Не разлей вода: как МРФ «Дальний Восток» ПАО «Ростелеком» проводил мероприятие на удалёнке.

События и мероприятия — один из каналов коммуникации, который способен не только развлекать, но и решать задачи компании.

Мы в ЦСС организуем корпоративные события, которые помогают представителям HR работать на большие стратегические бизнес-задачи. Сегодня расскажем об одном из таких, о нашем кейсе с компанией ПАО «Ростелеком» на Дальнем Востоке.

На Дальнем Востоке работает 7 филиалов компании: Приморский, Хабаровский, Магаданский, Камчатский, Сахалинский, Амурский и «Сахателеком». И одно управление макрорегионом во Владивостоке.

Церемония «Признание» проходит уже третий год подряд. В этом профессиональном конкурсе не просто подсчитываются формальные итоги работы: каждого участника номинируют его коллеги, это признание на всю страну конкретных заслуг человека перед компанией.

ЗАДАЧИ СОБЫТИЯ

Совместно с «Ростелекомом» мы сформулировали следующие задачи:

1. Наградить сотрудников, развить чувство признания и повысить мотивацию. Признать заслуги и транслировать идею того, что мы ценим труд каждого.

2. Командообразование. Объединение во время удалённой работы. Было принято решение не переносить премию, а провести её онлайн. Показать, что мы все вместе можем противостоять проблемам и ничего не сможет потревожить стабильность компании.

4. Транслировать ценности и миссию компании, напомнить о значимых для неё событиях и за счёт этого поднять уровень гордости за её мощь среди сотрудников.

КАК МЫ ЭТО ВОПЛОЩАЛИ

Быть всегда на связи — лозунг, который в данный период жизни стал особенно актуален. И чтобы подчеркнуть его, мы организовали настоящее онлайн реалити-шоу, в котором на один день объединили все 7 регионов «Ростелекома» на Дальнем Востоке.

Уникальность мероприятия была в том, что его героем мог оказаться любой сотрудник: в режиме реального времени на работе (и не только) заявить о себе, поделиться настоящими эмоциями и делами.

Чат-бот

Чтобы объединить людей из разных регионов, нам необходимо было придумать единую площадку, которая была бы актуальна и интересна для всех, которую бы активно читали, вовлекались, могли взаимодействовать. Стандартная рассылка в такой ситуации затерялась бы в почте, а смартфон с мессенджером есть почти у каждого.

Поэтому мы выбрали чат-бот — виртуальный помощник в Telegram, который позволил создавать опросы, голосования, публиковать задания, принимать в ответ тексты, фото и видео, оповещать участников и собирать обратную связь.

К нему мы подключили сотрудников за 1,5-2 недели до самого мероприятия, привлекали через рассылку, группы по регионам и руководителей.

Чат-бот позволил провести предпромоушн и подогреть аудиторию перед событием. Опросы и регулярные напоминания делали с юмором и подачей, которая интриговала, развлекала и затягивала людей.

Каждый день мы скидывали различные задания, которые участники могли выполнять дома: скинь фото лука, в котором пойдёшь на премию, запиши видео и расскажи о себе.

Выдержки из чат-бота

Это не были задания ради заданий — все результаты, фото и видео мы внедряли в итоговое мероприятие.

Например, мы просили людей поделиться в чат-боте достижениями за 2019 год. Они могли быть связаны и с работой, и с личной жизнью. Во время трансляции мы сделали интерактив со всеми зрителями и просили их «помахать» в общем чате, если они «получили новую должность», «переехали в другой город», «купили машину», «влюбились», «сыграли свадьбу», «успели провести отпуск за границей». А после выделили самые необычные ответы из чат-бота: кто-то выиграл на новогоднем корпоративе в роли Снежной королевы, кто-то научился контролировать сны, а одна девушка получила должность старейшины клана в игре «Викинги». Их фото мы выводили на экран, поздравляли и вручали каждому приз.

Ещё одной задачей чат-бота была регистрация участников на онлайн-платформе трансляции. Важно было сделать это заранее, иначе она просто не выдержала бы наплыва людей в день события. Мы напоминали о регистрации за две недели, за неделю и за два дня, а потом ещё разослали напоминание о мероприятии за час.

Трансляция

Награждения, которые происходят в офлайне многим знакомы: руководитель поздравляет и жмёт руку, звучат аплодисменты. Как сделать так, чтобы в онлайне не потерять этот эмоциональный эффект?

Трансляция церемонии проходила на посадочной странице с помощью специальной платформы. Она была оформлена в фирменном стиле, на странице были дополнительные функции: кнопка перехода в общий чат, где сотрудники могли общаться прямо во время мероприятия, кнопки для голосования и ответов на опросы.

Всё это, и чат-бот в том числе, помогало вовлекать людей в процесс. Они не просто смотрели видео, а активно взаимодействовали, общались, задавали вопросы, поздравляли друг друга, передавали приветы и даже могли поддержать артистов.

ЦЕРЕМОНИЯ

Все инструменты и контент события были не только развлекательными, но и содержали в себе посылы, смыслы и ценности компании, которые мы хотели донести сотрудникам.

Открытие церемонии

У нас было две студии: во Владивостоке и в Хабаровске. Во время трансляции мы также подключали по телемостам руководителей каждого из 7 филиалов.

Все регионы были связаны не только чатом, но и визуальным оформлением. Когда мы объявляли победителей, их фотографии появлялись и соединялись друг с другом, как нейроны. А после награждения все эти снимки сложились в одно слово «Признание». Каждая деталь говорила о том, что мы делаем общее дело, выполняем общую миссию и вклад каждого важен.

Чтобы подчеркнуть разнообразие филиалов и познакомить людей, мы собирали интересные факты о них и задавали в эфире вопросы. Например: «В каком из филиалов всегда есть дежурная пачка лапши ”Доширак”?».

Один из важных фокусов компании — открытость, и вместе с руководителями нам удалось показать её в деле. В чат-боте мы открыли своеобразный «Кабинет директора» и предложили сотрудникам задать топам любые вопросы, не связанные с работой. Например, они спрашивали:

– Какую первую вещь вы купили на собственные заработанные деньги?

– С каким сказочным персонажем себя ассоциируете?

– Какое ваше самое яркое и тёплое воспоминание из детства, что греет душу?

– Какого цвета носки предпочитаете?

Руководители не знали содержание вопросов, но были готовы отвечать искренне, без подготовки и протокола. Они ещё раз доказали, что готовы общаться с сотрудниками на любые темы, в том числе вне рамок мероприятия.

Единство и участие каждого в церемонии. Одним из гостей мероприятия стал рэпер-фристайлер. Это человек, который может соединить воедино мысли сотен людей и сделать из них настоящий музыкальный трек. Люди писали в чат-бот слова, которые ассоциируются у них с работой и «Ростелекомом», термины, которые используют в компании. И он в прямом эфире, на ходу, без подготовки срифмовал их все так, что готовый трек впечатлил даже тех, кто не слушает рэп. Результат можно и дальше использовать в качестве негласного гимна, потому что он сложился из слов, которые действительно шли от сердца, потому что люди сами участвовали в его создании.

Официальный гимн также прозвучал во время трансляции, но мы решили и его подачу сделать необычной, чтобы поддержать концепцию «Объединяй регионы». На встрече одна из руководителей предложила взять вокалистов и музыкантов из каждого региона и записать их силами общий ролик. Мы подхватили идею, прописали задания, как себя записать и снять, и смонтировали очень душевное видео. Сотрудники из разных регионов вложили в него свои силы и пропели все вместе, от такого захватывает дух.

Гимн «Ростелеком» в исполнении сотрудников

ИТОГИ И СОВЕТЫ КОЛЛЕГАМ

После завершения мероприятия атмосфера не улетучилась. Остался чат-бот, в котором люди продолжали обмениваться эмоциями, мыслями, сплетнями. В нём же мы собирали обратную связь по мероприятию. Помимо этого, создали линейку стикеров с руководителями для Telegram, чтобы у сотрудников осталось напоминание. Теперь они могут обмениваться ими в рабочих чатах.

Стикеры с руководителями филиала

Тоже хотите организовать онлайн-трансляцию? Вот несколько советов от нас.

1. Онлайн-мероприятия достаточно затратны в плане времени и средств. Чтобы не разбираться в технических вопросах самостоятельно, советуем обратиться к специалистам, которые занимаются телемостами и вещанием, создают чат-боты и делают это профессионально.

2. Если проводите мероприятие впервые, не наполняйте его контентом под завязку. Если бюджет небольшой и времени мало, лучше оставьте всё самое вкусное, чтобы не ошибиться.

3. Мероприятия должны длиться не дольше 2-2,5 часов. Причём они должны быть динамичными и не отпускать людей от начала и до конца. Наше событие растянулось на 5 часов с небольшим перерывом: после него было сложнее настроить людей на то же яркое настроение.

4. Обязательно делайте тест-репетицию за день: организаторы должны сделать все созвоны с точками, из которых будет проходить вещание.

5. Используйте чат, потому что люди не могут видеть друг друга, но смогут хотя бы переписываться. А ведущий и артисты будут сразу получать обратную связь.

6. Если можете использовать контент от сотрудников, используйте по максимуму: собирайте фото и видео, делайте голосования и потом добавляйте всё это в трансляцию.

7. Позаботьтесь о стабильном проводном (!) интернете и генераторе, чтобы обеспечить площадку электричеством.

8. Консультируйтесь со специалистами при выборе площадки: в этом вопросе есть много тонкостей, касающихся ракурсов и оборудования.

9. Не забывайте про уборку площадки :)

10. На площадке должна быть полная тишина: всё-всё попадает в эфир.