Ода GTD или TickTick advanced
На момент написания статьи я более двух лет веду GTD. Даже не верится, что прошло столько времени! Сейчас она у меня работает стабильно, базовые элементы более-менее продуманы и настроены. Но что я понял точно - за месяц GTD не внедришь. Это очень комплексная система, к каждому элементу которой нужно привыкать и находить подход. Я убил на GTD очень много времени. Жалею ли я об этом? Нет, это было круто. Я вышел на совершенно другой уровень планирования: как краткосрочного, так и долгосрочного. Теперь я могу формулировать более понятные задачи для других, реалистичнее оценивать свои силы и ресурсы. Однако сейчас есть куча людей, которые только внедряют или переделывают свои системы.
Для каждого GTD свой, но подглядеть трюки других и вдохновиться ими можно :)
Тут не будет абсолютно базовых вещей. Я не знаю, как можно провести введение в GTD лучше, чем здесь.
В этой статье я вкратце расскажу свою историю внедрения GTD, свои фейлы, виденье системы и поделюсь трюками, которыми я пользуюсь для ГТД в TickTick
Мой путь внедрения GTD
В конце июля 2020 года, скучая на отпуске с семьей, я наткнулся на видео первый вебинар АРа про GTD. Так как я не сдавал инфу, я вообще знать не знал, кто это такой. Решил посмотреть... Это были однозначно переломные 2 часа в моей жизни
У меня практически с детства было увлечение как-то организовать себя и других. Я использовал разные приложения как списки задач, писал задачи в блокнотах.
А еще мне нравились игры с механиками RPG: ты берешь квесты, качаешь персонажа, набираешься опыта и выполняешь те миссии, которые тебе в данный момент выполнить удобнее/проще всего.
Как оказалось, такое можно организовать и в жизни! Более того, за тебя все сделали!!
Зарядившись идеей, я побежал качать Notion (у меня на тот момент был опыт работы с ним, как раз в формате Kanban доски) Но... Ноушн не открывался... Решил зайти в Trello... Тоже ничего не получилось. Дело в том, что на тот момент я был на территории Крыма..)
Также у меня на телефоне было скачано приложение TickTick - менеджер задач, который мне больше всего нравился раньше. Я не хотел терять запал, поэтому я начал заполнять корзину в этом приложении. "Дома перенесу в Notion!", - думал я.
Приехав домой, я начал реально создавать GTD в Notion, даже не думая засетапить его в TickTick. А дальше началось...
— Notion слишком медленный, перейду в Trello (трачу 4-5 часов на перенос карточек)
— В Trello неудобно с телефона заходить + заметки и КНП (Когда-нибудь потом) не работают. В Notion больше возможностей
— Блин, прикольно, но все-таки медленно и с телефона дико неудобно. Мб что-то другое рассмотреть? Ладно, Trello же АР советовал
— Блин Butler - так круто! Но бесплатная версия так быстро заканчивается..
И так было где-то полгода. Потом я таки переехал в Trello, но раз в месяц система ломалась. С постоянным ощущением того, что GTD - не для меня, я жил до декабря 2021 года. А потом я решил рискнуть, вернулся в TickTick. Но там была другая проблема - в бесплатной подписке нет синхронизации между ПК и мобильной версией.
Поэтому я решил оплатить подписку. Я взял подписку на год и вот уже почти год сижу в TickTick и кайфую
Главное, что стоит понять - что далеко не у многих получится внедрить GTD с первого раза. Вы волей неволей будете наступать на грабли. Причем, большинство из них будет очень типичны. И не бойтесь модифицировать ту часть GTD, которая вам не нравится! Рано или поздно, вы найдете свое
В начале 2021 года я спорил с Юлей Самойловой, ветераном влогов, что круче: TickTick или Trello, тогда я был на стороне тиктика. Через несколько месяцев ее убедили в том, что тиктик - топ и она перешла на сторону тьмы. Но это не все - она еще написала гайд, как внедрить GTD в TickTick. Инструкция пушка, он мне правда помог со внедрением, поэтому рекомендую.
За сим историческая справка заканчивается. Дальше я буду рассказывать, чему я научился за эти 2 года, какие фишки я для себя открыл и какие фейлы совершил.
Vision.
Как я сказал, GTD прекрасна тем, что можно создать свою "страничку персонажа" в жизни: все поручения, побочные и сюжетные квесты у тебя в одном месте. Полезная информация не пропадает. Но самое прикольное - возможность долгосрочно планировать и регулярно смотреть на эти планы и понимать, придерживаешься ли ты его или нет.
А, ну да, теперь вы никогда не будете забывать мелкие задачи - будете всегда вовремя подбирать подарки на день рождения, делать домашки, убираться за столом и прочее.
Было ли у кого-то такое: сходишь в классе 7ом на олимпиаду какую-то. Школьный этап. Сольешь его и такой думаешь по дороге домой "Блин, вот подготовлюсь за год и в следующем году всех разнесу!!" И на следующий день забываешь про это. GTD такому случиться не позволяет
Почему GTD такая крутая? А дело в том, что она объединяет в себе множество списков. Но сразу их все освоить очень сложно. Не, я не про то, чтобы внедрять их постепенно. Но кажется, реально чувствовать каждый список вы будете в разное периоды жизни. Вот так, на мой взгляд, проходило у меня и будет проходить у большинства:
LEVEL 0 - текущие действия (next actions)
Первое, чем надо овладеть - это списком текущих задач. Думаете, это для прям тупых? Ну я бы так не сказал. Во-первых, у многих и его нет. Во-вторых, формировать задачи - это ДАЛЕКО не самое простое занятие.
Тут надо представить себя из следующей недели, максимально уставшего, не выспавшегося, голодного, злого, ленивого, которому вообще не хочется просто сесть и "Курсач по проге". Что "курсач по проге"? Зачем? Что будет, если я не буду заниматься этим на этой неделе? Ничего? Тогда тем более, зачем? Я лучше пойду в магазин, куплю что-то вкусное.
Надо формулировать максимально понятные и актуальные задачки, прикладывать к ним все необходимые материалы. А то список задач просто превратится в список долгов: "сделать домашку", "составить цели на год", "наладить режим сна", "составить рацион на неделю"...
Возможно закидывать сюда не одношаговые действия. Но они должны быть для вас понятны. Меня вот убедили, что сделать 6 номеров по математике - это не проект, а таска. Ну а правда понятно, что делать - сел и решай.
Подготовить рабочее место - это скорее как ритуал, чем необходимая таска перед другой таской.. Ваша на нулевом уровне - "привыкнуть" к вашему списку задач: делать 80% тасок из него, а не из почты, чатов и других мест.. Но об этом позже
LEVEL 1 - корзина (inbox)
Теперь мы переходим на реальный уровень крутышек-GTDшек. Создаем странную, но дико простую и полезную абстракцию. Просто закидываем все в корзину! Вот прям все: мысли, хотелки, задачи. Тут неважна формулировка, генерить понятные таски вы будете потом. Вам надо закидывать сюда прям все!
- Вам скинули какое-то длинное сообщение? Кидайте его в корзину!
- Вам пришло уведомление из какого-то приложения? Кидайте его в корзину!
- Увидели интересную рекламу? Ну вы поняли
LEVEL 2 - Когда-нибудь потом или КНП (Sometimes later)
Шикарный список. По сути, это список задач улиточки. Он позволяет не стесняться при выгрузке всех тасок в корзину + говорить "нет" тем делам, на которым вам не хватает ресурса.
На самом деле, реально оценивать свои ресурсы - это очень крутой скилл. Вот хочется вам с этой недели начать учить.. испанский. При том условии, что вам он понадобится через год, а сейчас вы нагружены по полной. Намного хуже грустить, когда таска лежит в ТД (текущих действия) месяц, чем с довольным лицом перенести ее в КНП
Так как это один из самых больших списков в системе, то многие любят его разделять на подсписки. Я пробовал, но сейчас никакого смысла я в этом не вижу. Ну почти
Суть этого списка в том, чтобы вы его регулярно просматривали и вылавливали что-то +- актуальное или выполненное. Вы все должны просмотреть за обзор, зачем разделять? Вот что мне действительно зашло - так это подсписок "цели на год". Смотреть каждую неделю на свои цели и думать, как бы к ним подступиться - это очень круто!!
LEVEL 3 - Сделано (Done)
На этот список большинство забивают, а зря! Это очень важный список для еженедельного обзора. Вам нужна обратная связь по тому, как продуктивно вы делаете дела. Я вот сравнительно недавно стал им пользоваться. В трелло я раз в месяц переносил эту колонку в отдельную доску и считал количество выполненных тасок. В тиктик все проще - он сам считает статистику, делает красивые графики и диаграммы, из которых можно ловить инсайты. Не забывайте о ретроспективе!
LEVEL 4 - Проекты (Projects)
Вот тут начинаются списки, которыми я, считаю, до сих пор нормально не овладел.
Проекты. Такая классная, но сложная штука. Она позволяет превратиться из человечка, который планирует на горизонте недели, в крутого челика, который планирует на горизонте одного или нескольких месяцев. У меня пока что часто проекты замораживаются, поэтому работаем.
По-хорошему, проекты - это мостик между рациональным челом и вашей обезьянкой
LEVEL 5 - Ожидание (Waiting for)
Делегирование. Не могу ничего сказать, не считаю себя тут спецом.
Тут есть две стратегии: либо давать максимально подробные вводные, либо "дать возможность человеку показать свои способности"
LEVEL 6 - Справочная информация (Wiki)
Сделать красивое и удобное вики - это искусство. Я пока на следующей стадии: все прикольное и не сверхважное - в цеттелькистен, а регулярно нужное - в отдельный список. Всякие номера договоров и т.п. Возможно, скоро перенесу все в цеттель, но пока у меня нет нормальной синхронизации для ПК и телефона, поэтому актуальные заметки я храню в тиктик
Тезисы, сформированные кровью и потом
1) Тег срочности и важности - бесполезно. Тег контекста - бомба
Я считаю, что в этом нет абсолютно никакого смысла. Читая список задач, вы сразу будете понимать, важно это или нет. Как я написал раньше "между важным и срочным вы выберите понятное". Я пробовал теги состояния. Прикольно, но такие теги не дают особого инпакта в систему, но захламляют конкретно.
Вот теги контекстов - это бомба! Едешь в метро, открываешь тег "Телефон" и фигачишь дела. Сел за ноут, тебе скучно, открываешь тег "Ноут" и фигачишь. Пришел в университет, ну вы поняли.
2) Чек-лист еженедельного обзора - сила
Вообще, еженедельный обзор - это однозначно ключевой момент в системе. Можно без особых последствий пропустить ежедневный обзор системы разок, но при пропуске еженедельного обзора система практически гарантированно ломается. Эту штуку я тоже подсмотрел у Нафани (живая легенда я считаю). Я не помню, что там находится. Он у меня лежит в шаблонах, я раз в неделю создаю таску по этому шаблону и радуюсь жизни. В среднем я начинаю разгребать корзину при 50-120 инпутах в корзине
3) Крючки для мозга. Почему этого нет в GTD?
Читая и смотря Максима Дорофеева, я наткнулся на несколько реально очень крутых техник. Крючки для мозга - одна из крутейших техник. Я рекомендовал её почти всем друзьям, внедрял на работе. И никто не жалуется!
А что это такое? А я писал это в этом посте.
Если немного заморозиться и создать крючки под себя, то вы каждую неделю будете получать огромное удовольствие от того, что вспоминаете кучу важных дел. Рекомендую!
4) Ищите неявные списки задач и зачищайте их
Что такое неявные списки задач? Это места, в которых лежат текущие действия, которых нет в вашем явном списке задач. Фишка в том, что вы считаете их более срочными + вы не видите остальных задач, поэтому начинаете делать только их. Или, наоборот: забываете про них. Примеры неявных списков задач: почта, чаты, галерея, рабочий стол на ноутбуке, ваш стол, шкаф.
Как это лечится?
- Крючками для мозга
- Еженедельным обзором
- Перед тем, как сделать что-то из неявного списка задач, перенести его в свой список
Зачем? Чтобы вы не отвыкли использовать свой список. Вот так GTD и умирает вообще-то
5) Искусственные дедлайны - фу
Не знаю, они просто не работают. Смысл портить себе настроение просто так?
Не, когда задача висит несколько недель, то можно поспорить с кем-то на дедлайн. Но этим лучше не пренебрегать. Скорее всего задача или непонятна, или неактуальная. Плохой инструмент для планировщика короче
6) Делать распорядок дня в календаре - фу
GTD было создано для того, чтобы делать таски по мере возможности. Зачем опять загонять себя в рамки? Это иногда работает, но это требует большой дисциплинированности. Вокруг куча людей, которые загоняют тебя в рамки дедлайнов. Зачем еще самому этим заниматься?
Мне больше нравится практика составления плана учебы или работы на месяц или на несколько месяцев - расписываешь, что должен сделать за неделю или за день, чтобы к нужному времени прийти к цели. Никто не запрещает опережать свой план) Да, если вы не Илон Маск, лучше делать план +- реальным. Мы же хотим достигать целей, так?
Чтобы система работала, достаточно просто что-то делать из списка задач каждый день. Приятно в начале дня закрыть несколько задач, даже не очень сложных: "помыть пол", "посмотреть веб", "составить список покупок". После этого приступать к более душным задачам сильно проще!
8) Сделайте доступ к корзине быстрым
Я считаю, что быстрый доступ к корзине важнее кастомизации. Можно пробовать создавать кучу неявных списков задач, но со временем можно задолбаться их очищать. Их и так очень много. Кажется, теперь почти во всех местах с этим уже хорошо: в тиктик, трелло, ноушн. Люди создают специально ботов в телеграм, чтобы создать удобный доступ к корзине в ноушн. Посмотрите!
9) Дублировать рабочие задачи из одного таск-менеджера в личный - такое
Вам разве не будет лень обновлять и трекать задачи в нескольких местах? Скорее всего, у вас будет особый контекст для работы. Поэтому если вы приходите на работу, просто используйте рабочий список. Личный можно посмотреть в начале и конце работы. Вдруг вам что-то надо было сделать для себя?
Если вы работаете с компа на удаленке, то тоже небольшая проблема. Контекст "комп", а отвлекаться на свои личные задачи во время работы - плоха)
10) Чтобы ГТД не ломалось, не надо доводить до крайностей
GTD поможет решать дела, если вы контролируете ситуацию. Если в ней учтены все дедлайны, вы контролируете свои ресурсы грамотно, вы закрываете таски регулярно.
Наверное, вы сами замечаете, что в случае аврала вы практически не смотрите в список. Вы знаете, что у вас горит. Вам плевать на долгосрочные планы бы выжить. Да, это странно. Казалось бы, система должна помогать в таких случаях. Но нет(
Трюки в TickTick
Так как я фан тиктока тиктика, я поделюсь самыми классными фичами, которыми я пользуюсь
1) Быстрый доступ к корзине на ноуте и телефоне
Самое крутое применение умных списков - это автоматизация линковки проектов и текущих действий. Так как приоритеты фигня, я делаю так
Проекты я всегда создаю с средним приоритетом. Просто нравится желтый цвет) А таски я делаю без приоритета. И при создании первого шага в проекте, они сразу же идут в "Текущие действия". А когда я их выполняю, то они выполняются сразу в нескольких местах! Я дико кайфовал от этого. Можно побаловаться с условиями, чтобы настроить все списки под себя
Мне очень помогло добавление виджета на рабочий стол телефона. Я так чаще заглядываю в таски. Поставил фильтр на тег "телефон" и хорошо)
В тиктик удобный таймер. Которым я сейчас не пользуюсь))) Сейчас я не могу сказать, что лучше: pomodoro от TIckTick или Forest. Попробуйте, оно стоит того
Заключение
Ну вот и все) Когда я только внедрял GTD, я был бы рад прочитать эту статью. Надеюсь, она кому-то поможет в таком бессмысленном важном деле, как Т А Й М - М Е Н Е Д Ж М Е Н Т