Автоматизация рекрутинга: возможности, сервисы, кейсы

Процесс подбора персонала не так прост, как может показаться с первого взгляда. На поиск и отбор кандидатов HR-специалисты тратят много временных, денежных и личностных ресурсов. Многое из того, что делает в рамках подбора специалист по персоналу или рекрутер, может выполнять машина. Именно поэтому в последнее время абсолютно любая организация стремится автоматизировать свой рекрутинг. Это высвобождает время HR и дает возможность сконцентрироваться на более важных функциях, тем самым повышая производительность труда. Автоматизация подбора персонала обеспечивает рекрутерам, сорсерам и HR-ам комфортный тыл, ускоряя этапы, упорядочивая процесс и ограждая от рутины.

Отличными помощниками в этом являются различные рекрутинговые системы, они же ATS (Applicant Tracking System или система управления кандидатами).

Система управления кандидатами (ATS) — это программное обеспечение для управления персоналом, позволяющее выстраивать цифровые процессы подбора и приема на работу сотрудников. ATS может быть как приложением, так и онлайн-сервисом.

Сервисы ATS.

В настоящее время существует большое количество систем по автоматизации рекрутинга, разработанных различными компаниями.

Рассмотри функциональные возможности и тарифы трех из этих сервисов.

ХАНТФЛОУ

Хантфлоу — рекрутинговая система № 1 по объему функциональности среди облачных рекрутинговых систем в России согласно исследованию TAdviser. Хантфлоу создает передовые инструменты автоматизации, систематизации и аналитики рекрутмента.

Возможности. Автоматизация

1) Сохранение резюме одним кликом из разных источников.

2) Размещение вакансий на работных сайтах прямо из Хантфлоу. Отклики поступают автоматически, а неподходящие сразу удаляются.

3) Интеллектуальная обработка дубликатов резюме по ФИО с учетом транслитерации, по дате рождения, эл. почте и телефону.

4) Интеграция с почтой: отправка письма из Хантфлоу с эл. адреса, уведомления о том, когда кандидат открыл письмо, сохранение переписки в его карточке.

5) Синхронизация с календарем: отправка приглашений в календарь себе и коллегам. Хантфлоу автоматически покажет занятость, прикрепит резюме и вакансию, забронирует переговорку и добавит ссылку на Zoom.

Возможности. Работа с заказчиком

1) Доступ у заказчиков подбора в интерфейс программы для работы с данными кандидатов.

2) Настраиваемые формы обратной связи заказчиков, где они сами вносят свои замечания и предложения.

3) Статистика по вакансиям.

4) Оценка уровня удовлетворенности нанимающих менеджеров, аналогичная NPS.

Возможности. Аналитика

1) Подсчет количества кандидатов, пройденных по воронке, источники их привлечения, а также определение этапа, где больше всего отказов и по какой причине.

2) Формирование отчета по сроку закрытия вакансии.

3) Сравнение результатов рекрутеров между собой.

4) Контроль срока нахождения кандидатов на каждом из этапов воронки.

Преимущества Хантфлоу:

· Хантфлоу автоматически составляет более 16 рекрутинговых отчетов для ускорения подбора.

· В Хантфлоу есть все для трансформации, систематизации и масштабирования бизнес-процесса рекрутмента в крупных компаниях.

· Более 1000 компаний используют систему автоматизации Хантфлоу для решения ключевых задач IT-подбора.

· Хантфлоу сделали все необходимое для легкой интеграции своей системы с корпоративными системами (API для разработчиков).

· Готовая интеграция с популярной CRM для продаж AmoCRM.

Тарифы Хантфлоу.

Кейс:

Как VK стали закрывать вакансии на 30% быстрее и как они закрывают вакансии лидов направлений за 29 дней вместо 45?

В VK: 78 рекрутеров, 864 вакансии в месяц, более 10 000 сотрудников.

Проблемы, требовавшие решения

• Кандидаты и переписки с ними дублировались
• Рекрутер мог взять в работу максимум 7-10 вакансий
• Информация от заказчиков терялась
• Рекрутеры уставали и путались из-за постоянного ручного труда

Решение и результаты:

Каждое действие рекрутера было автоматизировано. Резюме скачивается одной кнопкой. На письма стало тратиться намного меньше времени благодаря использованию шаблонов для сообщений (шаблоны делятся по этапам общения с кандидатами и бизнес-юнитам: шаблон приглашения на интервью, отказа, оффера, шаблон для отправки документов). Автоматизация позволяет рекрутерам тратить больше времени на поиск классных кандидатов, сохранять свои силы. А чем больше резюме, тем скорее заказчик найдет человека, который подходит под портрет кандидата.

Все кандидаты теперь собраны в одной системе и всегда можно посмотреть, кто уже работает с человеком, какая была история взаимодействия с ним. База не допускает дубли, благодаря чему бизнес-юниты не уводят кандидатов друг у друга. Ведение базы кандидатов в Хантфлоу было прописано в KPI каждого рекрутера.

Теперь заказчики знают, как строится наем, что происходит с их вакансией прямо сейчас и сколько времени нужно закладывать на разные позиции, поскольку большинство заказчиков сейчас общается со своими рекрутерами в Хантфлоу. Там видно всю историю переписки: теперь нельзя потерять сообщение или сказать, что ничего не приходило. Все в системе. Используются инструменты для общения с заказчиками и введения их в курс дела. Основной — это внутренний дашборд, куда тянутся данные из Хантфлоу и HR-Jira. Чтобы держать заказчиков в курсе событий, регулярно проводятся встречи-планерки, на которых HR делятся результатами поиска: количество пришедших и закрытых заявок, сделанных и отклоненных офферов, вакансии в работе.

TALANTIX

Talantix — первая российская CRM для рекрутмента с искусственным интеллектом, входит в HR-экосистему сервисов hh.ru.

Функциональные возможности:

1) Автоматический импорт откликов с вакансий на hh.ru. Резюме, импортированные из откликов на hh.ru, обновляются автоматически.
2) Бесплатные карьерные страницы для публикации вакансий и сбора откликов в социальных сетях.
3) Эффективный поиск кандидатов в единой базе по словам, меткам, вакансиям, этапам подбора, региону и т.д.
4) Перенос резюме из Избранного на hh.ru. Для резюме с hh.ru согласие на обработку персональных данных от соискателей уже получено.
5) Внутри Talantix — система прав и ролей для комфортной совместной работы. 4 типа ролей с разными уровнями доступов к вакансиям, отчетам, резюме и видимостью зарплат.
6) Согласование кандидатов с линейными руководителями: предоставление инструментов внутренней коммуникации и введение истории.
7) Быстрые коммуникации с кандидатами: связь прямо из системы по WhatsApp, Viber и Telegram, уведомление кандидатов о собеседовании по email и СМС, создание онлайн-собеседования в 1 клик.
8) Встроенные чек-листы для оценки кандидата при подборе во время собеседования.
9) Синхронизация встреч с рабочим календарем и наличие собственного календаря.
10) Умные алгоритмы hh.ru сортируют резюме по соответствию вакансии. Чем точнее описание вакансии, тем выше вероятность успешного закрытия вакансии.
11) Сбор аналитики процесса рекрутинга.

Тарифы Talantix.

Первые 7 дней бесплатно. Далее стоимость зависит от количества рекрутеров, а менеджеров может быть сколько угодно. Тарифы не привязаны к курсу валют и рассчитываются исключительно в рублях. Talantix предлагает с помощью калькулятора рассчитать стоимость своих услуг с помощью ответов на несколько вопросов: Как вы храните базу резюме; Перенести вашу базу в Talantix?; Сколько рекрутеров в вашей компании?. Минимальная стоимость: 2166р. /в месяц.

Кейс:

Кейс Azoft: как победить Exсel и нанимать разработчиков на 30% быстрее?

Задача: сделать подбор прозрачным и не терять ценных кандидатов.

Новосибирская компания Azoft занимается разработкой программного обеспечения на заказ. 85% вакансий — IT-специалисты. Azoft на рынке труда воюет за самых лучших специалистов, поэтому важно сделать подбор в их компании прозрачным и быстрым, а еще сохранять все контакты и опыт общения в едином интерфейсе. Поиск такого решения привел к тестированию Talantix, облачной CRM для рекрутмента от команды hh.ru.

Решение: создать единое рабочее пространство вместо целого набора информационных систем с помощью CRM для рекрутмента.

До Talantix основным инструментом для хранения и обработки информации была база Excel с контактами кандидатов на разные вакансии. Туда вручную заносили соискателей с hh.ru и из социальных сетей. «Теплых» кандидатов вели по этапам подбора в системе Jira, а офферы и тестовые задания держали в Google-доках. С заказчиками общались в почте.

Как внедряли?

1. Освоили систему. Для этого HR-менеджеры компании добавили тестовые вакансии и на них проверили интерфейсы и систему в работе.

2. Провели пилот. Открыли вакансию HR-специалиста и нашли коллегу за 1,5–2 недели.
3. Нашли амбассадора. Первый лояльный заказчик помог убедить всех остальных.

Как изменился процесс?

Поначалу все вакансии были в старом процессе и просто дублировались в Talantix. Заказчики пробовали работать на площадке, затем собирали отзывы и дорабатывали то, что было неудобно.
На этом этапе сыграла свою роль возможность общаться с командой Talantix и запрашивать у них доработки по функциональности.

• Настроили права и роли. Было важно разграничить, что видит рекрутер, а что — заказчик.
• Утвердили процессы. Договорились, как лучше передавать задачи и оставлять комментарии.
• Навели порядок. Решили, какие документы о кандидате будем хранить в Talantix.

Эффект от внедрения Talantix

· Ускорили подбор. Нанимают разработчиков на 30% быстрее: срок найма сократился с 2-16 недель до 2-10 недель.

·  Наладили общение. Рекрутеры и заказчики начали говорить на одном языке, принимать решения стало проще.

·  Упростили отчетность. Полную воронку по вакансии можно получить в 1 клик, что сократило затраты на подготовку отчетов.

ПОТОК

Поток Рекрутмент — система для автоматизации массового и точечного подбора, предназначенная для обеспечения полного цикла подбора кандидатов путем автоматизации основных задач работы с кандидатами и управления процессом рекрутинга.

Возможности в Поток для малых команд:

1.Ведение базы кандидатов с фильтрами и тегами, автоматическая загрузка резюме с 12 работных сайтов.

2.Мгновенное размещение вакансий на hh, SuperJob, Авито Работа.

3.Удобные шаблоны писем и общение с кандидатом в одном окне.

4.Сохранение всей истории по кандидатам и вакансиям.

5.Понятные аналитические отчеты по подбору.

Возможности в Поток для среднего бизнеса:

1.Простая коммуникация с кандидатами благодаря интеграции с почтой Gmail, MS Exchange, мессенджерами и смс-провайдерами.

2.Быстрое создание и согласование заявок на подбор с гибкими настройками полей.

3.Автодействия по триггерным событиям, чтобы сэкономить время на рутинных операциях.

4.Порядок в сложных процессах с цепочками согласования и интеграцией со штатной структурой.

5. Понятные аналитические отчеты, чтобы оценивать эффективность источников и рекрутеров, а также контролировать сроки закрытия вакансий.

Возможности в Поток для крупного бизнеса:

1.Ускорение массового найма — на обработку одного кандидата будет уходить 1-2 минуты.

2.Полная автоматизация первых этапов с использованием искусственного интеллекта. HR не придется тратить время на тех, кто точно не подходит.

3.Быстрое согласование кандидатов — система поможет автоматизировать процесс и сделать его прозрачным, чтобы вы первыми нанимали лучших сотрудников.

4.Открытое API для интеграции с другими системами в вашей компании.

5.Понятные аналитические отчеты, чтобы оценивать эффективность источников и рекрутеров, а также контролировать сроки закрытия вакансий.

Тарифы Поток.

Кейс.

Больше прозрачности. Как в DNS ускорили массовый подбор персонала в магазины?

Задача. Перед HR-отделом стояла задача автоматизировать массовый подбор сотрудников на позиции продавцов, кладовщиков и кассиров. В итоге внедрили систему «Поток Рекрутмент» (прежнее название — ATS Potok).

Эксперты «Потока» проанализировали каждый шаг в процессе найма сотрудников в DNS и настроили ATS «Поток Рекрутмент» под потребности компании, а также подобрали дополнительные опции для удобной работы с массовым подбором.

С внедрением «Поток Рекрутмента» процесс подбора персонала в DNS выстроили следующим образом:

• Вакансия в ATS связывается с одной или несколькими вакансиями на самых популярных джоб-бордах.
• К каждой конкретной должности в ATS подбираются резюме потенциальных сотрудников.
• Обработка входящего потока кандидатов происходит автоматически.
• Чат-бот сам проводит с каждым соискателем интервью в WhatsApp и сохраняет все результаты в системе.
• Если соискатель не подошел по требованиям, он автоматически получает отклонение.
• Успешные кандидаты после отклика попадают в «Поток Рекрутмент», где каждый участник процесса найма может отследить процесс работы с кандидатом.
• HR-специалист общается с отобранными кандидатами из ATS, используя мессенджеры, работные сайты, SMS, социальные сети.

Чтобы ещё больше соответствовать задачам DNS, в ATS «Поток Рекрутмент» интегрировали интерактивную карту. Благодаря этому рекрутер видит горящие позиции на карте магазинов и может предложить удобную для кандидата вакансию прямо во время звонка. Рекрутер может ввести адрес соискателя и увидеть актуальные вакансии рядом, общее количество открытых позиций, графики работы и комментарии по специфике конкретной точки.

Также «Поток Рекрутмент» интегрирован с IP-телефонией. Благодаря этому удалось упростить и ускорить общение HR-специалистов с соискателями. ATS Potok по номеру телефона находит в базе нужную карточку, чтобы рекрутер мог быстро внести необходимые данные в профиль кандидата во время входящего звонка.

С помощью «Поток Рекрутмента» в DNS вывели на качественно новый уровень и взаимодействие между руководителями и HR подразделением. Теперь коммуникация между нанимающими менеджерами и рекрутерами происходит внутри системы в формате единого окна, что значительно ускоряет согласование кандидатов.

Результат. В 2 раза снизилась нагрузка на HR-специалистов. Меньше 30 минут составило среднее время обработки кандидата с момента получения отклика. 70% вакансий удалось закрыть в срок до 10 дней.

Автор текста: Дьяконова Виктория
Автор обложки: Сухарева Ольга

Поволжский институт управления им. П.А. Столыпина - РАНХиГС
38.03.03 | Управление персоналом