Как заниматься важным, когда все горит?

Работаю я владельцем продукта.
Поэтому вопрос из заголовка рассматриваю в этом ключе, но, кажется, что его решение применимо шире: подойдет руководителям проектов, домашним хозяйкам, императорам и самозанятым.

Часть один. Какие проблемы?

Итак, если ты продакт, то, скорее всего, тебе нужно делать что-то подобное:

1. Изучать конкурентов
2. Строить дорожные карты
3. Выявлять паттерны
4. Проводить презентации
5. Вести приоритизированные бек-логи 
6. Декомпозировать задачи и писать требования
7. Разбирать дефекты
8. Разговаривать с пользователями, заказчиками, dev-team, другими продуктами, с маркетингом, с продажами, с технической поддержкой
9. А если у тебя вдруг нет выделенного руководителя проекта, SD-менеджера или UX-дизайнера, то и их работу будешь делать тоже ты

Это займет у тебя столько времени жизни, сколько ты позволишь.
Попытка сделать все по этому списку заканчивается работой 24x7х365.
На это сверху каждый день и каждую минуту накладывается следующее:

• Пользователь сердит или страдает, он в беде, нужно срочно решить его проблему
• Инженеры кричат, что заблокированы, им срочно нужно твое согласование
• Кто-то большой и важный хочет срочно что-то уточнить, например, как ему использовать его сотовый телефон
• Обнаружена новая критическая зависимость, если ее немедленно не разрешить, то все пропало
• Наши смежники нас подставили и у нас срывается поставка, это вопрос жизни и смерти
• На дашборде мигает красная лампочка о просадке критической метрики, вся команда останется без премий, зато с пиздюлями

Когда это происходит, ты отвлекаешься от того, что ты делал, переключаешься на то, что прилетело. Потом отвлекаешься от того, что прилетело, и переключаешься на то, что прилетело сверху.
Далее по кругу весь день.
Каждый день. 

Неделя заканчивается и ты осознаешь, что тем, чем ты на самом деле хотел или должен был заниматься, ты на неделе не занимался ни разу. Поэтому в выходные ты решаешь, что твоя жизнь должна быть управляемая и что тебе нужно последовательно придерживаться четкого плана, рисуешь важные и правильные пункты, чтобы первая же рабочая секунда понедельника превратила их всмятку. 
Непредсказуемые катастрофы, бек-лог как куча чего-то (и это не снег), команда не понимает, что им делать среди этого бесконечного конфликта приоритетов, и в целом происходящее ощущается как тотальный перманентный хаос.

И на фоне этого хаоса время от времени кто-то лезет к тебе со смехотворными вопросами (или, бывает еще параноидальное, когда этот дурачок с вопросами – ты сам и есть).
Вопросы типа таких: а куда мы движемся, а где наше видение 5-летнего горизонта, а давайте поднимемся на три уровня выше…

И ты такой:
Серьезно?!
Почему ты меня об этом спрашиваешь сейчас, кому это поможет?!!
Не видишь, что все сломано, все горит, кругом чума?!!!

Часть два. Как выбираться?

Глубокий вдох.. медленнных выдох…

Продукт-овнер - это такая роль, для которой описанное выше - норма. Есть данные, что на тушение пожаров уходит 52% его времени (хотя для меня эта цифра часто ощущается как x2).

То есть в целом - все ок.
Но! Если твоя жизнь - одна сплошная пожарная ситуация, то это тебя доканает.
Это непременно доканает кого-угодно.
Поэтому посмотрим, чего тут можно поделать, опять же, на моем личном примере, но мало ли, может кому пригодится.

Проблема проста и понятна: есть куча дел, всю ее переделать не хватит ни сил, ни времени, ни ума, ни денег. Поэтому надо что-то выбрать, а что-то отбросить. Желательно выбрать что-то более важное, а отбросить что-то менее важное.

Как это сделать? Я использую комплексный подход, предполанающий действия по 4-м направлениям:

1. Мой внутренний мир
2. Наш веселый и дружный коллектив
3. Человечий мозг
4. Инструменты и техники

Начнем с того, что попроще – это 3) мозги и 4) техники. Потом перейдем к тому, что посложнее – это 2) устройство наших коллективов и 1) наши индивидуальный склонности

Часть три. Мозги

Наш мозг постоянно приоритизирует вещи сам, не советуясь с нами. Если за этим не следить, то выбирая между орущим начальником и аналитической работой, он будет делать так:

«Хозяин, на нас начальник орет. Выглядит как реальная опасность, а значит - это очень важно, а значит - все внимание туда.

Включаю режим бей-беги, приковываю к проблеме, подавляю способность мыслить по-человечьи. Хозяин, я все сделал, ты будешь спасен, не благодари»

Как выбраться из этой архаичной ловушки мозга, которая фокусирует нас на то, что может быть не таким уж и важным? Выключить режим «бей-беги» любым работающим для тебя способом.

• Мой метод - на минуту физически переместить себя в другое место, подышать, напомнить себе, что какой бы катастрофа не была, ты вероятно выживешь.
• И еще мне помогает взгляд на ситуацию в глобальной перспективе. будет ли случившееся важно через неделю, месяц, год? Не забудется ли эта конкретная ситуация через день, стоит ли пикировать на проблему?

А еще наш мозг склонен к разного рода искажениям.

• К примеру, он преувеличивает то, что не может ясно различить. Скажем, что будет, если начальник недоволен? Если мы не подключим сознание и не обдумаем реальных последствий, то мозг справится с этим сам примерно так: «хозяин, мы будем уволены с черной меткой и никогда и никуда больше не устроимся, нам никто не поможет, мы станет бомжами и умрем, потому что бомжевать нормально мы тоже не сможем». Это молниеносно заставит нас заниматься вопросом, важность которого пока не очевидна. А еще, выбирая между аналитической работой и понятной задачей, мозг будет делать так: «хозяин, это какая-то мутная тема, в которую надо вникать, может быть что-то придумывать или чему-то учиться… Это ж скок сил придется потратить, когда результат не понятен. Давай про это как-нить потом, а щас задвинем подальше. Ну вот, хозяин, опять я тебя спас, не благодари, это моя работа»
• Другой пример искажения - склонность придавать больше значения тем вещам, которые случились недавно. Скажем, в конце квартала прилетела новая крупная фича. Скорее всего, она будет номинирована в следующий квартал среди первых, если забыть подумать о возможности искажения.
• Последний пример искажения: если затрачено много ресурсов и их уже не вернуть, то очень трудно остановиться. Если мы делаем фичу уже год, то прекратить работу сложно. нужно приложить усилие, чтоб задать вопрос: "а что, получается без этой фичи можно еще год или два прожить"? И если ответ будет «да, конечно», то тут следующие усилие нужно будет приложить, чтобы задать следующие вопросы: сколько еще нужно вложиться, чтобы ее доставить? Что мы получим, когда это произойдет? Нужно или ее долелывать?

Таких искажений очень и очень много, и мой метод - изучать их и, по-возможности, пытаться учитывать в ходе определения важности вопросов.

Часть четыре. Техники

Техник много, расскажу про ту которая более-менее работает у меня. Я ее называю «упражнение в брутальной приоритизации».

Делать упражнение лучше в спокойном состоянии, убедившись что ты сейчас не в режиме «бей-беги», и что у тебя нет сейчас сильного эмоционального переживания. Убеждаемся, что мы в порядке, и приступаем.

Брутальная приоритизация означает отметание всех задач, для которых не найдено железобетонных аргументов, чтобы их делать. То есть, не доверяем ощущению «да, кажется задача важная, надо делать». Проверяем это ощущение оценкой последствий нашего бездействия. Что объективно может случиться, если эту задачу не делать?

Рисуем табличку. В первую колонку заносим список всего, что влетело, и «брутально» оцениваем каждую позицию по трем показателям.

1. Что будет, если сделать
2. Что будет, если не сделать
3. Размер

На основе этой оценки сортируем - важное выше, остальное ниже.

Как делать оценки? Есть много разных способов, расскажу о том, что сама стараюсь применять.

1. Отлично, если можно прикинуть выгоды и потери в цифрах. Скольких человек исполнение задачи сделает счастливыми? Какой размер выгоды получит компания, если задача будет сделана? Какие следующие шаги будут разблокированы после завершения этого шага? Какой будет цена бездействия на горизонте дня, недели, месяца, года?
2. Также можно попробовать абстрагироваться, представить, как будто это не я оцениваю мои задачи в моем проекте или продукте, а как будто я даю совет приятелю или коллеге. Как бы я приоритизировала этот список, если бы он принадлежал не мне?
3. Еще помогает прикинуть, мог бы кто-то, кроме меня, сделать задачу, чтобы оставить себе только то, что точно не может делать никто другой.
4. Если кто-то просит что-то, не имеющее прямого отношения к моим целям и планам, то имеет смысл набраться смелости и предложить отложить запрос.
5. На табличке с примером, кстати можно увидеть проявление еще одного искажения. Задачи 2 и 4 зеркальны: Сделаем задачу 2 - прекратим терять 10% времени персонала, а Сделаем задачу 4 - приобретем 10% времени персонала. Потеря чего-либо воспринимается более важной по сравнению с потенциальной выгодой.

Брутальная приоритизация - это процесс творческий и предплагает непрерывное обучение. Если что-то интуитивно кажется более важным, а что-то менее, то это нормально. Просто держим в пределах сознания попытку объективизации своих ощущений. Круто, когда есть метрика. Но если обьективных оценок задач дать не получается, если они субъективные, интуитивные, или, что еще хуже и чаще, - вообще нет понимания ни выгод, ни потерь, ни размеров задачи, то польза от упражнения все равно есть, потому что мы хотя бы задумываемся о задаче. А может быть мы добавим в список новую задачу - «придумать метрику для задачи Х»

Часть пять. Коллективное

А теперь давайте попытаемся в эту брутальную табличку внести задачу «позаниматься тем, что важно в долгосрочном периоде», и оценить ее. У меня получается вот что:

• Что получу, если сделаю это: без понятия
• Что будет, если не сделаю это: не знаю, кажется ничего
• Какой размер задачи: да кто ж ее знает

То есть, это самая маловероятная задача в этом списке. Поэтому, насильно заставляю себя забукировать 30% времени и трачу его на непредвиденные срочные запросы, неожиданные катастрофы, ну и, главным образом, на размышления о долгосрочных перспективах продукта.

Чтобы выделить 1,5 дня в неделю, я провожу красную границу в своей брутальной табличке на уровне 70% емкости. Ниже этой границы находятся задачи, которые я не буду делать.

Важно, чтобы все вокруг понимали, что происходит, и знали, что какие-то задачи я не планирую делать. Поэтому лучше найти возможность опубликовать этот список, сделать его доступным для членов команд, тим-лидов, менеджеров, других продуктов и для стейкхолдеров.

Это способ включить в вашу брутальную приоритизацию заинтересованные стороны. Они могут попросить вас поднять что-то выше красной границы. В этот момент можно пытаться сделать переход от саморасширяющегося без каких-либо ограничений списка к переговорам и обсуждению того, чем заполнять фиксированную емкость.

Вас могут попросить подвинуть вашу красную границу вниз. Вы можете сами захотеть ее подвинуть вниз. Не делайте так, иначе думать о важном не получится. Это сложно, нужно быть адвокатом самого себя, защищать свою красную границу, в первую очередь, от самого себя. Можно переместить задачи, которые попали выше границы, вниз за красную линию. Но нужно тренироваться не опускать саму эту линию.

Приходит начальник и ему нужно срочно подговить отчет. И ты говоришь - «ок, могу этим заняться, вместо задачи 2 про исправление критического дефекта. Он будет себя проявлять немного дольше, чем мы сейчас ожидаем». Красная граница стоит на своем месте.

Это довольно сложная часть и я знаю, что в некоторых коллективах она не будет работать. Но также я знаю, что немногие пытаются пробовать такое, а уверенность в своих способностях теоретически оценивать, что сработает, а что нет - это еще одно когнитивное искажение, на которое имеет смысл обращать внимание.

Часть шесть. Индивидуальное

Теперь самое сложное. Смотришь на это и думаешь, этож сколькож времени надо потратить на эту систему, а у меня его и так нет. Создать табличку, регулярно наполнять ее, оценивая и тасуя задачи, публиковать, делать видимой для всех, вести переговоры относительно приоритетов…. Делать это процессом, выполняемым на ежедневной основе, у меня лично не выходит.

Справляюсь я инструментом, который называю «недельные наброски».

Недельные наброски - не то, чтобы прям to-do листы, а скорее мысли на тему того, чему бы хорошо посвятить неделю. Делаю я их регулярно по вечерам воскресений и по понедельникам шарю с коллегами.

Это полезное упражнение, потому что становится явно видно, что удалось сделать за неделю, а что нет, что влетело вне плана, а что регулярно передвигается на следующую неделю. Можно осмыслить, на что расходовалась моя пропускная способность, а что осталось в стороне, и почему так произошло. Также можно точнее почуствовать свою реальную пропускную способность, потому что я, например, склонна переоценивать свою.

Все это повышает качество процесса планирования и понимание спектра задач, который удается заканчивать.

Степень детализации в недельных набросках очень подробной я не делаю, чтобы не измучить этими набросками саму себя. Например, я не описываю все встречи и активности, которые понадобятся для того, чтобы получить согласованный дизайн-макет по фиче Х, а просто пишу «получить согласованный дизайн-макет по фиче Х». Я замечала, что некоторые декомпозируют глубже и планируют более мелкие шаги, а потом отслеживают их исполнение, но для меня это выглядит как куча работы, так что я это не делаю.

Еще один упрощающий жизнь трюк - выкинуть из головы все, что ниже красной границы. На это не будет времени, поэтому думать и помнить об этом - лишняя трата энергии, которой всегда мало.

И как уже говорилось ранее - очень важно сделать эти наброски видимыми для коллег тем способом, который доступен в вашей организации. Канал в slack, доска миро, почтовые рассылки, способ не принципиален. Максимальную важность тут имеет возможность выравнивать ожидания относительно того, что делается, а что - нет, и готовность сохранять 30% емкости.

И наконец, пару слов о том, как поуправлять этими процентами. Непреодолимо захочется разобрать почту, почитать чаты, сходить на встречу или вытянуть задачку ниже красной линии.

Будут «уколы совести» на тему «это не настоящая работа в сравнении с другими задачами: сидишь, тупишь, чот обдумываешь, когда все кругом горит». Что помогает мне:

1. Убирать дистракторы: телефон в другую комнату/в локер, почту закрыть, открыть белый лист и физически заставить себя смотреть на него.
2. Публично рассуждать (как, например, в этой статье), что выделять время на формирование виденья - необходимость, а не роскошь.
3. Рассказывать себе истории о том, что видение не приходит путем выполнения одной таски длительностью в час. Оно приходит как эмерджентный и накопительный результат того, что в работу над ним тратятся серьезные ресурсы.

Работа продакта больше напоминает искусство, чем ремесло. Поэтому точных и универсальных инструкций тут быть не может, каждый выбирает то, что подходит лично для него и то, что работает в данный момент и в конкретной ситуации.

Поэтому помимо выше описанных вещей нам понадобятся еще две, чтобы мочь думать о важном, когда все горит: талант (ну, или наклонности, если слово талант - слишком сильное) и приличное количество энергии. С талантом - как кому повезет. А вопросом «как поднимать энергию, когда ее в принципе мало, или она быстро заканчивается», я много интересовалась и много экспериментов на себе поставила. Поделюсь этим отдельно.