Инструкция для рекрутеров.
✅ Каждую пятницу проводится еженедельное совещание для рекрутеров в WhatsApp-чате "Подбор Общая (HR)"
(*Если Вас нет в этом чате, написать Анастасии Корниловой +79873413945 с просьбой добавить)
✅ Этапы работы с вакансией:
- Заявка поступила в работу
- Ознакомление с брифом
- Анализ рынка
- Составление портрета кандидата (Образование, опыт, навыки профессиональные и личностные)
- Написание продающей вакансии
- Размещение вакансии на необходимых ресурсах (HH.ru, job.ru, telegram, ВКонтакте)
- Работа с откликами, выборка кандидатов, подходящих по портрету идеального кандидата
- Звонки по откликам / звонки по холодной базе
- Проведение телефонного интервью / назначение собеседования - Назначение собеседований с заказчиком / проведение скайп-интервью
- Оформление кандидатов в Google-таблицу
- Получение обратной связи от заказчика
- При положительном решении – приглашение на работу / тестовые дни (условия, дата выхода, сбор дополнительной информации)
- Прием сотрудника в компании, расчет по вакансии
✅ Подробно о каждом этапе:
📌 1. Заявка поступила в работу.
В общей группе в WhatsApp "Подбор Общая (HR)" аккаунт-менеджер сообщает о поступлении новой вакансии и кому он назначается в работу.
Рекрутеру необходимо ответить что заявка в работу принята и уведомить, когда начнется работа по вакансии.
Информацию по заказу необходимо смотреть в папке Заказы.
Аккаунт-менеджер в папке Заказы создает папку с названием вакансии и номером заказа (Например: МПП (HR19056)), загружает туда бриф, сопутствующие материалы от заказчика (если имеются) и при необходимости создает файл с доступом в кабинет НН от заказчика (если доступ не создан, но необходим для работы - напоминаем аккаунт-менеджеру, чтобы создал).
📌 2. Ознакомление с брифом (и сопутствующими материалами).
Когда рекрутер получает в работу бриф, ему необходимо проверить всю информацию и запросить недостающую, задать уточняющие вопросы.
На что нужно в 1-ую очередь обратить внимание:
- Информация о компании: чтобы рассказать кандидату все плюсы и минусы работы необходимо подробно изучить компанию заказчика.
- Суть вакансии, должностные обязанности сотрудника.
- Требования к кандидату: обязательно обратить внимание на необходимый опыт работы и знание программ и навыков.
- Условия найма: какое оформление, если трудоустройство официальное, необходимо проверить ЗП по критерию какая часть "белая" (налогооблагаемая), а какая нет - этот момент очень часто важен для кандидатов, совокупный доход.
Если какой-то информации не хватает нужно попросить аккаунт-менеджера, чтобы он запросил данную информацию у заказчика.
✅ Коммуникация с заказчиками проходит через аккаунт-менеджера.
(Сейчас - Настя Корнилова)
Этапы коммуникации:
- При поступлении заказа аккаунт-менеджер создает чат в WhatsApp.
Состав чата: Руководитель (Соломенцева Анастасия), аккаунт-менеджер, заказчик.
Рекрутер в чат НЕ добавляется! - Вопросы рекрутеры задают в общую группу в WhatsApp "Подбор Общая (HR)".
- После этого аккаунт-менеджер переадресовывает вопрос заказчику в рабочий чат заказа.
- Как только заказчик отвечает, аккаунт-менеджер присылает ответ на вопрос в общую группу "Подбор Общая (HR)", адресованный к рекрутеру.
❗ Вопросы должны задаваться максимально конкретно, во избежании недопониманий.
📌 3. Анализ рынка.
Анализ проводим в базе Нh.ru
1. Открываем резюме и вводим необходимые навыки для кандидата (согласно брифа) - смотрим сколько людей подходит по нашему запросу
2. Оцениваем сходство кандидатов по ЗП, которую предлагает заказчик
3. Открываем вакансии и смотрим схожие компании со схожими условиями - что они предлагают
Итог: Если по нашему запросу достаточно кандидатов и ЗП и условия от заказчика в рынке - вакансия закроется быстро - смело берем в работу.
📌 4. Составление портрета кандидата (образование, опыт, навыки профессиональные и личностные).
Портрет идеального кандидата состоит из критериев, которые необходимы для работы в данной должности (запрос от заказчика). Данные критерии указаны в брифе.
Для удобства можно использовать данную таблицу (также, в неё можно добавить любые необходимые для конкретной вакансии критерии):
📌 5. Написание продающей вакансии.
- Структура вакансии:
1. Кого мы ищем
2. Что вы получите
3. Почему вам нужно выбрать именно нас / Почему наша вакансия интересная
4. Обязательно добавляем Call-To-Action (призыв к действию):
«Откликайтесь прямо сейчас и напишите в сопроводительном письме … / начните сопроводительное письмо со слов… / оставьте отклик / заполните таблицу) и т.д.»
На что еще обратить внимание:
- Обязательно дублировать информацию об оплате дважды: в начале и середине вакансии.
- Лучше избавиться от стандартов (требования / условия) при написании вакансии, а подойти к этому творчески (Вы наш идеальный кандидат / Мы предлагаем).
- Лучше писать абзацами, начало выделять, а информацию перечислять в столбик. Монолитный текст читать не удобно.
- Обязательно продумать «плюшки» (Например: большой % от продаж – от 2000 рублей за сделку / совокупный доход не менее 80 000 рублей / постоянные тренинги за счет компании).
- Интересно описать обязанности (что нужно будет делать) и продукт компании (для МПП)
В конце проверяем внимательно на ошибки (орфография, пунктуация), СОГЛАСОВЫВАЕМ.
Работа с кабинетом Нh.ru:
НН заполнять очень аккуратно!
- Заголовок должен быть релевантный (выбираем по максимальному кол-ву запросов на данный момент)
Например: "Менеджер по продажам и работе с клиентами" - не релевантный заголовок, лучше написать либо "Менеджер по продажам" либо "Менеджер по работе с клиентами".
- Вакансия должна быть продающая:
1 - ЗП,
2 - комфорт сотрудничества,
3 - отметить что-то интересное (дружная команда, большой шоурум, мы гуру в своем деле)
- Пишем очень простые, односложные предложения, визуально легкие к восприятию, писать интересно.
- Визуализируем - HH позволяет добавлять визуальные вставки.
Вы можете воспользоваться, если текущий тариф это позволяет.
Пример визуальных вставок:
📌 6. Размещение вакансии на необходимых ресурсах (Hh.ru, Job.ru, Telegram, ВКонтакте и т.д.).
После того, как вакансия сформирована переходим к публикации.
Размещаем вакансию по согласованию с руководителем, в зависимости от самой вакансии.
В Нh.ru не работаем в кабинете заказчика. Просим аккаунт-менеджера, он создает менеджера и даёт вам пароль.
После закрытия вакансии просим удалять менеджера, во избежание последующей блокировки.
А также, самостоятельн�� закрываем вакансию и удаляем свои данные из неё.
* В случае замены восстанавливаем.
Гарантия замены – 1 месяц.
Замена бесплатная.
📌 7. Работа с откликами, выборка кандидатов
по базе.
После публикации вакансии начинаем делать выборку кандидатов по подходящим параметрам + обрабатываем отклики с размещенной вакансии.
- Звонки по откликам / звонки по холодной базе
- Проведение телефонного интервью / назначение собеседования
Ниже представлены скрипты для работы:
Телефонное интервью без скайпа
Для холодных звонков:
1. Приветствие и представление, вопрос о возможности разговаривать
Например: Добрый день! Меня зовут Дарья, компания "Ромашка".
Вам сейчас удобно разговаривать?
2. Нашли Ваше резюме ��а (название ресурса), для Вас актуально рассмотрение предложений о работе?
3. Если да:
Спасибо, расскажу о нашей компании и позиции, которую мы Вам хотим предложить. (Название компании, позиция, условия (зп, график) + «плюшки» (высокий совокупный доход, высокие % от продаж, удаленная работа и прочее), место расположение компании, обязанности + сфера деятельности компании (Например: компания занимается производством и продажей мебели уже более 20 лет, основной сегмент это мягкая мебель. Вы будете работать с входящим потоком клиентов, презентовать им кровати, диваны, кресла, подбирать продукт под клиента и заключать договоры).
Подскажите, пожалуйста, заинтересовала ли Вас наша вакансия?
4. Если да:
Отлично, спасибо. Могу ли я Вам задать несколько уточняющих вопросов по Вашему резюме?
Собеседование будет проходить с руководителем, а перед этим мне необходимо передать ему по вашей кандидатуре максимум информации.
5. Вопросы связанные с опытом, навыками и прочим необходимым под запрос заказчика (от 5 до 10 вопросов).
Например:
1) Почему Вы находитесь в поиске работы?
2) С каким продуктом Вам приходилось работать, что продавали?
3) Был ли у Вас опыт холодных продаж? Какая была конверсия?
4) Был ли у Вас на последнем месте работы план продаж? Как часто Вы его выполняли?
5) Был ли у Вас опыт работы в crm-системах, в каких?
6) Почему Вы выбрали именно сферу продаж?
7) Что Вас больше всего мотивирует в Вашей работе?
6. В случае если ответы совпадают с «портретом идеального кандидата»:
Спасибо большое за информацию.
Подскажите, пожалуйста, если мы с Вами назначим собеседование на (дата) в (время), Вам будет удобно?
Кандидат соглашается / Кандидат предлагает свое время.
Отлично, тогда я Вам сейчас отправлю всю информацию на (почту/сообщением/WhatsApp), напишу точный адрес и схему проезда, так же отправлю контактный номер руководителя/контактного лица, собеседование у Вас будет с ним, поэтому можете по прибытию с ним связаться, и он Вас встретит.
7. В случае если ответы НЕ совпадают с «портретом идеального кандидата":
Можно сказать, что передадим информацию руководителю и с Вами свяжемся. Важно: На следующий день предоставить отказ!
Обратная связь в случае отказа может предоставляться звонком/на почту/ в мессенджерах/ сообщением/ в Нh.ru
Например:
"Доброго времени суток, _____________!
Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии.
К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность.
Надеемся, что в самое ближайшее время Вы сможете себя реализовать на работе в другой компании.
Желаем удачи в дальнейшем поиске и хорошего дня!"
Для откликов:
1. Приветствие и представление, вопрос о возможности разговаривать
Например: Добрый день! Меня зовут Дарья, компания "Ромашка".
Вам сейчас удобно разговаривать?
2. Мы получили Ваш отклик на ________, для Вас актуально рассмотрение данной вакансии?
3. Если да:
Отлично, тогда напомню про нашу компанию условия (Название компании, позиция, условия (зп, график) + «плюшки» (высокий совокупный доход, высокие % от продаж, удаленная работа и прочее), место расположение компании, обязанности + сфера деятельности компании (Например: компания занимается производством и продажей мебели уже более 20 лет, основной сегмент это мягкая мебель. Вы будете работать с входящим потоком клиентов, презентовать им кровати, диваны, кресла, подбирать продукт под клиента и заключать договоры).
Пункты 4,5,6,7 – аналогичны.
Телефонное интервью со скайпом:
Пункты 1,2,3 – аналогичны предыдущим (в зависимости от того, работаем мы по откликам, либо в холодную).
4. Если да:
Хорошо, тогда я Вам расскажу про дальнейшие действия.
Следующий этап - это скайп-собеседование, оно будет записываться, для того, чтоб руководитель ознакомился с Вашей кандидатурой более подробно и смог предоставить обратную связь. Подскажите пожалуйста, если мы с Вами назначим собеседование на (дата) в (время), Вам будет удобно?
Кандидат соглашается / Кандидат предлагает свое время.
Отлично, тогда сейчас я Вам вышлю свой логин скайпа и буду ожидать ответным сообщением Ваш логин.
5. Скайп – интервью.
От 20 вопросов, как личностных, так и профессиональных, утверждаются под каждую вакансию (т.е. различия в опыте, в программах, в навыках, конверсия, успешность, планы – реализация и т.д.).
6. Получение ОС от заказчика (через аккаунт-менеджера, см. пункт 2, раздел "Коммуникация с заказчиками" ☝).
7. Передача ОС кандидату, в случае необходимости назначение интервью / время связи (либо предоставление отказа).
8. Ведение кандидата во время тестового периода.
Телефонное интервью для видео-презентаций
Пункты 1,2,3 – аналогичны предыдущим (в зависимости работаем мы по откликам, либо в холодную).
4. Если да:
Хорошо, тогда я Вам расскажу про дальнейшие действия. Следующий этап – небольшая видео-презентация от Вас на 2-3 минуты - о Вашем опыте, навыках и образовании.
Я могу Вам отправить список вспомогательных вопросов на почту, чтобы Вам было удобнее.
5. Получение видео – презентации, передача информации заказчику (через аккаунт-менеджера, см. пункт "Коммуникация с заказчиками" ☝).
6. Получение ОС от заказчика (аналогично, через аккаунт-менеджера).
7. Передача ОС кандидату, в случае необходимости назначение интервью / время связи (либо предоставление отказа).
8. Ведение кандидата во время тестового периода.
Нормативы:
Время ведения телефонного интервью:
В зависимости от обязанностей (более детальный рассказ для РОПов).
В зависимости от запроса (уточнение по навыкам, работа в программах, crm-системах, 1С и прочее / уточнение по сферам деятельности / продукту / опыте).
План звонков в день, план встреч для кандидата:
📌 8. Назначение собеседований с заказчиком / проведение скайп-интервью
Назначение собеседований с заказчиком:
- Запросить у аккаунт-менеджера информацию о времени и месте собеседований с кандидатами (аккаунт-менеджер в свою очередь запрашивает информацию у заказчика) и назначить собеседование в согласованные даты и время.
- Передать информацию Аккаунт-менеджеру.
- Перед собеседованием связаться с кандидатам и подтвердить встречу. Передать информацию Аккаунт-менеджеру.
Скайп-интервью
Вопросы для скайп-интервью согласовываются с руководителем индивидуально для каждой вакансии.
Ниже приведены примерные вопросы для скайп-интервью на основные позиции:
Менеджер по продажам:
Вопросы об опыте работы:
- Давайте более подробно поговорим о Вашем релевантном опыте. В каких компаниях работали и какие у Вас были обязанности?
- Как давно Вы в поисках работы? Почему Вы ушли с последнего места работы?
- Почему Вы выбрали для себя именно продажи, чем Вам нравится эта сфера?
- Опишите свой рабочий день
- Расскажите по воронку продаж, по которой вы работали (про этапы)
- Сколько звонков в день Вы делали? Какая была конверсия?
- Как часто Вы выполняли план по продажам? Сколько продаж в среднем у Вас было в месяц? А какой был максимум в отделе?
- Был ли у Вас опыт наработки собственной базы клиентов? Если Вам будет необходимо создать базу клиентов нашей компании, предложите варианты где Вы будете находить клиентов?
- Какие сложности могут у Вас возникнуть в первые дни работы?
- Какие цели и задачи Вы себе поставите в первый месяц работы? Какие ресурсы Вам понадобятся для их достижения?
- Что вы будете делать на работе в первые 3 дня? Какой результат покажете через 1 месяц?
- Как вы будете расставлять приоритеты в работе?
- Как вы думаете, что от Вас ожидает руководитель?
Вопросы о навыках продаж:
- Были у Вас какие-либо трудности при работе с людьми? Назовите
- Давайте теперь немного поговорим о Ваших навыках продаж. Небольшое для Вас задание, постарайтесь меня убедить, что красный цвет лучше белого. А теперь наоборот.
- Давайте представим, что вы уже пришли к нам работать и прошли обучение по продукту. Попробуйте мне сейчас его продать? Если клиент говорит "я подумаю", что вы ответите?
- Представьте ситуацию: клиент говорит, что он рассматривает предложения других компаний и выбирает, какое из них лучше. Ваши действия?
- А теперь если клиент говорит "дорого", что вы ответите?
- Знакома ли Вам СПИН продажи, применяете в своей работе?
- У Вас оказался номер секретаря компании, а Вам нудно выйти на директора. Ваши действия по обходу секретаря? (Был ли у Вас такой опыт?)
Вспомогательные вопросы (дополнительные вопросы от заказчика):
- Какие тренинги Вы посещали, для развития Ваших навыков продаж? Что из последнего Вы применяет в работе?
- Чего вы ожидаете от будущего работодателя?
- Готовы ли Вы к командировкам?
- Оцените, от 1 до 10 Ваши навыки продаж.
- Оцените, от 1 до 10 насколько Вы считаете себя коммуникабельным человеком?
- Кто может дать по Вам рекомендации?
- Расскажите о Ваших результатах или достижениях, связанных с профессиональной деятельностью.
- Ваши цели на ближайший год.
Данные вопросы не нужно стараться все впихнуть в скайп-интервью. Рекрутер должен смотреть по ситуации, оценить вакансию и решить, какие из этих вопросов он возьмет для скайп-интервью.
Руководитель отдела продаж:
Опыт работы:
Расскажите пожалуйста о своем образовании.
А получали Вы какое-нибудь дополнительное образование, может курсы, тренинги? Что Вам больше всего запомнилось, и что Вы применяете в своей работе?
Приходилось ли Вам читать литературу по психологии или продажам?
- Опыт работы. Расскажите, чем Вы занимались на последних 3 работах и каким образом это Вас квалифицирует для работы в данной должности?
- Опыт руководства. Где Вы получили навыки руководства?
- Участвовали ли вы сами в сделках, заключали контракты? Сколько личных продаж сделали за последний год?
- Как вы контролировали их результаты?
- С какими начальниками вам удавалось сотрудничать наиболее успешно и почему?
Давайте сейчас поговорим о показателях, вы же понимаете на сколько это важно:
- Какие показатели были основными в вашей работе? Расскажите в цифрах про планы и результаты?
- Какие еще KPI ставились и как вы их достигали?
- Помимо количественных показателей были ли качественные показатели, которые вы отслеживали? Почему это было важно?
- Какой план по конверсии был? (если не озвучила ранее)
Влияние:
- Всегда ли в спорах нужно отстаивать свою точку зрения?
- Почему?
- Будете ли вы выполнять задачу, если заранее будете уверенный в провале намеченного плана? Какие ваши действия в подобной ситуации?
- Лучший по результату сотрудник нарушает дисциплину. Ваши действия
- Низкая производительность БЭК офиса негативно влияют на результаты вашего отдела. Ваши действия?
Принятие изменений:
- Представим, что вы не успели закончить задачу до конкретного срока. Вам объективно необходимо еще 3 часа времени. Что будете делать?
- Учредители директивно повысили план на 30%. Ваши действия?
- Пауза… Ответ кандидата.
- Сколько времени Вам понадобится? Что будете делать, чтобы выполнить план?
Сейчас я хочу задать Вам несколько общих вопросов, интересно ваше мнение:
- Перечислите 5 ключевых качеств, которыми должен обладать руководитель отдела продаж
- Назовите 3 отрицательные черты, которыми может обладать руководитель отдела продаж
- Опишите работу идеального отдела продаж. Что максимально влияет на результат работы отдела продаж, по вашему мнению?
- Опишите что в вашем понимании «неправильная» работа отдела продаж
- Опишите как выглядит идеальный менеджер по продажам
Давайте сейчас ответим на личные вопросы:
- Как вы относитесь к алкоголю, курению?
- Какие 3 ваши основные цели на ближайший год?
- Как цели, перечисленные вами, синхронизируются с работой в нашей компании?
📌 9. Оформление кандидатов в Google-таблицу
✅ Работа с заказами должна проходить в ЕДИНОМ формате.
- Папку называем: Название должности и ID.
Например: РОП (HR19011). - В папке создаем дополнительную папку, в которую мы потом откроем доступ для Заказчика: папку Кандидаты.
- В папке Кандидаты создаем файл (Google-таблицу), в который мы будем заносить данные о кандидатах, и папку Резюме, где будут храниться резюме кандидатов.
- Файл называем: Кандидаты, название должности и ID.
Например: Кандидаты РОП HR19011. - Цвета в файле с кандидатами единые:
Зеленый - рекомендован к рассмотрению в первую очередь
Голубой - возможен к рассмотрению
*Кандидатов, которые не подходят, не рекомендова��ы к рассмотрению, либо отменили интервью/пропали - переносим вниз в подобную таблицу, не выделяя цветами (просто создаем такую же табличку чуть ниже "через разрыв") - В конце каждого файла создаём 4 колонки (или 5 в зависимости от тарифа):
- Ссылка на резюме (если в ответах ранее её нет)
- Видео ссылка (если тариф соответствует)
- Заключение от рекрутера
- Комментарии/вопросы от заказчика
- Статус/решение после собеседования с заказчиком - Как писать заключение:
❗ Заключением должен быть ответ на запрос заказчика. ❗
Ответ должен быть релевантным.
Т.е. если запрос был МПП с опытом в дизайне, ответ должен быть: «имеет опыт в дизайне…», или «не имеет опыта в дизайне», а не «имеет опыт в строительстве»
Пример Заключения рекрутера: "Всегда выполнял план продаж. Подстраивается под клиента, рассудительный, спокойный, располагает к себе. Хороший исполнитель. Мотивация на достижение - чем больше результат, тем лучше. Высокая потребность быть нужным и полезным, также высокая потребность в активной деятельности (нереализованная). Важно работать с "физическим" продуктом. Подчеркивает выгоду для клиента, если уверен в продукте, который он продает. Не хватает опыта в поиске клиентов, проявляется как неуверенность в своих силах. Предрасположен к эмоциональному выгоранию при большом объеме работы. Опыта работы в crm-системах нет, но знаком и знает зачем это нужно." - По финальным выбранным кандидатам (только на РОПа!) ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно запрашивать референс (обратная связь от предыдущих работодателей).
Референс также оформляем в таблицу отдельной колонкой. - После того, как кандидаты сформированы в таблицу, заходим в настройки документа и копируем ссылку общего доступа, которую передаём руководителю для заказчика.
❌ Нельзя копировать ссылку из адресной строки, она не читабельна!
✅ Общие инструкции при работе с гугл-доками:
- При создании гугл-документа ОБЯЗАТЕЛЬНО делаем Владельцем документа руководителя.
Как это сделать?
Кликаем на файл павой кнопкой мышки, выбираем Настройки доступа - Расширенные.
- Если у Анастасии есть доступ, то нажимаете на карандашик рядом с ней и выбираете Владелец - Готово.
- Если у Анастасии нет доступа, то открываем ��й доступ на почту: [email protected] и далее по инструкции выше.
Как быстро увидеть все файлы и доступ к ним:
Заходим в Мой диск и в правом верхнем углу нажимаем на данный значок, чтобы расположение стало не плиткой, а списком.
И в столбике Владелец видим, кто им является.
Что делать, если нет возможности дать доступ передать права Владельца?
Значит ваш файл имеет формат не гугл-документа.
Как правило, такая проблема возникает, когда файлы Word (текстовый) и Excel (таблица) не были созданы сразу на диске, а были загружены.
В этом случае документ имеет формат не гугл-документа.
Что делать?
Открываем файл. Заходим: Файл - Сохранить как документ Google.
После этого удаляем исходный файл (Word) и оставляем только гугл-документ, у которого уже без проблем можем менять Владельца по инструкции выше ☝.
❗ Сверка по Владельцу делается раз в неделю.
Цель - не потерять важную информацию для руководителя.
2. Заполняем таблицы аккуратно, внимательно, без ошибок, в едином формате (названия с заглавной буквы, один размер и стиль шрифта и т.д.), приятной для восприятия глаза, в удобоваримой форме.
📌10. Получение обратной связи от заказчика.
Обратная связь запрашивается через аккаунт-менеджера (см. пункт 2, раздел "Коммуникация с заказчиками" ☝).
📌11. При положительном решении – приглашение на работу / тестовые дни.
Уточняем через аккаунт менеджера условия, дату выхода и т.д. (сбор дополнительной информации)
Ведем сотрудника в течение тестового периода, если он назначен.
📌12. Прием сотрудника в компании, расчет по вакансии.
При приеме сотрудника подтверждаем выход кандидата за день до назначенной даты.
Контролируем выход сотрудника - запрашиваем обратную связь.
Счет Заказчику выставляется в день выхода сотрудника.
Расчет с рекрутером по вакансии производится в день оплаты счета заказчиком.