«Предсказания» по формулам, важность самоконтроля и признание отличников: как проходит и меняется оценка эффективности деятельности контрагента (ОЭДК)

— Сергей Юрьевич, прежде чем обсуждать изменения, обратимся к основам: какие цели у процесса ОЭДК, и что он дает компании и партнерам?

— ОЭДК — стабильно работающий механизм во взаимоотношениях компании с партнерами. Для партнера — это больше, чем просто мнение. Это возможность оценить, в какой точке развития он находится сейчас, насколько компания удовлетворена его работой, насколько он ценен для рынка.

Механизм работы ОЭДК заключается в фиксации нарушений или отклонений при реализации контракта. И главное для нашей команды — смоделировать и внедрить такие решения, которые не просто усовершенствуют процесс оценки, но и будут эффективны, прозрачны и удобны для всех участников.

Мы понимаем важность этого процесса и стараемся развивать его, учитывая запросы участников и реалии рынка.

— Как разрабатываются и утверждаются критерии оценки? Насколько они гибки?

— Первый обязательный этап для каждой услуги, подключаемой к процессу, — создание оценочного листа. Он состоит из ключевых показателей эффективности (КПЭ). Их разрабатывает многопрофильная рабочая группа: представители корпоративного центра, дочерних обществ и центра развития управления исполнением договоров (УИД) «Газпром нефти», а также методологи ОЭДК. Они фокусируются на цифрах и фактах: алгоритмах расчета каждого критерия, пороговых значениях, единицах измерения, документах.

При этом каждый новый оценочный лист проходит апробацию в полевых условиях — полноту и обоснованность критериев тестируют в дочерних предприятиях несколько отчетных периодов. За это время, как правило, поступает обратная связь как от коллег из компании, так и от партнеров. На ее основе рабочая группа может изменить состав или значения показателей, если те работают некорректно. Так что формирование КПЭ — это взвешенный и прозрачный процесс, в котором участвуют все стороны.

— Как достигается объективность оценки? Влияет ли на нее человеческий фактор?

— Человеческий фактор может проявиться при первичном занесении данных для расчета КПЭ в оценочный лист. Например, если заказчик некорректно учтет непроизводительное время. Но важно, что внесение и подтверждение данных — двусторонний процесс, и контрагент может возразить, направить мотивированный отказ от подписания оценочного листа, приложить подтверждающие документы. И если недоработок с его стороны действительно нет, заказчик внесет в оценочный лист изменения — только тогда обе стороны подпишут его. Оспаривание, обсуждение оценки — обычная практика, которая подробно описана в положениях договора.

В одностороннем порядке лист может быть подписан, если контрагенту просто не нравится оценка, но аргументов для корректировки данных у него нет.

— Какие изменения произошли в процессе за последнее время?

— В этом году мы объединили всех пользователей ОЭДК внутри компании, а это более 20 дочерних предприятий и свыше 10 бизнес-подразделений, на одном информационном ресурсе. Разобщенные территориально и функционально сотрудники стали оперативно получать актуальную информацию по процессу: обновленные шаблоны оценочных листов, нормативные документы, результаты деятельности контрагента в разрезе услуги и предприятий, автоматизированные отчеты, статистику, новости и многое другое.

Для наших партнеров тоже существует «единое окно»: взаимодействуя с компанией по линии УИД в активах, они могут получать необходимую информацию по своей деятельности.

В течение года мы также активно работали с дочерними предприятиями и проводили выездные сессии методологов по обучению ОЭДК, разбирали сложные кейсы оценки. На будущий год готовим второй модуль обучающей программы.

— Изменились ли технически сами процедуры?

— Да. Во-первых, сформирован новый подход к реагированию на неудовлетворительные оценки. Теперь уже после первого месяца нахождения контракта в нецелевой — «красной» — зоне ОЭДК на него обращается особое внимание: формируется план корректирующих мероприятий, к которому привлекается владелец договора. Если через 6 месяцев ситуация не улучшается, то вопрос в обязательном порядке выносится на экспертный совет. Там принимается решение о дальнейшей работе с таким партнером.

Другое важное обновление — новый единый блок критериев производственной безопасности (ПБ) с дифференцированным подходом расчета проактивных и реактивных критериев. Если говорить понятным языком, то теперь, чтобы получить максимальный балл по безопасности, партнер должен работать на упреждение: проводить самооценку барьеров «Каркаса безопасности», выявлять опасные действия и условия, своевременно устранять полученные предписания и выполнять план управления договором в области ПБ. Кроме того, впервые по блоку введен так называемый объемный коэффициент — количество человеко-часов. Он позволит сделать оценку более справедливой относительно больших и малых компаний.

— Появились ли еще способы заранее повлиять на оценку?

— Оценка по контракту рассчитывается автоматически, но превентивно повлиять на нее и изменить в лучшую сторону может единое ответственное лицо (ЕОЛ). Для этого внедряется проект предиктивной аналитики, который поможет ЕОЛам заказчика сосредоточиться на отдельных «проседающих» контрактах.

Аналитика позволит прогнозировать снижение качества исполнения контрактов и предвидеть, что партнер может выйти в нецелевую зону оценки в будущем. Методика применяется к контрактам, которые находятся в зонах «хорошо» и «отлично», но показывают непрерывное проседание более чем на 15 баллов два месяца подряд или с потенциальным проседанием на следующий месяц. Прогнозы строятся по стандартным формулам в табличном редакторе.

Так мы обращаем внимание ЕОЛов в дочерних предприятиях и коллег из центра развития УИД на договоры, которые в последствии могут «сработать» отрицательно. Сейчас это пилотный проект. Его эффективность мы оценим к концу года.

— Мотивирует ли компания партнеров быть «отличниками» ОЭДК?

— Наша рабочая группа в пилотном режиме уже запустила проект нематериальной мотивации. Тех партнеров, которые стабильно оставались отличниками и лидерами ОЭДК за календарный год, мы отметили официальными благодарственными письмами. Их они могут использовать по своему усмотрению: подтверждать ими высокое качество работы при аккредитации у других заказчиков, размещать на информационных стендах на своем предприятии. В дальнейшем мы планируем развивать эту инициативу.

За время работы над процессом мы с коллегами пришли к выводу, что высокая оценка — это норма. Ведь если партнер выполняет взятые на себя обязательства, не нарушает условий договора и соблюдает требования безопасности, он получает максимальные баллы ОЭДК, а значит — максимальную выручку.

При этом для нас важно отмечать усилия партнеров к поддержанию наивысших оценок их деятельности. Соответствие высоким стандартам работы, принятым в «Газпром нефти», может стать для них знаком качества.

Вопросы и предложения по процессу ОЭДК отправляйте в наш бот обратной связи в Telegram или на почту [email protected] — мы передадим их экспертам.