Инструкция для аккаунт-менеджера.
✅Обязанности аккаунт-менеджера:
1. Составление счета и договора (заполнение)
✅ Как правильно заполнять счет, договор и т.д.
1) Заходим в папку "1. Быстрый найм - 2. Отдел продаж - Документы по работе с Заказчиками".
2) В этой папке находятся шаблоны документов по работе с Заказчиками (договор для ООО, договор для ИП, брифы, счета, акт выполненных работ).
3) Скачиваем нужный нам шаблон.
4) Для договора:
- Запрашиваем у МПП карточку организации (в которой отражены все данные по организации;
- Заполняем шаблон в соответствии с карточкой, обращаем внимание на пункт оплаты (для Заказчика могут быть индивидуальные условия);
- Указываем № договора, дату, данные организации;
- Прикладываем к договору ЗАПОЛНЕННЫЙ бриф;
- ВНИМАТЕЛЬНО перечитываем договор, проверяем;
- Отправляем на согласование руководителю;
- После согласования отправляем договор МПП и контролируем отправку Заказчику / либо направляем сами;
- Запрашиваем скан подписанного договора и сохраняем вместе с остальными документами в папку;
- Создаем на диске в папке "2. Отдел продаж" папку для данного заказа, называем по номеру заказа (Например, HR19027), загружаем в эту папку договор, карточку организации, бриф (с тарифом) ОТДЕЛЬНЫМ документом и все имеющиеся документы;
- Заходим в папку "1. HR общая - 1. Заказы", создаем папку заказа, называем её по названию вакансии и номеру заказа (Например, МПП (HR19032));
- Из брифа удаляем строку с тарифом и сохраняем бриф (БЕЗ тарифа) в папку заказа.
Для счета:
- Заполняем шаблон в соответствии с данными организации;
- Указываем дату счета, название организации, наименование товара/услуги, сумму, сумму прописью, дату оплаты и т.д.)
- Отправляем на согласование руководителю;
- После согласования отправляем счет МПП и контролируем отправку Заказчику;
Для акта выполненных работ:
- Заполняем шаблон в соответствии с данными организации;
- Указываем все необходимые данные;
- Отправляем готовый акт на подписание руководителю;
- Запрашиваем у руководителя скан подписанного акта;
- Отправляем акт МПП и контролируем отправку Заказчику;
- Запрашиваем у Заказчика подписанный акт.
2. Выбор рекрутера и передача вакансии рекрутеру в работу
Рекрутер выбирается исходя из нагрузки и компетенций, по согласованию с руководителем
3. Передача информации об окончании работ, о том, что сотрудник принят рекрутеру
Информация передается в общем чате WhatsApp в папке Подбор общая (HR).
4. В день окончания работ (выход сотрудника) составление счета и составление акта выполненных работ
Инструкция по заполнению счета и акта описана выше.
5. Отправка подписанного акта, договора по почте
- После того, как Заказчик пришлёт скан подписанного с их стороны акта и договора, отправить руководителю на подпись;
- Запросить у организации почтовый адрес для отправки корреспонденции.
Например:
117545, г. Москва, Варшавское шоссе, д. 128, корп. 3, стр. 5, эт. 48, оф. 905.
Получатель: ООО "Бизнес Инфо", Масленникова Елизавета,
тел.: +7 (916)190-6225
- Направить подписанные с обоих сторон документы самостоятельно, либо проконтролировать отправку руководителем.
6. Контроль оплаты и подписания договоров (ежедневно)
Мониторинг, контроль, запрос оплат.
✅ Коммуникация с заказчиками проходит через аккаунт-менеджера.
Этапы коммуникации:
- При поступлении заказа аккаунт-менеджер создает чат в WhatsApp. Состав чата: Руководитель (Соломенцева Анастасия), аккаунт-менеджер, заказчик.
Рекрутер в чат НЕ добавляется!
Название чата по примеру: "Подбор МПП (HR19075)". - В группу нужно написать приветственное сообщение по шаблону:
"Здравствуйте! Меня зовут (Имя). Я ваш аккаунт-менеджер. Я буду курировать подбор сотрудника для вашей компании." - Далее нужно уточнить доступ в НН:
"Уточните, пожалуйста, есть ли у вас зарегистрированная компания в Hh.ru? Если есть, пришлите логин и пароль, я создам внутри вашей компании менеджера, который будет работать с вашим заказом. После этого вы снова сможете пользоваться своими данными. Либо вы можете создать менеджера самостоятельно (менеджера необходимо добавить с правами администратора) и передать нам логин и пароль." - Если заказчик прислал доступ к своему кабинету необходимо создать в нем менеджера и создать документ в папке заказа с данными для доступа по примеру:
- Следующее что нужно уточнить - если тариф заказа БЕЗ ВИДЕО-СОБЕСЕДОВАНИЯ аккаунт-менеджер должен уточнить у заказчика:
1. Дату и время, удобное для собеседования;
2. Контактное лицо - человек, с которым можно связаться, когда кандидат подъедет на собеседование в назначенное время;
3. Адрес, с точными указаниями, как добраться.
По примеру:
"Адрес студии-пекарни "Неслучайное печенье" Ул. Перова, д. 15, стр. 23, офис 105 Как проехать: От Люблинской улицы по Перова. Повернуть направо между мойкой автомобилей и домом №9, далее слева будет шиномонтаж, там на дорожке можно припарковаться и пройти до шлагбаума, 3х этажное здание - первый подъезд с синим козырьком, 1 этаж налево, комната 105"
- Вопросы рекрутеры задают в общую группу в WhatsApp "Подбор Общая (HR)".
- После этого аккаунт-менеджер переадресовывает вопрос заказчику в рабочий чат заказа.
- Как только заказчик отвечает, аккаунт-менеджер присылает ответ на вопрос в общую группу "Подбор Общая (HR)", адресованный к рекрутеру.
❗ Вопросы должны задаваться максимально конкретно, во избежании недопониманий.
- После того, как рекрутер оформил подходящих кандидатов в таблицу, аккаунт-менеджер должен:
- запросить ссылку на документ (ссылку общего доступа),
- проверить, чтобы файл был просматриваемым, читабельным
- и после этого отправить Заказчику в группу заказа с пометкой:
"Высылаю вам таблицу с отобранными кандидатами. Собеседования назначены на ..." - Проверять, чтобы рекрутер ОБЯЗАТЕЛЬНО запрашивал по финальным выбранным кандидатам референс (обратную связь от предыдущих работодателей) - для тарифа с видео-собеседованиям, как правило только по РОПам.
✅Скрипты и примеры сообщений для общения с Заказчиком:
- Обновление/дополнение брифа:
"Просьба обновить бриф и заполнить требования по опыту и обязанностям более детально. (Мы брали все, что было указано в вакансии.)"
- Обработка возражения: "Кандидаты которые по адресу не доберутся до бизнес центра нам не нужны!"
"Почему? 😊 Это вполне нормально. Я сама не люблю когда не понятно где искать, тратить время, звонить выяснять и так далее. Вам же нужен хороший сотрудник. А так мы проявляем заботу о его личном времени." - Вовлечение Заказчика в продажу вакансии (подходит для ассессмента):
"От нас следующая просьба: Рассмотреть Марину Дружинину (она компетентная) и по остальным кандидатам при первой встрече помимо ваших вопросов также заинтересовывать кандидата работать у вас (продавать вакансию). По опыту знаем, как сильно влияет Продажа вакансии и работы у вас на конверсию. Хорошие кандидаты всегда выбирают место работы. Если нужно, мы готовы проконсультировать по продаже вакансии и адаптации." - Запрос обратной связи:
"Добрый день! Хочу попросить вас давать обратную связь после каждого интервью. Буду признательна. Как сегодняшние кандидаты?" Конкретизируем: "По кандидатам, которые не устроили нужен мотивированный отказ – подробно почему нет. Это необходимо для рекрутера. По кандидату которому думаете – утоните пожалуйста срок принятия решения и почему думаете, что конкретно вызвало сомнения? А так же по понравившимся кандидатам рекомендую сразу назначать тестовый день (если кандидат понравился, но не готовы принять решение). Чтобы посмотреть кандидата в работе. Эту информацию вы можете озвучить кандидату сразу в конце собеседования, либо мы можем передать информацию после." *** "Доброе утро! Жду обратную связь по кандидатам: Кондратова (была вчера) и Одногулов (рассматривали сегодня). Что решили по ним?" *** "Здравствуйте! Сегодня звонила Алина Кондратова. Просит обратной связи. Что скажете по ней?"
- Обработка ответа "Пока думаем. Смотрим дальше.":
"Какую обратную связи дать кандидату? Или вы уже о чем то договорились с ним?" - Подталкиваем к принятию решения:
"Какие сроки принятия вами решения? Возможно ускорить? Кандидатов не так много, они на свободном рынке труда сейчас." - Обработка ответа "Кандидат подходит":
"Спасибо. Уточните детальнее, пожалуйста, о чем вы договорились с кандидатом? На какое число назначать тестовый день/выход?"
После чего пишем рекрутеру по заказу, чтобы он звонил кандидату и уточнял, в какой день кандидат сможет выйти.
✅ Общие инструкции при работе с гугл-доками:
- При создании гугл-документа ОБЯЗАТЕЛЬНО делаем Владельцем документа руководителя.
Как это сделать?
Кликаем на файл павой кнопкой мышки, выбираем Настройки доступа - Расширенные.
- Если у Анастасии есть доступ, то нажимаете на карандашик рядом с ней и выбираете Владелец - Готово.
- Если у Анастасии нет доступа, то открываем ей доступ на почту: [email protected] и далее по инструкции выше.
Как быстро увидеть все файлы и доступ к ним:
Заходим в Мой диск и в правом верхнем углу нажимаем на данный значок, чтобы расположение стало не плиткой, а списком.
И в столбике Владелец видим, кто им является.
Что делать, если нет возможности дать доступ передать права Владельца?
Значит ваш файл имеет формат не гугл-документа.
Как правило, такая проблема возникает, когда файлы Word (текстовый) и Excel (таблица) не были созданы сразу на диске, а были загружены.
В этом случае документ имеет формат не гугл-документа.
Что делать?
Открываем файл. Заходим: Файл - Сохранить как документ Google.
После этого удаляем исходный файл (Word) и оставляем только гугл-документ, у которого уже без проблем можем менять Владельца по инструкции выше ☝.
Сверка по Владельцу делается раз в неделю.
Цель - не потерять важную информацию для руководителя.