Evrone ERP: от разработчиков для разработчиков
Недавно наш СЕО Олег Балбеков на Saint TeamLead Conf рассказал, как мы заботимся о сотрудниках (видеодоклад внутри). С технической точки зрения этот процесс спрятан в нашу внутреннюю систему управления — Evrone ERP. Про неё мы и решили сегодня рассказать.
Evrone ERP отличается от классических систем планирования ресурсов. Она создана программистами для программистов. Её используют не бухгалтеры и отдел кадров, а менеджеры проектов, тимлиды, аккаунты, sales-менеджеры, руководители, эйчары — все, кто помогает программистам делать свою любимую работу.
Эта система будет полезна командам разработки, продуктовым командам, digital-агентствам, аутсорс-разработчикам и всем, кто создаёт цифровые и креативные сервисы. Нам она помогает делать нашу ежедневную работу качественно, сохранять стабильность и растить команду, не раздувая штат менеджеров и побочных отделов.
Evrone ERP — это модульный веб-сервис, который объединяет разные процессы:
- Evrone ERP Core — планирование и учёт трудозатрат.
- Evrone Challenge — проверка квалификации кандидатов и сотрудников.
- Evrone GitObserver — контроль за доставкой кода.
- Evrone Care&Attention — забота о сотрудниках.
- Evrone Bookkeeping — аккаунтинг и контроль оплат.
- Evrone Time Tracking — сбор и проверка трудозатрат.
- Evrone Production Calendar — контроль праздников и выходных.
Что делает Evrone ERP?
Облегчает рост команды и компании
Пока ваша команда небольшая — организационных проблем почти нет. Но как только она выросла до 20 человек, данных становится так много, что можно запутаться. Расчёт трудозатрат в Excel, согласование отпусков и больничных в мессенджерах, а про план развития навыков думает, пожалуй, только сам сотрудник.
Evrone ERP избавляет от ручного управления процессами, поэтому можно расширять команду и продавать больше, не боясь облажаться в менеджменте.
Помогает принимать решения на основе данных
С помощью ERP можно быстро достать цифры и отчёты, на которые раньше уходили дни. Все данные по трудозатратам, ключевым финансовым показателям постоянно обновляются, поэтому вы можете принимать решения на основе актуальных метрик.
Иногда не нужно изобретать велосипед. Можно использовать шаблонные и понятные процессы, чтобы сфокусироваться на разработке или продукте.
Финансовые, управленческие, HR-процессы в модулях Evrone ERP основаны на мировых best practices, они улучшают условия работы для сотрудников и упрощают управление. А главное — экономят время.
Избавляет от бюрократии в общении
Чем больше людей, тем больше бюрократии. Мы спрятали её под капотом Evrone ERP, чтобы сотрудникам осталось только обсудить конкретные решения.
Например, можно не искать, к кому обратиться по поводу отгула или компенсации рабочих трат. Несколько кликов и нужный руководитель получит автоматическое уведомление с предложением согласовать запрос.
Что в ядре Evrone ERP?
Планирование трудозатрат и зарплата
Главная функция ядра нашей ERP — планирование и учёт трудозатрат для аккаунт-менеджеров и руководителей направлений. Они могут заводить отдельные проекты, прикреплять к ним сотрудников, планировать их работу. Система корректно отобразит график, предупредит про конфликты с другими проектами и расхождения плана с фактом.
Если сотрудники отметят дополнительные затраты на работу, система отправит ответственным по проекту руководителям уведомления, чтобы согласовать или отклонить эти расходы.
Расчет заработной платы сотрудников и внешних контрагентов продолжает функцию планирования. ERP учитывает трудозатраты, помнит про особенности ТК РФ, знает о праздниках и выходных, следит за отгулами и больничными, рассчитывает зарплату по фиксированной или почасовой ставке. Бухгалтерия имеет удобный доступ к данным по каждому человеку, а сотрудники автоматически получают уведомления о начислении и перечислении зарплаты.
Чтобы сэкономить время на обсуждении индексации зарплаты на отдельных интервью, мы добавили автоматическое повышение ставок. Так вы сможете быстро реагировать на изменения рынка труда, а каждый сотрудник может видеть когда и на сколько вырастет его вознаграждение.
Кроме зарплаты в ядре можно управлять соцпакетом. Мы решили дать сотрудникам управлять им самостоятельно: кто-то потратит на лечение, кто-то купит эргономичное кресло для работы из дома. Каждому, в зависимости от грейда и стажа, начисляется сумма на год, сотрудники заполняют заявки на компенсации и получают выплаты в рамках этого лимита.
В профилях сотрудников есть специальные поля для адреса, размера одежды и информации о детях. Эти данные нужны для подготовки подарков и корпоративного мерча. HR-отделу больше не нужно бегать к каждому, чтобы спросить размер футболки, уточнить адрес доставки или количество детей для отправки новогодних подарков.
HR, корпоративная культура и оценка персонала
Все сотрудники в системе взаимосвязаны: кто-то будет куратором или ментором, кто-то руководителем. Чтобы поддерживать получившуюся структуру, система позволяет устраивать автоматизированный ежегодный ассессмент. Он поможет определить, все ли соответствуют своим должностям, выполняют нужные функции.
Периодически данные нужно обновлять. Это нужно для работы системы в целом или, например, если клиент просит актуальные CV сотрудников на проекте. Evrone ERP собирает такие заявки и автоматизирует сбор запрашиваемых данных.
Чтобы нанимать и распределять сотрудников на проекты, мы создали в системе своего рода маркетплейс. Sales-менеджеры и аккаунты могут создавать там заявки на нужных сотрудников в проект, а рекрутеры и ресурс-менеджеры — отвечать на эти заявки и закрывать позиции подходящими или новыми сотрудниками. ERP учитывает уровень подготовки (определенный с помощью Evrone Challenge), знание английского языка, часовой пояс, время, когда освободится сотрудник (если он подходит, но занят на других задачах), и рассчитывает потенциальную экономическую эффективность.
Система также следит за мотивацией персонала. Кураторы и менторы получают автоматические уведомления о проведении тет-а-тетов, на которых обсуждают с сотрудниками текущую рабочую ситуацию. Так можно узнать мотивационный статус, удовлетворенность, риск выгорания, риск ухода, эффект от ухода и зафиксировать всё в ERP. Это помогает удерживать сотрудников и работать с лояльностью и корпоративной культурой.
Конечно, одна из важнейших функций в Evrone ERP — учёт основных метрик. Они помогают руководству понять, всё ли в порядке, и своевременно реагировать на негативные тенденции в развитии. Мы предусмотрели такие показатели не только в рамках компании целиком, но и в разрезе отдельных проектов, команд, направлений и сотрудников в нужные отрезки времени.
Руководителям доступны коэффициент эффективности, оборотный капитал на сотрудника, оборотный капитал и прибыль, количество сотрудников по группам эффективности, среднюю внешнюю ставку.
Что автоматизируют дополнительные модули?
В зависимости от размера команды и текущих задач вы можете выбрать дополнительные модули. Каждый из них упрощает целую группу связанных процессов.
Все модули связаны и обмениваются информацией с ERP Core и между собой.
Evrone Challenge — проведение интервью и грейдинг
Сервис помогает экспертам проводить входящие интервью по шаблону и фиксировать результаты в карточке сотрудника. Можно провести одно интервью или два отдельных и сравнить мнения. Эксперты оценивают каждый вопрос отдельно, записывают заметки, общий комментарий по итогам интервью и вердикт. По результатам кандидату предварительно выставляется грейд.
По аналогии с входящими интервью, сервис использует ту же механику для испытаний сотрудников. В данном случае интервью проводится двумя экспертами, которые определяют квалификацию сотрудника.
Процесс получается централизованным и гарантирует единый подход ко всем: сотрудники знают, как именно поднять и доказать свой грейд, повысить зарплату, а кандидаты оцениваются справедливо, без отдельных предпочтений.
Evrone GitObserver — контроль доставки кода
Этот модуль контролирует, как и когда сотрудники и внешние контрагенты отправляют код в репозитории. Он своевременно реагирует на задержки и оповещает о них самих авторов и их кураторов. Если сервис обнаружит проблему или критические изменения в метриках, он сразу привлечёт руководителя высокого уровня для оценки ситуации и решения возникших проблем.
Таким образом мы уменьшаем риск потери кода, который был написан, но не отправлен в репозиторий.
Evrone Care&Attention — забота о сотрудниках и лояльность
Сервис заботы о сотрудниках работает на удержание и следит, чтобы каждый получил внимание от компании.
Он ведёт учёт точек взаимодействия, которые появляются автоматически в рамках обмена данными в системе (сотрудник получил повышение, потратил соцпакет) или вручную (мы провели мероприятие). Специальный показатель учитывает все точки взаимодействия и показывает уровень заботу о всех сотрудниках или каждом в отдельности.
Благодаря такому индексу заботы можно находить выгорающих или забытых сотрудников и работать с их лояльностью.
Evrone Bookkeeping — финансовые задачи и результаты
Этот модуль помогает аккаунт-менеджерам на всём этапе работы со счётом: от создания до полной оплаты. Он автоматически напомнит о пропущенных периодах оплаты, подготовит заявку на создание счёта, отправит её в бухгалтерию, примет и зафиксирует в системе.
Мониторинг оплат позволяет следить за статусами всех счетов и вовремя реагировать на задержки.
Сервис анализирует всю работу над счетами и показывает реальные показатели эффективности проектов, сравнение финансового плана и реальной картины. Таким образом мы можем быстро реагировать и снижаем риск убытков и кассовых разрывов.
Evrone Time Tracking — сбор трудозатрат
Часто команды пользуются давно привычными им сервисами, например, Jira, Yandex.Tracker. Этот модуль собирает зафиксированные трудозатраты из таких сервисов для ERP Core, где эти данные помогают рассчитать зарплату и много других метрик.
Также он проверяет трудозатраты по нескольким параметрам и автоматически запрашивает уточнения у сотрудников.
Итоговые данные о трудозатратах можно упаковать в индивидуальный отчёт для заказчика, чтобы показать, на что были потрачены рабочие ресурсы.
Все эти функции упрощают работу аккаунт-менеджеров, а значит они могут вести больше проектов одновременно, не совершая ошибок и не теряя данные.
Evrone Production Calendar — выходные и праздники
Сервис собирает из доверенных источников информацию о государственных праздниках, дополнительных выходных и предпраздничных днях. Это помогает избежать ошибок в расчете зарплат, трудозатрат и доступных ресурсов.
Мы долго думали, стоит ли выводить получившуюся систему наружу. Опыт эксплуатации внутри компании показал жизнеспособность идеи, проект готов увидеть свет. Сейчас мы можем развернуть для вас Evrone ERP и провести необходимое обучение сотрудников.
Для начала мы встретимся и обсудим ваши текущие процессы и модули, которые вы хотели бы использовать. После этого спланируем внедрение Evrone ERP так, чтобы не помешать текущей работе. Начнём с ядра системы и будем подключать модули, как только ваша команда внесёт всю информацию о сотрудниках.
Если вы хотите кастомизировать наши сервисы, автоматизировать какие-то новые или уникальные для вас процессы, мы готовы разработать для вас индивидуальные модули. Также можем связать новую систему с другими сервисами, которые используют в вашей компании: мессенджерами, системами управления проектами и т.д.
Надеемся, что наш опыт, реализованный в этой системе поможет бизнесу и сделает жизнь разработчиков немного лучше. Также мы будем рады услышать мнение сообщества о том, какие фичи будут полезны в такой ERP.