10 шагов к эффективному внедрению изменений в компании

Любые нововведения, такие как внедрение новых процессов, новые оргструктуры, сокращение штата или оптимизация процессов, вызывают большое сопротивление и негатив у сотрудников, если руководство компании недостаточно уделяет внимание коммуникациям и вовлечению сотрудников на местах.

10 шагов к успешным изменениям

1. Заранее проанализировать причины сопротивления сотрудников

Зачастую сопротивление выражается в том, что сотрудники не поддерживают, не понимают или не принимают изменения. Это происходит из-за того, что изначально не было уделено внимания разъяснению причин и целей. Они видят во всем этом негатив, включая тот факт, что им предстоит проводить больше времени на работе. Они не видят в этом «себя», своих инициатив и потребностей!

2. Провести диагностику

Необходимо в первую очередь провести диагностику того, что сегодня не устраивает всю компанию, включая руководство, инвесторов, средний менеджмент и сотрудников на местах. Из этого следует начать формировать так называемое «as-is» и «to-be» — текущее и идеальное состояние компании.

3. Вовлечь сотрудников в создание и проведение изменений

Это самый важный пункт, о котором забывают и не хотят заботиться руководители, думая, что сэкономят свое время и время сотрудников, отвлекая их от непосредственной работы. На самом деле они тратят намного больше времени на внедрение изменений, которые не срабатывают, потому что их психологически никто не принимает! Сотрудники должны быть вовлечены в решение о том, как будет организована их работа, что изменится в их функционале, процессах, документации и вознаграждении.

4. Составить полноценную картину AS-IS

Собрать в единую бизнес-модель то, что есть на сегодняшний день, учитывая все предпосылки от руководства к необходимым изменениям, а также мнение среднего менеджмента и сотрудников. Это необходимо для того, чтобы показать, что руководство принимает во внимание мнение всех участников процесса, а не только акционеров.

5. Составить полноценную картину TO-BE

В этом процессе должны быть обязательно включены три составляющие:

- Новое стратегическое состояние компании на рынке с учетом трендов, клиентов, конкурентов и маркетинга.

- Финансовые и другие ключевые показатели эффективности (КПЭ) на всех уровнях компании.

- Детальная организационная модель и бизнес-процессы.

6. Разработать детальный план

В детальном плане должно быть учтено множество бизнес-направлений, стыковок бизнес-процессов и других организационных вопросов. Важно учитывать все возможности для оптимизации ресурсов — как финансовых, так и временных и человеческих. Здесь как раз многие руководители упускают возможность вовлечь сотрудников в создание этого плана.

7. Создать и презентовать систему мотивации за внедренные изменения

Очень важно включить систему мотивации для сотрудников за участие во внедрении изменений. Мотивация не обязательно должна быть денежной; можно разыгрывать призы за более активное и качественное участие.

8. Разработать оптимизированную организационную структуру

Необходимо определить новые роли и функции в компании и продвигать тех, кто активно участвует в изменениях. Важно выбирать так называемых агентов изменений — людей, которые могут занимать не самые высокие позиции, но пользуются уважением в компании.

9. Внедрять изменения на ежедневной основе без отрыва от основного бизнеса

Когда все сотрудники компании уже вовлечены в процесс изменений, стресс будет значительно снижаться. Люди будут видеть и понимать, что их руководитель заинтересован в том, чтобы они принимали участие в этих изменениях, в том, как будет работать компания, и в принятии решений.

10. Фиксировать и публиковать изменения и результаты на всех уровнях на еженедельной основе

Необходимо планировать все внутренние коммуникации: еженедельные дайджесты, часть всех совещаний, посвященная изменениям, похвалы и награды за оптимальные решения, открытый диалог сотрудников с руководством, сбор предложений и обратной связи, презентации целей и планов. Все эти элементы коммуникационного сопровождения абсолютно необходимы для того, чтобы сопротивление сотрудников не вернулось, а они, наоборот, были вовлечены и удовлетворены своей ролью и значимостью.

Если изменения будут внедряться по данному плану, компания действительно выйдет на гарантированный плюс с наибольшей эффективностью и прибыльностью.