Welcome book: что это и как его подавать?
Согласно Global Human Capital Trends, 82% сотрудников утверждают, что корпоративная культура является сильным конкурентным преимуществом компании. Им важно, чтобы организация действовала согласно определенным принципам, имела миссию и ценила персонал.
Какие же есть способы донести такую информацию еще на этапе адаптации персонала или онбординга? Конечно же, предоставить новоиспеченным сотрудникам welcome book!
Welcome book — это документ, который отвечает на основные типичные вопросы о внутренней деятельности компании: ее ценностях, миссии, команде, направлениях работы, актуальных проектах или продуктах, бенефитах. Также некоторые организации рассказывают о том, как будет проходить период адаптации, переход в команду на постоянную основу (после испытательного срока или стажировки) или уход после онбординга, что ожидает новичка в первые дни работы.
Структура и содержание welcome book зависят от целей его создания, поэтому он может содержать какие угодно разделы в соответствии с особенностями бизнеса и персонала. Если рассмотреть примеры такого документа для новых сотрудников, то можно заметить, что в большинстве случаев это путеводители, которые облегчают процесс адаптации, помогают лучше ориентироваться в процессах, людях и обязанностях.
В целом, структура welcome book чаще всего выглядит так:
1. Приветствие (или обращение) руководства.
2. Информация о компании — ценности, миссия, история, цели на ближайший год.
3. Географическое положение важных зон — схема расположения кабинетов и других значимых объектов, принтеры, точки питания, кулеры, парковка.
4. Организационная структура — зоны ответственности, кто чей подчиненный и начальник, какие принципы распределения работы в команде.
5. Команда — табу в коммуникации и поведении, принципы общения как внутри команды, так и за ее пределами, когда дело касается уже самих клиентов.
6. Раздел о социальной политике и медицинском страховании.
7. Общая информация — как пользоваться техникой, какие программы и сервисы нужны для работы.
8. Организационные нюансы — какие документы нужно оформить в первую рабочую неделю, каким может быть карьерный рост, кто именно будет заниматься вопросами официального трудоустройства.
9. Телефонный и адресный справочник.
10. Описание типовых действий — любые повторяющиеся действия (например, заказ расходников, визиток, канцелярских принадлежностей) и взаимодействие с обеспечивающими службами (ИТ, охрана, АХО).
Исполнение этого документа может быть любым:
— в напечатанном виде (формат книги А5 или журнала);
— в электронной версии (в pdf или на платформе, аналогичной «Википедии»)
Помимо того, что welcome book, нося практической характер, является своеобразным путеводителем для сотрудников, его можно также назвать и прямым свидетельством того, что предприятие заботится о нанятых людях и что HR-отдел сделал все, чтобы адаптация прошла как можно более гладко.
Welcome book обладает большим количеством преимуществ!
Во-первых, данный инструмент дает быстрый и легкий доступ к информации всем сотрудникам, особенно если документ исполнен в электронном виде. Пока компания заботится и выстраивает с работниками хорошие коммуникации, сотрудники отвечают тем же, поэтому welcome book можно считать неким залогом доверия сотрудников к организации и их уверенности в себе.
Во-вторых, использование «приветственной книги» повышает эффективность прохождения адаптационного периода за счет грамотно изложенных основных параметров, вспомогательной информации и дополнительных пунктов, которые организация считает необходимыми для успешного онбординга.
В-третьих, не стоит забывать, что каждый из нас воспринимает информацию по-разному: люди делятся на визуалов, аудиалов и кинестетиков. Несмотря на то, что представителей первого типа насчитывается довольно мало по сравнению с остальными, все же визуальное восприятие рассматриваемой нами информации намного важнее и, что самое главное, эффективнее. Сотрудник в любое время сможет без привлечения hr-специалиста заполнить «пробелы», которые, вероятнее всего, возникнут при первичном прослушивании информации, которой, конечно же, очень много.
В-четвертых, welcome book экономит время эйчара, избавляя его от постоянного транслирования одной и той же информации и для работников и позволяет быть уверенным, что адаптанты, да и сотрудники со стажем, не забудут акцентные моменты при знакомстве с компанией, так как они полностью будут отражены в welcome book.
Ну и, в-пятых, такой инструмент является способом воплощения бренда работодателя. Согласитесь, что приятно взять в руки буклет или открыть страницу, выполненные в корпоративном стиле работодателя. Сразу ощущается серьезность и масштаб компании, и сам ты вмиг становишься частью этого большого механизма.
Welcome book настолько полюбился современным компаниям, что, осознавая значимость этого инструмента, но иногда не обладая возможностями собственной его реализации, они обращаются в digital-агентства.
Одно из них — LightsOn, сотрудники которого работают по всему миру, хоть офис и находится в Москве.
Работает агентство в основном с внутренними отделами больших корпораций, и за 10 лет в рынке сделало свыше 230 проектов. Команда сильна в сферах продаж, программирования, видео, корпоративных коммуникациях, Digital HR и E-learning. В их клиентской базе можно встретить большое количество известных российских и зарубежных корпораций, имеющих филиалы в нашей стране. Например, ВТБ, DANONE, МТС, Cadillac и ASUS.
LightsOn выпускает welcome book не только в печатном и электронном виде, но и в формате кратких чат-ботов и даже целых игр. Перед собой агентство ставит цель создать онлайн-продукты и сервисы, которые оптимизируют бизнес-процессы и вовлекают сотрудников в культуру компании.
Их работа выстроена очень грамотно, чтобы на максимальном уровне удовлетворить запросы компаний. Так, первым этапом они проводят глубинные интервью с сотрудниками для будущего видения продукта и более четкого понимания задачи. Далее разрабатывается структура и содержание продукта и продумывается дизайн-концепция «приветственной книги». После согласования всех пунктов с заказчиком агентство приступает к сборке welcome book в выбранном формате.
Также компания выкладывает в общий доступ вебинары, посвященные создания книги нового сотрудника для последующего улучшения процесса адаптации на новом рабочем месте. Вот один из них.
LightsOn о проекте для МТС:
«Отдел комплаенс компании МТС обратился к нам с проблемой — сотрудники мало читают документацию и плохо ее усваивают. А целью отдела комплаенс является снижение правовых рисков и развитие корпоративной этики. Мы взялись за дело. Чтобы привлечь внимание сотрудников к курсу и сложной документации, мы решили использовать тренд «Игры престолов» в качестве базовой концепции и развить его в образовательный квест. Целью квеста является исследование, поиск, изучение, сбор информации и, наконец, получение трофея. В качестве персонажей сотрудники осматривают территорию замка, взаимодействуют с объектами и образовательным содержимым внутри, собирают кристаллы знаний и получают трофеи за добычу и исследование учебных материалов.
Показатели:— самый высокий показатель завершения курса за последние 6 лет: 2 442 по сравнению с обычным 1 112;
— количество посещений курса превысило средние цифры за последние 6 месяцев в первые же два часа после запуска;
— более 600 сотрудников прошли курс в первый день, хотя курс не был обязательным;
— в настоящее время около 300 сотрудников проходят курс ежемесячно»
Свой минималистичный welcome book в формате буклета создала Группа Компаний Трайтек из Саратова. В своем гиде для нового сотрудника они отразили основные правила Компании, схему помещения, организационную структуру и ответы на часто задаваемые вопросы новичков (и не только).
Выполненная в корпоративном стиле книга сразу же полюбилась и адаптантам, и опытным сотрудникам. К тому же нововведение снизило нагрузку на менеджера по адаптации и увеличило эффективность онбординга.
Интересный вариант «приветственной книги» представлен у C.Nord — компании, производящей инструменты для эффективного охранного предприятия. Их одностраничник, выполненный в Tilda, обладает особой лаконичностью и содержит в себе большое количество информации, что дает данному формату весомое преимущество перед печатным видом книги для сотрудников.
Однако иногда и в печатном виде компания может позволить себе выпустить книгу, чуть ли не в прямом смысле. Ведь, например, объем welcome book Peri — целых 40 страниц! Конечно, работодатель позаботился о возможности своих сотрудников открыть гид и в электронном виде, за что мы ему очень благодарны и делимся находкой с вами!
Ну все, теперь мы точно знаем, что такое welcome book и как же его все-таки подавать!
Текст и иллюстрации: Чижанова Ксения, Насибян Ася
#Welcome book #HR #управление_персоналом
Поволжский институт управления им. П.А. Столыпина – РАНХиГС
38.03.03 | Управление персоналом