться).
Пример с "memes":

Затем копируем ник аккаунта и вставляем в поиск. После этого смотрим сколько чаттер скинул работ за неделю и сверяем с отчетом художника.

Карательные меры :)

После проверки каждого чаттера, если чаттер не достиг минимального кол-ва сообщений в день - нужно выдать предупреждение\уволнять. Будет зависить от ситуации:
1) Если сотрудник добросовестно выполняют свою работу, и в какой-то из день не дошел до минимума, но при этом он является добросовестным сотрудником - за это можно не выдавать предупреждение;
2) Если сотрудник в какой-то день не набрал минимум кол-во сообщений за день - за каждый день выдавать 1 предупреждение и сообщать ему об этом (исключение: форс-мажор, предупредил заранее о своих делах или иных уважительных причинах);
3) Если сотрудник недобрал до минимума чуть-чуть и он находится на менее 1 недели исп. сроке - прощать его, но предупреждать, о том что на 2-3 неделе таких поблажек не будет;
4) Если сотрудник более 3 дней подряд\переодично (лучше советоваться с руководителем по данному пункту) не общался на аккаунте - узнавать причину, если это не форс-мажор => увольнять сотрудника. Если же человек оправдался, но через какой-то небольшой промежуток времени снова не общался 3 дня или регулярно пропускает работу (раз в 2-3 дня не общается) => увольнять. Вкратце, если человек не мотивирован к работе, лениться, часто придумывает причины, чтобы не общаться => не эффективный сотрудник => увольнять.

Кратко:
Суть этой обязанности давать сотрудникам "взбучку", если начинают лениться. Избавлять от неэффективных сотрудников ( не выполняют работу качественно => отнимают время у тебя и растягивают получение твоей з\п ). Жалеть надо эффективных сотрудников, карать - неэффективных.

3 предупреждения = эффектинвый сотрудник - не получит премию за проект\неэффективного - уволнять.
*предупреждения вносятся в отчетный документ

*Больше 3-4 дней не выполняют свою работу без уважительной причины = увольнять.

Аналогично с художниками, если они не достигли минимума по своим работам, то применяются аналогичные условия.

Чуть-чуть добавлю про художников:
Художнику - в первый раз выдавать предупредить или выдать предупреждение, чтобы выполнял работу, которую присылает чаттер.
В второй раз - выдать предупреждение.
В третий раз выдать предупреждение - эффективному, не эффективного уволить.
В четвертый выдать предупрждение - эффективному (лишается премии). *Если художник вообще не выполняет работу, а также видно что он неэффективен - увольнять сразу.

Минимум работ для художников:

1) Арты - не меньше 2 в неделю.
2) Мемы - необязательно, по желанию (но рекомендуется делать пару штук).
3) Др. худ. работы (он должен поменять этот пункт и выбрать из списка работ, какие работы будет делать) - не меньше 1-2 работ.