Как правильно планировать день?

by @formulakontrol
Как правильно планировать день?

Пирамида Франклина

Сын мыловара, достигший больших успехов в политике, публицистике, науке и других областях. Умен, энергичен, организован. Он создал свою методику планирования, которой придерживался на протяжении всей жизни. Методика представлена в виде шестиступенчатой пирамиды, от основания к вершине которой идут следующие цели:

  • главные ценности (добродетели)
  • глобальная цель
  • генеральный план по ее достижению
  • долгосрочный план
  • краткосрочный план
  • план на день.

Такая пирамида подойдет бегунам на длинные дистанции. Если вы желаете достичь сложной, но притягательной цели, начало пути к ней нужно обозначить уже сегодня.

В основе пирамиды любая (или любые) добродетели, которые являются вашей миссией: трудолюбие, решительность, справедливость, взаимопомощь. Глобальная цель всегда конкретна, например «к 41 году я хочу открыть собственный косметический салон».

Идем далее и определяем цели на ближайшие 2-3 года – это будет долгосрочный план. Затем прописываем задачи на ближайший месяц – это краткосрочный план. И после завершаем работу над планированием завтрашнего дня. В план нужно включить хоть какие-то действия, которые помогут осуществить глобальную цель и подтвердить заявленную миссию. Сложно? Вполне. Зато действенно и очень удобно.

Таблица Стивена Кови

Стивен Кови – профессионал в области ораторского искусства, тайм-менеджмента, автор книг и популярной методики составления планов.

Существует 7 правил, обозначенных Стивеном, без учета которых нет смысла заниматься планированием:

  • самосовершенствование
  • взаимовыгодное сотрудничество
  • проактивность
  • желание услышать оппонента (друга, сотрудника)
  • знание конечной цели
  • мышление в стиле «выиграл-выиграл» (должно быть хорошо всем, кто с вами взаимодействует)
  • правильные приоритеты.

Расставить приоритеты и начать с правильных дел поможет матрица. Для ее составления можно использовать классический блокнот.

Все задачи можно разбить на 4 группы: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные.

Конечно, первая группа находится в приоритете. Если вы не начнете со срочных и важных дел – вы можете оказаться уволенным с работы, понести финансовые потери, не успеть вовремя (сдать, заплатить, оформить). Затем можно переходить к остальным группам целей. Несрочные и неважные дела лучше поручить третьим лицам либо вычеркнуть из списка.

А вот что касается несрочных, но важных дел, будьте внимательны – именно здесь находится ваш успех и профессиональное развитие. Как правило, это те дела, которые продвигают вас к достижению глобальных целей, но они не определены жестким дедлайном, поэтому всегда откладываются на потом. Следите за тем, чтобы в вашем ежедневном плане было 40 % срочных и важных дел и все 60 % несрочных и важных.

Техника Pomodoro

В любом дне 24 часа и не больше, как бы того ни хотелось. Технику «Помидор» необходимо использовать для планирования дня и распределения часов на выполнение тех или иных заданий, данных самим себе.

Итак, берем день. 8 часов отводим на сон (если вы умеете высыпаться за меньшее количество времени – это отличный навык). Остается 16 часов. Чтобы не прогадать, выберите несколько событий, которые просто необходимо выполнить. Если в этот день вы находитесь на работе, значит, профессиональные поручения нужно уместить в 8 часов, отведенные на офисную жизнь. Если вы работаете на фрилансе — у вас в распоряжении все 16 часов.

Создатель методики — Франческо Черилло — представляет блок неотрывной работы над проектом как одну помидорку. Один помидор – 30 минут (25 мин работы и 5 минут отдыха). Для выполнения работы над проектом вам нужно «съесть» 6 помидорок. Делается это с помощью обычного таймера.

Запускаете таймер, и, пока секунды тикают, не отрываетесь от дела. Затем перерыв: кофе, разговор, созерцание природы.

После завершения главных дел можно перейти к второстепенным: уборка, обучение английскому, написание книги. Вы можете не выделять главное дело и расписать весь день в виде 25-минутных помидорок. После 3-4 помидорок подряд нужно делать перерыв в 25-30 минут, иначе вы не выдержите ритма.

Метод Архангельского

Глеб Архангельский – гуру в области правильного планирования и владелец собственной одноименной компании. Он написал множество книг, посвященных организации собственного времени («Тайм-драйв», «Формула времени»). Все теории Глеба Архангельского базируются на нескольких принципах, которые необходимо соблюдать.

Съесть лягушку

Лягушкой можно считать любую задачу, которую необходимо выполнить. При этом она самая скучная, сложная, некомфортная. Начинать утро необходимо с лягушки. Таким образом вы расправитесь с важным, но неинтересным делом, а все вдохновляющее и увлекательное оставите на потом. Такая позиция помогает бороться с прокрастинацией.

Бросить якоря

Якорь — это некий антураж, который ассоциируется с тем или иным делом. К якорям относят цвета, музыку, движения, ритуалы. Свяжите любое из повседневных дел с определенным треком или запахом. Если наведение порядка дома или в электронной почте делать под конкретные музыкальные композиции (желательно приятные), в момент, когда силы вас оставят, достаточно будет включить музыку — и организм настроится на выполнение заякоренной задачи.

Полюбить бифштексы из слона

Слон — большая и сложная задача. Одолеть ее не просто, поэтому наш мозг откладывает эту процедуру до последнего. Полюбите бифштексы из слона — разбейте крупную цель на мелкие задачи, к выполнению которых приступить значительно легче.

Планируя по методике Архангельского, не забывайте отдыхать: здоровый сон, физическая активность, эмоциональная разгрузка. Только продуктивный отдых настроит вас на дальнейшую работу и поможет накопить необходимые силы.

July 17, 2018
by @formulakontrol