Договор за 5 минут: опыт «Газпром нефти»

Конструктор договоров (КД) облегчил работу по направлению разведки и добычи сотням специалистов, которые ежедневно составляют договоры для процедур закупок. Сегодня с его помощью можно за считанные минуты составить проект договора, который будет учитывать специфику конкретной сделки и особенности работы в определенном регионе.

Почему потребовалось обновление

Подход к созданию договоров, существовавший в компании, знаком многим: по часто заключаемым видам договоров утверждались типовые формы. Они разрабатываются один раз, согласовываются всеми подразделениями компании и доводятся к применению. Это хороший вариант оптимизации договорной работы – он существенно сокращает трудозатраты на подготовку и согласование, но в нашем случае этого было недостаточно.

Бизнес нуждается в более гибких решениях. Именно поэтому КД изначально создавался для сферы разведки и добычи, где используются сложные договоры подряда – на строительство (бурение) скважин, капитальный ремонт или обустройство месторождений. Выполнение таких работ имеет свои особенности и зависит от множества факторов, например, геологических характеристик или удаленности месторождений.

Кроме технических аспектов, на итоговое содержание договора влияет коммерческая стратегия: будет ли в договоре опцион на выполнение работ, планируется ли авансирование, субподряд, будет ли применяться банковское сопровождение. И это далеко не все.

Предстояло определить и учесть все параметры, влияющие на содержание договора, систематизировать их и выстроить порядок применения.

Как теперь строится работа с договорами

В системе три основных элемента: мастер-форма, конструктор договоров (КД) и методология.

Мастер-форма – это ядро системы управления договорами. Это типовые шаблоны договоров, разработанные в обычном текстовом редакторе, включающие в себя все существующие в компании параметры заключения договора. В мастер-форме одновременно присутствуют условия по авансированию и постоплате, по субподряду и ограничениям его применения и множество других взаимоисключающих условий. Каждое договорное условие должно содержать краткое описание применения – в каком случае оно будет включаться в договор. В таком виде мастер-форма публикуется в КД.

Конструктор договоров – это программа, которая автоматизирует выбор нужных условий для конкретного договора. На рынке представлено много сервисов, позволяющих собирать документы по заранее заданному алгоритму. Мы остановили свой выбор на отечественной разработке «FreshDoc. Конструктор документов». ИТ-решение на основе этой платформы адаптировано под требования и задачи нашей компании. Так, КД решает проблему ручного редактирования и позволяет собрать договор под требования конкретной закупки, исключая влияние человеческого фактора.

Методология работы с мастер-формами утверждена локально-нормативным актом компании и состоит из двух основных блоков.

Первый – описание требований к составлению и содержанию мастер-форм. В этом блоке описаны подходы к составлению мастер-форм и требования к введению их в действие.

Второй – описание бизнес-процесса администрирования мастер-форм. В этом блоке описано, кто и как создает мастер-формы, с кем необходимо согласовать документ перед загрузкой в КД, кто обеспечивает актуальность условий мастер-формы и что делать, если мастер-форма по конкретному виду работ больше не нужна.

Совокупность всех этих элементов обеспечивает точность и соответствие договоров запросам бизнеса и требованиям компании, сохраняя при этом гибкость и стандартизацию.

Как устроен Конструктор договоров

Сотрудник выбирает в КД вид заключаемого договора или вводит внутренний код услуги, к которому привязана его сделка. Система выдает результат поиска, и сотрудник переходит по ссылке.

Далее работа идет в одном окне: слева отображается анкета с вопросами, справа – текст будущего контракта. Сотрудник отвечает на вопросы анкеты, а параллельно, на основе его ответов, в тексте договора появляются или исчезают необходимые условия.

После заполнения анкеты можно скачать итоговый документ, защищенный от ручного редактирования. Приложения к договору также подбираются в зависимости от выбранных ответов.

Договор, скачанный из конструктора, считается типовым, поскольку его мастер-форма заранее согласована всеми профильными отделами компании. В дальнейшем, после завершения закупочной процедуры, требуется лишь сокращенное согласование документа – проверка тремя подразделениями: службой безопасности, финансовыми специалистами, контролирующими бюджет, и закупщиками, утверждающими окончательные условия.

Первые итоги проекта

Скорость, с которой производственные подразделения смогут приступить к выполнению производственной программы, зависит от эффективности договорной работы. Длительность заключения договора – один из параметров, влияющих на производственные и финансовые показатели компании. Так что сокращение срока на заключение договора – главное достижение проекта.

Внедрение КД повысило качество документов. Проект договора, скачанный из системы, защищен от свободного редактирования. В мастер-формы вошли выверенные и понятные договорные условия с четким разграничением ответственности сторон.

Кроме того, теперь специалист любого профиля может самостоятельно быстро и качественно составить сложный договор. Для этого больше не требуются специальных навыков подготовки юридических документов.

Также мы решили вопрос оперативного доступа сотрудников к актуальным редакциям мастер-форм. КД доступен сотрудникам компании из любого региона и часового пояса 24/7.

С помощью Конструктора в подразделениях разведки и добычи создано более 5000 договоров. Несмотря на достигнутые результаты проекта, уже видны и новые направления для улучшений как внутренних процессов, так и работы с контрагентами.

Источник: Клуб ОЦО