Что такое бенчмаркинг и зачем он нужен вашей компании. Шесть этапов внедрения

Часто успех компаний зависит от того, насколько умело HR-подразделения привлекают, мотивируют и удерживают персонал. Чтобы оценить эффективность работы с кадрами существует много инструментов, один из них — это HR-бенчмаркинг. Рассказываем, что это за метод, из каких этапов состоит и чем может быть полезен вашему делу.

Материал написан для блога «Помощник финансиста».

Авторы: эксперты консалтинговой компании TalentCode. Среди их клиентов: «Норникель», «Ростелеком», «НЛМК», «X5 Retail Group», «Вымпелком» и многие другие.

В управлении кадрами участвуют, в том числе и финансовые подразделения, которые отвечают за выделение и исполнение бюджетов. Но в большинстве случаев разработка, внедрение и контроль новых практик в области персонала остаются на стороне HR-службы. Поэтому вопросы по эффективности кадров задают именно этому подразделению. И чем больше статья расходов на персонал в P&L, тем больше к нему вопросов.

Что такое бенчмаркинг

Бенчмаркинг — метод измерения и улучшения организации путём сопоставительного или сравнительного анализа показателей с другими компаниями или принятыми в отрасли стандартами. Это не единственное определение, но все они сводятся к одному алгоритму: измерь, сравни, пойми, что улучшить и улучши.

В бенчмаркинге сравнивают процессы, продукты или услуги. Ключевое требование: следует использовать сопоставимые объекты.

Первое бенчмаркинговое исследование в HR провели в 1984 году, когда учёный Жак Фитц-Энц при поддержке ASPA (American society for public administration) и института Саратоги (Нью-Йорк) собрал 15 профессионалов в области HR. Вместе они разработали набор формул для оценки работы кадровой службы. После этого произошёл расчёт HR-бенчмарков. У участников рынка впервые появилась возможность сравнить себя с другими компаниями.

В чём сложность анализа HR-бенчмарков

Метод получил большое развитие. Исследования начали проводить как внешние провайдеры, так и сами кадровые службы внутри компаний. Стали появляться новые HR-метрики. И чем больше данных анализировали, тем больше показателей выявляли. Однако это плохо влияло на качество бенчмаркинговых исследований.

Причина в многообразии способов расчёта — в HR нет общепринятых стандартов отчётности. В итоге каждая компания выбирает уникальный набор метрик и самостоятельно их рассчитывает.

Однако в бенчмаркинге необходимо использовать только сопоставимые объекты с одинаковой методикой расчёта. Поэтому если компания хочет получить действительно ценный результат, ей потребуется много времени и сильных экспертов в области управления персоналом.

Из каких этапов состоит бенчмаркинговое исследование

HR-бенчмаркинг состоит из шести шагов, которые нельзя пропускать. На первых этапах необходимо ответить на вопросы, составить гипотезы и понять, с какими компаниями можно сравнить своё предприятие. Затем нужно собрать данные и проанализировать с экспертами, после — внедрить полученные результаты.

Шаг 1. Целеполагание. На этом этапе ответьте на вопросы:

что вы хотите достигнуть в результате исследования;
какие гипотезы вы хотите проверить, на какие вопросы ищете ответы;
какие подразделения затронут результаты;
какие метрики необходимо включить для получения ответов на все ваши вопросы.

Шаг 2. Планирование. Очередная порция вопросов:

с какими компаниями или организациями вы хотите сравнивать свои результаты;
как вы будете проводить исследование;
какая методология сбора данных и расчёта метрик будет использована;
какие риски могут возникнуть и как с ними работать;
что делать, если участники будут осознанно или неосознанно искажать данные.

Шаг 3. Сбор данных. Соберите и обязательно верифицируйте информацию.

Шаг 4. Анализ и интерпретация. Проверьте ваши гипотезы, обогатите полученные данные новой внутренней информацией о компании.

Шаг 5. Коммуникация. Обсудите полученные данные с экспертами и заинтересованными лицами.

Шаг 6. Внедрение изменений. Сформулируйте и оцифруйте цели изменений, составьте план по интеграции.

А если это не сделать

Пропуск даже одного из этапов приведёт к искажённому результату, а информация будет иметь сомнительную ценность. Если со сбором данных, анализом и интерпретацией это очевидно, то другие шаги зачастую пропускают.

Однако без целеполагания предприятие получит просто цифры о работе HR-службы. Чтобы найти в них ценность, руководство может попытаться их куда-нибудь встроить. Аналогично с этапом планирования. Без коммуникации и обсуждения результатов с экспертами есть риск неправильно интерпретировать данные. Без внедрения изменений, возникает вопрос: а зачем всё это затевали?

Возможности бенчмаркинговых исследований

Бенчмаркинговый анализ помогает увидеть области, где одна компания отстаёт от другой. Но чтобы предприятию вырваться вперед, исключительно этой информации будет мало. В классическом бенчмаркинге, помимо сравнения показателей, всегда исследуются принятые в компаниях практики. Это попытка разобраться, что стоит за цифрами и как их достигли.

Следующий шаг — внедрение лучших найденных практик. Получив базовое сравнение с бенчмарками по ключевым направлениям, кадровая служба может оптимизировать работу подразделений несколькими способами.

Диагностировать состояние всех ключевых HR-процессов

Рекрутинговое подразделение может определить области, в которых они лучшие или те, где нужно развиваться.

Например, прирост расходов на персонал ниже в сравнении с другими предприятиями, но при этом рост производительности труда выше. Это отличный результат. Но в части метрик подбора эта же компания может увидеть отставание: высокая стоимость, длинные сроки найма, а также высокая доля отказов от офферов. Значит, это область повышенного внимания.

Определять стратегию и приоритеты в развитии

Компания может пересмотреть стратегию найма, вложить в это направление дополнительные средства. Если в подборе всё оставить без изменений, то в ближайшей перспективе предприятие рискует потерять лучших кандидатов. Это прямое следствие диагностики.

Ставить и корректировать цели

Иногда в компаниях возникают ситуации, когда текущие потребности бизнеса не совпадают с поставленными целями.

Например, компания уже достигла отличных показателей в области удержания персонала, коэффициент текучести один из самых низких по отрасли. Однако HR-служба об этом не знает. И при постановке целей на год старается дальше снизить и без того отличные результаты, которые, скорее всего, станут уже недостижимыми. Бывают обратные ситуации, когда показатели сильно отстают от рынка, а цели нужно выровнять в соответствии с ними.

Проверять гипотезы и рассчитывать эффекты от внедрения изменений

Компания не всегда обладает данными для проверки некоторых гипотез. HR-бенчмаркинг может стать источником такой информации. Например, с его помощью можно проверить, как форматы работы — офис, удаленка, гибрид — связаны с привлечением новых и удержанием текущих сотрудников.

Что не может бенчмаркинг

Противники бенчмаркинга приводят несколько аргументов:

компания должна искать возможности для развития исключительно внутри себя;
каждое предприятие уникально, обладает специфичной культурой и организацией процессов;
лучшие практики в одном бизнесе не будут работать так же эффективно в другой компании.

Следует помнить, что бенчмаркинг не привносит в компанию принципиально новые идеи.

Метод сводится к поиску уже устоявшихся практик, которые должны быть лучше нынешних. Простой перенос чужого опыта вряд ли выведет на первые места в отрасли. И если перед собственником стоит задача найти своё уникальное решение, лучше пробовать другие инструменты.

Подытожим

Рынок труда постоянно меняется. Любой организации нужна информация извне, чтобы своевременно оценивать, насколько она успевает за изменениями, и как другие компании реагируют на них. С помощью бенчмаркинговых исследований в HR бизнес может поддерживать связь с реальностью.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.