Каждый пятый предприниматель теряет деньги из-за ошибок в остатках

Узнай, как этого избежать.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это не просто подсчёт товара. Это важнейшая процедура контроля, которая позволяет бизнесу сверить фактическое наличие товаров с данными в учётной системе, выявить ошибки, недостачи или излишки, и тем самым — наладить чёткий учёт и снизить убытки.

Если ты ведёшь бизнес с поставками из Китая в Россию — будь то собственный склад, ПВЗ или дропшиппинг с самовывозом — без регулярной инвентаризации можно легко потерять контроль над остатками, а вместе с ним и деньги.

Зачем нужна инвентаризация?

1. Контроль остатков
   Зная точные остатки, ты сможешь планировать заказы у китайских поставщиков, избегая лишних затрат и дефицита товара.
2. Поиск потерь и ошибок
   Перепутали товары, не учли возвраты, потеряли коробку при приёмке — инвентаризация помогает выявить эти сбои.
3. Переход ответственности
   При увольнении сотрудников, смене логистов, передаче склада — важно понимать, кто за что отвечает и какие запасы передаются.
4. Подготовка к проверкам
   Даже если ты ИП, порядок в учёте всегда вызывает доверие — со стороны клиентов, контрагентов, инвесторов.
5. Борьба с воровством
   Когда сотрудники знают, что остатки регулярно проверяются, количество «пропавших» товаров резко снижается.

Какие бывают виды инвентаризации?

По обязательности:

• Обязательная — для ООО, АО, ПАО, как минимум раз в год.
• Добровольная — для ИП и самозанятых. Очень рекомендуется, особенно при работе с товарами.
• Повторная — если выявлены расхождения или подозрения на ошибки.

По частоте:

• Плановая — проводится по заранее установленному графику.
• Внеплановая — после ЧП, краж или при смене ответственного.
• Внезапная — без предупреждения, чтобы зафиксировать реальное положение дел.

По охвату:

• Полная — ревизия всех товаров и активов.
• Выборочная — проверка определённой категории.
• Целевая — проверка конкретного склада, ПВЗ, поставщика.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

• Малому бизнесу и ИП — минимум раз в квартал или после крупных поставок из Китая.
• Склад с объёмом до 1000 SKU — ежемесячная частичная проверка и полная раз в 3–6 месяцев.
• Фулфилмент или маркетплейсы (FBS/FBO) — желательно сверять остатки после каждой крупной отгрузки или возвращённой партии.

Как подготовиться к инвентаризации

1. Назначьте ответственных

Даже если вы работаете вдвоём — важно чётко распределить роли. Один считает, другой сверяет.

2. Ограничьте операции на время проверки

На период подсчёта остановите отгрузку и приём товара — иначе данные будут искажены.

3. Выгрузите остатки из системы

Сформируйте документ (опись) с тем, что должно быть на складе. Используйте форму ИНВ-3.

4. Разделите склад на зоны

Так проще контролировать, что всё посчитано, особенно при большом ассортименте.

5. Удалите данные о количестве для проверяющих

Если считаете не сами, а с командой — лучше не показывать им, сколько «должно быть», чтобы избежать подтасовок.

Что делать, если нашлись расхождения?

❌ Недостача

Причины:

• Ошибки при приёмке.
• Потери на этапе логистики.
• Хищения.
• Ошибки при выдаче или списании.

Решения:

• Пересчитать повторно.
• Проверить накладные, камеры, места хранения.
• Выявить виновных, оформить списания.

✅ Излишки

Причины:

• Приняли больше товара, чем указано.
• Ошибки в возвратах.
• Некорректные перемещения между складами.

Решения:

• Проверить накладные.
• Внести корректировки в систему.
• При необходимости — уведомить поставщика.

Особенности инвентаризации при работе с Китаем

1. Разные форматы упаковки — при приёмке с китайских фабрик важно учитывать, что одна коробка может содержать перемешанный ассортимент.
2. Ошибки в переводе — артикулы могут быть указаны на китайском, в Excel — иероглифы, и если не сверить, товар легко перепутать.
3. Товары без маркировки — особенно при OEM-поставках. Придётся маркировать вручную и добавлять в систему учёта.
4. Сроки логистики — в пути товар может повредиться или потеряться. Без инвентаризации это будет неочевидно.
5. Контроль за фулфилментом — если используете услуги стороннего склада, требуйте акты сверки и делайте свою проверку минимум раз в квартал.

📌 Вывод

Инвентаризация — это не просто формальность, а реальный инструмент контроля, оптимизации и защиты вашего бизнеса от убытков. Особенно в логистике между Китаем и Россией, где каждый шаг — от закупки до хранения — имеет свои риски и нюансы.

Даже если ты только начинаешь продавать товары с 1688 или Taobao, не пренебрегай этой процедурой. Чем раньше наведёшь порядок, тем меньше будет проблем в будущем.

📌 Для бесплатной консультации и детального расчета обращайтесь:

⚠️ Как это сделать, напишите нам на Whatsapp:
💬 +79502986677
Ссылька на WhatsApp - https://wa.me/message/7QGX56YLYFSKF1
💙 ВКонтакте - https://vk.me/fccargo

🛄 Официальные сайты:
fscargo.ru - https://fscargo.ru/
Телеграмм Канал - https://t.me/fscargoru
нельзяграмм: fscargo.ru
y@utube: fscargoru
rutube: https://rutube.ru/channel/48786668/