Сервисы для совместной работы персонала
Считается, что команда – это всегда про классную совместную работу и взаимовыручку, один за всех и все за одного. Конечно, здорово, когда работа идет слаженно, задачи выполняются в срок, идеи кипят и результат превосходит все ожидания. Однако, на практике частенько бывает совершенно наоборот.
Любая команда сталкивается с проблемами, от которых просто так не избавишься:
- Поручили задачу, а исполнитель слил сроки, и никто вовремя это не отследил. Каждый раз приходится собирать планёрки, чтобы понять двигается работа или нет;
- Руководитель распределил задачи, но каждый знает только свой фронт работ и не подозревает, чем занимается коллега. Вполне возможно, что тем же самым, что и ты;
- Задачи выполнены, но почему-то сотрудники регулярно забывают сообщить об этом другим участникам команды. Да и вообще, все материалы хранят только на своем компьютере, как в банковском сейфе;
- Накидали крутые идеи для развития проекта, но кто-то пролил кофе на листочек с записями, а уборщица его невзначай выбросила.
Сервисы командной работы делают нашу жизнь немного проще. Конечно, они не напишут отчет и не подготовят презентацию за тебя, но совершенно точно привнесут больше порядка и комфорта в твою повседневную жизнь.
Подобных сервисов существует огромное количество, но мы остановимся подробнее только на двух классах – task trackers и white boards.
Таск-трекеры позволяют наглядно визуализировать работу команды: за каждым участником команды закрепляются карточки с задачами, которые дальше двигаются по доске, меняя статус (в работе, на проверке, готово). Итак, мы начинаем с незаменимого сервиса Trello.
Trello
Cервис, который отлично подходит для управления командными проектами. Его главная задача – визуализация задач в едином пространстве, что позволяет делать работу проще. Внешне Trello выглядит незамысловато, но при этом обладает широкими возможностями, с помощью которых можно создавать сложные проекты. В основе данного сервиса есть четыре главных элемента, помогающих эффективно управлять задачами и организовывать проекты:
- Доска Trello – основное пространство, именно на нём управляют задачами;
- Колонки (списки) – место куда можно добавлять карточки с задачами. На каждой созданной доске по умолчанию есть три списка: «нужно сделать», «в процессе», «готово»;
- Карточки – информационное хранилище по конкретной задаче;
- Меню доски – панель, с помощью которой можно управлять всей доской Trello. Например, добавлять описание, разграничивать доступ, добавлять метки и т.д.
На Trello есть платные (от 5$ в месяц) и бесплатные тарифы. Для команды, которая хочет организовать проект, может подойти бесплатный тариф, при котором будет доступно: неограниченное количество карточек, до десяти досок для работы в каждом рабочем пространстве (а таких пространств может быть много), неограниченное хранилище и многое другое.
Продвинутые функции (управление ролями и разграничение прав доступа, расширенные возможности автоматизации), увы, доступны только на платных линейках тарифов. Еще из неприятного – на данный момент зарегистрировать нового пользователя можно только через VPN и есть проблемы с установкой приложения на телефон. Владельцы андроида могут легко обойти это ограничение через сторонние макретплейсы приложений. А вот обладателям яблочных продуктов придется ставить приложение с десктопа через iTunes. Несмотря на это Trello по-прежнему остается флагманским продуктом на рынке и предоставляет самые широкие возможности для бесплатного использования.
Kaiten
Еще один таск-трекер, но теперь уже от российских разработчиков. Как и в Trello, в основе Kaiten лежат канбан-доски, которые отражают все этапы работы и карточки с задачами. Также на данном сервисе вам доступны графики и отчеты о процессах, происходящих на нем.
Сервис Kaiten предлагает следующие тарифы:
- Free – доступ ко всем базовым функциям которые представлены на платформе для управления задачами, дополнительные модули не доступны (0р/мес);
- Standard – доступны все возможности тарифа Free и два модуля на выбор (420р/мес);
- Pro - доступны все возможности тарифа Standard и шесть модулей на выбор (560р/мес);
- Enterprise - доступны все возможности тарифа Pro, а также запуск на собственном сервере и обучение команды (особая цена).
Возможностей бесплатного тарифа вполне достаточно для организации работы команды с базовым функционалом.
Битрикс24
Российский сервис для совместной работы.
Сервис позволяет управлять командной работой в режиме «одного окна». Он сочетает в себе такие инструменты, как:
Битрикс24 – это комбайн с множеством инструментов. В этом его плюс и в то же время минус. С одной стороны, его можно использовать как полноценный интернет-портал организации, но и входной порог освоения будет выше. Нужно время, чтобы сотрудники разобрались с таким изобилием функций. Основное преимущество сервиса – принцип одного окна. Коммуникация (чаты, видео, новости) уже встроены в такс-трекер, не нужно ломать голову над интеграцией с другими платформами. Большая часть функций доступна на бесплатном тарифе. Ограничения касаются в основном CRM и разграничения прав пользователей при работе над задачами.
YouGile
Еще один представитель рынка менеджеров задач. Не такой большой и известный, как два предыдущих, зато с интересным набором функций. Главное преимущество данного сервиса — это возможность создавать и иметь сразу множество проектов, и у каждого из которых могут быть свои индивидуальные настройки.
Основные функции сервиса YouGile:
- создавать задачи и определять их статус и приоритет;
- устанавливать сроки для выполнения задач;
- обмениваться документами и сообщениями;
- создавать отчеты о проделанной работе.
- настройка прав доступа на уровне доски или отдельных колонок и задач (можно задавать границы видимости, скрывая некоторые задачи, например, от стажеров проекта или от внешних участников, добавленных в проект);
- полноценный чат, прикрепленный к каждой доске и каждой карточке с задачей (можно использовать не только как таск-трекер, но и как корпоративный мессенджер);
- реально гибкая настройка отчетов - система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах. Отчеты помогают анализировать статистику про проекту, а их автоматизация экономит менеджеру уйму времени и нервов;
- гибридные дашборды, в YouGile они называются сводками. Если менеджер руководит несколькими проектами, сводки помогут "собрать" свою собственную доску, на которой можно настроить вывод только тех колонок и задач, которые сейчас для вас наиболее актуальны.
Кроме всего вышеперечисленного, у сервиса YouGile очень удобный и понятный интерфейс, что делает его простым для пользования даже для новичков. Все функции доступны на бесплатном тарифе, но есть ограничение на количество участников – не более 10. Начиная с 11 человек, стоимость 333 р/мес за каждого участника команды.
Надеемся, мы убедили тебя, что пользоваться таск-трекерами – это удобно. Если еще сомневаешься, то обязательно попробуй! Кстати, выбор нашей команды Чай с HR – это Trello.
Следующий пункт нашего обзора - white boards (дословно с английского – белые доски). Это бесконечное пространство электронного холста, на который можно загружать любой контент и визуализировать материал с помощью встроенных инструментов.
Вот всего лишь несколько примеров того, в каких задачах тебе могут помочь подобные сервисы:
- Командные мозговые штурмы (особенно удобно для распределенных команд на удаленной работе, нужно всего лишь загрузить материалы и далее можно обмениваться идеями прямо онлайн);
- Ретроспективы с обсуждением итогов проекта (на бесконечной доске поместится все, что есть по итогам проекта);
- Подготовка к планеркам и совещаниям (здесь можно загрузить материалы на доску и открыть сотрудникам возможность комментирования);
- Обсуждение набросков и прототипов с командой и заказчиками (вместо того, чтобы скидывать папку в облаке – загрузи все на доску и начинай обсуждение).
А еще white boards отлично подходят для создания обучающих и welcome туров. Этот функционал, наверняка, по достоинству оценят hr-ы, занимающиеся адаптацией и обучением персонала.
Miro
О том, что такое Miro мы все узнали во время ковида, и с тех пор этот сервис уверенно удерживает звание лидера рынка в своем сегменте. Miro – онлайн-платформа для совместной работы или, иначе говоря, аналог маркерной доски, только она бесконечна и доступна в браузере или в мобильном приложении Miro. Это удобный инструмент для визуализации информации, его можно использовать для рисования, планирования, объявлений и тд.
1. Совместную работу на данном сервисе можно провести при помощи голосового, текстового чата и совместного просмотра доски в реальном времени;
2. Доска бесконечна, есть видео-инструкция и работает техподдержка;
3. На сервисе доступно два тарифа платный и бесплатный;
4. Возможно начать с бесплатного тарифа. В нем будет предоставлено 3 доски для редактирования. Так же при этом тарифе можно: писать на доске, прикреплять различные файлы и картинки, рисовать и самое главное - работать всей командой на одной доске.
Если возникнет потребность в создании большего количества досок, можно выбрать платный тариф. Сервис Miro работает только на английском языке, но даже без знания английского ты с легкостью разберешься во всех его инструментах.
Возможности Miro огромны (видимо, как и сама доска). И, конечно, у нас не хватит времени перечислить все. Поэтому предлагаем тебе погрузиться в эту удивительную вселенную и поисследовать ее самостоятельно. Поверь, многие вещи смогут удивить тебя!
Boardmix
Онлайн-доска для совместной работы команд и повышения эффективности. Аналог Miro.
На платформе действует две версии для пользования: бесплатная и платная (от 3$). Рекомендуем начать с бесплатной версии, в которой доступно неограниченное количество участников, доступ к ресурсам, безлимитные файлы, командные проекты и многое другое. В отличие от Miro, у Boardmix более лояльная тарифная политика. Платные тарифы отличаются от бесплатных в основном дополнительными разрешениями для создания, совместной работы и управления ресурсами, а также более широкими возможностями по созданию пользовательских функций, если компании вдруг понадобится функционал, которого нет в базовой версии.
Конечно, мы перечислили не все, а только основные и наиболее интересные решения на рынке. Мы обязательно сделаем новые выпуски, где продолжим обзор разных полезностей. Не пропусти! С тобой был Чай с HR, до встречи!
Текст и корректура - Докудовская Елизавета, Андрющенко Оксана Владимировна.
Поволжский институт управления им. П.А. Столыпина - РАНХиГС
38.03.03 | Управление персоналом